Freigabeaktivitäten eines Dropbox-Teams nachverfolgen

Bestimmte Arten von Admins können nachverfolgen, wie bestimmte Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in der Verwaltungskonsole Freigabeaktivitäten überwachen, Berichte zur externen Freigabe erstellen und extern freigegebene Inhalte verwalten.

Erfahren Sie, wie Sie Linkbeschränkungen für Ihr Team festlegen.

Freigabeaktivitäten einsehen

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Aktivität.

Auf der Seite Aktivität wird eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten des Teams angezeigt. Es werden jedoch nicht alle von Ihrem Team ergriffenen Maßnahmen angezeigt. Klicken Sie auf Bericht erstellen, um einen vollständigen Aktivitätsbericht aus einem bestimmten Zeitraum zu erstellen.

Um die letzte Freigabeaktivität eines bestimmten Teammitglieds anzuzeigen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Mitglieder und dann in der Liste auf den Namen des Mitglieds.

Externe Freigaben ansehen und verwalten

Sie können sehen, welche Dateien, Ordner und geteilten Links für Personen außerhalb Ihres Teams freigegeben werden und wie sie geteilt wurden. Dazu gehören:

• Geteilte Elemente: Typ, Größe und Pfad
• Sicherheit: Zugriffsebene und ob sie durch Passwort oder Ablaufdatum geschützt sind
• Teilen: Wer hat den Inhalt wann und mit wem geteilt
• Aktivität: ob der Inhalt angesehen oder bearbeitet wurde

Teams mit weniger als 5 Millionen externen Freigaben können diese einsehen, indem sie einen Bericht herunterladen oder auf der Seite Sicherheit der Verwaltungskonsole den Tab „Externe Freigabe“ aufrufen.

Sie können diese einsehen, indem Sie einen Bericht herunterladen oder im Abschnitt Sicherheit der Admin-Konsole den Tab „Externe Freigabe“ aufrufen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
4. Klicken Sie auf Sicherheit.

Sie können den Zugriff auf diese Dateien und Ordner auch über den Tab Externe Freigabe verwalten.

Der Tab „Bericht und externe Freigabe“ enthält nur Dateien und Ordner, die direkt freigegeben wurden. Wenn beispielsweise ein Ordner freigegeben wird, wird der Ordner einbezogen, sein Inhalt jedoch nicht. Dazu gehören alle Dateien oder Ordner, für die Teammitglieder einen geteilten Link erstellt haben.

Einen Bericht über externe Freigaben herunterladen

Sie können einen Bericht über externe Freigaben über den Tab Externe Freigabe auf der Seite Sicherheit erstellen. Der Bericht enthält alle Daten zu externen Freigaben für das Team und kann nicht gefiltert werden.

Sie haben in der Verwaltungskonsole Zugriff auf eine Seite, die nur der externen Freigabe gewidmet ist, auf der Sie extern geteilte Dateien und Ordner anzeigen, filtern und verwalten können. Sie können anhand von Details wie Dateinamen, Dateitypen, Freigabedatum und der teilenden Person filtern.

So erstellen Sie einen Bericht über externe Freigaben:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
4. Klicken Sie auf Sicherheit.
5. Klicken Sie auf den Tab Externe Freigabe.
6. Klicken Sie auf Bericht erstellen.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Berichtstypen, die Sie generieren möchten:
   • Alle geteilten Links und alle per E-Mail geteilten Inhalte
   • Einzelne Aufrufe von Links ohne Gültigkeitsdauer, erstellt vor über 3 Monaten
   • Einzelne Aufrufe von Links ohne Passwort
8. Klicken Sie auf Generieren.

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Ihr Bericht über externe Freigaben fertig ist. Ihre Berichte über externe Freigaben werden in Ihrer Dropbox als CSV-Dateien gespeichert.

