Contrôle de l’activité de partage d’une équipe Dropbox
Les informations contenues dans cet article s’appliquent à certains types d’administrateurs de Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.
Certains types d’administrateurs peuvent suivre le partage de certaines données au sein de votre organisation, mais également en externe. Cet article explique comment surveiller l’activité de partage dans l’interface d’administration, générer des rapports de partage en externe et gérer le contenu partagé en externe.
Apprenez à définir les restrictions portant sur les liens au sein de votre équipe.
Afficher l’activité de partage
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Activité dans la barre latérale de gauche.
La page Activité présente un résumé de l’activité la plus récente de l’équipe. Cependant, toutes les actions entreprises par votre équipe n’y figurent pas. Pour générer un rapport d’activité complet à partir d’une période spécifique, cliquez sur Créer un rapport.
Remarque : les rapports d’activité portent uniquement sur l’activité au sein des dossiers d’équipe ou de l’espace de travail partagé de l’équipe.
Pour afficher l’activité de partage récente d’un membre spécifique de l’équipe, cliquez sur Membres dans la barre latérale de gauche, puis cliquez sur le nom du membre dans la liste.
Affichage et gestion du partage à l’extérieur de l’équipe
Vous pouvez voir quels fichiers, dossiers et liens partagés sont partagés avec des personnes extérieures à votre équipe et comment ils ont été partagés. Cela comprend :
- Les éléments partagés (type, taille et chemin d’accès)
- La sécurité (niveau d’accès et la présence, ou non, d’une protection par mot de passe ou d’une expiration)
- Le partage (qui a partagé le contenu, quand et avec qui)
- L’activité (si le contenu a été consulté ou modifié)
Les équipes avec moins de 5 millions de partages externes peuvent les consulter en téléchargeant un rapport ou en se rendant sur l’onglet de partage en externe dans la page Sécurité de l’interface d’administration.
Vous pouvez les consulter en téléchargeant un rapport ou en consultant l’onglet de partage en externe dans la section Sécurité de l’interface d’administration :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox, sous Produits.
- Cliquez sur Sécurité.
Vous pouvez également gérer l’accès à ces fichiers et dossiers à partir de l’onglet Partage en externe.
L’onglet de rapport et de partage en externe n’inclut que les fichiers et les dossiers qui ont été directement partagés. Par exemple, si un dossier est partagé, le dossier est inclus, mais son contenu ne l’est pas. Cela inclut tous les fichiers ou dossiers pour lesquels les membres de l’équipe ont créé un lien partagé.
Remarques :
- Dropbox met à jour son architecture de liens partagés, ce qui affectera la façon dont les liens sont créés et partagés. Les nouveaux liens sont basés sur le contenu plutôt que sur l’utilisateur et peuvent être identifiés par l’inclusion d’un paramètre « rlkey » dans l’URL.
- Si vous utilisez un lien pour partager des fichiers et des dossiers avec une partie externe, cette dernière pourra partager le même lien avec d’autres personnes, mais ne pourra pas créer son propre lien vers le contenu. Chaque fichier ou dossier dispose d’un lien en écriture et d’un lien en lecture seul.
- Les documents Dropbox Paper ne sont pas compris dans le rapport et la page de partage en externe.
Téléchargement d’un rapport sur le partage à l’extérieur de l’équipe
Vous pouvez créer un rapport de partage en externe à partir de l’onglet partage en externe de la page Sécurité. Le rapport contient toutes les données de partage en externe pour l’équipe et ne peut pas être filtré.
Vous avez accès à une page de partage en externe dédiée dans l’interface d’administration où vous pouvez consulter, filtrer et gérer les fichiers et les dossiers partagés en externe. Vous pouvez filtrer à l’aide d’informations telles que les noms de fichiers, les types de fichiers, la date de partage et la personne qui les a partagés.
Remarque : même si Dropbox s’efforce de maintenir cette page le plus à jour possible, le rapport comprend les informations les plus récentes.
Pour créer un rapport de partage en externe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox, sous Produits.
- Cliquez sur Sécurité.
- Cliquez sur l’onglet Partage en externe.
- Cliquez sur Créer un rapport.
- Cochez la case figurrant à côté des types de rapports que vous souhaitez générer :
- Tous les liens partagés et tous les contenus partagés par e‑mail
- Vues uniques des liens sans délai de validité, créés il y a plus de 3 mois
- Vues uniques des liens sans mot de passe
- Cliquez sur Générer.
Vous recevrez une notification par e-mail une fois que votre rapport de partage en externe sera prêt. Vos rapports de partage en externe sont stockés dans votre Dropbox sous forme de fichiers CSV.
