Contrôle de l’activité de partage d’une équipe Dropbox

Q: Que se passe-t-il si un inconnu rejoint un dossier partagé ?

Si une personne inconnue rejoint un dossier partagé, les administrateurs pourront voir cela et savoir qui a envoyé l’invitation, puisque cela sera consigné dans la section Activité de l’interface d’administration.

Q: Comment consulter l’activité de partage dans le tableau de bord analytique ?

Pour obtenir des informations détaillées sur l’activité de partage de votre équipe sur une période donnée, consultez le <a href="https://www.dropbox.com/team/admin/dashboard" target="_blank">tableau de bord analytique</a>. Vous y trouverez des statistiques d’utilisation générales, telles que le nombre de liens partagés créés et le nombre de dossiers partagés actifs. <a href="/content/dropbox/www/fr-fr/help/account-access/insights-dashboard.html" target="_blank">En savoir plus sur le tableau de bord analytique</a>

Q: Pourquoi certains champs du rapport de partage externe sont-ils vides ?

Champ Partagé par vide Ces champs peuvent être vides dans les scénarios suivants : <ul> <li>le compte Dropbox associé est désactivé.</li> <li>Le fichier partagé est un fichier Dropbox Paper, Google Doc ou Microsoft 365. </li> </ul> Champ Partagé avec vide Ce champ peut être vide lorsqu’un lien partagé a été créé mais pas partagé avec un e-mail spécifique. Remarque : lorsque les fichiers sont partagés via un lien partagé, ce champ sera vide. Champ Qui a consulté vide Ce champ reste vide si le fichier n’a pas été consulté à l’aide d’un lien direct partagé par e-mail. Champ Date d’activité vide Si le champ Qui a consulté est vide, le champ Date de l’activité restera également vide, car il n’y a pas d’activité de consultation enregistrée. Champ Chemin d’accès vide Si le champ Chemin d’accès est vide, cela signifie que les données sont stockées dans le dossier racine sans chemin de sous-dossier.

Mis à jour Feb 03, 2025

Les informations contenues dans cet article concernent certains types d’administrateurs de forfaits Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.

Certains types d’administrateurs peuvent suivre la façon dont certaines données sont partagées dans votre organisation ou à l’extérieur de celle-ci.

Apprenez à définir les restrictions portant sur les liens au sein de votre équipe.

Afficher l’activité de partage

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Activité dans la barre de navigation de gauche.

La page Activité du membre affiche un résumé des activités les plus récentes de l’équipe. Cependant, elle ne montre pas toutes les actions entreprises par votre équipe. Vous pouvez générer un rapport d’activité complet pour une période spécifique en cliquant sur Télécharger le rapport.

Remarque : les rapports d’activité portent uniquement sur l’activité au sein des dossiers d’équipe ou de l’espace de travail partagé de l’équipe.

Vous pouvez également afficher l’activité de partage récente d’un membre de l’équipe en particulier en cliquant sur Membres dans la barre latérale située à gauche, puis sur le nom de la personne souhaitée dans la liste.

Affichage et gestion du partage à l’extérieur de l’équipe

Vous pouvez visualiser les fichiers, dossiers et liens qui sont partagés avec des personnes extérieures à votre équipe ainsi que la façon dont ils sont effectivement partagés, y compris :

Éléments partagés : type, taille et chemin
Sécurité : niveau d’accès, protection par mot de passe ou délai de validité
Partage : qui a partagé le contenu, quand et avec qui
Activité : si le contenu a été consulté ou modifié

Vous pouvez les visualiser en téléchargeant un rapport ou en consultant l’onglet des partages à l’extérieur de l’équipe dans la section Sécurité de l’interface d’administration, tout comme vous pouvez gérer l’accès à ces fichiers et dossiers à partir de ce même onglet.

