Freigabeaktivitäten eines Dropbox-Teams nachverfolgen

Aktualisiert Feb 12, 2024

Admins mit bestimmten Rollen können nachverfolgen, wie bestimmte Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden.

Erfahren Sie, wie Sie Linkbeschränkungen für Ihr Team festlegen.

Freigabeaktivitäten einsehen

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Freigabeaktivitäten wie auch andere Vorgänge erscheinen auf der Seite Aktivität. Wenn Sie die Freigabeaktivitäten filtern möchten, wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Freigabe aus.

Auf der Seite Aktivität sehen Sie eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten des Teams. In dieser Zusammenfassung werden jedoch nicht alle von Ihrem Team durchgeführten Aktionen aufgeführt. Sie können bei Bedarf einen vollständigen Aktivitätsbericht über einen bestimmten Zeitraum erstellen, indem Sie im Tab Aktivität auf Bericht erstellen klicken.

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Hinweis: Im Aktivitätsbericht werden nur Aktivitäten angezeigt, die innerhalb von Team-Ordnern oder innerhalb des gemeinsamen Arbeitsbereichs des Teams ausgeführt wurden.

Sie können auch die neuesten Freigabeaktivitäten für bestimmte Teammitglieder einsehen, indem Sie in der linken Seitenleiste auf Mitglieder klicken und dann in der Liste auf den Namen des jeweiligen Mitglieds.

Externe Freigaben ansehen und verwalten

Sie können sehen, welche Dateien, Ordner und Freigabelinks mit Personen außerhalb Ihres Teams geteilt werden. Zudem können Sie folgende Freigabedetails einsehen:

  • Geteilte Inhalte – Format, Größe und Pfad
  • Sicherheit – Zugriffsebene und Angaben zu Passwortschutz und Gültigkeitsdauer
  • Freigabe – Wer Inhalte wann und mit wem geteilt hat
  • Aktivität – Ob Inhalte aufgerufen oder bearbeitet wurden

Sie können diese Infos einsehen, indem Sie einen Bericht herunterladen oder die Seite für externe Freigaben aufrufen. Außerdem können Sie den Zugriff auf diese Dateien und Ordner über eine spezielle Seite für die externe Freigabe verwalten.

Dropbox stellt auf eine aktualisierte Architektur zur Freigabe von Links um, bei der Links auf Inhalten und nicht auf Nutzern basieren. Dies wirkt sich darauf aus, wie Links erstellt und geteilt werden. Die neuen Links sind daran zu erkennen, dass in der URL der Parameter „rlkey“ enthalten ist. Bei diesen Links ändert sich Folgendes:
 

  • Freigabeaktionen für Links können dem Inhaltseigentümer oder dem Nutzer zugeordnet werden, der den Link erstellt hat.

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Hinweis: Sowohl für die spezielle Seite als auch für den Bericht gilt: 
 

  • Sie umfassen nur Dateien und Ordner, die direkt geteilt wurden. 
    • Wenn beispielsweise ein Ordner freigegeben wurde, wird zwar der Ordner einbezogen, aber nicht die darin enthaltenen Dateien.
  • Sie umfassen Dateien und Ordner, für die ein Teammitglied einen Freigabelink erstellt hat.
  • Sie sind nur für Teams mit weniger als fünf Millionen externen Freigaben verfügbar.
  • Sie berücksichtigen keine Dropbox Paper-Dokumente.

Einen Bericht über externe Freigaben herunterladen

Sie können auf Bericht erstellen klicken, um von der Seite für externe Freigaben und dem Analyse-Dashboard aus einen Bericht über externe Freigaben zu erstellen. Der Bericht enthält alle Daten des Teams zu externen Freigaben und kann nicht gefiltert werden.

In der Verwaltungskonsole haben Sie Zugriff auf eine spezielle Seite für die externe Freigabe. Dort können sie extern geteilte Dateien und Ordner einsehen, filtern und verwalten.

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Hinweis: Dropbox bemüht sich, diese Seite möglichst aktuell zu halten. Der Bericht enthält immer die aktuellsten Informationen.

Um die Seite für externe Freigaben zu öffnen:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Sicherheit.
  4. Klicken Sie auf Externe Freigabe.

Sie können extern geteilte Dateien mithilfe von Details wie Dateinamen, Freigabezeitpunkt, Nutzer, der die Freigabe durchgeführt hat, und Dateiformat suchen und filtern. 
 

Um eine extern freigegebene Datei oder einen Ordner auf der Seite für externe Freigaben zu verwalten:

  1. Führen Sie die oben genannten Schritte aus, um die Seite für die externe Freigabe zu öffnen. 
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Datei oder des Ordners, die oder den Sie verwalten möchten.
  3. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
  4. Klicken Sie auf Zugriff verwalten.

Wenn sich die Datei oder der Ordner in einem Team-Ordner befindet, wird das Freigabefenster angezeigt. Wenn sich die Datei oder der Ordner nicht in einem Team-Ordner befindet, wird die Option angezeigt, mit der Sie sich als Teammitglied anmelden können. Sobald Sie das Freigabefenster für die Datei oder den Ordner geöffnet haben, können Sie den Zugriff darauf auf die gleiche Weise verwalten, wie Sie den Zugriff auf eine beliebige geteilte Datei oder einen freigegebenen Ordner in Dropbox gewöhnlich verwalten.

Häufig gestellte Fragen zu Freigabeaktivitäten

Was mache ich, wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt?

Wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt, ist dies für Administratoren auf dem Tab Aktivität sichtbar. Dort können sie auch überprüfen, wer ihnen die Einladung gesendet hat.

