Jak monitorować aktywność udostępniania w zespole
Informacje zawarte w tym artykule dotyczą określonych typów administratorów korzystających z taryf Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus i Enterprise.
Określone typy administratorów mogą śledzić sposób udostępniania określonych danych w Twojej organizacji i poza nią. W tym artykule omówiono, jak w konsoli administratora monitorować aktywność związaną z udostępnianiem, generować raporty dotyczące udostępniania na zewnątrz i zarządzać zawartością udostępnianą na zewnątrz.
Dowiedz się, jak skonfigurować ograniczenia łączy w zespole.
Podgląd aktywności udostępniania
- Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
- Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
- Kliknij Aktywność na lewym pasku bocznym.
Strona Aktywność zawiera podsumowanie ostatniej aktywności zespołu. Nie pokazuje jednak wszystkich działań podjętych przez Twój zespół. Aby wygenerować pełny raport aktywności za określony okres, kliknij Utwórz raport.
Uwaga: raport aktywności pokazuje tylko aktywność w folderach zespołu lub w udostępnionym obszarze roboczym zespołu.
Aby wyświetlić ostatnią aktywność określonego członka zespołu związaną z udostępnianiem, kliknij Członkowie na lewym pasku bocznym, a następnie kliknij imię i nazwisko tego członka na liście.
Wyświetlanie i zarządzanie udostępnianiem zewnętrznym
Możesz wyświetlić, jakie pliki, foldery i łącza udostępnione są udostępniane osobom spoza zespołu, a także zobaczyć, w jaki sposób zostały one udostępnione. Wyświetlane są następujące informacje:
- Udostępnione pozycje: typ, rozmiar i ścieżka
- Bezpieczeństwo: poziom dostępu oraz czy udostępniona zawartość jest chroniona hasłem lub ma ustawioną datę wygaśnięcia
- Udostępnianie: kto udostępnił zawartość, kiedy i komu
- Aktywność: czy zawartość była wyświetlana lub edytowana
Zespoły, które mają mniej niż 5 milionów udostępnień na zewnątrz, mogą wyświetlić te informacje, pobierając raport lub odwiedzając kartę „Udostępnianie na zewnątrz” na stronie Bezpieczeństwo w konsoli administratora.
Możesz wyświetlić te informacje, pobierając raport lub wyświetlając kartę „Udostępnianie na zewnątrz” w sekcji Bezpieczeństwo w konsoli administratora:
- Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
- Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
- Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
- Kliknij Bezpieczeństwo.
Możesz również zarządzać dostępem do tych plików i folderów z poziomu karty Udostępnianie na zewnątrz.
Informacje przedstawione w raporcie oraz na karcie „Udostępnianie na zewnątrz” obejmują wyłącznie pliki i foldery, które zostały udostępnione bezpośrednio. Na przykład, w przypadku udostępnienia folderu zostanie on uwzględniony, ale jego zawartość już nie. Dotyczy to wszystkich plików lub folderów, dla których członkowie zespołu utworzyli łącze udostępnione.
Uwagi:
- Dropbox aktualizuje swoją architekturę łączy udostępnionych, co będzie miało wpływ na sposób tworzenia i udostępniania łączy. Nowe łącza są oparte na zawartości zamiast na użytkowniku, i można je rozpoznać po tym, że ich adres URL zawiera parametr „rlkey”.
- Jeżeli udostępnisz plik lub folder partnerowi zewnętrznemu za pomocą łącza, będzie on mógł udostępnić to samo łącze innym podmiotom zewnętrznym, ale nie będzie mógł utworzyć własnego łącza do tej zawartości. Każdy plik lub folder ma jedno łącze do edycji i jedno łącze tylko do wyświetlania.
- Raport i strona poświęcona udostępnianiu na zewnątrz nie obejmują informacji dotyczących dokumentów Dropbox Paper.
Jak pobrać raport dotyczący udostępniania zewnętrznego?
Możesz utworzyć raport dotyczący udostępniania na zewnątrz z poziomu karty Udostępnianie na zewnątrz na stronie Bezpieczeństwo. Raport zawiera wszystkie dane dotyczące udostępniania na zewnątrz przez zespół i nie ma możliwości jego filtrowania.
