Cara memantau aktiviti perkongsian pasukan Dropbox

Q: Apa yang berlaku jika orang tidak diketahui menyertai folder kongsian?

Jika orang yang tidak diketahui menyertai folder kongsian, Pentadbir akan dapat melihatnya dan juga melihat siapa yang menghantar jemputan dari tab Aktiviti.

Q: Bagaimanakah saya boleh melihat aktiviti perkongsian dalam papan pemuka statistik?

Jika anda ingin mendapatkan gambaran lebih mendalam bagi aktiviti perkongsian pasukan anda dari semasa ke semasa, lihat <a href="https://www.dropbox.com/team/admin/dashboard">papan pemuka statistik</a>. Papan pemuka tersebut memberikan statistik penggunaan yang menyeluruh, seperti bilangan pautan kongsian yang dicipta dan bilangan folder kongsian yang aktif. <a href="/content/dropbox/www/ms-my/help/account-access/insights-dashboard.html">Ketahui lebih lanjut tentang papan pemuka statistik</a>.

Dikemas kini Feb 12, 2024

Jenis pentadbir tertentu boleh menjejaki cara data tertentu dikongsi di dalam dan di luar organisasi anda.

Ketahui cara untuk menetapkan batasan pautan di seluruh pasukan anda.

Lihat aktiviti perkongsian

Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
Pada halaman Aktivti, acara perkongsian muncul bersama dengan jenis acara yang lain. Untuk menapis acara perkongsian sahaja, pilih Perkongsian dari menu juntai bawah.

Halaman Aktiviti menunjukkan ringkasan bagi aktiviti terbaru pasukan. Halaman ini tidak menunjukkan semua tindakan yang diambil oleh pasukan anda. Anda boleh menjana laporan aktiviti penuh dari tempoh tertentu dengan mengklik pada Cipta laporan pada tab Aktiviti.

Perhatian: Laporan aktiviti hanya menunjukkan aktiviti dari dalam folder pasukan atau ruang kerja kongsian milik pasukan.

Anda juga boleh melihat aktiviti perkongsian terbaru untuk ahli pasukan tertentu dengan mengklik Ahli dalam bar sisi sebelah kiri, kemudian mengklik pada nama ahli dalam senarai.

Melihat dan mengurus perkongsian luaran

Anda boleh melihat fail, folder dan pautan kongsian yang dikongsi dengan orang di luar pasukan anda serta butiran tentang cara perkara tersebut dikongsi, termasuk:

Item dikongsi—Jenis, saiz dan laluan
Keselamatan—Tahap akses, dan sama ada fail, folder dan pautan kongsian itu dilindungi kata laluan atau tarikh luput
Perkongsian—Orang yang mengongsikan kandungan, masa, dan orang yang menerima perkongsian
Aktiviti—Sama ada kandungan telah dilihat atau disunting

Anda boleh melihat semua ini dengan memuat turun laporan atau melihat halaman perkongsian luaran. Anda juga boleh menguruskan akses kepada fail dan folder tersebut daripada halaman perkongsian luaran yang khusus.

Dropbox sedang beralih kepada seni bina pautan kongsian dikemas kini iaitu pautan adalah berdasarkan kandungan dan bukannya pengguna. Ini akan mempengaruhi cara pautan dicipta dan dikongsi. Pautan baru boleh dikenal pasti dengan kehadiran parameter 'rlkey' dalam URL. Untuk pautan ini, tingkah laku di atas akan dilaksanakan secara berbeza:

Tindakan perkongsian untuk pautan mungkin dikaitkan dengan pemilik kandungan atau pengguna yang menjana pautan tersebut.

Perhatian: Kedua-dua halaman khusus dan laporan:

Hanya menyertakan fail dan folder yang dikongsi secara terus.
- Sebagai contoh, jika sesebuah folder dikongsi, folder itu akan disertakan, tetapi fail dalam folder tidak akan disertakan
Menyertakan fail dan folder yang diciptakan pautan kongsian oleh ahli pasukan
Hanya tersedia untuk pasukan yang mempunyai kurang daripada lima juta perkongsian luaran
Tidak mengandungi dokumen Dropbox Paper

Cara memuat turun laporan perkongsian luaran

Anda boleh mengklik Cipta laporan untuk mencipta laporan perkongsian luaran daripada halaman perkongsian luaran dan papan pemuka statistik. Laporan mengandungi semua data perkongsian luaran untuk pasukan dan tidak boleh ditapis.

Anda mempunyai akses kepada halaman perkongsian luaran yang khusus dalam konsol pentadbir. Di situ anda boleh melihat, menapis dan mengurus fail dan folder yang dikongsi secara luaran.

Perhatian: Sewaktu Dropbox berusaha untuk memastikan halaman ini dikemas kini sebaik mungkin, laporan tersebut akan menyertakan maklumat yang paling terkini.

Untuk membuka halaman perkongsian luaran:

Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi sebelah kiri.
Klik Keselamatan dalam bar sisi sebelah kiri.
Klik Perkongsian luaran.

Anda boleh mencari dan menapis fail yang dikongsi secara luaran mengikut butiran seperti nama fail, waktu fail dikongsi, orang yang mengongsikan dan jenis fail.

Untuk menguruskan fail atau folder yang dikongsi secara luaran daripada halaman perkongsian luaran:

Ikuti langkah di atas untuk membuka halaman perkongsian luaran.
Layangkan tetikus di atas fail atau folder yang ingin diurus.
Klik “…” (elipsis).
Klik Urus akses.

