Jak monitorować aktywność udostępniania w zespole
Niektórzy administratorzy mogą śledzić sposób udostępniania określonych danych w organizacji i poza nią.
Dowiedz się, jak skonfigurować ograniczenia łączy w zespole.
Podgląd aktywności udostępniania
- Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
- Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
- Na stronie Aktywność zdarzenia udostępniania pojawiać się będą wraz z innymi rodzajami zdarzeń. Do filtrowania zdarzeń tylko z zakresu udostępniania wybierz z menu rozwijanegoUdostępnianie.
Strona Aktywność przedstawia podsumowanie aktywności zespołu w kolejności od najnowszych. Nie pokazuje jednak wszystkich działań podjętych przez zespół. Możesz wygenerować pełny raport aktywności z określonego okresu, klikając Utwórz pełny raport na karcie Aktywność.
Uwaga: raport aktywności pokazuje tylko aktywność w folderach zespołu lub w udostępnionym obszarze roboczym zespołu.
Możesz również przeglądać ostatnie aktywności udostępniania dla konkretnego członka zespołu, klikając Członkowie na pasku bocznym po lewej stronie, a następnie wybrane nazwisko na liście.
Wyświetlanie i zarządzanie udostępnianiem zewnętrznym
Możesz wyświetlić, które pliki, foldery i łącza udostępnione są udostępniane osobom spoza zespołu, a także szczegółowe informacje o tym, jak zostały udostępnione, w tym:
- Pozycje udostępnione – typ, rozmiar i ścieżka
- Bezpieczeństwo – poziom dostępu i informacja, czy są chronione hasłem lub datą wygaśnięcia
- Udostępnianie – kto udostępnił zawartość, kiedy i komu
- Aktywność – czy zawartość była wyświetlana lub edytowana
Możesz je wyświetlić, pobierając raport lub przeglądając stronę udostępniania zewnętrznego. Możesz także zarządzać dostępem do tych plików i folderów z dedykowanej zewnętrznej strony udostępniania.
Dropbox przechodzi na zaktualizowaną architekturę łączy udostępnionych, w której łącza są oparte na treści, a nie na użytkownikach. Wpłynie to na sposób tworzenia i udostępniania łączy. Nowe łącze można rozpoznać po obecności parametru „rlkey” w adresie URL. W przypadku tych łączy powyższe zachowanie będzie działać inaczej:
- Udostępnianie łączy może być powiązane z właścicielem treści lub użytkownikiem, który wygenerował łącze.
Uwaga: zarówno strona dedykowana, jak i raport:
- Uwzględniają tylko pliki i foldery, które są udostępniane bezpośrednio
- Na przykład, jeśli folder jest udostępniony, zostanie on uwzględniony, ale znajdujące się w nim pliki już nie
- Uwzględniają pliki i foldery, dla których członek zespołu utworzył łącze udostępnione
- Są dostępne tylko dla zespołów posiadających mniej niż pięć milionów udostępnień zewnętrznych
- Nie zawierają dokumentów Dropbox Paper
Jak pobrać raport dotyczący udostępniania zewnętrznego?
Możesz kliknąć Utwórz raport, aby utworzyć raport dotyczący udostępniania zewnętrznego ze strony udostępniania zewnętrznego i panelu analitycznego. Raport zawiera wszystkie dane dotyczące udostępniania na zewnątrz zespołu i nie można go filtrować.
Masz dostęp do dedykowanej strony udostępniania zewnętrznego w konsoli administratora, gdzie możesz wyświetlać, filtrować i zarządzać udostępnionymi na zewnątrz plikami i folderami.
Uwaga: Dropbox dołoży wszelkich starań, aby ta strona była jak najbardziej aktualna – raport będzie zawierał najbardziej aktualne informacje.
Aby otworzyć stronę udostępniania na zewnątrz:
- Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
- Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
- Kliknij Ustawienia na lewym pasku bocznym.
- Kliknij Udostępnianie.
Pliki udostępnione zewnętrznie można wyszukiwać i filtrować według kategorii, takich jak nazwy plików, czas udostępnienia, osobę udostępniającą i typ pliku.
Aby zarządzać udostępnionym na zewnątrz plikiem lub folderem ze strony udostępniania na zewnątrz:
- Wykonaj powyższe kroki, aby otworzyć stronę udostępniania na zewnątrz.
- Najedź kursorem na nazwę pliku lub folderu, którym chcesz zarządzać.
- Kliknij „…” (wielokropek).
- Kliknij Zarządzaj dostępem.
Jeśli plik lub folder znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz okno udostępniania. Jeśli plik lub folder nie znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz opcję logowania jako członek zespołu. W obu przypadkach po otwarciu okna udostępniania pliku lub folderu możesz zarządzać dostępem do niego w taki sam sposób, jak zarządzasz dostępem do dowolnego udostępnionego pliku lub folderu w Dropbox.
Często zadawane pytania na temat aktywności udostępniania
Co zrobić, jeśli nieznana osoba dołączy do folderu udostępnionego?
Jeśli nieznana osoba dołączy do udostępnionego folderu, administratorzy będą mogli zobaczyć to zdarzenie, a także zobaczyć, kto wysłał im zaproszenie - za pomocą karty Aktywność.
Jakie rodzaje zdarzeń są rejestrowane?
