Jak monitorować aktywność udostępniania w zespole

Q: Co zrobić, jeśli nieznana osoba dołączy do folderu udostępnionego?

Jeśli nieznana osoba dołączy do udostępnionego folderu, administratorzy będą mogli zobaczyć to zdarzenie, a także zobaczyć, kto wysłał im zaproszenie - za pomocą karty Aktywność.

Q: Jak wyświetlić aktywność udostępniania w panelu analitycznym?

Jeśli chcesz mieć szczegółowy wgląd w aktywność związaną z udostępnianiem w Twoim zespole, wykorzystaj do tego <a href="https://www.dropbox.com/team/admin/dashboard">panel analityczny</a>. Podaje on ogólne statystyki użycia, takie jak liczba utworzonych łączy udostępnionych i liczba aktywnych folderów udostępnionych. <a href="/content/dropbox/www/pl-pl/help/account-access/insights-dashboard.html">Dowiedz się więcej o panelu analitycznym</a>.

Zaktualizowano Feb 12, 2024

Niektórzy administratorzy mogą śledzić sposób udostępniania określonych danych w organizacji i poza nią.

Dowiedz się, jak skonfigurować ograniczenia łączy w zespole.

Podgląd aktywności udostępniania

Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
Na stronie Aktywność zdarzenia udostępniania pojawiać się będą wraz z innymi rodzajami zdarzeń. Do filtrowania zdarzeń tylko z zakresu udostępniania wybierz z menu rozwijanegoUdostępnianie.

Strona Aktywność przedstawia podsumowanie aktywności zespołu w kolejności od najnowszych. Nie pokazuje jednak wszystkich działań podjętych przez zespół. Możesz wygenerować pełny raport aktywności z określonego okresu, klikając Utwórz pełny raport na karcie Aktywność.

Uwaga: raport aktywności pokazuje tylko aktywność w folderach zespołu lub w udostępnionym obszarze roboczym zespołu.

Możesz również przeglądać ostatnie aktywności udostępniania dla konkretnego członka zespołu, klikając Członkowie na pasku bocznym po lewej stronie, a następnie wybrane nazwisko na liście.

Wyświetlanie i zarządzanie udostępnianiem zewnętrznym

Możesz wyświetlić, które pliki, foldery i łącza udostępnione są udostępniane osobom spoza zespołu, a także szczegółowe informacje o tym, jak zostały udostępnione, w tym:

Pozycje udostępnione – typ, rozmiar i ścieżka
Bezpieczeństwo – poziom dostępu i informacja, czy są chronione hasłem lub datą wygaśnięcia
Udostępnianie – kto udostępnił zawartość, kiedy i komu
Aktywność – czy zawartość była wyświetlana lub edytowana

Możesz je wyświetlić, pobierając raport lub przeglądając stronę udostępniania zewnętrznego. Możesz także zarządzać dostępem do tych plików i folderów z dedykowanej zewnętrznej strony udostępniania.

Dropbox przechodzi na zaktualizowaną architekturę łączy udostępnionych, w której łącza są oparte na treści, a nie na użytkownikach. Wpłynie to na sposób tworzenia i udostępniania łączy. Nowe łącze można rozpoznać po obecności parametru „rlkey” w adresie URL. W przypadku tych łączy powyższe zachowanie będzie działać inaczej:

Udostępnianie łączy może być powiązane z właścicielem treści lub użytkownikiem, który wygenerował łącze.

Uwaga: zarówno strona dedykowana, jak i raport:

Uwzględniają tylko pliki i foldery, które są udostępniane bezpośrednio
- Na przykład, jeśli folder jest udostępniony, zostanie on uwzględniony, ale znajdujące się w nim pliki już nie
Uwzględniają pliki i foldery, dla których członek zespołu utworzył łącze udostępnione
Są dostępne tylko dla zespołów posiadających mniej niż pięć milionów udostępnień zewnętrznych
Nie zawierają dokumentów Dropbox Paper

Jak pobrać raport dotyczący udostępniania zewnętrznego?

Możesz kliknąć Utwórz raport, aby utworzyć raport dotyczący udostępniania zewnętrznego ze strony udostępniania zewnętrznego i panelu analitycznego. Raport zawiera wszystkie dane dotyczące udostępniania na zewnątrz zespołu i nie można go filtrować.

Masz dostęp do dedykowanej strony udostępniania zewnętrznego w konsoli administratora, gdzie możesz wyświetlać, filtrować i zarządzać udostępnionymi na zewnątrz plikami i folderami.

Uwaga: Dropbox dołoży wszelkich starań, aby ta strona była jak najbardziej aktualna – raport będzie zawierał najbardziej aktualne informacje.

Aby otworzyć stronę udostępniania na zewnątrz:

Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
Kliknij Bezpieczeństwo na lewym pasku bocznym.
Kliknij Udostępnianie zewnętrzne.

Pliki udostępnione zewnętrznie można wyszukiwać i filtrować według kategorii, takich jak nazwy plików, czas udostępnienia, osoba udostępniająca i typ pliku.

Aby zarządzać udostępnionym na zewnątrz plikiem lub folderem ze strony udostępniania na zewnątrz:

Wykonaj powyższe kroki, aby otworzyć stronę udostępniania na zewnątrz.
Najedź kursorem na nazwę pliku lub folderu, którym chcesz zarządzać.
Kliknij „…” (wielokropek).
Kliknij Zarządzaj dostępem.

