Freigabeaktivitäten eines Dropbox-Teams nachverfolgen
Die Informationen in diesem Artikel gelten für bestimmte Typen von Admins von Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus und Enterprise.
Bestimmte Arten von Admins können nachverfolgen, wie bestimmte Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in der Verwaltungskonsole Freigabeaktivitäten überwachen, Berichte zur externen Freigabe erstellen und extern freigegebene Inhalte verwalten.
Erfahren Sie, wie Sie Linkbeschränkungen für Ihr Team festlegen.
Freigabeaktivitäten einsehen
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Aktivität.
Auf der Seite Aktivität wird eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten des Teams angezeigt. Es werden jedoch nicht alle von Ihrem Team ergriffenen Maßnahmen angezeigt. Klicken Sie auf Bericht erstellen, um einen vollständigen Aktivitätsbericht aus einem bestimmten Zeitraum zu erstellen.
Hinweis: Im Aktivitätsbericht werden nur Aktivitäten angezeigt, die innerhalb von Team-Ordnern oder innerhalb des gemeinsamen Arbeitsbereichs des Teams ausgeführt wurden.
Um die letzte Freigabeaktivität eines bestimmten Teammitglieds anzuzeigen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Mitglieder und dann in der Liste auf den Namen des Mitglieds.
Externe Freigaben ansehen und verwalten
Sie können sehen, welche Dateien, Ordner und geteilten Links für Personen außerhalb Ihres Teams freigegeben werden und wie sie geteilt wurden. Dazu gehören:
- Geteilte Elemente: Typ, Größe und Pfad
- Sicherheit: Zugriffsebene und ob sie durch Passwort oder Ablaufdatum geschützt sind
- Teilen: Wer hat den Inhalt wann und mit wem geteilt
- Aktivität: ob der Inhalt angesehen oder bearbeitet wurde
Teams mit weniger als 5 Millionen externen Freigaben können diese einsehen, indem sie einen Bericht herunterladen oder auf der Seite Sicherheit der Verwaltungskonsole den Tab „Externe Freigabe“ aufrufen.
Sie können diese einsehen, indem Sie einen Bericht herunterladen oder im Abschnitt Sicherheit der Admin-Konsole den Tab „Externe Freigabe“ aufrufen:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
- Klicken Sie auf Sicherheit.
Sie können den Zugriff auf diese Dateien und Ordner auch über den Tab Externe Freigabe verwalten.
Der Tab „Bericht und externe Freigabe“ enthält nur Dateien und Ordner, die direkt freigegeben wurden. Wenn beispielsweise ein Ordner freigegeben wird, wird der Ordner einbezogen, sein Inhalt jedoch nicht. Dazu gehören alle Dateien oder Ordner, für die Teammitglieder einen geteilten Link erstellt haben.
Hinweise:
- Dropbox aktualisiert aktuell die Architektur für geteilte Links. Das wird sich darauf auswirken, wie Links erstellt und geteilt werden. Neue Links sind inhaltsbasiert und nicht benutzerbasiert und können durch die Aufnahme eines „rlkey“-Parameters in der URL identifiziert werden.
- Wenn Sie einen Link verwenden, um Dateien und Ordner mit einer externen Partei zu teilen, können diese den gleichen Link mit anderen teilen, aber keinen eigenen Link zum Inhalt erstellen. Jede Datei oder jeder Ordner hat einen Link mit Bearbeitungs- und einen mit Lesezugriff.
- Im Bericht über externe Freigaben und auf der zugehörigen Seite werden keine Dropbox Paper-Dokumente berücksichtigt.
Einen Bericht über externe Freigaben herunterladen
Sie können einen Bericht über externe Freigaben über den Tab Externe Freigabe auf der Seite Sicherheit erstellen. Der Bericht enthält alle Daten zu externen Freigaben für das Team und kann nicht gefiltert werden.
Sie haben in der Verwaltungskonsole Zugriff auf eine Seite, die nur der externen Freigabe gewidmet ist, auf der Sie extern geteilte Dateien und Ordner anzeigen, filtern und verwalten können. Sie können anhand von Details wie Dateinamen, Dateitypen, Freigabedatum und der teilenden Person filtern.