Les types de données incluses dans un rapport de partage en externe
Le rapport de partage en externe peut inclure les données suivantes :
- Type d’élément (le type de contenu partagé)
- Nom (le nom du contenu partagé)
- Partagé par (le nom de l’utilisateur qui a partagé le contenu)
- Partagé la dernière fois le (la date à laquelle le contenu a été partagé) Les partages supplémentaires à une date ultérieure ne modifieront pas ce champ si le lien reste externe et inchangé pour le partage de liens, ou si le destinataire dispose toujours d’autorisations d’accès pour le partage direct.
- Pour les liens, c’est la date de création qui est renseignée, non celle du dernier partage.
- Pour les partages directs, c’est l’heure du partage qui est renseignée, non celle du dernier partage.
- Partagé avec (le nom de l’utilisateur qui a reçu le contenu)
- Accès (le niveau d’accès accordé : en écriture ou en lecture seule)
- Domaine du destinataire (le domaine de messagerie du destinataire)
- Activité la plus récente (l’activité la plus récente liée au contenu partagé) Une activité est enregistrée en tant que modification du contenu et n’est pas basée sur une activité de lien.
- Remarque : seule l’activité la plus récente pour les fichiers est affichée.
- Date de l’activité (la date la plus récente de l’activité référencée dans l’activité la plus récente)
- Chemin d’accès (emplacement de l’élément dans le lecteur ou le système partagé)
- Type de dossier (type de dossier, le cas échéant, par exemple, le dossier personnel)
- Nombre d’éléments (le nombre d’éléments stockés dans le dossier ou le fichier partagé)
- Extension (l’extension de fichier, par exemple, .doc, .paper, .pdf de l’élément partagé)
- Taille (la taille des données de l’élément partagé)
- Mode de partage (le mode de partage de l’élément, par exemple, lien ou partage direct).
- Qui y a consulté (les adresses e-mail des personnes qui ont accédé à l’élément partagé) Ce champ s’applique uniquement aux fichiers partagés directement ou à l’aide d’un lien.
- Expiration (la date d’expiration du lien partagé ou des autorisations d’accès) Ce champ s’applique uniquement aux liens.
- Mot de passe (ce champ indique si un mot de passe était nécessaire pour accéder à l’élément partagé)
- Paramètre de téléchargement (cela indique si le téléchargement est autorisé pour l’élément partagé) Ce champ s’applique uniquement aux liens.
Comment gérer le contenu partagé en externe
Pour gérer un fichier ou un dossier partagé en externe à partir de la page Partage en externe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Dropbox, sous Produits.
- Cliquez sur Sécurité.
- Cliquez sur l’onglet Partage en externe.
- Passez le curseur sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez gérer.
- Cliquez sur ☑ (plus d’options).
- Cliquez sur Gérer l’accès.
Si le fichier ou le dossier se trouve dans un dossier d’équipe, la fenêtre de partage s’affiche. Si le fichier ou le dossier ne se trouve pas dans un dossier d’équipe, l’option de connexion en tant que membre de l’équipe s’affiche. Une fois que vous avez ouvert la fenêtre de partage pour le fichier ou le dossier, vous pouvez en gérer l’accès de la même manière que n’importe quel fichier ou dossier partagé.
FAQ sur l’activité de partage
Que se passe-t-il si un inconnu rejoint un dossier partagé ?
Si une personne inconnue rejoint un dossier partagé, les administrateurs pourront le voir et identifier qui a envoyé l’invitation à partir de la section Activité de l’interface d’administration.
Quels types d’événements sont enregistrés ?
Les événements d’un dossier partagé sont enregistrés lorsque quelqu’un :
- crée un dossier partagé
- invite une personne à rejoindre un dossier
- rejoint un dossier
- retire une personne d’un dossier
- modifie les droits d’accès d’une autre personne dans un dossier
- transfère la propriété d’un dossier à une autre personne
- annule le partage d’un dossier
- modifie les autorisations de partage d’un dossier
- modifie les autorisations générales de partage des dossiers partagés à partir de l’interface d’administration
- déplace un dossier partagé d’une Dropbox professionnelle vers une Dropbox personnelle (ou inversement), en particulier lorsque les paramètres définis au niveau des dossiers et au niveau de l’équipe autorisent le partage à l’extérieur de l’équipe
Les événements d’un fichier partagé sont enregistrés lorsqu’un fichier est :
- Ajouté
- Téléchargé
- Modifié
- Affiché sous forme d’aperçu
- Supprimé
- Supprimé définitivement
- Restauré (lorsque la suppression d’un fichier est annulée ou qu’un fichier est replacé à son emplacement d’origine)
- Rétabli (lorsque la version précédente d’un fichier est rétablie à son état avant la réalisation d’un ensemble de modifications)
- Renommé
- Déplacé (lorsqu’un fichier est déplacé dans un autre dossier)
- Copié
- Récupéré (lorsque le compte d’une personne est rétabli tel qu’il était à un moment donné, et que les fichiers qu’il contient sont récupérés)
Les événements de liens partagés sont enregistrés lorsque :
- Un membre de l’équipe crée ou partage un lien.
