Cara memantau aktiviti perkongsian pasukan Dropbox
Maklumat dalam artikel ini terpakai kepada jenis pentadbir tertentu di Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus, dan Enterprise.
Jenis pentadbir tertentu boleh menjejaki cara data tertentu dikongsi di dalam dan di luar organisasi anda. Artikel ini membincangkan cara untuk memantau aktiviti perkongsian dalam konsol pentadbir, menjana laporan perkongsian luaran, dan menguruskan kandungan yang dikongsi secara luaran.
Ketahui cara untuk menetapkan batasan pautan di seluruh pasukan anda.
Lihat aktiviti perkongsian
- Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
- Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
- Klik Aktiviti di bar sisi kiri.
Halaman Aktiviti menunjukkan ringkasan aktiviti terkini pasukan. Walau bagaimanapun, ia tidak menunjukkan semua tindakan yang diambil oleh pasukan anda. Untuk menjana laporan aktiviti penuh daripada tempoh tertentu, klik Cipta laporan.
Perhatian: Laporan aktiviti hanya menunjukkan aktiviti dari dalam folder pasukan atau ruang kerja kongsian milik pasukan.
Untuk melihat aktiviti perkongsian terkini untuk ahli pasukan tertentu, klik Ahli di bar sisi kiri, kemudian klik nama ahli dalam senarai.
Melihat dan mengurus perkongsian luaran
Anda boleh melihat fail, folder dan pautan yang dikongsi dengan orang di luar pasukan anda dan melihat cara ia dikongsi. Ini termasuk:
- Item yang dikongsi: jenis, saiz dan laluan
- Keselamatan: tahap akses dan sama ada ia dilindungi oleh kata laluan atau tamat tempoh
- Perkongsian: siapa yang berkongsi kandungan, bila, dan dengan siapa
- Aktiviti: sama ada kandungan telah dilihat atau diedit
Pasukan dengan kurang daripada 5 juta perkongsian luaran boleh melihatnya dengan memuat turun laporan atau melawat tab perkongsian luaran dalam halaman Keselamatan konsol pentadbir.
Anda boleh melihatnya dengan memuat turun laporan atau melihat tab perkongsian luaran dalam bahagian Keselamatan konsol pentadbir:
- Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
- Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
- Klik juntai bawah di sebelah Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Keselamatan.
Anda juga boleh menguruskan akses kepada fail dan folder tersebut daripada tab Perkongsian luaran.
Tab laporan dan perkongsian luaran hanya termasuk fail dan folder yang dikongsi secara langsung. Contohnya, jika folder dikongsi, folder dimasukkan, tetapi kandungannya tidak. Ini termasuk sebarang fail atau folder yang ahli pasukan mencipta pautan kongsian.
Perhatian:
- Dropbox sedang mengemas kini seni bina pautan kongsiannya, yang akan memberi kesan kepada cara pautan dicipta dan dikongsi. Pautan baharu adalah berasaskan kandungan dan bukannya berasaskan pengguna, dan boleh dikenal pasti dengan memasukkan parameter ‘rlkey’ dalam URL.
- Jika anda menggunakan pautan untuk berkongsi fail dan folder dengan pihak luar, mereka akan dapat berkongsi pautan yang sama dengan orang lain tetapi tidak akan dapat mencipta pautan mereka sendiri ke kandungan. Setiap fail atau folder mempunyai satu pautan edit dan satu pautan lihat-sahaja.
- Laporan dan halaman perkongsian luaran tidak termasuk dokumen Dropbox Paper.
Cara memuat turun laporan perkongsian luaran
Anda boleh mencipta laporan perkongsian luaran daripada tab Perkongsian luaran pada halaman Keselamatan. Laporan ini mengandungi semua data perkongsian luaran untuk pasukan dan tidak boleh ditapis.
Anda mempunyai akses kepada halaman perkongsian luaran khusus dalam konsol pentadbir di mana anda boleh melihat, menapis, dan menguruskan fail dan folder yang dikongsi secara luaran. Anda boleh menapis menggunakan butiran seperti nama fail, jenis fail, tarikh kongsian, dan orang yang berkongsinya.
Perhatian: Sewaktu Dropbox berusaha untuk memastikan halaman ini dikemas kini sebaik mungkin, laporan tersebut akan menyertakan maklumat yang paling terkini.
Untuk mencipta laporan perkongsian luaran:
- Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
- Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
- Klik juntai bawah di sebelah Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Keselamatan.
- Klik tab Perkongsian luaran.
- Klik Cipta laporan.
- Tandakan kotak di sebelah jenis laporan yang anda ingin jana:
- Semua pautan kongsian, dan semua kandungan yang dikongsi melalui e-mel
- Paparan unik pautan tanpa tarikh luput, dicipta lebih 3 bulan lalu
- Paparan unik pautan tanpa kata laluan
- Klik Hasilkan.
Anda akan menerima pemberitahuan e-mel sebaik sahaja laporan perkongsian luaran anda siap. Laporan perkongsian luaran anda disimpan dalam Dropbox anda sebagai fail CSV.