Hinweis: Dropbox bemüht sich, diese Seite möglichst aktuell zu halten. Der Bericht enthält immer die aktuellsten Informationen.
So erstellen Sie einen Bericht über externe Freigaben:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
- Klicken Sie auf Sicherheit.
- Klicken Sie auf den Tab Externe Freigabe.
- Klicken Sie auf Bericht erstellen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Berichtstypen, die Sie generieren möchten:
- Alle geteilten Links und alle per E-Mail geteilten Inhalte
- Einzelne Aufrufe von Links ohne Gültigkeitsdauer, erstellt vor über 3 Monaten
- Einzelne Aufrufe von Links ohne Passwort
- Klicken Sie auf Generieren.
Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Ihr Bericht über externe Freigaben fertig ist. Ihre Berichte über externe Freigaben werden in Ihrer Dropbox als CSV-Dateien gespeichert.
Arten von Daten, die in einem Bericht über externe Freigaben enthalten sind
Der Bericht über externe Freigaben kann die folgenden Daten enthalten:
- Inhaltstyp: Der Typ des geteilten Inhalts.
- Name: Der Name des geteilten Inhalts.
- Geteilt von: Der Name des Nutzers, der den Inhalt geteilt hat.
- Zuletzt geteilt am: Das ursprüngliche Datum, an dem der Inhalt geteilt wurde. Wenn der Link zu einem späteren Zeitpunkt erneut geteilt wird, ändert sich dieses Feld nicht, wenn der Link extern und unverändert für die Linkfreigabe bleibt oder wenn der Empfänger noch über die Zugriffsrechte für die direkte Freigabe verfügt.
- Für Links wird Erstellungsdatum anstelle von Zuletzt freigegeben am verwendet.
- Für direkte Freigaben wird Zeitpunkt der Freigabe anstelle von Zuletzt freigegeben am verwendet.
- Geteilt mit: Der Name des Nutzers, der den Inhalt erhalten hat.
- Zugriff: Die Ebene des gewährten Zugriffs (z. B. „Bearbeiten“ oder „Nur betrachten“).
- Domain des Empfängers: Die E-Mail-Domain des Empfängers.
- Letzte Aktivität: Die letzte Aktivität, die sich auf den geteilten Inhalt bezieht. Eine Aktivität wird als eine Änderung des Inhalts selbst registriert und basiert nicht auf einer Linkaktivität.
- Hinweis: Zeigt nur die letzte Aktivität für Dateien an.
- Datum der Aktivität: Das letzte Datum der Aktivität, auf das in Letzte Aktivität verwiesen wird.
- Pfad: Der Ort des Inhalts innerhalb des gemeinsam genutzten Laufwerks oder Systems.
- Ordnertyp: Typ des Ordners, falls zutreffend (wie der Mitgliederordner).
- Anzahl der Inhalte: Die Anzahl der Inhalte innerhalb des freigegebenen Ordners oder der freigegebenen Datei.
- Erweiterung: Die Dateiendung (z. B. .doc, .paper, .pdf) des geteilten Inhalts.
- Größe: Die Datengröße des geteilten Inhalts.
- Freigabemethode: Wie der Inhalt geteilt wurde (z. B. Link oder direktes Teilen).
- Wer hat zugegriffen: E-Mail-Adressen der Personen, die auf den geteilten Inhalt zugegriffen haben. Gilt nur für Dateien, die direkt oder über einen Link geteilt werden.
- Ablauf: Das Ablaufdatum des geteilten Links oder der Zugriffsberechtigungen. Gilt nur für Links.
- Passwort: Gibt an, ob ein Passwort für den Zugriff auf den geteilten Inhalt erforderlich war.
- Download-Einstellung: Gibt an, ob das Herunterladen für den geteilten Inhalt zulässig ist. Gilt nur für Links.
So verwalten Sie extern geteilte Inhalte
So verwalten Sie eine extern geteilte Datei oder einen extern geteilten Ordner über die Seite Externe Freigabe:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie neben Dropbox unter Produkte auf das Drop-down-Menü.
