Cara memantau aktiviti perkongsian pasukan Dropbox
Jenis pentadbir tertentu boleh menjejaki cara data tertentu dikongsi di dalam dan di luar organisasi anda.
Ketahui cara untuk menetapkan batasan pautan di seluruh pasukan anda.
Lihat aktiviti perkongsian
- Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
- Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
- Pada halaman Aktivti, acara perkongsian muncul bersama dengan jenis acara yang lain. Untuk menapis acara perkongsian sahaja, pilih Perkongsian dari menu juntai bawah.
Halaman Aktiviti menunjukkan ringkasan bagi aktiviti terbaru pasukan. Halaman ini tidak menunjukkan semua tindakan yang diambil oleh pasukan anda. Anda boleh menjana laporan aktiviti penuh dari tempoh tertentu dengan mengklik pada Cipta laporan pada tab Aktiviti.
Perhatian: Laporan aktiviti hanya menunjukkan aktiviti dari dalam folder pasukan atau ruang kerja kongsian milik pasukan.
Anda juga boleh melihat aktiviti perkongsian terbaru untuk ahli pasukan tertentu dengan mengklik Ahli dalam bar sisi sebelah kiri, kemudian mengklik pada nama ahli dalam senarai.
Melihat dan mengurus perkongsian luaran
Anda boleh melihat fail, folder dan pautan kongsian yang dikongsi dengan orang di luar pasukan anda serta butiran tentang cara perkara tersebut dikongsi, termasuk:
- Item dikongsi—Jenis, saiz dan laluan
- Keselamatan—Tahap akses, dan sama ada fail, folder dan pautan kongsian itu dilindungi kata laluan atau tarikh luput
- Perkongsian—Orang yang mengongsikan kandungan, masa, dan orang yang menerima perkongsian
- Aktiviti—Sama ada kandungan telah dilihat atau disunting
Anda boleh melihat semua ini dengan memuat turun laporan atau melihat halaman perkongsian luaran. Anda juga boleh menguruskan akses kepada fail dan folder tersebut daripada halaman perkongsian luaran yang khusus.
Dropbox sedang beralih kepada seni bina pautan kongsian dikemas kini iaitu pautan adalah berdasarkan kandungan dan bukannya pengguna. Ini akan mempengaruhi cara pautan dicipta dan dikongsi. Pautan baru boleh dikenal pasti dengan kehadiran parameter 'rlkey' dalam URL. Untuk pautan ini, tingkah laku di atas akan dilaksanakan secara berbeza:
- Tindakan perkongsian untuk pautan mungkin dikaitkan dengan pemilik kandungan atau pengguna yang menjana pautan tersebut.
Perhatian: Kedua-dua halaman khusus dan laporan:
- Hanya menyertakan fail dan folder yang dikongsi secara terus.
- Sebagai contoh, jika sesebuah folder dikongsi, folder itu akan disertakan, tetapi fail dalam folder tidak akan disertakan
- Menyertakan fail dan folder yang diciptakan pautan kongsian oleh ahli pasukan
- Hanya tersedia untuk pasukan yang mempunyai kurang daripada lima juta perkongsian luaran
- Tidak mengandungi dokumen Dropbox Paper
Cara memuat turun laporan perkongsian luaran
Anda boleh mengklik Cipta laporan untuk mencipta laporan perkongsian luaran daripada halaman perkongsian luaran dan papan pemuka statistik. Laporan mengandungi semua data perkongsian luaran untuk pasukan dan tidak boleh ditapis.
Anda mempunyai akses kepada halaman perkongsian luaran yang khusus dalam konsol pentadbir. Di situ anda boleh melihat, menapis dan mengurus fail dan folder yang dikongsi secara luaran.
Perhatian: Sewaktu Dropbox berusaha untuk memastikan halaman ini dikemas kini sebaik mungkin, laporan tersebut akan menyertakan maklumat yang paling terkini.
Untuk membuka halaman perkongsian luaran:
- Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
- Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi sebelah kiri.
- Klik Keselamatan dalam bar sisi sebelah kiri.
- Klik Perkongsian luaran.
Anda boleh mencari dan menapis fail yang dikongsi secara luaran mengikut butiran seperti nama fail, waktu fail dikongsi, orang yang mengongsikan dan jenis fail.
Untuk menguruskan fail atau folder yang dikongsi secara luaran daripada halaman perkongsian luaran:
- Ikuti langkah di atas untuk membuka halaman perkongsian luaran.
- Layangkan tetikus di atas fail atau folder yang ingin diurus.
- Klik “…” (elipsis).
- Klik Urus akses.
Jika fail atau folder berada dalam folder pasukan, anda akan melihat tetingkap perkongsian. Jika fail atau folder tiada dalam folder pasukan, anda akan melihat pilihan untuk mendaftar masuk sebagai ahli pasukan. Dalam mana-mana keadaan, setelah anda membuka tetingkap perkongsian untuk fail atau folder, anda boleh menguruskan akses kepada fail atau folder tersebut sama seperti cara anda menguruskan akses kepada mana-mana fail atau folder kongsian dalam Dropbox.
Soalan Lazim tentang aktiviti perkongsian
Apa yang berlaku jika orang tidak diketahui menyertai folder kongsian?
Jika orang yang tidak diketahui menyertai folder kongsian, Pentadbir akan dapat melihatnya dan juga melihat siapa yang menghantar jemputan dari tab Aktiviti.