Jenis data yang dimasukkan dalam laporan perkongsian luaran
Laporan perkongsian luaran mungkin termasuk data berikut:
- Jenis item: Jenis kandungan yang dikongsi.
- Nama: Nama kandungan yang dikongsi.
- Dikongsi oleh: Nama pengguna yang berkongsi kandungan.
- Terakhir dikongsi pada: Tarikh asal kandungan dikongsi. Perkongsian tambahan pada tarikh kemudian tidak akan mengubah medan ini jika pautan kekal luaran dan tidak berubah untuk perkongsian pautan, atau jika penerima masih mempunyai kebenaran akses untuk perkongsian langsung.
- Tarikh cipta digunakan untuk pautan dan bukannya Terakhir dikongsi pada.
- Masa perkongsian digunakan untuk perkongsian langsung dan bukannya Terakhir dikongsi pada.
- Dikongsi dengan: Nama pengguna yang menerima kandungan.
- Akses: Tahap akses yang diberikan (contohnya, "edit" atau "lihat-sahaja").
- Domain penerima: Domain e-mel penerima.
- Aktiviti terakhir: Aktiviti terkini yang berkaitan dengan kandungan yang dikongsi. Aktiviti didaftarkan sebagai perubahan kepada kandungan itu sendiri, dan tidak berdasarkan aktiviti pautan.
- Nota: Hanya memaparkan aktiviti terkini untuk fail.
- Tarikh aktiviti: Tarikh terkini aktiviti yang dirujuk dalam Aktiviti terakhir.
- Laluan: Lokasi item dalam pemacu atau sistem yang dikongsi.
- Jenis folder: Jenis folder, jika berkenaan (seperti folder Ahli).
- Bilangan item: Kiraan item dalam folder atau fail yang dikongsi.
- Sambungan: Sambungan fail (cth., .doc, .paper, .pdf) bagi item yang dikongsi.
- Saiz: Saiz data item yang dikongsi.
- Kaedah perkongsian: Cara item dikongsi (cth., pautan atau perkongsian langsung).
- Siapa yang mengakses: Alamat e-mel orang yang mengakses item yang dikongsi. Hanya terpakai kepada fail yang dikongsi secara langsung atau menggunakan pautan.
- Tamat tempoh: Tarikh tamat tempoh pautan yang dikongsi atau kebenaran akses. Hanya terpakai kepada pautan.
- Kata laluan: Menunjukkan jika kata laluan diperlukan untuk mengakses item yang dikongsi.
- Tetapan muat turun: Menentukan sama ada muat turun dibenarkan untuk item yang dikongsi. Hanya terpakai kepada pautan.
Cara menguruskan kandungan yang dikongsi secara luaran
Untuk menguruskan fail atau folder yang dikongsi secara luaran daripada halaman Perkongsian luaran :
- Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
- Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
- Klik juntai bawah di sebelah Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Keselamatan.
- Klik tab Perkongsian luaran.
- Layangkan tetikus ke atas fail atau folder yang anda ingin uruskan.
- Klik ☑ (pilihan tambahan).
- Klik Urus akses.
Jika fail atau folder berada dalam folder pasukan, anda akan melihat tetingkap perkongsian. Jika fail atau folder tidak berada dalam folder pasukan, anda akan melihat pilihan untuk log masuk sebagai ahli pasukan. Setelah anda membuka tetingkap perkongsian untuk fail atau folder, anda boleh menguruskan akses kepadanya dengan cara yang sama seperti mana-mana fail atau folder yang dikongsi.
Soalan Lazim tentang aktiviti perkongsian
Apa yang berlaku jika orang tidak diketahui menyertai folder kongsian?
Jika orang yang tidak dikenali menyertai folder yang dikongsi, pentadbir akan dapat melihat ini dan mengenal pasti siapa yang menghantar jemputan daripada bahagian Aktiviti konsol pentadbir.
Acara jenis apakah yang direkodkan?
