Como monitorar a atividade de compartilhamento da equipe do Dropbox
As informações deste artigo se aplicam a determinados tipos de administradores dos planos Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus e Enterprise.
Certos tipos de administradores podem acompanhar como certos dados são compartilhados dentro e fora da sua empresa. Este artigo explica como monitorar a atividade de compartilhamento na seção de Administração, gerar relatórios de compartilhamento externo e gerenciar conteúdo compartilhado externamente.
Saiba mais sobre como definir restrições de links para toda a equipe.
Ver atividade de compartilhamento
- Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
- Clique em Atividade na barra lateral esquerda.
A página Atividade mostra um resumo da atividade mais recente da equipe. No entanto, ele não mostra todas as ações executadas pela sua equipe. Para gerar um relatório de atividade completo de um período específico, clique em Criar relatório.
Observação: O relatório de atividades mostra apenas a atividade das pastas da equipe ou do espaço de trabalho compartilhado pela equipe.
Para consultar a atividade recente de compartilhamento de um membro específico da equipe, clique em Membros na barra lateral esquerda e, em seguida, clique no nome do membro na lista.
Exibir e gerenciar compartilhamento externo
Você pode saber quais arquivos, pastas e links foram compartilhados com pessoas externas à sua equipe e como isso foi feito. Isso inclui:
- Itens compartilhados: tipo, tamanho e caminho
- Segurança: nível de acesso e se estão protegidos por senha ou expiração
- Compartilhamento: quem compartilhou o conteúdo, quando e com quem
- Atividade: se o conteúdo foi visualizado ou editado
Equipes com menos de 5 milhões de compartilhamentos externos podem acessar essas informações ao baixar um relatório ou acessar a aba de compartilhamento externo na página Segurança da seção de Administração.
Você pode acessar essas informações ao baixar um relatório ou acessar a aba de compartilhamento externo na seção de Segurança da seção de Administração:
- Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
- Clique no menu suspenso ao lado de Dropbox, na seção Produtos.
- Clique em Segurança.
Você também pode gerenciar o acesso a esses arquivos e pastas na aba Compartilhamento externo.
O relatório e a aba Compartilhamento externo incluem apenas arquivos e pastas que foram compartilhados diretamente. Por exemplo, se uma pasta for compartilhada, ela será incluída, mas o conteúdo dela não. Isso inclui todos os arquivos ou pastas para os quais os membros da equipe criaram um link compartilhado.
Observação:
- O Dropbox está atualizando sua arquitetura de links compartilhados, o que afetará a forma como os links são criados e compartilhados. Os novos links são baseados no conteúdo, em vez de baseados no usuário, e podem ser identificados pela inclusão de um parâmetro “rlkey” no URL.
- Se você usar um link para compartilhar arquivos e pastas com uma terceira parte externamente, ela poderá compartilhar o mesmo link com outras pessoas, mas não poderá criar seu próprio link para o conteúdo. Cada arquivo ou pasta tem uma edição e um link somente visualização.
- O relatório e a página de compartilhamento externo excluem documentos do Dropbox Paper.
Como baixar um relatório de compartilhamento externo
Você pode criar um relatório de compartilhamento externo na aba Compartilhamento externo da página Segurança. O relatório contém todos os dados de compartilhamento externo da equipe e não pode ser filtrado.
Você tem acesso a uma página dedicada de compartilhamento externo na seção de Administração, onde pode consultar, filtrar e gerenciar arquivos e pastas compartilhados externamente. Você pode filtrar usando detalhes como nomes de arquivos, tipos de arquivos, data de compartilhamento e a pessoa que os compartilhou.
Observação: O Dropbox trabalha com afinco para manter essa página o mais atualizada possível e permitir que o relatório também inclua informações atualizadas.
Para criar um relatório de compartilhamento externo:
- Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
- Clique no menu suspenso ao lado de Dropbox, na seção Produtos.
- Clique em Segurança.
- Clique na aba Compartilhamento externo.
- Clique em Criar relatório.
- Marque a caixa ao lado dos tipos de relatório que deseja gerar:
- Todos os links compartilhados e todo o conteúdo compartilhado por e‑mail
- Visualizações únicas de links criados há mais de 3 meses sem prazo de validade
- Visualizações únicas de links sem senha
- Clique em Gerar.
Você receberá uma notificação por e-mail assim que seu relatório de compartilhamento externo estiver pronto. Os relatórios de compartilhamento externo são armazenados no Dropbox como arquivos CSV.
Tipos de dados incluídos em um relatório de compartilhamento externo
O relatório de compartilhamento externo pode incluir estes dados:
- Tipo de item: o tipo de conteúdo compartilhado.