Jika fail atau folder berada dalam folder pasukan, anda akan melihat tetingkap perkongsian. Jika fail atau folder tiada dalam folder pasukan, anda akan melihat pilihan untuk mendaftar masuk sebagai ahli pasukan. Dalam mana-mana keadaan, setelah anda membuka tetingkap perkongsian untuk fail atau folder, anda boleh menguruskan akses kepada fail atau folder tersebut sama seperti cara anda menguruskan akses kepada mana-mana fail atau folder kongsian dalam Dropbox.

Soalan Lazim tentang aktiviti perkongsian

Apa yang berlaku jika orang tidak diketahui menyertai folder kongsian?

Acara jenis apakah yang direkodkan?

Acara folder kongsian akan direkod apabila seseorang:

Mencipta folder kongsian
Menjemput orang lain ke folder
Menyertai folder
Menyingkirkan orang lain daripada folder
Ubah peranan orang lain dalam folder
Memindah milik folder kepada orang lain
Menyahkongsi folder
Mengubah izin perkongsian sesuatu folder
Mengubah izin perkongsian umum folder kongsian di dalam Konsol Pentadbir
Memindahkan folder kongsian daripada Dropbox kerja ke Dropbox peribadi (atau sebaliknya), khususnya apabila kedua-dua tetapan tahap folder dan tetapan tahap pasukan membenarkan perkongsian di luar pasukan

Acara fail kongsian akan direkod apabila fail:

Ditambah
Dimuat turun
Diedit
Dipratonton
Dihapus
Dihapuskan secara kekal
Dipulihkan (apabila penghapusan fail dibuat asal, atau dipindahkan kembali ke lokasi asalnya)
Dipulihkan (apabila fail dipulihkan kepada versi terdahulu, sebelum suntingan dibuat)
Dinamakan semula
Dialihkan (apabila fail dialihkan daripada satu folder ke yang lain)
Disalin
Dipulihkan (apabila akaun seseorang dipulihkan kepada detik masa lampau, dan fail yang terlibat disebabkan oleh pemulihan ini)

Acara pautan kongsian akan direkod apabila:

Ahli pasukan mencipta atau berkongsi pautan
Bukan ahli pasukan mencipta atau berkongsi pautan dari folder kongsian yang dimiliki oleh ahli pasukan
Pautan dikongsi atau dicipta melalui apl pihak ketiga
Ahli pasukan membuang pautan
Ahli pasukan mengubah visibiliti pautan
Seorang ahli pasukan menetapkan kata laluan atau tarikh luput untuk pautan
Pentadbir mengubah izin perkongsian umum pautan kongsian di dalam Konsol Pentadbir
Seseorang membuka atau menyimpan fail daripada pautan ke kandungan milik pasukan

Acara permintaan fail akan direkodkan apabila:

Ahli pasukan mencipta permintaan fail
Ahli pasukan menerima fail yang dimuat naik bagi permintaan fail

Acara perkongsian Paper akan direkod apabila:

Dokumen atau folder Paper dikongsi atau dinyahkongsi dengan ahli pasukan
Dokumen atau folder Paper yang dimiliki oleh pasukan dikongsi atau dinyahkongsi dengan seseorang yang bukan dalam pasukan
Ahli pasukan melihat dokumen Paper
Sesorang yang bukan dalam pasukan melihat dokumen Paper
Ahli pasukan disebut di dalam dokumen Paper
Seseorang yang bukan dalam pasukan disebut dalam dokumen Paper yang dimiliki pasukan
Tetapan perkongsian lalai dokumen Paper berubah
Keizinan diubah untuk ahli dokumen Paper
Akses dokumen Paper diminta oleh ahli pasukan atau seseorang yang bukan dalam pasukan

Aktiviti Hantar dan jejaki* direkodkan apabila:

Fail ditambah ke Hantar dan jejaki
Pautan dicipta dalam Hantar dan jejaki
Pautan dihapuskan dalam Hantar dan jejaki
Fail dinamakan semula dalam Hantar dan jejaki
Pautan kongsian dibuka dalam Hantar dan jejaki
Pautan disunting dalam Hantar dan jejaki
Fail dan pautan dibuang daripada Hantar dan jejaki
Fail dan pautan dinamakan semula daripada Hantar dan jejaki

*Acara ini hanya tersedia kepada pelanggan dalam Dropbox Business atau Dropbox Business Plus.

Aktiviti† halaman Tandatangan direkodkan apabila:

Permintaan tandatangan dihantar
Permintaan tandatangan dibuka
Permintaan tandatangan dilengkapkan
Peringatan permintaan tandatangan dihantar
Permintaan tandatangan dibatalkan
Permintaan tandatangan ditolak

†Acara ini hanya tersedia kepada pelanggan dalam pelan Dropbox Sign berbayar, atau Dropbox Standard, Advanced, Business atau Business Plus.

Membuka pautan atau menambah fail ke akaun Dropbox hanya dilaporkan dalam laporan aktiviti penuh.

Acara akan direkodkan sama ada ahli pasukan atau ahli bukan pasukan membuka atau menambah pautan ke Dropbox mereka.

Log audit perkongsian tidak menjejaki apabila seseorang ahli meninggalkan atau menambah folder kongsian, kerana ahli itu masih mempunyai akses kepada folder dan boleh menambah pada bila-bila masa.