- Klicken Sie auf Sicherheit.
- Klicken Sie auf den Tab Externe Freigabe.
- Fahren Sie mit der Maus über die Datei oder den Ordner, die ober den Sie verwalten möchten.
- Klicken Sie auf ☑ (weitere Optionen).
- Klicken Sie auf Zugriff verwalten.
Wenn sich die Datei oder der Ordner in einem Team-Ordner befindet, wird das Freigabefenster angezeigt. Wenn sich die Datei oder der Ordner nicht in einem Team-Ordner befindet, wird die Option angezeigt, sich als Teammitglied anzumelden. Sobald Sie das Freigabefenster für die Datei oder den Ordner geöffnet haben, können Sie den Zugriff darauf wie bei jeder anderen freigegebenen Datei oder jedem freigegebenen Ordner verwalten.
Häufig gestellte Fragen zu Freigabeaktivitäten
Was mache ich, wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt?
Wenn eine unbekannte Person einem geteilten Ordner beitritt, können Admins dies sehen und im Abschnitt Aktivitäten der Verwaltungskonsole feststellen, wer die Einladung gesendet hat.
Welche Ereignisse werden aufgezeichnet?
Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Ordnern werden unter „Aktivität“ aufgeführt:
- Jemand erstellt einen freigegebenen Ordner.
- Jemand lädt einen anderen Nutzer zu einem Ordner ein.
- Jemand tritt einem Ordner bei.
- Jemand entfernt einen Nutzer aus einem Ordner.
- Jemand ändert die Rolle eines anderen Nutzers eines Ordners.
- Jemand überträgt die Eigentümerschaft eines Ordners an einen anderen Nutzer.
- Jemand hebt die Freigabe eines Ordners auf.
- Jemand ändert die Freigabeberechtigungen für einen Ordner.
- Jemand ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Ordner in der Verwaltungskonsole.
- Jemand verschiebt einen freigegebenen Ordner von einer geschäftlichen in eine private Dropbox (oder umgekehrt), insbesondere wenn sowohl die Einstellungen auf Ordnerebene als auch auf Teamebene die Freigabe außerhalb des Teams zulassen
Die folgenden Aktionen mit geteilten Dateien werden aufgezeichnet:
- Hinzugefügt
- Heruntergeladen
- Bearbeitet
- Vorschau aufrufen
- Gelöscht
- Endgültig löschen
- Wiederherstellen (wenn ein Löschvorgang rückgängig gemacht oder eine Datei an ihren ursprünglichen Speicherort verschoben wird)
- Zurücksetzen (wenn eine Datei auf eine frühere Version zurückgesetzt wird)
- Umbenannt
- Verschieben (wenn eine Datei von einem Ordner in einen anderen verschoben wird)
- Kopieren
- Zurücksetzen (wenn das Konto einer Person auf einen früheren Zeitpunkt zurückgesetzt wird; dabei werden auch die betroffenen Dateien angegeben)
Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Links werden unter „Aktivität“ aufgeführt:
- Ein Teammitglied erstellt einen Link oder gibt einen Link frei.
- Ein teamfremder Nutzer erstellt einen Link zu einem freigegebenen Ordner eines Teammitglieds oder gibt einen Link dazu frei.
- Ein Link wird durch eine Drittanbieter-App freigegeben oder erstellt.
- Ein Teammitglied entfernt einen Link.
- Ein Teammitglied ändert die Sichtbarkeit eines Links.
- Ein Teammitglied legt ein Passwort oder eine Gültigkeitsdauer für einen Link fest.
- Ein Administrator ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Links in der Verwaltungskonsole.
- Jemand öffnet oder speichert Dateien über einen Link zu Inhalten, die einem Team gehören
Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit Dateianfragen werden unter „Aktivität“ aufgeführt:
- Ein Teammitglied erstellt eine Dateianfrage.