- Nome: o nome do conteúdo compartilhado.
- Compartilhado por: o nome do usuário que compartilhou o conteúdo.
- Último compartilhamento em: a data original em que o conteúdo foi compartilhado. Compartilhamentos adicionais em uma data posterior não alterarão esse campo se o link permanecer externo e inalterado para compartilhamento de links ou se o destinatário ainda tiver permissões de acesso para compartilhamento direto.
- A Data de criação é usada para os links em vez de Último compartilhamento em.
- A Hora do compartilhamento é usada para compartilhamentos diretos em vez de Último compartilhamento em.
- Compartilhado com: o nome do usuário que recebeu o conteúdo.
- Acesso: o nível de acesso concedido (por exemplo, “editar” ou “somente visualização”).
- Domínio do destinatário: o domínio de e-mail do destinatário.
- Última atividade: a atividade mais recente relacionada ao conteúdo compartilhado. Uma atividade é registrada como uma alteração no próprio conteúdo e não é baseada na atividade do link.
- Observação: exibe apenas a atividade mais recente para arquivos.
- Data da atividade: a data mais recente da atividade mencionada em Última atividade.
- Caminho: a localização do item dentro da unidade ou sistema compartilhado.
- Tipo de pasta: tipo de pasta, se aplicável (como a pasta Membro).
- Número de itens: a contagem de itens dentro da pasta ou arquivo compartilhado.
- Extensão: a extensão do arquivo (por exemplo, .doc, .paper, .pdf) do item compartilhado.
- Tamanho: o tamanho dos dados do item compartilhado.
- Método de compartilhamento: como o item foi compartilhado (por exemplo, link ou compartilhamento direto).
- Quem acessou: endereços de e-mail das pessoas que acessaram o item compartilhado. Aplica-se apenas a arquivos compartilhados diretamente ou por meio de um link.
- Expiração: a data de expiração do link compartilhado ou das permissões de acesso. Aplica-se apenas aos links.
- Senha: indica se foi necessário uma senha para acessar o item compartilhado.
- Configuração de download: especifica se o download é permitido para o item compartilhado. Aplica-se apenas aos links.
Como gerenciar conteúdo compartilhado externamente
Para gerenciar um arquivo ou pasta compartilhado externamente por meio da página Compartilhamento externo:
- Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
- Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
- Clique no menu suspenso ao lado de Dropbox, na seção Produtos.
- Clique em Segurança.
- Clique na aba Compartilhamento externo.
- Passe o mouse sobre o arquivo ou pasta que deseja gerenciar.
- Clique em ☑ (mais opções).
- Clique em Gerenciar acesso.
Se o arquivo ou pasta estiver em uma pasta da equipe, aparecerá a janela de compartilhamento. Se o arquivo ou pasta não estiver em uma pasta da equipe, aparecerá a opção Entrar como membro da equipe. Após abrir a janela de compartilhamento do arquivo ou pasta, você poderá gerenciar o acesso a ele da mesma forma que qualquer arquivo ou pasta compartilhada.
Perguntas frequentes sobre a atividade de compartilhamento
E se um desconhecido entrar numa pasta compartilhada?
Se uma pessoa desconhecida entrar em uma pasta compartilhada, os administradores saberão disso e identificarão quem enviou o convite na seção Atividade da seção de Administração.
Que tipos de eventos são registrados?
