Como monitorar a atividade de compartilhamento da equipe do Dropbox

Certos tipos de administradores podem acompanhar como certos dados são compartilhados dentro e fora da sua empresa. Este artigo explica como monitorar a atividade de compartilhamento na seção de Administração, gerar relatórios de compartilhamento externo e gerenciar conteúdo compartilhado externamente.

Saiba mais sobre como definir restrições de links para toda a equipe.

Ver atividade de compartilhamento

1. Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique em Atividade na barra lateral esquerda.

A página Atividade mostra um resumo da atividade mais recente da equipe. No entanto, ele não mostra todas as ações executadas pela sua equipe. Para gerar um relatório de atividade completo de um período específico, clique em Criar relatório.

Para consultar a atividade recente de compartilhamento de um membro específico da equipe, clique em Membros na barra lateral esquerda e, em seguida, clique no nome do membro na lista.

Exibir e gerenciar compartilhamento externo

Você pode saber quais arquivos, pastas e links foram compartilhados com pessoas externas à sua equipe e como isso foi feito. Isso inclui:

• Itens compartilhados: tipo, tamanho e caminho
• Segurança: nível de acesso e se estão protegidos por senha ou expiração
• Compartilhamento: quem compartilhou o conteúdo, quando e com quem
• Atividade: se o conteúdo foi visualizado ou editado

Equipes com menos de 5 milhões de compartilhamentos externos podem acessar essas informações ao baixar um relatório ou acessar a aba de compartilhamento externo na página Segurança da seção de Administração.

Você pode acessar essas informações ao baixar um relatório ou acessar a aba de compartilhamento externo na seção de Segurança da seção de Administração:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique no menu suspenso ao lado de Dropbox, na seção Produtos.
4. Clique em Segurança.

Você também pode gerenciar o acesso a esses arquivos e pastas na aba Compartilhamento externo.

O relatório e a aba Compartilhamento externo incluem apenas arquivos e pastas que foram compartilhados diretamente. Por exemplo, se uma pasta for compartilhada, ela será incluída, mas o conteúdo dela não. Isso inclui todos os arquivos ou pastas para os quais os membros da equipe criaram um link compartilhado.

Como baixar um relatório de compartilhamento externo

Você pode criar um relatório de compartilhamento externo na aba Compartilhamento externo da página Segurança. O relatório contém todos os dados de compartilhamento externo da equipe e não pode ser filtrado.

Você tem acesso a uma página dedicada de compartilhamento externo na seção de Administração, onde pode consultar, filtrar e gerenciar arquivos e pastas compartilhados externamente. Você pode filtrar usando detalhes como nomes de arquivos, tipos de arquivos, data de compartilhamento e a pessoa que os compartilhou.

Para criar um relatório de compartilhamento externo:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique no menu suspenso ao lado de Dropbox, na seção Produtos.
4. Clique em Segurança.
5. Clique na aba Compartilhamento externo.
6. Clique em Criar relatório.
7. Marque a caixa ao lado dos tipos de relatório que deseja gerar:
   • Todos os links compartilhados e todo o conteúdo compartilhado por e‑mail
   • Visualizações únicas de links criados há mais de 3 meses sem prazo de validade
   • Visualizações únicas de links sem senha
8. Clique em Gerar.

Você receberá uma notificação por e-mail assim que seu relatório de compartilhamento externo estiver pronto. Os relatórios de compartilhamento externo são armazenados no Dropbox como arquivos CSV.

Tipos de dados incluídos em um relatório de compartilhamento externo

O relatório de compartilhamento externo pode incluir estes dados:

• Tipo de item: o tipo de conteúdo compartilhado.
• Nome: o nome do conteúdo compartilhado.
• Compartilhado por: o nome do usuário que compartilhou o conteúdo.
• Último compartilhamento em: a data original em que o conteúdo foi compartilhado. Compartilhamentos adicionais em uma data posterior não alterarão esse campo se o link permanecer externo e inalterado para compartilhamento de links ou se o destinatário ainda tiver permissões de acesso para compartilhamento direto.
  • A Data de criação é usada para os links em vez de Último compartilhamento em.
  • A Hora do compartilhamento é usada para compartilhamentos diretos em vez de Último compartilhamento em.
• Compartilhado com: o nome do usuário que recebeu o conteúdo.
• Acesso: o nível de acesso concedido (por exemplo, “editar” ou “somente visualização”).
• Domínio do destinatário: o domínio de e-mail do destinatário.
• Última atividade: a atividade mais recente relacionada ao conteúdo compartilhado. Uma atividade é registrada como uma alteração no próprio conteúdo e não é baseada na atividade do link.
  • Observação: exibe apenas a atividade mais recente para arquivos. 
• Data da atividade: a data mais recente da atividade mencionada em Última atividade.
• Caminho: a localização do item dentro da unidade ou sistema compartilhado.
• Tipo de pasta: tipo de pasta, se aplicável (como a pasta Membro).
• Número de itens: a contagem de itens dentro da pasta ou arquivo compartilhado.
• Extensão: a extensão do arquivo (por exemplo, .doc, .paper, .pdf) do item compartilhado.
• Tamanho: o tamanho dos dados do item compartilhado.
• Método de compartilhamento: como o item foi compartilhado (por exemplo, link ou compartilhamento direto). 
• Quem acessou: endereços de e-mail das pessoas que acessaram o item compartilhado. Aplica-se apenas a arquivos compartilhados diretamente ou por meio de um link.
• Expiração: a data de expiração do link compartilhado ou das permissões de acesso. Aplica-se apenas aos links.
• Senha: indica se foi necessário uma senha para acessar o item compartilhado. 
• Configuração de download: especifica se o download é permitido para o item compartilhado. Aplica-se apenas aos links.

Como gerenciar conteúdo compartilhado externamente

Para gerenciar um arquivo ou pasta compartilhado externamente por meio da página Compartilhamento externo:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
3. Clique no menu suspenso ao lado de Dropbox, na seção Produtos.
4. Clique em Segurança.
5. Clique na aba Compartilhamento externo.
6. Passe o mouse sobre o arquivo ou pasta que deseja gerenciar.
7. Clique em ☑ (mais opções).
8. Clique em Gerenciar acesso.

Se o arquivo ou pasta estiver em uma pasta da equipe, aparecerá a janela de compartilhamento. Se o arquivo ou pasta não estiver em uma pasta da equipe, aparecerá a opção Entrar como membro da equipe. Após abrir a janela de compartilhamento do arquivo ou pasta, você poderá gerenciar o acesso a ele da mesma forma que qualquer arquivo ou pasta compartilhada.