Sådan overvåger du delingsaktiviteterne for dit Dropbox-team

Visse typer administratorer kan spore, hvordan visse data deles i og uden for din organisation. Denne artikel gennemgår, hvordan man overvåger delingsaktivitet i administratorpanelet, genererer eksterne rapporter om deling og administrerer indhold, der er delt eksternt.

Se, hvordan du indstiller begrænsninger for links for dit team.

Se delingsaktivitet

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
3. Klik på Aktivitet i venstre sidepanel.

Siden Aktivitet viser en oversigt over teamets seneste aktivitet. Den viser dog ikke alle de handlinger, dit team har foretaget. Klik på Opret rapport for at generere en rapport med alle aktiviteterne fra en bestemt periode.

For at se den seneste delingsaktivitet for et bestemt teammedlem skal du klikke på Medlemmer i venstre sidepanel og derefter klikke på medlemmets navn på listen.

Se og administrer ekstern deling

Du kan se, hvilke filer, mapper og delte links der deles med personer uden for teamet, og hvordan de blev delt. Dette omfatter:

• Delte elementer: Type, størrelse og sti
• Sikkerhed: Adgangsniveau, og om de er beskyttet med adgangskode eller har en udløbsdato tilknyttet
• Deling: Hvem delte indholdet, hvornår og med hvem
• Aktivitet: Om indholdet blev set eller redigeret

Teams med færre end 5 millioner eksterne delinger kan se disse ved at downloade en rapport eller besøge fanen Ekstern deling på siden Sikkerhed i administratorpanelet.

Du kan se disse ved at downloade en rapport eller gå til fanen Ekstern deling i afsnittet Sikkerhed i administratorpanelet:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
3. Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
4. Klik på Sikkerhed.

Du kan også administrere adgangen til disse filer og mapper fra fanen Ekstern deling.

Fanen Rapport og ekstern deling indeholder kun filer og mapper, der er blevet delt direkte. Hvis en mappe for eksempel deles, er mappen inkluderet, men dens indhold er ikke. Dette omfatter alle filer eller mapper, som teammedlemmer har oprettet et delt link til.

Sådan downloader du en rapport om ekstern deling

Du kan oprette en rapport om ekstern deling under fanen Ekstern deling på siden Sikkerhed. Rapporten indeholder alle data om ekstern deling for teamet og kan ikke filtreres.

Du har adgang til en særlig side for ekstern deling i administratorpanelet, hvor du kan se, filtrere og administrere filer og mapper, der er delt eksternt. Du kan filtrere ved hjælp af detaljer såsom filnavne, filtyper, dato for deling og den person, der har delt dem.

Sådan opretter du en rapport om ekstern deling:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
3. Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
4. Klik på Sikkerhed.
5. Klik på fanen Ekstern deling.
6. Klik på Opret rapport.
7. Markér afkrydsningsfeltet ud for de rapporttyper, du ønsker at generere:
   • Alle delte links og alt indhold, der deles via e-mail
   • Unikke visninger af links uden udløbsdato, og som er oprettet for mere end 3 måneder siden
   • Entydige visninger af links uden adgangskode
8. Klik på Generér.

Du modtager en meddelelse via e-mail, når din rapport om ekstern deling er klar. Dine rapporter om ekstern deling gemmes i din Dropbox som CSV-filer.

Datatyper, der indgår i en rapport om ekstern deling

Rapporten om ekstern deling kan indeholde følgende data:

• Elementtype: Den type indhold, der deles.
• Navn: Navnet på det delte indhold.
• Delt af: Navnet på den bruger, der delte indholdet.
• Senest delt den: Den oprindelige dato, hvor indholdet blev delt. Yderligere delinger på et senere tidspunkt ændrer ikke dette felt, hvis linket forbliver eksternt og uændret for deling af links, eller hvis modtageren stadig har adgangstilladelser til direkte deling.
  • Opret dato bruges til links i stedet for Senest delt den.
  • Tidspunkt for deling bruges til direkte delinger i stedet for Senest delt den.
• Delt med: Navnet på den bruger, der modtog indholdet.
• Adgang: Det tildelte adgangsniveau (f.eks. "rediger" eller "skrivebeskyttet").
• Modtagers domæne: Modtagerens e-maildomæne.
• Seneste aktivitet: Den seneste aktivitet, der er relateret til det delte indhold. En aktivitet registreres som en ændring af selve indholdet og er ikke baseret på linkaktivitet.
  • Bemærk: Viser kun den seneste aktivitet for filer. 
• Aktivitet: Den seneste dato for den aktivitet, der henvises til i Seneste aktivitet.
• Sti: Elementets placering i det drev eller system, der deles.
• Mappetype: Mappetype, hvis det er relevant (såsom medlemsmappen).
• Antal elementer: Antallet af elementer i den delte mappe eller fil.
• Udvidelse: Filudvidelsen (f.eks. .doc, .paper, .pdf) for det delte element.
• Størrelse: Datastørrelsen på det delte element.
• Delingsmetode: Hvordan elementet blev delt (f.eks. via link eller direkte deling). 
• Hvem fik adgang: E-mailadresser på de personer, der har fået adgang til det delte element. Gælder kun for filer, der deles direkte eller ved hjælp af et link.
• Udløbsdato: Udløbsdatoen for det delte link eller adgangstilladelser. Gælder kun for links.
• Adgangskode: Angiver, om en adgangskode var påkrævet for at få adgang til det delte element. 
• Indstilling for downloads: Angiver, om download er tilladt for det delte element. Gælder kun for links.

Sådan administrerer du indhold, der er delt eksternt

Sådan administrerer du en fil eller mappe, der er delt eksternt, på siden Ekstern deling:

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
2. Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
3. Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
4. Klik på Sikkerhed.
5. Klik på fanen Ekstern deling.
6. Hold markøren hen over den fil eller mappe, du ønsker at administrere.
7. Klik på ☑ (flere valgmuligheder).
8. Klik på Administrer adgang.

Hvis filen eller mappen er i en teammappe, vises delingsvinduet. Hvis filen eller mappen ikke er i en teammappe, vises muligheden for at logge på som teammedlem. Når du har åbnet delingsvinduet for filen eller mappen, kan du administrere adgangen til den på samme måde som en hvilken som helst delt fil eller mappe.