Zdarzenia dla folderów udostępnionych są rejestrowane, gdy ktoś:
- Utworzy folder udostępniony
- Zaprasza osobę do folderu
- Dołącza do folderu
- Usuwa osobę z folderu
- Zmienia rolę innej osoby w folderze
- Przenosi własność folderu udostępnionego na inną osobę
- Wyłącza udostępnianie folderu
- Zmienia uprawnienia udostępniania dla folderu
- Zmienia ogólne uprawnienia udostępniania dla folderów z poziomu Konsoli administratora
- Przenosi folder udostępniony ze służbowego konta Dropbox do osobistego konta Dropbox (i odwrotnie), zwłaszcza wtedy, gdy ustawienia na poziomie folderów oraz na poziomie zespołu zezwalają na udostępnianie poza zespołem.
Zdarzenia dla plików udostępnionych są rejestrowane, gdy na pliku wykonano następującą czynność:
- Dodano
- Pobrano
- Zmodyfikowano
- Wyświetlono podgląd
- Usunięto
- Trwale usunięto
- Przywrócono (przez cofnięcie usunięcia pliku lub przeniesienie go z powrotem do pierwotnej lokalizacji)
- Przywrócono do poprzedniej wersji, sprzed wprowadzenia serii zmian
- Zmieniono nazwę
- Przeniesiono (z jednego folderu do drugiego)
- Skopiowano
- Wycofano zmiany (przez cofnięcie konta do stanu z określonego momentu, co wpłynęło na określone pliki)
Zdarzenia dla łączy udostępnionych są rejestrowane, gdy:
- Członek zespołu utworzy lub udostępni łącze
- Osoba spoza zespołu utworzy lub udostępni łącze z folderu udostępnionego, który należy do członka zespołu
- Łącze zostanie udostępnione lub utworzone przez aplikację innej firmy
- Członek zespołu usunie łącze
- Członek zespołu zmieni widoczność łącza
- Członek zespołu ustawia hasło lub termin wygaśnięcia łącza
- Administrator zmieni ogólne uprawnienia udostępniania dla łączy z poziomu Konsoli administratora
- Ktoś otwiera lub zapisuje pliki z łącza do zawartości należącej do zespołu
Zdarzenia dla próśb o pliki są rejestrowane, gdy:
- Członek zespołu utworzy prośbę o plik
- Członek zespołu otrzyma plik przesłany za pomocą prośby o plik
Zdarzenia udostępniania w Paper są rejestrowane, gdy:
- Dokument lub folder Paper zostanie udostępniony członkowi zespołu lub jego udostępnianie zostanie wyłączone
- Należący do zespołu dokument lub folder Paper zostanie udostępniony osobie spoza zespołu albo jego udostępnianie zostanie wyłączone
- Członek zespołu wyświetli dokument Paper
- Osoba spoza zespołu wyświetli dokument Paper
- Członek zespołu zostanie wspomniany w dokumencie Paper
- Osoba spoza zespołu zostanie wspomniana w należącym do zespołu dokumencie Paper
- Zmieni się domyślne ustawienie udostępniania dokumentu Paper
- Zostaną zmienione uprawnienia członka dokumentu Paper
- Członek zespołu lub osoba spoza zespołu poprosi o dostęp do dokumentu Paper
Aktywność* Wyślij i śledź jest rejestrowana, gdy:
- Plik zostanie dodany do Wyślij i śledź
- Łącze zostanie utworzone w Wyślij i śledź
- Łącze zostanie usunięte w Wyślij i śledź
- Nazwa łącza zostanie zmieniona w Wyślij i śledź
- Łącze udostępnione zostanie otwarte w Wyślij i śledź
- Łącze zostanie edytowane w Wyślij i śledź
- Pliki i łącza zostaną usunięte z Wyślij i śledź
- Nazwy łączy i plików zostaną zmienione w Wyślij i śledź
*Te zdarzenia są dostępne tylko dla klientów korzystających z Dropbox Business lub Business Plus.
Aktywność na stronie Podpisy† jest rejestrowana, gdy:
- Prośba o podpis zostanie wysłana
- Prośba o podpis zostanie otwarta
- Prośba o podpis zostanie wypełniona
- Przypomnienie o podpisaniu zostanie wysłane
- Prośba o podpis zostanie anulowana
- Prośba o podpis zostanie odrzucona
†Te zdarzenia są dostępne tylko dla klientów korzystających z płatnej taryfy Dropbox Sign, Dropbox Standard, Advanced, Business lub Business Plus.
Otwieranie łącza lub dodawanie plików do konta Dropbox jest odnotowywane tylko w pełnym raporcie aktywności.
Zdarzenie zostanie zarejestrowane niezależnie od tego, czy łącze zostanie otwarte lub dodane przez osobę będącą lub niebędącą członkiem zespołu.
Dziennik inspekcji udostępniania nie rejestruje zdarzenia, gdy członek zespołu opuści lub doda folder udostępniony, ponieważ nadal ma on dostęp do folderu i może dodać go w dowolnej chwili.
Jak wyświetlić aktywność udostępniania w panelu analitycznym?
Jeśli chcesz mieć szczegółowy wgląd w aktywność związaną z udostępnianiem w Twoim zespole, wykorzystaj do tego panel analityczny. Podaje on ogólne statystyki użycia, takie jak liczba utworzonych łączy udostępnionych i liczba aktywnych folderów udostępnionych.
