Freigabeaktivitäten eines Dropbox-Teams nachverfolgen

Aktualisiert Feb 03, 2025
person icon

Die Informationen in diesem Artikel sind gültig für Admins mit bestimmten Rollen in Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus und Enterprise.

Admins mit bestimmten Rollen können nachverfolgen, wie bestimmte Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden.

Erfahren Sie, wie Sie Linkbeschränkungen für Ihr Team festlegen.

Freigabeaktivitäten einsehen

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Aktivität.

Im Tab Mitgliederaktivität sehen Sie eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten des Teams. In dieser Zusammenfassung werden jedoch nicht alle von Ihrem Team durchgeführten Aktionen aufgeführt. Klicken Sie auf Bericht herunterladen, wenn Sie einen umfassenden Aktivitätsbericht für einen bestimmten Zeitraum erstellen möchten.

highlighter icon

Hinweis: Im Aktivitätsbericht werden nur Aktivitäten angezeigt, die innerhalb von Team-Ordnern oder innerhalb des gemeinsamen Arbeitsbereichs des Teams ausgeführt wurden.

Sie können auch die neuesten Freigabeaktivitäten für bestimmte Teammitglieder einsehen, indem Sie in der linken Seitenleiste auf Mitglieder klicken und dann in der Liste auf den Namen des jeweiligen Mitglieds.

Externe Freigaben ansehen und verwalten

Sie können sehen, welche Dateien, Ordner und Freigabelinks mit Personen außerhalb Ihres Teams geteilt werden. Zudem können Sie folgende Freigabedetails einsehen:

  • Geteilte Inhalte – Format, Größe und Pfad
  • Sicherheit – Zugriffsebene und Angaben zu Passwortschutz und Gültigkeitsdauer
  • Freigabe – Wer Inhalte wann und mit wem geteilt hat
  • Aktivität – Ob Inhalte aufgerufen oder bearbeitet wurden

Sie können diese Informationen einsehen, indem Sie einen Bericht herunterladen oder den Tab für die externe Freigabe im Abschnitt Sicherheit der Verwaltungskonsole aufrufen. Über den Tab für die externe Freigabe lässt sich außerdem der Zugriff auf diese Dateien und Ordner verwalten.

highlighter icon

Hinweise:

  • Dropbox stellt auf eine aktualisierte Architektur zur Freigabe von Links um, bei der Links auf Inhalten und nicht auf Nutzern basieren. Dies wirkt sich darauf aus, wie Links erstellt und geteilt werden. Die neuen Links sind daran zu erkennen, dass in der URL der Parameter „rlkey“ enthalten ist. Diese Links verhalten sich etwas anders als oben beschrieben.
  • Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner über einen Link mit einem externen Partner teilen, kann er diese Inhalte über denselben Link mit anderen externen Personen teilen. Er kann keinen eigenen Freigabelink erstellen, da jede Datei bzw. jeder Ordner nur einen Bearbeiterlink und einen Betrachterlink haben kann.

highlighter icon

Hinweis: Sowohl für die spezielle Seite als auch für den Bericht gilt: 
 

  • Sie umfassen nur Dateien und Ordner, die direkt geteilt wurden. 
    • Wenn beispielsweise ein Ordner freigegeben wurde, wird zwar der Ordner einbezogen, aber nicht die darin enthaltenen Dateien.
  • Sie umfassen Dateien und Ordner, für die ein Teammitglied einen Freigabelink erstellt hat.
  • Sie sind nur für Teams mit weniger als fünf Millionen externen Freigaben verfügbar.
  • Sie berücksichtigen keine Dropbox Paper-Dokumente.

Einen Bericht über externe Freigaben herunterladen

Sie können im Tab für externe Freigaben auf der Seite Sicherheit auf Bericht erstellen klicken, um einen Bericht über externe Freigaben zu erstellen. Der Bericht enthält alle Daten des Teams zu externen Freigaben und kann nicht gefiltert werden.

In der Verwaltungskonsole haben Sie Zugriff auf eine spezielle Seite für die externe Freigabe. Dort können sie extern geteilte Dateien und Ordner einsehen, filtern und verwalten.

highlighter icon

Hinweis: Dropbox bemüht sich, diese Seite möglichst aktuell zu halten. Der Bericht enthält immer die aktuellsten Informationen.