Remarques :

Dropbox adopte une nouvelle architecture pour les liens partagés, qui seront désormais basés sur le contenu plutôt que sur les utilisateurs. Cela affecte leur mode de création et de partage. Les nouveaux liens peuvent être identifiés par la présence d’un paramètre « rlkey » dans l’URL. Pour ces liens, le comportement décrit plus haut sera différent.
Si vous partagez un fichier ou un dossier avec un partenaire externe à l’aide d’un lien, le destinataire peut utiliser ce même lien pour le partager à son tour avec d’autres parties externes. Il ne peut toutefois pas créer son propre lien partagé, car chaque fichier ou dossier ne peut être associé qu’à un seul lien avec accès en écriture et à un seul lien avec accès en lecture seule.

Remarque : concernant la page dédiée et le rapport :

Ils ne mentionnent que les fichiers et dossiers qui sont partagés directement.
- Par exemple, tout dossier partagé y figure, contrairement aux fichiers qu’il contient.
Ils mentionnent les fichiers et dossiers pour lesquels un membre de l’équipe a créé un lien partagé.
Ils ne sont disponibles que pour les équipes ayant effectué moins de cinq millions de partages avec des personnes extérieures.
Ils ne contiennent aucun document Dropbox Paper.

Téléchargement d’un rapport sur le partage à l’extérieur de l’équipe

Pour créer un rapport sur le partage à l’extérieur de l’équipe, accédez à l’onglet consacré sur la page Sécurité, puis cliquez sur Créer un rapport. Ce rapport contient toutes les données des partages à l’extérieur de l’équipe, et elles ne peuvent pas être filtrées.

Vous avez accès à une page dédiée aux partages à l’extérieur de l’équipe dans l’interface d’administration. De là, vous pouvez afficher, filtrer et gérer les fichiers et dossiers partagés à l’extérieur de l’équipe.

Remarque : même si Dropbox s’efforce de maintenir cette page le plus à jour possible, le rapport comprend les informations les plus récentes.

Pour ouvrir la page des partages à l’extérieur de l’équipe :

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
Cliquez sur Sécurité dans la barre de navigation de gauche.
Cliquez sur Partage à l’extérieur de l’équipe.

Vous pouvez rechercher et filtrer les fichiers partagés à l’extérieur de l’équipe selon plusieurs critères : le nom des fichiers, le moment où ils ont été partagés, l’utilisateur à l’origine du partage et le type de fichier.

Pour gérer un fichier ou un dossier partagé à l’extérieur de l’équipe depuis la page des partages :

Suivez les étapes ci-dessus pour ouvrir la page des partages à l’extérieur de l’équipe.
Passez le curseur sur le nom du fichier ou du dossier que vous souhaitez gérer.
Cliquez sur l’icône représentant trois points (…).
Cliquez sur Gérer l’accès.

Si le fichier ou le dossier se trouve dans un dossier d’équipe, vous verrez la fenêtre de partage. Si le fichier ou le dossier ne se trouve pas dans un dossier d’équipe, vous verrez l’option permettant de vous connecter en tant qu’un membre de l’équipe. Dans les deux cas, dès que la fenêtre de partage associée au fichier ou au dossier s’ouvre, vous pouvez en gérer l’accès comme pour tout autre fichier ou dossier partagé dans Dropbox.

FAQ sur l’activité de partage

Que se passe-t-il si un inconnu rejoint un dossier partagé ?

Quels types d’événements sont enregistrés ?

Les événements d’un dossier partagé sont enregistrés lorsque quelqu’un :

crée un dossier partagé
invite une personne à rejoindre un dossier
rejoint un dossier
retire une personne d’un dossier
modifie les droits d’accès d’une autre personne dans un dossier
transfère la propriété d’un dossier à une autre personne
annule le partage d’un dossier
modifie les autorisations de partage d’un dossier
modifie les autorisations générales de partage des dossiers partagés à partir de l’interface d’administration
déplace un dossier partagé d’une Dropbox professionnelle vers une Dropbox personnelle (ou inversement), en particulier lorsque les paramètres définis au niveau des dossiers et au niveau de l’équipe autorisent le partage à l’extérieur de l’équipe

Les événements d’un fichier partagé sont enregistrés lorsqu’un fichier est :