W konsoli administratora masz dostęp do strony poświęconej udostępnianiu na zewnątrz, na której możesz wyświetlać, filtrować i zarządzać plikami oraz folderami udostępnionymi na zewnątrz. Możesz filtrować m.in. wg nazw plików, typów plików, daty udostępnienia i osoby, która je udostępniła.
Uwaga: Dropbox dołoży wszelkich starań, aby ta strona była jak najbardziej aktualna – raport będzie zawierał najbardziej aktualne informacje.
Aby utworzyć raport dotyczący udostępniania na zewnątrz:
- Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
- Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
- Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
- Kliknij Bezpieczeństwo.
- Kliknij kartę Udostępnianie na zewnątrz.
- Kliknij Utwórz raport.
- Zaznacz pole wyboru obok typów raportów, które chcesz wygenerować:
- Wszystkie łącza udostępniania i treści przekazane e-mailem
- Niepowtarzalne wyświetlenia łączy bez daty wygaśnięcia, które utworzono ponad 3 miesiące temu
- Niepowtarzalne wyświetlenia łączy nieopatrzonych hasłem
- Kliknij Generuj.
Gdy raport dotyczący udostępniania na zewnątrz będzie gotowy, otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem. Twoje raporty dotyczące udostępniania na zewnątrz są przechowywane w Twoim Dropbox w postaci plików CSV.
Typy danych zawartych w raporcie dotyczącym udostępniania na zewnątrz
Raport dotyczący udostępniania na zewnątrz może zawierać następujące dane:
- Typ pozycji: typ udostępnionej zawartości.
- Nazwa: nazwa udostępnionej zawartości.
- Udostępnione przez: imię i nazwisko użytkownika, który udostępnił zawartość.
- Data ostatniego udostępnienia: pierwotna data udostępnienia zawartości. Dodatkowe udostępnienia w późniejszym terminie nie spowodują zmiany tego pola, jeżeli łącze będzie nadal zewnętrzne i pozostanie niezmienione dla udostępniania łączy lub jeżeli odbiorca nadal będzie miał uprawnienia dostępu do udostępniania bezpośredniego.
- W przypadku łączy wykorzystywana jest Data utworzenia zamiast Daty ostatniego udostępnienia.
- W przypadku udostępnień bezpośrednich wykorzystywana jest Godzina udostępnienia zamiast Daty ostatniego udostępnienia.
- Udostępnione użytkownikowi: imię i nazwisko użytkownika, który otrzymał zawartość.
- Dostęp: poziom przyznanego dostępu (na przykład „do edycji” lub „tylko do wyświetlania”).
- Domena odbiorcy: domena e-mail odbiorcy.
- Ostatnia aktywność: ostatnia aktywność związana z udostępnioną zawartością. Jako aktywność rejestrowana jest zmiana dotycząca samej zawartości, a nie aktywność dotycząca łącza.
- Uwaga: wyświetla tylko ostatnią aktywność dotyczącą plików.
- Data aktywności: ostatnia data aktywności wskazanej w polu Ostatnia aktywność.
- Ścieżka: lokalizacja pozycji na udostępnionym dysku lub systemie.
- Typ folderu: typ folderu, jeżeli dotyczy (np. folder członkowski).
- Liczba pozycji: liczba pozycji w udostępnionym folderze lub pliku.
- Rozszerzenie: rozszerzenie pliku (np. .doc, .paper, .pdf) udostępnionej pozycji.
- Rozmiar: rozmiar danych udostępnionej pozycji.
- Sposób udostępnienia: sposób udostępnienia pozycji (np. łącze lub udostępnienie bezpośrednie).
- Kto uzyskał dostęp: adresy e-mail osób, które uzyskały dostęp do udostępnionej pozycji. Dotyczy tylko plików udostępnianych bezpośrednio lub za pomocą łącza.
- Data wygaśnięcia: data wygaśnięcia łącza udostępnionego lub uprawnień dostępu. Dotyczy tylko łączy.
- Hasło: wskazuje, czy do uzyskania dostępu do udostępnionej pozycji wymagane było hasło.