Welche Ereignisse werden aufgezeichnet?

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Ordnern werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Jemand erstellt einen freigegebenen Ordner.
  • Jemand lädt einen anderen Nutzer zu einem Ordner ein.
  • Jemand tritt einem Ordner bei.
  • Jemand entfernt einen Nutzer aus einem Ordner.
  • Jemand ändert die Rolle eines anderen Nutzers eines Ordners.
  • Jemand überträgt die Eigentümerschaft eines Ordners an einen anderen Nutzer.
  • Jemand hebt die Freigabe eines Ordners auf.
  • Jemand ändert die Freigabeberechtigungen für einen Ordner.
  • Jemand ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Ordner in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand verschiebt einen freigegebenen Ordner von einer geschäftlichen in eine private Dropbox (oder umgekehrt), insbesondere wenn sowohl die Einstellungen auf Ordnerebene als auch auf Teamebene die Freigabe außerhalb des Teams zulassen
     

Die folgenden Aktionen mit geteilten Dateien werden aufgezeichnet:

  • Hinzugefügt
  • Heruntergeladen
  • Bearbeitet
  • Vorschau aufrufen
  • Gelöscht
  • Endgültig löschen
  • Wiederherstellen (wenn ein Löschvorgang rückgängig gemacht oder eine Datei an ihren ursprünglichen Speicherort verschoben wird)
  • Zurücksetzen (wenn eine Datei auf eine frühere Version zurückgesetzt wird)
  • Umbenannt
  • Verschieben (wenn eine Datei von einem Ordner in einen anderen verschoben wird)
  • Kopieren
  • Zurücksetzen (wenn das Konto einer Person auf einen früheren Zeitpunkt zurückgesetzt wird; dabei werden auch die betroffenen Dateien angegeben)
     

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Links werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt einen Link oder gibt einen Link frei.
  • Ein teamfremder Nutzer erstellt einen Link zu einem freigegebenen Ordner eines Teammitglieds oder gibt einen Link dazu frei.
  • Ein Link wird durch eine Drittanbieter-App freigegeben oder erstellt.
  • Ein Teammitglied entfernt einen Link.
  • Ein Teammitglied ändert die Sichtbarkeit eines Links.
  • Ein Teammitglied legt ein Passwort oder eine Gültigkeitsdauer für einen Link fest.
  • Ein Administrator ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Links in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand öffnet oder speichert Dateien über einen Link zu Inhalten, die einem Team gehören
     

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit Dateianfragen werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt eine Dateianfrage.
  • Ein Teammitglied erhält eine aufgrund einer Dateianfrage hochgeladene Datei
     

Diese Paper-Freigabevorgänge werden protokolliert:

  • Ein Paper-Dokument wird innerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Paper-Dokument oder -Ordner des Teams wird außerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Teammitglied betrachtet ein Paper-Dokument
  • Ein teamfremder Nutzer ruft ein Paper-Dokument auf
  • Ein Teammitglied wird in einem Paper-Dokument erwähnt
  • Ein teamfremder Nutzer wird in einem Paper-Dokument des Teams erwähnt
  • Die Standardfreigabeeinstellungen für Paper-Dokumente werden geändert
  • Die Zugriffsberechtigung eines Nutzers eines Paper-Dokuments werden geändert
  • Ein Teammitglied oder eine teamfremde Person beantragt Zugriff auf ein Paper-Dokument
     

Aktivitäten bei Senden und nachverfolgen* wird in den folgenden Fällen aufgezeichnet:

  • Eine Datei wird zu „Senden und Nachverfolgen“ hinzugefügt
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ erstellt
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ gelöscht
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ umbenannt
  • Ein geteilter Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ geöffnet
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ bearbeitet
  • Dateien oder Links werden aus „Senden und Nachverfolgen“ entfernt
  • Dateien oder Links werden in „Senden und Nachverfolgen“ umbenannt

*Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit Dropbox Business- und Dropbox Business Plus-Abos verfügbar.
 

Aktivitäten auf der Seite Signaturen† werden in den folgenden Fällen aufgezeichnet:

  • Eine Signaturanfrage wurde gesendet 
  • Eine Signaturanfrage wurde geöffnet 
  • Eine Signaturanfrage wurde abgeschlossen 
  • Eine Erinnerung an eine Signaturanfrage wurde gesendet 
  • Eine Signaturanfrage wurde abgebrochen 
  • Eine Signaturanfrage wurde abgelehnt

†Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit einem zahlungspflichtigen Dropbox Sign-Abo oder Dropbox Standard, Advanced, Business oder Business Plus verfügbar. 
 

Das Öffnen eines Links oder Hinzufügen von Dateien zu einem Dropbox-Konto wird nur in den vollständigen Aktivitätsbericht aufgenommen. 
 

Ein Vorgang wird aufgezeichnet, egal ob ein Teammitglied oder ein teamfremder Nutzer den Link öffnet oder seiner Dropbox hinzufügt.


Im Freigabe-Audit-Protokoll wird nicht festgehalten, wenn ein Mitglied einen freigegebenen Ordner verlässt oder hinzufügt, da dieses Mitglied stets Zugriff auf den Ordner hat und ihn jederzeit hinzufügen kann.

Freigabeaktivitäten über das Analyse-Dashboard ansehen

Über das Analyse-Dashboard können Sie einen Überblick über die Freigabeaktivitäten Ihres Teams für einen bestimmten Zeitraum ansehen. Dort finden Sie allgemeine statistische Angaben, wie z. B. die Anzahl geteilter Links sowie die Anzahl aktiver freigegebener Ordner.
 

Weitere Informationen zum Analyse-Dashboard.

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