- Ein Teammitglied erhält eine aufgrund einer Dateianfrage hochgeladene Datei
Diese Paper-Freigabevorgänge werden protokolliert:
- Ein Paper-Dokument wird innerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
- Ein Paper-Dokument oder -Ordner des Teams wird außerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
- Ein Teammitglied betrachtet ein Paper-Dokument
- Ein teamfremder Nutzer ruft ein Paper-Dokument auf
- Ein Teammitglied wird in einem Paper-Dokument erwähnt
- Ein teamfremder Nutzer wird in einem Paper-Dokument des Teams erwähnt
- Die Standardfreigabeeinstellungen für Paper-Dokumente werden geändert
- Die Zugriffsberechtigung eines Nutzers eines Paper-Dokuments werden geändert
- Ein Teammitglied oder eine teamfremde Person beantragt Zugriff auf ein Paper-Dokument
Aktivitäten bei Senden und nachverfolgen* wird in den folgenden Fällen aufgezeichnet:
- Eine Datei wird zu „Senden und Nachverfolgen“ hinzugefügt
- Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ erstellt
- Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ gelöscht
- Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ umbenannt
- Ein geteilter Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ geöffnet
- Ein Link wird in „Senden und Nachverfolgen“ bearbeitet
- Dateien oder Links werden aus „Senden und Nachverfolgen“ entfernt
- Dateien oder Links werden in „Senden und Nachverfolgen“ umbenannt
*Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit Dropbox Business- und Dropbox Business Plus-Abos verfügbar.
Aktivitäten auf der Seite Signaturen† werden in den folgenden Fällen aufgezeichnet:
- Eine Signaturanfrage wurde gesendet
- Eine Signaturanfrage wurde geöffnet
- Eine Signaturanfrage wurde abgeschlossen
- Eine Erinnerung an eine Signaturanfrage wurde gesendet
- Eine Signaturanfrage wurde abgebrochen
- Eine Signaturanfrage wurde abgelehnt
†Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit einem zahlungspflichtigen Dropbox Sign-Abo oder Dropbox Standard, Advanced, Business oder Business Plus verfügbar.
Das Öffnen eines Links oder Hinzufügen von Dateien zu einem Dropbox-Konto wird nur in den vollständigen Aktivitätsbericht aufgenommen.
Ein Vorgang wird aufgezeichnet, egal ob ein Teammitglied oder ein teamfremder Nutzer den Link öffnet oder seiner Dropbox hinzufügt.
Im Freigabe-Audit-Protokoll wird nicht festgehalten, wenn ein Mitglied einen freigegebenen Ordner verlässt oder hinzufügt, da dieses Mitglied stets Zugriff auf den Ordner hat und ihn jederzeit hinzufügen kann.
Freigabeaktivitäten über das Analyse-Dashboard ansehen
Über das Analyse-Dashboard können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams für einen bestimmten Zeitraum ansehen. Dort finden Sie allgemeine statistische Angaben, wie z. B. die Anzahl geteilter Links sowie die Anzahl aktiver freigegebener Ordner.
Warum sind einige Felder im Bericht über externe Freigaben leer?
Das Feld Geteilt von ist leer
Diese Felder können in den folgenden Szenarien leer sein:
- Das zugehörige Dropbox-Konto ist deaktiviert.
- Die geteilte Datei ist eine Dropbox Paper-, Google Doc- oder Microsoft 365-Datei.
Das Feld Geteilt mit ist leer
Dieses Feld kann leer sein, wenn ein geteilter Link erstellt, aber nicht an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet wurde.
Hinweis: Wenn Dateien über einen geteilten Link freigegeben werden, ist dieses Feld leer.
Das Feld Wer hat zugegriffen ist leer
Dieses Feld bleibt leer, wenn nicht über einen direkten E-Mail-Link auf die Datei zugegriffen wurde.
Das Feld Datum der Aktivität ist leer
Wenn das Feld Wer hat zugegriffen leer ist, bleibt auch das Feld Datum der Aktivität leer, da es keine erfasste Zugriffsaktivität gibt.
Das Feld Pfad ist leer
Wenn das Pfadfeld leer ist, bedeutet das, dass die Daten im Stammordner ohne Unterordnerpfad gespeichert sind.