- Ustawienie pobierania: określa, czy dla udostępnionej pozycji dozwolone jest pobieranie. Dotyczy tylko łączy.
Jak zarządzać zawartością udostępnianą na zewnątrz
Aby zarządzać plikiem lub folderem udostępnionym na zewnątrz z poziomu strony Udostępnianie na zewnątrz:
- Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
- Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
- Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
- Kliknij Bezpieczeństwo.
- Kliknij kartę Udostępnianie na zewnątrz.
- Najedź kursorem na plik lub folder, którym chcesz zarządzać.
- Kliknij ☑ (więcej opcji).
- Kliknij Zarządzaj dostępem.
Jeżeli plik lub folder znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz okno udostępniania. Jeżeli plik lub folder nie znajduje się w folderze zespołu, zobaczysz opcję zalogowania się jako członek zespołu. Po otwarciu okna udostępniania pliku lub folderu możesz zarządzać dostępem do niego w taki sam sposób, jak w przypadku dowolnego udostępnionego pliku lub folderu.
Często zadawane pytania na temat aktywności udostępniania
Co zrobić, jeśli nieznana osoba dołączy do folderu udostępnionego?
Jeżeli do folderu udostępnionego dołączy nieznana osoba, administratorzy będą mogli to zobaczyć i określić, kto wysłał zaproszenie, korzystając z sekcji Aktywność w konsoli administratora.
Jakie rodzaje zdarzeń są rejestrowane?
Zdarzenia dla folderów udostępnionych są rejestrowane, gdy ktoś:
- Utworzy folder udostępniony
- Zaprasza osobę do folderu
- Dołącza do folderu
- Usuwa osobę z folderu
- Zmienia rolę innej osoby w folderze
- Przenosi własność folderu udostępnionego na inną osobę
- Wyłącza udostępnianie folderu
- Zmienia uprawnienia udostępniania dla folderu
- Zmienia ogólne uprawnienia udostępniania dla folderów z poziomu Konsoli administratora
- Przenosi folder udostępniony ze służbowego konta Dropbox do osobistego konta Dropbox (i odwrotnie), zwłaszcza wtedy, gdy ustawienia na poziomie folderów oraz na poziomie zespołu zezwalają na udostępnianie poza zespołem.
Zdarzenia dla plików udostępnionych są rejestrowane, gdy na pliku wykonano następującą czynność:
- Dodano
- Pobrano
- Zmodyfikowano
- Wyświetlono podgląd
- Usunięto
- Trwale usunięto
- Przywrócono (przez cofnięcie usunięcia pliku lub przeniesienie go z powrotem do pierwotnej lokalizacji)
- Przywrócono do poprzedniej wersji, sprzed wprowadzenia serii zmian
- Zmieniono nazwę
- Przeniesiono (z jednego folderu do drugiego)
- Skopiowano
- Wycofano zmiany (przez cofnięcie konta do stanu z określonego momentu, co wpłynęło na określone pliki)
Zdarzenia dla łączy udostępnionych są rejestrowane, gdy:
- Członek zespołu utworzy lub udostępni łącze
- Osoba spoza zespołu utworzy lub udostępni łącze z folderu udostępnionego, który należy do członka zespołu
- Łącze zostanie udostępnione lub utworzone przez aplikację innej firmy
- Członek zespołu usunie łącze
- Członek zespołu zmieni widoczność łącza
- Członek zespołu ustawia hasło lub termin wygaśnięcia łącza
- Administrator zmieni ogólne uprawnienia udostępniania dla łączy z poziomu Konsoli administratora
- Ktoś otwiera lub zapisuje pliki z łącza do zawartości należącej do zespołu
Zdarzenia dla próśb o pliki są rejestrowane, gdy:
- Członek zespołu utworzy prośbę o plik
- Członek zespołu otrzyma plik przesłany za pomocą prośby o plik
Zdarzenia udostępniania w Paper są rejestrowane, gdy:
- Dokument lub folder Paper zostanie udostępniony członkowi zespołu lub jego udostępnianie zostanie wyłączone