Ajouté
Téléchargé
Modifié
Affiché sous forme d’aperçu
Supprimé
Supprimé définitivement
Restauré (lorsque la suppression d’un fichier est annulée ou qu’un fichier est replacé à son emplacement d’origine)
Rétabli (lorsque la version précédente d’un fichier est rétablie à son état avant la réalisation d’un ensemble de modifications)
Renommé
Déplacé (lorsqu’un fichier est déplacé dans un autre dossier)
Copié
Récupéré (lorsque le compte d’une personne est rétabli tel qu’il était à un moment donné, et que les fichiers qu’il contient sont récupérés)

Les événements de liens partagés sont enregistrés lorsque :

Un membre de l’équipe crée ou partage un lien.
Un membre qui ne fait pas partie de l’équipe crée ou partage un lien depuis un dossier partagé qui appartient à un membre de l’équipe
Un lien est partagé ou créé par l’intermédiaire d’une application tierce.
Un membre de l’équipe supprime un lien.
Un membre de l’équipe modifie la visibilité d’un lien.
Un membre de l’équipe configure un mot de passe ou délai de validité pour un lien.
Un administrateur modifie les autorisations générales de partage des liens partagés à partir de l’interface d’administration.
Quelqu’un ouvre ou enregistre des fichiers à partir d’un lien qui permet d’accéder à du contenu appartenant à l’équipe.

Les événements relatifs aux demandes de fichiers sont enregistrés dans les cas suivants :

Lorsqu’un membre de l’équipe crée une demande de fichiers
Un membre de l’équipe reçoit un fichier transféré en réponse à une demande de fichiers.

Les événements de partage Paper sont enregistrés lorsque :

Un document ou un dossier Paper est partagé avec un membre de l’équipe ou lorsque son partage est annulé
Un document ou un dossier Paper appartenant à l’équipe est partagé avec une personne extérieure à l’équipe ou lorsque son partage est annulé
Un membre de l’équipe consulte un document Paper
Une personne extérieure à l’équipe consulte un document Paper
Un membre de l’équipe est mentionné dans un document Paper
Une personne extérieure à l’équipe est mentionnée dans un document Paper appartenant à l’équipe
Le paramètre de partage par défaut du document Paper est modifié
Les autorisations d’un membre d’un document Paper sont modifiées
L’accès au document Paper est requis par un membre de l’équipe ou une personne extérieure à l’équipe.

Une activité Envoyer et suivre* est enregistrée dans les situations suivantes :

Un fichier est ajouté à Envoyer et suivre.
Un lien est créé dans Envoyer et suivre.
Un lien est supprimé dans Envoyer et suivre.
Un lien est renommé dans Envoyer et suivre
Un lien partagé est ouvert dans Envoyer et suivre.
Un lien est modifié dans Envoyer et suivre.
Des fichiers et des liens sont supprimés d’Envoyer et suivre.
Des fichiers et des liens sont renommés dans Envoyer et suivre.

* Ces événements ne sont disponibles que pour les clients Dropbox Business ou Business Plus.

Une activité sur la page Signatures† est enregistrée dans les cas suivants :

Une demande de signature est envoyée.
Une demande de signature est ouverte.
Une demande de signature est terminée.
Un rappel de demande de signature est envoyé.
Une demande de signature est annulée.
Une demande de signature est refusée.

† Ces événements ne sont disponibles que pour les clients disposant d’un forfait Dropbox Sign payant, ou d’un forfait Dropbox Standard, Advanced, Business ou Business Plus.

Les événements d’ouverture de lien ou d’ajout de fichiers à un compte Dropbox ne figurent que dans le rapport d’activité complet.

Un événement est consigné dès lors qu’un membre de l’équipe ou une personne extérieure à celle-ci ouvre ou ajoute le lien à sa Dropbox.

Lorsqu’un membre quitte ou ajoute un dossier partagé, aucune activité n’est consignée dans le journal d’audit des activités de partage, car ce membre a toujours accès au dossier et peut l’ajouter à nouveau à tout moment.