Arten von Daten, die in einem Bericht über externe Freigaben enthalten sind

Der Bericht über externe Freigaben kann die folgenden Daten enthalten:

• Inhaltstyp: Der Typ des geteilten Inhalts.
• Name: Der Name des geteilten Inhalts.
• Geteilt von: Der Name des Nutzers, der den Inhalt geteilt hat.
• Zuletzt geteilt am: Das ursprüngliche Datum, an dem der Inhalt geteilt wurde. Wenn der Link zu einem späteren Zeitpunkt erneut geteilt wird, ändert sich dieses Feld nicht, wenn der Link extern und unverändert für die Linkfreigabe bleibt oder wenn der Empfänger noch über die Zugriffsrechte für die direkte Freigabe verfügt.
  • Für Links wird Erstellungsdatum anstelle von Zuletzt freigegeben am verwendet.
  • Für direkte Freigaben wird Zeitpunkt der Freigabe anstelle von Zuletzt freigegeben am verwendet.
• Geteilt mit: Der Name des Nutzers, der den Inhalt erhalten hat.
• Zugriff: Die Ebene des gewährten Zugriffs (z. B. „Bearbeiten“ oder „Nur betrachten“).
• Domain des Empfängers: Die E-Mail-Domain des Empfängers.
• Letzte Aktivität: Die letzte Aktivität, die sich auf den geteilten Inhalt bezieht. Eine Aktivität wird als eine Änderung des Inhalts selbst registriert und basiert nicht auf einer Linkaktivität.
  • Hinweis: Zeigt nur die letzte Aktivität für Dateien an. 
• Datum der Aktivität: Das letzte Datum der Aktivität, auf das in Letzte Aktivität verwiesen wird.
• Pfad: Der Ort des Inhalts innerhalb des gemeinsam genutzten Laufwerks oder Systems.
• Ordnertyp: Typ des Ordners, falls zutreffend (wie der Mitgliederordner).
• Anzahl der Inhalte: Die Anzahl der Inhalte innerhalb des freigegebenen Ordners oder der freigegebenen Datei.
• Erweiterung: Die Dateiendung (z. B. .doc, .paper, .pdf) des geteilten Inhalts.
• Größe: Die Datengröße des geteilten Inhalts.
• Freigabemethode: Wie der Inhalt geteilt wurde (z. B. Link oder direktes Teilen). 
• Wer hat zugegriffen: E-Mail-Adressen der Personen, die auf den geteilten Inhalt zugegriffen haben. Gilt nur für Dateien, die direkt oder über einen Link geteilt werden.
• Ablauf: Das Ablaufdatum des geteilten Links oder der Zugriffsberechtigungen. Gilt nur für Links.
• Passwort: Gibt an, ob ein Passwort für den Zugriff auf den geteilten Inhalt erforderlich war. 
• Download-Einstellung: Gibt an, ob das Herunterladen für den geteilten Inhalt zulässig ist. Gilt nur für Links.

So verwalten Sie extern geteilte Inhalte

So verwalten Sie eine extern geteilte Datei oder einen extern geteilten Ordner über die Seite Externe Freigabe:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
4. Klicken Sie auf Sicherheit.
5. Klicken Sie auf den Tab Externe Freigabe.
6. Fahren Sie mit der Maus über die Datei oder den Ordner, die ober den Sie verwalten möchten.
7. Klicken Sie auf ☑ (weitere Optionen).
8. Klicken Sie auf Zugriff verwalten.

Wenn sich die Datei oder der Ordner in einem Team-Ordner befindet, wird das Freigabefenster angezeigt. Wenn sich die Datei oder der Ordner nicht in einem Team-Ordner befindet, wird die Option angezeigt, sich als Teammitglied anzumelden. Sobald Sie das Freigabefenster für die Datei oder den Ordner geöffnet haben, können Sie den Zugriff darauf wie bei jeder anderen freigegebenen Datei oder jedem freigegebenen Ordner verwalten.