- Należący do zespołu dokument lub folder Paper zostanie udostępniony osobie spoza zespołu albo jego udostępnianie zostanie wyłączone
- Członek zespołu wyświetli dokument Paper
- Osoba spoza zespołu wyświetli dokument Paper
- Członek zespołu zostanie wspomniany w dokumencie Paper
- Osoba spoza zespołu zostanie wspomniana w należącym do zespołu dokumencie Paper
- Zmieni się domyślne ustawienie udostępniania dokumentu Paper
- Zostaną zmienione uprawnienia członka dokumentu Paper
- Członek zespołu lub osoba spoza zespołu poprosi o dostęp do dokumentu Paper
Aktywność* Wyślij i śledź jest rejestrowana, gdy:
- Plik zostanie dodany do Wyślij i śledź
- Łącze zostanie utworzone w Wyślij i śledź
- Łącze zostanie usunięte w Wyślij i śledź
- Nazwa łącza zostanie zmieniona w Wyślij i śledź
- Łącze udostępnione zostanie otwarte w Wyślij i śledź
- Łącze zostanie edytowane w Wyślij i śledź
- Pliki i łącza zostaną usunięte z Wyślij i śledź
- Nazwy łączy i plików zostaną zmienione w Wyślij i śledź
*Te zdarzenia są dostępne tylko dla klientów korzystających z Dropbox Business lub Business Plus.
Aktywność na stronie Podpisy† jest rejestrowana, gdy:
- Prośba o podpis zostanie wysłana
- Prośba o podpis zostanie otwarta
- Prośba o podpis zostanie wypełniona
- Przypomnienie o podpisaniu zostanie wysłane
- Prośba o podpis zostanie anulowana
- Prośba o podpis zostanie odrzucona
†Te zdarzenia są dostępne tylko dla klientów korzystających z płatnej taryfy Dropbox Sign, Dropbox Standard, Advanced, Business lub Business Plus.
Otwieranie łącza lub dodawanie plików do konta Dropbox jest odnotowywane tylko w pełnym raporcie aktywności.
Zdarzenie zostanie zarejestrowane niezależnie od tego, czy łącze zostanie otwarte lub dodane przez osobę będącą lub niebędącą członkiem zespołu.
Dziennik inspekcji udostępniania nie rejestruje zdarzenia, gdy członek zespołu opuści lub doda folder udostępniony, ponieważ nadal ma on dostęp do folderu i może dodać go w dowolnej chwili.
Jak wyświetlić aktywność udostępniania w panelu analitycznym?
Jeśli chcesz mieć szczegółowy wgląd w aktywność związaną z udostępnianiem w Twoim zespole, wykorzystaj do tego panel analityczny. Podaje on ogólne statystyki użycia, takie jak liczba utworzonych łączy udostępnionych i liczba aktywnych folderów udostępnionych.
Dlaczego niektóre pola w raporcie dotyczącym zewnętrznego udostępniania są puste?
Puste pole Udostępnione przez
Te pola mogą być puste w następujących przypadkach:
- Powiązane konto Dropbox jest wyłączone.
- Udostępniany jest plik Dropbox Paper, dokument Google lub plik pakietu Microsoft 365.
Puste pole Udostępnione następującym osobom
To pole może być puste, gdy udostępnione łącze zostało utworzone, ale nie zostało udostępnione określonemu adresowi e-mail.
Uwaga: to pole będzie puste, gdy pliki zostaną udostępnione za pomocą udostępnionego łącza.
Puste pole Kto uzyskał dostęp
To pole będzie puste, jeżeli nie uzyskano dostępu do pliku za pomocą bezpośredniego łącza udostępnionego w wiadomości e-mail.
Puste pole Data aktywności
Jeżeli pole Kto uzyskał dostęp jest puste, pole Data aktywności również będzie puste, ponieważ nie zarejestrowano żadnej aktywności związanej z dostępem.
Puste pole Ścieżka
Jeżeli pole „Ścieżka” jest puste, oznacza to, że dane są przechowywane w folderze głównym bez ścieżki do podfolderu.
Odpowiedzi społeczności
-
Opublikowane przez: monika1987 192 dni temu
450
5
0