Acara jenis apakah yang direkodkan?
Acara folder kongsian akan direkod apabila seseorang:
- Mencipta folder kongsian
- Menjemput orang lain ke folder
- Menyertai folder
- Menyingkirkan orang lain daripada folder
- Ubah peranan orang lain dalam folder
- Memindah milik folder kepada orang lain
- Menyahkongsi folder
- Mengubah izin perkongsian sesuatu folder
- Mengubah izin perkongsian umum folder kongsian di dalam Konsol Pentadbir
- Memindahkan folder kongsian daripada Dropbox kerja ke Dropbox peribadi (atau sebaliknya), khususnya apabila kedua-dua tetapan tahap folder dan tetapan tahap pasukan membenarkan perkongsian di luar pasukan
Acara fail kongsian akan direkod apabila fail:
- Ditambah
- Dimuat turun
- Diedit
- Dipratonton
- Dihapus
- Dihapuskan secara kekal
- Dipulihkan (apabila penghapusan fail dibuat asal, atau dipindahkan kembali ke lokasi asalnya)
- Dipulihkan (apabila fail dipulihkan kepada versi terdahulu, sebelum suntingan dibuat)
- Dinamakan semula
- Dialihkan (apabila fail dialihkan daripada satu folder ke yang lain)
- Disalin
- Dipulihkan (apabila akaun seseorang dipulihkan kepada detik masa lampau, dan fail yang terlibat disebabkan oleh pemulihan ini)
Acara pautan kongsian akan direkod apabila:
- Ahli pasukan mencipta atau berkongsi pautan
- Bukan ahli pasukan mencipta atau berkongsi pautan dari folder kongsian yang dimiliki oleh ahli pasukan
- Pautan dikongsi atau dicipta melalui apl pihak ketiga
- Ahli pasukan membuang pautan
- Ahli pasukan mengubah visibiliti pautan
- Seorang ahli pasukan menetapkan kata laluan atau tarikh luput untuk pautan
- Pentadbir mengubah izin perkongsian umum pautan kongsian di dalam Konsol Pentadbir
- Seseorang membuka atau menyimpan fail daripada pautan ke kandungan milik pasukan
Acara permintaan fail akan direkodkan apabila:
- Ahli pasukan mencipta permintaan fail
- Ahli pasukan menerima fail yang dimuat naik bagi permintaan fail
Acara perkongsian Paper akan direkod apabila:
- Dokumen atau folder Paper dikongsi atau dinyahkongsi dengan ahli pasukan
- Dokumen atau folder Paper yang dimiliki oleh pasukan dikongsi atau dinyahkongsi dengan seseorang yang bukan dalam pasukan
- Ahli pasukan melihat dokumen Paper
- Sesorang yang bukan dalam pasukan melihat dokumen Paper
- Ahli pasukan disebut di dalam dokumen Paper
- Seseorang yang bukan dalam pasukan disebut dalam dokumen Paper yang dimiliki pasukan
- Tetapan perkongsian lalai dokumen Paper berubah
- Keizinan diubah untuk ahli dokumen Paper
- Akses dokumen Paper diminta oleh ahli pasukan atau seseorang yang bukan dalam pasukan
Aktiviti Hantar dan jejaki* direkodkan apabila:
- Fail ditambah ke Hantar dan jejaki
- Pautan dicipta dalam Hantar dan jejaki
- Pautan dihapuskan dalam Hantar dan jejaki
- Fail dinamakan semula dalam Hantar dan jejaki
- Pautan kongsian dibuka dalam Hantar dan jejaki
- Pautan disunting dalam Hantar dan jejaki
- Fail dan pautan dibuang daripada Hantar dan jejaki
- Fail dan pautan dinamakan semula daripada Hantar dan jejaki
*Acara ini hanya tersedia kepada pelanggan dalam Dropbox Business atau Dropbox Business Plus.
Aktiviti† halaman Tandatangan direkodkan apabila:
- Permintaan tandatangan dihantar
- Permintaan tandatangan dibuka
- Permintaan tandatangan dilengkapkan
- Peringatan permintaan tandatangan dihantar
- Permintaan tandatangan dibatalkan
- Permintaan tandatangan ditolak
†Acara ini hanya tersedia kepada pelanggan dalam pelan Dropbox Sign berbayar, atau Dropbox Standard, Advanced, Business atau Business Plus.
Membuka pautan atau menambah fail ke akaun Dropbox hanya dilaporkan dalam laporan aktiviti penuh.
Acara akan direkodkan sama ada ahli pasukan atau ahli bukan pasukan membuka atau menambah pautan ke Dropbox mereka.
Log audit perkongsian tidak menjejaki apabila seseorang ahli meninggalkan atau menambah folder kongsian, kerana ahli itu masih mempunyai akses kepada folder dan boleh menambah pada bila-bila masa.
Bagaimanakah saya boleh melihat aktiviti perkongsian dalam papan pemuka statistik?
Jika anda ingin mendapatkan gambaran lebih mendalam bagi aktiviti perkongsian pasukan anda dari semasa ke semasa, lihat papan pemuka statistik. Papan pemuka tersebut memberikan statistik penggunaan yang menyeluruh, seperti bilangan pautan kongsian yang dicipta dan bilangan folder kongsian yang aktif.
