Jak monitorować aktywność udostępniania w zespole

Określone typy administratorów mogą śledzić sposób udostępniania określonych danych w Twojej organizacji i poza nią. W tym artykule omówiono, jak w konsoli administratora monitorować aktywność związaną z udostępnianiem, generować raporty dotyczące udostępniania na zewnątrz i zarządzać zawartością udostępnianą na zewnątrz.

Dowiedz się, jak skonfigurować ograniczenia łączy w zespole.

Podgląd aktywności udostępniania

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Aktywność na lewym pasku bocznym.

Strona Aktywność zawiera podsumowanie ostatniej aktywności zespołu. Nie pokazuje jednak wszystkich działań podjętych przez Twój zespół. Aby wygenerować pełny raport aktywności za określony okres, kliknij Utwórz raport.

Aby wyświetlić ostatnią aktywność określonego członka zespołu związaną z udostępnianiem, kliknij Członkowie na lewym pasku bocznym, a następnie kliknij imię i nazwisko tego członka na liście.

Wyświetlanie i zarządzanie udostępnianiem zewnętrznym

Możesz wyświetlić, jakie pliki, foldery i łącza udostępnione są udostępniane osobom spoza zespołu, a także zobaczyć, w jaki sposób zostały one udostępnione. Wyświetlane są następujące informacje:

• Udostępnione pozycje: typ, rozmiar i ścieżka
• Bezpieczeństwo: poziom dostępu oraz czy udostępniona zawartość jest chroniona hasłem lub ma ustawioną datę wygaśnięcia
• Udostępnianie: kto udostępnił zawartość, kiedy i komu
• Aktywność: czy zawartość była wyświetlana lub edytowana

Zespoły, które mają mniej niż 5 milionów udostępnień na zewnątrz, mogą wyświetlić te informacje, pobierając raport lub odwiedzając kartę „Udostępnianie na zewnątrz” na stronie Bezpieczeństwo w konsoli administratora.

Możesz wyświetlić te informacje, pobierając raport lub wyświetlając kartę „Udostępnianie na zewnątrz” w sekcji Bezpieczeństwo w konsoli administratora:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
4. Kliknij Bezpieczeństwo.

Możesz również zarządzać dostępem do tych plików i folderów z poziomu karty Udostępnianie na zewnątrz.

Informacje przedstawione w raporcie oraz na karcie „Udostępnianie na zewnątrz” obejmują wyłącznie pliki i foldery, które zostały udostępnione bezpośrednio. Na przykład, w przypadku udostępnienia folderu zostanie on uwzględniony, ale jego zawartość już nie. Dotyczy to wszystkich plików lub folderów, dla których członkowie zespołu utworzyli łącze udostępnione.

Jak pobrać raport dotyczący udostępniania zewnętrznego?

Możesz utworzyć raport dotyczący udostępniania na zewnątrz z poziomu karty Udostępnianie na zewnątrz na stronie Bezpieczeństwo. Raport zawiera wszystkie dane dotyczące udostępniania na zewnątrz przez zespół i nie ma możliwości jego filtrowania.

W konsoli administratora masz dostęp do strony poświęconej udostępnianiu na zewnątrz, na której możesz wyświetlać, filtrować i zarządzać plikami oraz folderami udostępnionymi na zewnątrz. Możesz filtrować m.in. wg nazw plików, typów plików, daty udostępnienia i osoby, która je udostępniła.

Aby utworzyć raport dotyczący udostępniania na zewnątrz:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
4. Kliknij Bezpieczeństwo.
5. Kliknij kartę Udostępnianie na zewnątrz.
6. Kliknij Utwórz raport.
7. Zaznacz pole wyboru obok typów raportów, które chcesz wygenerować:
   • Wszystkie łącza udostępniania i treści przekazane e-mailem
   • Niepowtarzalne wyświetlenia łączy bez daty wygaśnięcia, które utworzono ponad 3 miesiące temu
   • Niepowtarzalne wyświetlenia łączy nieopatrzonych hasłem
8. Kliknij Generuj.