Eventos da pasta compartilhada são registrados quando alguém:
- Cria uma pasta compartilhada
- Convida uma pessoa para uma pasta
- Entra numa pasta
- Remove uma pessoa de uma pasta
- Altera a função de outra pessoa em uma pasta
- Transfere a propriedade de uma pasta para outra pessoa
- Cancela o compartilhamento de uma pasta
- Altera as permissões de compartilhamento em uma pasta
- Altera as permissões de compartilhamento gerais para pastas compartilhadas na seção de Administração
- Move uma pasta compartilhada de um Dropbox profissional para um Dropbox pessoal (ou vice-versa), mais especificamente quando tanto as configurações da pasta quanto as do nível da equipe permitem compartilhamento com quem não pertence à equipe
Os eventos do arquivo compartilhado são registrados quando o arquivo é:
- Adicionado
- Baixado
- Editado
- Visualizado previamente
- Excluído
- Excluído permanentemente
- Restaurado (quando a exclusão do arquivo é desfeita ou o arquivo é movido de volta ao local de origem)
- Revertido (quando um arquivo é revertido a uma versão anterior antes de um conjunto de edições ser feita)
- Renomeado
- Movido (quando um arquivo é movido de uma pasta para outra)
- Copiado
- Revertido (quando a conta de um membro é revertida a um ponto anterior no tempo e os arquivos que essa reversão afeta)
Eventos de compartilhamento de link são registrados quando:
- Um membro da equipe cria ou compartilha um link
- Alguém que não pertence à equipe cria e compartilha um link para uma pasta compartilhada que é de propriedade de um membro da equipe
- Um link é compartilhado ou criado através de um aplicativo de terceiros
- Um membro da equipe remove um link
- Um membro da equipe altera a visibilidade de um link
- Um membro da equipe configura uma senha ou prazo de validade para um link
- Um administrador altera as permissões de compartilhamento gerais para links compartilhados na seção de Administração
- Alguém abre ou salva arquivos através de um link de um conteúdo de propriedade da equipe
Os eventos de solicitações de arquivo são registrados quando:
- Um membro da equipe cria uma solicitação de arquivo
- Um membro da equipe recebe um arquivo enviado a uma solicitação de arquivo
Os eventos de compartilhamento do Paper são registrados quando:
- Um compartilhamento de documento ou pasta do Paper com um membro da equipe é realizado ou cancelado
- Um compartilhamento de documento ou pasta do Paper de propriedade da equipe é realizado ou cancelado com uma pessoa que não pertence à equipe
- Um membro da equipe visualiza um documento do Paper
- Uma pessoa que não pertence à equipe visualiza um documento do Paper
- Um membro da equipe é mencionado em um documento do Paper
- Uma pessoa que não pertence à equipe é mencionada em um documento do Paper de propriedade da equipe
- A configuração padrão de compartilhamento de documentos do Paper é alterada
- As permissões de um membro de um documento do Paper são alteradas
- O acesso a um documento do Paper é solicitado por um membro da equipe ou por uma pessoa que não pertence à equipe
A atividade Enviar e acompanhar* é registrada quando:
- Um arquivo é adicionado a Enviar e acompanhar
- Um link é criado em Enviar e acompanhar
- Um link é excluído de Enviar e acompanhar
- Um link é renomeado em Enviar e acompanhar
- Um link compartilhado é aberto em Enviar e acompanhar
- Um link é editado em Enviar e acompanhar
- Arquivos e links são removidos de Enviar e acompanhar
- Arquivos e links são renomeados em Enviar e acompanhar
*Esses eventos estão disponíveis apenas para clientes dos planos Dropbox Business ou Dropbox Business Plus.
A atividade† da página Assinaturas é registrada quando:
- Uma solicitação de assinatura é enviada
- Uma solicitação de assinatura é aberta
- Uma solicitação de assinatura é concluída
- Um lembrete de solicitação de assinatura é enviado
- Uma solicitação de assinatura é cancelada
- Uma solicitação de assinatura é recusada
†Esses eventos estão disponíveis apenas para clientes de planos pagos do Dropbox Sign ou dos planos Dropbox Standard, Advanced, Business e Business Plus.
A abertura de um link ou a adição de arquivos a uma conta do Dropbox são relatadas apenas em relatórios de atividade completos.
Um evento será gravado quando um membro da equipe ou uma pessoa que não pertence à equipe abrir ou adicionar o link ao seu Dropbox.
O registro de auditoria de compartilhamento não rastreia quando um membro sai ou adiciona uma pasta compartilhada, porque esse membro ainda tem acesso à pasta e pode retornar a qualquer momento.
Como ver atividades de compartilhamento no painel de estatísticas?
Se precisar de um panorama detalhado das atividades de compartilhamento de sua equipe ao longo do tempo, confira o Painel de estatísticas. Ele fornece status gerais de uso, como o número de links compartilhados criados e o número de pastas compartilhadas ativas.
Por que alguns campos no relatório de compartilhamento externo estão em branco?
Campo Compartilhado por em branco
Esses campos podem estar em branco nos seguintes cenários:
- A conta Dropbox associada está desativada.
- O arquivo que está sendo compartilhado é um arquivo do Dropbox Paper, Google Doc ou Microsoft 365.
Campo Compartilhado com em branco
Esse campo pode ficar em branco quando um link compartilhado foi criado, mas não compartilhado com um e-mail específico.
Observação: quando os arquivos são compartilhados por um link compartilhado, este campo ficará em branco.
Campo Quem acessou em branco
Esse campo permanece em branco se o arquivo não tiver sido acessado usando um link direto compartilhado por e-mail.
Campo Data da atividade em branco
Se o campo Quem acessou estiver em branco, o campo Data da atividade também permanecerá em branco, pois não há atividade de acesso registrada.
Campo Caminho vazio
Se o campo de caminho estiver em branco, significa que os dados estão armazenados na pasta raiz sem um caminho de subpasta.