Jeśli plik lub folder znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz okno udostępniania. Jeśli plik lub folder nie znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz opcję logowania jako członek zespołu. W obu przypadkach po otwarciu okna udostępniania pliku lub folderu możesz zarządzać dostępem do niego w taki sam sposób, jak zarządzasz dostępem do dowolnego udostępnionego pliku lub folderu w Dropbox.

Często zadawane pytania na temat aktywności udostępniania

Co zrobić, jeśli nieznana osoba dołączy do folderu udostępnionego?

Jakie rodzaje zdarzeń są rejestrowane?

Zdarzenia dla folderów udostępnionych są rejestrowane, gdy ktoś:

Utworzy folder udostępniony
Zaprasza osobę do folderu
Dołącza do folderu
Usuwa osobę z folderu
Zmienia rolę innej osoby w folderze
Przenosi własność folderu udostępnionego na inną osobę
Wyłącza udostępnianie folderu
Zmienia uprawnienia udostępniania dla folderu
Zmienia ogólne uprawnienia udostępniania dla folderów z poziomu Konsoli administratora
Przenosi folder udostępniony ze służbowego konta Dropbox do osobistego konta Dropbox (i odwrotnie), zwłaszcza wtedy, gdy ustawienia na poziomie folderów oraz na poziomie zespołu zezwalają na udostępnianie poza zespołem.

Zdarzenia dla plików udostępnionych są rejestrowane, gdy na pliku wykonano następującą czynność:

Dodano
Pobrano
Zmodyfikowano
Wyświetlono podgląd
Usunięto
Trwale usunięto
Przywrócono (przez cofnięcie usunięcia pliku lub przeniesienie go z powrotem do pierwotnej lokalizacji)
Przywrócono do poprzedniej wersji, sprzed wprowadzenia serii zmian
Zmieniono nazwę
Przeniesiono (z jednego folderu do drugiego)
Skopiowano
Wycofano zmiany (przez cofnięcie konta do stanu z określonego momentu, co wpłynęło na określone pliki)

Zdarzenia dla łączy udostępnionych są rejestrowane, gdy:

Członek zespołu utworzy lub udostępni łącze
Osoba spoza zespołu utworzy lub udostępni łącze z folderu udostępnionego, który należy do członka zespołu
Łącze zostanie udostępnione lub utworzone przez aplikację innej firmy
Członek zespołu usunie łącze
Członek zespołu zmieni widoczność łącza
Członek zespołu ustawia hasło lub termin wygaśnięcia łącza
Administrator zmieni ogólne uprawnienia udostępniania dla łączy z poziomu Konsoli administratora
Ktoś otwiera lub zapisuje pliki z łącza do zawartości należącej do zespołu

Zdarzenia dla próśb o pliki są rejestrowane, gdy:

Członek zespołu utworzy prośbę o plik
Członek zespołu otrzyma plik przesłany za pomocą prośby o plik

Zdarzenia udostępniania w Paper są rejestrowane, gdy:

Dokument lub folder Paper zostanie udostępniony członkowi zespołu lub jego udostępnianie zostanie wyłączone
Należący do zespołu dokument lub folder Paper zostanie udostępniony osobie spoza zespołu albo jego udostępnianie zostanie wyłączone
Członek zespołu wyświetli dokument Paper
Osoba spoza zespołu wyświetli dokument Paper
Członek zespołu zostanie wspomniany w dokumencie Paper
Osoba spoza zespołu zostanie wspomniana w należącym do zespołu dokumencie Paper
Zmieni się domyślne ustawienie udostępniania dokumentu Paper
Zostaną zmienione uprawnienia członka dokumentu Paper
Członek zespołu lub osoba spoza zespołu poprosi o dostęp do dokumentu Paper

Aktywność* Wyślij i śledź jest rejestrowana, gdy:

Plik zostanie dodany do Wyślij i śledź
Łącze zostanie utworzone w Wyślij i śledź
Łącze zostanie usunięte w Wyślij i śledź
Nazwa łącza zostanie zmieniona w Wyślij i śledź
Łącze udostępnione zostanie otwarte w Wyślij i śledź
Łącze zostanie edytowane w Wyślij i śledź
Pliki i łącza zostaną usunięte z Wyślij i śledź
Nazwy łączy i plików zostaną zmienione w Wyślij i śledź

*Te zdarzenia są dostępne tylko dla klientów korzystających z Dropbox Business lub Business Plus.

Aktywność na stronie Podpisy† jest rejestrowana, gdy:

Prośba o podpis zostanie wysłana
Prośba o podpis zostanie otwarta
Prośba o podpis zostanie wypełniona
Przypomnienie o podpisaniu zostanie wysłane
Prośba o podpis zostanie anulowana
Prośba o podpis zostanie odrzucona

†Te zdarzenia są dostępne tylko dla klientów korzystających z płatnej taryfy Dropbox Sign, Dropbox Standard, Advanced, Business lub Business Plus.

Otwieranie łącza lub dodawanie plików do konta Dropbox jest odnotowywane tylko w pełnym raporcie aktywności.

Zdarzenie zostanie zarejestrowane niezależnie od tego, czy łącze zostanie otwarte lub dodane przez osobę będącą lub niebędącą członkiem zespołu.

Dziennik inspekcji udostępniania nie rejestruje zdarzenia, gdy członek zespołu opuści lub doda folder udostępniony, ponieważ nadal ma on dostęp do folderu i może dodać go w dowolnej chwili.