- Un membre qui ne fait pas partie de l’équipe crée ou partage un lien depuis un dossier partagé qui appartient à un membre de l’équipe
- Un lien est partagé ou créé par l’intermédiaire d’une application tierce.
- Un membre de l’équipe supprime un lien.
- Un membre de l’équipe modifie la visibilité d’un lien.
- Un membre de l’équipe configure un mot de passe ou délai de validité pour un lien.
- Un administrateur modifie les autorisations générales de partage des liens partagés à partir de l’interface d’administration.
- Quelqu’un ouvre ou enregistre des fichiers à partir d’un lien qui permet d’accéder à du contenu appartenant à l’équipe.
Les événements relatifs aux demandes de fichiers sont enregistrés dans les cas suivants :
- Lorsqu’un membre de l’équipe crée une demande de fichiers
- Un membre de l’équipe reçoit un fichier transféré en réponse à une demande de fichiers.
Les événements de partage Paper sont enregistrés lorsque :
- Un document ou un dossier Paper est partagé avec un membre de l’équipe ou lorsque son partage est annulé
- Un document ou un dossier Paper appartenant à l’équipe est partagé avec une personne extérieure à l’équipe ou lorsque son partage est annulé
- Un membre de l’équipe consulte un document Paper
- Une personne extérieure à l’équipe consulte un document Paper
- Un membre de l’équipe est mentionné dans un document Paper
- Une personne extérieure à l’équipe est mentionnée dans un document Paper appartenant à l’équipe
- Le paramètre de partage par défaut du document Paper est modifié
- Les autorisations d’un membre d’un document Paper sont modifiées
- L’accès au document Paper est requis par un membre de l’équipe ou une personne extérieure à l’équipe.
Une activité Envoyer et suivre* est enregistrée dans les situations suivantes :
- Un fichier est ajouté à Envoyer et suivre.
- Un lien est créé dans Envoyer et suivre.
- Un lien est supprimé dans Envoyer et suivre.
- Un lien est renommé dans Envoyer et suivre
- Un lien partagé est ouvert dans Envoyer et suivre.
- Un lien est modifié dans Envoyer et suivre.
- Des fichiers et des liens sont supprimés d’Envoyer et suivre.
- Des fichiers et des liens sont renommés dans Envoyer et suivre.
* Ces événements ne sont disponibles que pour les clients Dropbox Business ou Business Plus.
Une activité sur la page Signatures† est enregistrée dans les cas suivants :
- Une demande de signature est envoyée.
- Une demande de signature est ouverte.
- Une demande de signature est terminée.
- Un rappel de demande de signature est envoyé.
- Une demande de signature est annulée.
- Une demande de signature est refusée.
† Ces événements ne sont disponibles que pour les clients disposant d’un forfait Dropbox Sign payant, ou d’un forfait Dropbox Standard, Advanced, Business ou Business Plus.
Les événements d’ouverture de lien ou d’ajout de fichiers à un compte Dropbox ne figurent que dans le rapport d’activité complet.
Un événement est consigné dès lors qu’un membre de l’équipe ou une personne extérieure à celle-ci ouvre ou ajoute le lien à sa Dropbox.
Lorsqu’un membre quitte ou ajoute un dossier partagé, aucune activité n’est consignée dans le journal d’audit des activités de partage, car ce membre a toujours accès au dossier et peut l’ajouter à nouveau à tout moment.
Comment consulter l’activité de partage dans le tableau de bord analytique ?
Pour obtenir des informations détaillées sur l’activité de partage de votre équipe sur une période donnée, consultez le tableau de bord analytique. Vous y trouverez des statistiques d’utilisation générales, telles que le nombre de liens partagés créés et le nombre de dossiers partagés actifs.
Pourquoi certains champs du rapport de partage externe sont-ils vides ?
Champ Partagé par vide
Ces champs peuvent être vides dans les scénarios suivants :
- le compte Dropbox associé est désactivé.
- Le fichier partagé est un fichier Dropbox Paper, Google Doc ou Microsoft 365.
Champ Partagé avec vide
Ce champ peut être vide lorsqu’un lien partagé a été créé mais pas partagé avec un e-mail spécifique.
Remarque : lorsque les fichiers sont partagés via un lien partagé, ce champ sera vide.
Champ Qui a consulté vide
Ce champ reste vide si le fichier n’a pas été consulté à l’aide d’un lien direct partagé par e-mail.
Champ Date d’activité vide
Si le champ Qui a consulté est vide, le champ Date de l’activité restera également vide, car il n’y a pas d’activité de consultation enregistrée.
Champ Chemin d’accès vide
Si le champ Chemin d’accès est vide, cela signifie que les données sont stockées dans le dossier racine sans chemin de sous-dossier.
Réponses de la communauté
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Publié par: Niavlys Il ya 2614 jours
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