Gdy raport dotyczący udostępniania na zewnątrz będzie gotowy, otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem. Twoje raporty dotyczące udostępniania na zewnątrz są przechowywane w Twoim Dropbox w postaci plików CSV.

Typy danych zawartych w raporcie dotyczącym udostępniania na zewnątrz

Raport dotyczący udostępniania na zewnątrz może zawierać następujące dane:

• Typ pozycji: typ udostępnionej zawartości.
• Nazwa: nazwa udostępnionej zawartości.
• Udostępnione przez: imię i nazwisko użytkownika, który udostępnił zawartość.
• Data ostatniego udostępnienia: pierwotna data udostępnienia zawartości. Dodatkowe udostępnienia w późniejszym terminie nie spowodują zmiany tego pola, jeżeli łącze będzie nadal zewnętrzne i pozostanie niezmienione dla udostępniania łączy lub jeżeli odbiorca nadal będzie miał uprawnienia dostępu do udostępniania bezpośredniego.
  • W przypadku łączy wykorzystywana jest Data utworzenia zamiast Daty ostatniego udostępnienia.
  • W przypadku udostępnień bezpośrednich wykorzystywana jest Godzina udostępnienia zamiast Daty ostatniego udostępnienia.
• Udostępnione użytkownikowi: imię i nazwisko użytkownika, który otrzymał zawartość.
• Dostęp: poziom przyznanego dostępu (na przykład „do edycji” lub „tylko do wyświetlania”).
• Domena odbiorcy: domena e-mail odbiorcy.
• Ostatnia aktywność: ostatnia aktywność związana z udostępnioną zawartością. Jako aktywność rejestrowana jest zmiana dotycząca samej zawartości, a nie aktywność dotycząca łącza.
  • Uwaga: wyświetla tylko ostatnią aktywność dotyczącą plików. 
• Data aktywności: ostatnia data aktywności wskazanej w polu Ostatnia aktywność.
• Ścieżka: lokalizacja pozycji na udostępnionym dysku lub systemie.
• Typ folderu: typ folderu, jeżeli dotyczy (np. folder członkowski).
• Liczba pozycji: liczba pozycji w udostępnionym folderze lub pliku.
• Rozszerzenie: rozszerzenie pliku (np. .doc, .paper, .pdf) udostępnionej pozycji.
• Rozmiar: rozmiar danych udostępnionej pozycji.
• Sposób udostępnienia: sposób udostępnienia pozycji (np. łącze lub udostępnienie bezpośrednie). 
• Kto uzyskał dostęp: adresy e-mail osób, które uzyskały dostęp do udostępnionej pozycji. Dotyczy tylko plików udostępnianych bezpośrednio lub za pomocą łącza.
• Data wygaśnięcia: data wygaśnięcia łącza udostępnionego lub uprawnień dostępu. Dotyczy tylko łączy.
• Hasło: wskazuje, czy do uzyskania dostępu do udostępnionej pozycji wymagane było hasło. 
• Ustawienie pobierania: określa, czy dla udostępnionej pozycji dozwolone jest pobieranie. Dotyczy tylko łączy.

Jak zarządzać zawartością udostępnianą na zewnątrz

Aby zarządzać plikiem lub folderem udostępnionym na zewnątrz z poziomu strony Udostępnianie na zewnątrz:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
4. Kliknij Bezpieczeństwo.
5. Kliknij kartę Udostępnianie na zewnątrz.
6. Najedź kursorem na plik lub folder, którym chcesz zarządzać.
7. Kliknij ☑ (więcej opcji).
8. Kliknij Zarządzaj dostępem.

Jeżeli plik lub folder znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz okno udostępniania. Jeżeli plik lub folder nie znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz opcję zalogowania się jako członek zespołu. Po otwarciu okna udostępniania pliku lub folderu możesz zarządzać dostępem do niego w taki sam sposób, jak w przypadku dowolnego udostępnionego pliku lub folderu.