Acara folder kongsian akan direkod apabila seseorang:
- Mencipta folder kongsian
- Menjemput orang lain ke folder
- Menyertai folder
- Menyingkirkan orang lain daripada folder
- Ubah peranan orang lain dalam folder
- Memindah milik folder kepada orang lain
- Menyahkongsi folder
- Mengubah izin perkongsian sesuatu folder
- Mengubah izin perkongsian umum folder kongsian di dalam Konsol Pentadbir
- Memindahkan folder kongsian daripada Dropbox kerja ke Dropbox peribadi (atau sebaliknya), khususnya apabila kedua-dua tetapan tahap folder dan tetapan tahap pasukan membenarkan perkongsian di luar pasukan
Acara fail kongsian akan direkod apabila fail:
- Ditambah
- Dimuat turun
- Diedit
- Dipratonton
- Dihapus
- Dihapuskan secara kekal
- Dipulihkan (apabila penghapusan fail dibuat asal, atau dipindahkan kembali ke lokasi asalnya)
- Dipulihkan (apabila fail dipulihkan kepada versi terdahulu, sebelum suntingan dibuat)
- Dinamakan semula
- Dialihkan (apabila fail dialihkan daripada satu folder ke yang lain)
- Disalin
- Dipulihkan (apabila akaun seseorang dipulihkan kepada detik masa lampau, dan fail yang terlibat disebabkan oleh pemulihan ini)
Acara pautan kongsian akan direkod apabila:
- Ahli pasukan mencipta atau berkongsi pautan
- Bukan ahli pasukan mencipta atau berkongsi pautan dari folder kongsian yang dimiliki oleh ahli pasukan
- Pautan dikongsi atau dicipta melalui apl pihak ketiga
- Ahli pasukan membuang pautan
- Ahli pasukan mengubah visibiliti pautan
- Seorang ahli pasukan menetapkan kata laluan atau tarikh luput untuk pautan
- Pentadbir mengubah izin perkongsian umum pautan kongsian di dalam Konsol Pentadbir
- Seseorang membuka atau menyimpan fail daripada pautan ke kandungan milik pasukan
Acara permintaan fail akan direkodkan apabila:
- Ahli pasukan mencipta permintaan fail
- Ahli pasukan menerima fail yang dimuat naik bagi permintaan fail
Acara perkongsian Paper akan direkod apabila:
- Dokumen atau folder Paper dikongsi atau dinyahkongsi dengan ahli pasukan
- Dokumen atau folder Paper yang dimiliki oleh pasukan dikongsi atau dinyahkongsi dengan seseorang yang bukan dalam pasukan
- Ahli pasukan melihat dokumen Paper
- Sesorang yang bukan dalam pasukan melihat dokumen Paper
- Ahli pasukan disebut di dalam dokumen Paper
- Seseorang yang bukan dalam pasukan disebut dalam dokumen Paper yang dimiliki pasukan
- Tetapan perkongsian lalai dokumen Paper berubah
- Keizinan diubah untuk ahli dokumen Paper
- Akses dokumen Paper diminta oleh ahli pasukan atau seseorang yang bukan dalam pasukan
Aktiviti Hantar dan jejaki* direkodkan apabila:
- Fail ditambah ke Hantar dan jejaki
- Pautan dicipta dalam Hantar dan jejaki
- Pautan dihapuskan dalam Hantar dan jejaki
- Fail dinamakan semula dalam Hantar dan jejaki
- Pautan kongsian dibuka dalam Hantar dan jejaki
- Pautan disunting dalam Hantar dan jejaki
- Fail dan pautan dibuang daripada Hantar dan jejaki
- Fail dan pautan dinamakan semula daripada Hantar dan jejaki
*Acara ini hanya tersedia kepada pelanggan dalam Dropbox Business atau Dropbox Business Plus.
Aktiviti† halaman Tandatangan direkodkan apabila:
- Permintaan tandatangan dihantar
- Permintaan tandatangan dibuka
- Permintaan tandatangan dilengkapkan
- Peringatan permintaan tandatangan dihantar
- Permintaan tandatangan dibatalkan
- Permintaan tandatangan ditolak
†Acara ini hanya tersedia kepada pelanggan dalam pelan Dropbox Sign berbayar, atau Dropbox Standard, Advanced, Business atau Business Plus.
Membuka pautan atau menambah fail ke akaun Dropbox hanya dilaporkan dalam laporan aktiviti penuh.
Acara akan direkodkan sama ada ahli pasukan atau ahli bukan pasukan membuka atau menambah pautan ke Dropbox mereka.
Log audit perkongsian tidak menjejaki apabila seseorang ahli meninggalkan atau menambah folder kongsian, kerana ahli itu masih mempunyai akses kepada folder dan boleh menambah pada bila-bila masa.
Bagaimanakah saya boleh melihat aktiviti perkongsian dalam papan pemuka statistik?
Jika anda ingin mendapatkan gambaran lebih mendalam bagi aktiviti perkongsian pasukan anda dari semasa ke semasa, lihat papan pemuka statistik. Papan pemuka tersebut memberikan statistik penggunaan yang menyeluruh, seperti bilangan pautan kongsian yang dicipta dan bilangan folder kongsian yang aktif.
Mengapakah beberapa medan dalam laporan perkongsian luaran kosong?
Medan Dikongsi oleh kosong
Medan ini boleh kosong dalam senario berikut:
- Akaun Dropbox yang berkaitan dilumpuhkan.
- Fail yang dikongsi ialah fail Dropbox Paper, Google Doc, atau Microsoft 365.
Medan Dikongsi dengan kosong
Medan ini boleh kosong apabila pautan yang dikongsi dicipta tetapi tidak dikongsi dengan e-mel tertentu.
Nota: Apabila fail dikongsi melalui pautan yang dikongsi, medan ini akan kosong.
Medan Individu yang mengakses kosong
Medan ini kekal kosong jika fail belum diakses menggunakan pautan yang dikongsi secara lansung melalui e-mel.
Medan Tarikh aktiviti kosong
Jika medan Individu yang Mengakses kosong, medan Tarikh Aktiviti juga akan kekal kosong, kerana tiada aktiviti akses yang direkodkan.
Medan Laluan kosong
Jika medan laluan kosong, ini bermakna data disimpan dalam folder asas tanpa laluan subfolder.