Um die Seite für externe Freigaben zu öffnen:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Sicherheit.
  4. Klicken Sie auf Externe Freigabe.

Sie können extern geteilte Dateien mithilfe von Details wie Dateinamen, Freigabezeitpunkt, Nutzer, der die Freigabe durchgeführt hat, und Dateiformat suchen und filtern. 
 

Um eine extern freigegebene Datei oder einen Ordner auf der Seite für externe Freigaben zu verwalten:

  1. Führen Sie die oben genannten Schritte aus, um die Seite für die externe Freigabe zu öffnen. 
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Datei oder des Ordners, die oder den Sie verwalten möchten.
  3. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
  4. Klicken Sie auf Zugriff verwalten.

Wenn sich die Datei oder der Ordner in einem Team-Ordner befindet, wird das Freigabefenster angezeigt. Wenn sich die Datei oder der Ordner nicht in einem Team-Ordner befindet, wird die Option angezeigt, mit der Sie sich als Teammitglied anmelden können. Sobald Sie das Freigabefenster für die Datei oder den Ordner geöffnet haben, können Sie den Zugriff darauf auf die gleiche Weise verwalten, wie Sie den Zugriff auf eine beliebige geteilte Datei oder einen freigegebenen Ordner in Dropbox gewöhnlich verwalten.

Häufig gestellte Fragen zu Freigabeaktivitäten

Was mache ich, wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt?

Wenn eine unbekannte Person einem freigegebenen Ordner beitritt, ist das für Admins im Bereich Aktivität der Verwaltungskonsole sichtbar. Dort können sie auch überprüfen, wer die Einladung gesendet hat.

Welche Ereignisse werden aufgezeichnet?

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Ordnern werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Jemand erstellt einen freigegebenen Ordner.
  • Jemand lädt einen anderen Nutzer zu einem Ordner ein.
  • Jemand tritt einem Ordner bei.
  • Jemand entfernt einen Nutzer aus einem Ordner.
  • Jemand ändert die Rolle eines anderen Nutzers eines Ordners.
  • Jemand überträgt die Eigentümerschaft eines Ordners an einen anderen Nutzer.
  • Jemand hebt die Freigabe eines Ordners auf.
  • Jemand ändert die Freigabeberechtigungen für einen Ordner.
  • Jemand ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Ordner in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand verschiebt einen freigegebenen Ordner von einer geschäftlichen in eine private Dropbox (oder umgekehrt), insbesondere wenn sowohl die Einstellungen auf Ordnerebene als auch auf Teamebene die Freigabe außerhalb des Teams zulassen
     

Die folgenden Aktionen mit geteilten Dateien werden aufgezeichnet:

  • Hinzugefügt
  • Heruntergeladen
  • Bearbeitet
  • Vorschau aufrufen
  • Gelöscht
  • Endgültig löschen
  • Wiederherstellen (wenn ein Löschvorgang rückgängig gemacht oder eine Datei an ihren ursprünglichen Speicherort verschoben wird)
  • Zurücksetzen (wenn eine Datei auf eine frühere Version zurückgesetzt wird)
  • Umbenannt
  • Verschieben (wenn eine Datei von einem Ordner in einen anderen verschoben wird)
  • Kopieren
  • Zurücksetzen (wenn das Konto einer Person auf einen früheren Zeitpunkt zurückgesetzt wird; dabei werden auch die betroffenen Dateien angegeben)
     

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Links werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt einen Link oder gibt einen Link frei.
  • Ein teamfremder Nutzer erstellt einen Link zu einem freigegebenen Ordner eines Teammitglieds oder gibt einen Link dazu frei.
  • Ein Link wird durch eine Drittanbieter-App freigegeben oder erstellt.
  • Ein Teammitglied entfernt einen Link.
  • Ein Teammitglied ändert die Sichtbarkeit eines Links.
  • Ein Teammitglied legt ein Passwort oder eine Gültigkeitsdauer für einen Link fest.
  • Ein Administrator ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Links in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand öffnet oder speichert Dateien über einen Link zu Inhalten, die einem Team gehören
     

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit Dateianfragen werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt eine Dateianfrage.
  • Ein Teammitglied erhält eine aufgrund einer Dateianfrage hochgeladene Datei
     

Diese Paper-Freigabevorgänge werden protokolliert:

  • Ein Paper-Dokument wird innerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Paper-Dokument oder -Ordner des Teams wird außerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Teammitglied betrachtet ein Paper-Dokument
  • Ein teamfremder Nutzer ruft ein Paper-Dokument auf
  • Ein Teammitglied wird in einem Paper-Dokument erwähnt
  • Ein teamfremder Nutzer wird in einem Paper-Dokument des Teams erwähnt
  • Die Standardfreigabeeinstellungen für Paper-Dokumente werden geändert
  • Die Zugriffsberechtigung eines Nutzers eines Paper-Dokuments werden geändert
  • Ein Teammitglied oder eine teamfremde Person beantragt Zugriff auf ein Paper-Dokument
     

Aktivitäten bei Senden und nachverfolgen* wird in den folgenden Fällen aufgezeichnet:

  • Eine Datei wird zu „Senden und Nachverfolgen“ hinzugefügt
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ erstellt
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ gelöscht
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ umbenannt
  • Ein geteilter Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ geöffnet
  • Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ bearbeitet
  • Dateien oder Links werden aus „Senden und Nachverfolgen“ entfernt
  • Dateien oder Links werden in „Senden und Nachverfolgen“ umbenannt

*Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit Dropbox Business- und Dropbox Business Plus-Abos verfügbar.
 

Aktivitäten auf der Seite Signaturen† werden in den folgenden Fällen aufgezeichnet:

  • Eine Signaturanfrage wurde gesendet 
  • Eine Signaturanfrage wurde geöffnet 
  • Eine Signaturanfrage wurde abgeschlossen 
  • Eine Erinnerung an eine Signaturanfrage wurde gesendet 
  • Eine Signaturanfrage wurde abgebrochen 
  • Eine Signaturanfrage wurde abgelehnt

†Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit einem zahlungspflichtigen Dropbox Sign-Abo oder Dropbox Standard, Advanced, Business oder Business Plus verfügbar. 
 

Das Öffnen eines Links oder Hinzufügen von Dateien zu einem Dropbox-Konto wird nur in den vollständigen Aktivitätsbericht aufgenommen. 
 

Ein Vorgang wird aufgezeichnet, egal ob ein Teammitglied oder ein teamfremder Nutzer den Link öffnet oder seiner Dropbox hinzufügt.


Im Freigabe-Audit-Protokoll wird nicht festgehalten, wenn ein Mitglied einen freigegebenen Ordner verlässt oder hinzufügt, da dieses Mitglied stets Zugriff auf den Ordner hat und ihn jederzeit hinzufügen kann.

Freigabeaktivitäten über das Analyse-Dashboard ansehen

Über das Analyse-Dashboard können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams für einen bestimmten Zeitraum ansehen. Dort finden Sie allgemeine statistische Angaben, wie z. B. die Anzahl geteilter Links sowie die Anzahl aktiver freigegebener Ordner.
 

Weitere Informationen zum Analyse-Dashboard.

Warum sind einige Felder im Bericht über externe Freigaben leer?

Das Feld Geteilt von ist leer
Diese Felder können in den folgenden Szenarien leer sein:

  • Das zugehörige Dropbox-Konto ist deaktiviert.
  • Die geteilte Datei ist eine Dropbox Paper-, Google Doc- oder Microsoft 365-Datei.
     

Das Feld Geteilt mit ist leer
Dieses Feld kann leer sein, wenn ein geteilter Link erstellt, aber nicht an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet wurde.


Hinweis: Wenn Dateien über einen geteilten Link freigegeben werden, ist dieses Feld leer.


Das Feld Wer hat zugegriffen ist leer
Dieses Feld bleibt leer, wenn nicht über einen direkten E-Mail-Link auf die Datei zugegriffen wurde.

 

Das Feld Datum der Aktivität ist leer
Wenn das Feld Wer hat zugegriffen leer ist, bleibt auch das Feld Datum der Aktivität leer, da es keine erfasste Zugriffsaktivität gibt.

 

Das Feld Pfad ist leer
Wenn das Pfadfeld leer ist, bedeutet das, dass die Daten im Stammordner ohne Unterordnerpfad gespeichert sind.

War dieser Artikel hilfreich?

Let us know how why it didn't help:

Thanks for letting us know!

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Andere Möglichkeiten, Hilfe zu erhalten