Sådan overvåger du delingsaktiviteterne for dit Dropbox-team
Oplysningerne i denne artikel er relevante for visse typer administratorer af Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus og Enterprise.
Visse typer administratorer kan spore, hvordan visse data deles i og uden for din organisation. Denne artikel gennemgår, hvordan man overvåger delingsaktivitet i administratorpanelet, genererer eksterne rapporter om deling og administrerer indhold, der er delt eksternt.
Se, hvordan du indstiller begrænsninger for links for dit team.
Se delingsaktivitet
- Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
- Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
- Klik på Aktivitet i venstre sidepanel.
Siden Aktivitet viser en oversigt over teamets seneste aktivitet. Den viser dog ikke alle de handlinger, dit team har foretaget. Klik på Opret rapport for at generere en rapport med alle aktiviteterne fra en bestemt periode.
Bemærk! En aktivitetsrapport viser kun aktiviteten i teammapper og i teamets delte arbejdsområde.
For at se den seneste delingsaktivitet for et bestemt teammedlem skal du klikke på Medlemmer i venstre sidepanel og derefter klikke på medlemmets navn på listen.
Se og administrer ekstern deling
Du kan se, hvilke filer, mapper og delte links der deles med personer uden for teamet, og hvordan de blev delt. Dette omfatter:
- Delte elementer: Type, størrelse og sti
- Sikkerhed: Adgangsniveau, og om de er beskyttet med adgangskode eller har en udløbsdato tilknyttet
- Deling: Hvem delte indholdet, hvornår og med hvem
- Aktivitet: Om indholdet blev set eller redigeret
Teams med færre end 5 millioner eksterne delinger kan se disse ved at downloade en rapport eller besøge fanen Ekstern deling på siden Sikkerhed i administratorpanelet.
Du kan se disse ved at downloade en rapport eller gå til fanen Ekstern deling i afsnittet Sikkerhed i administratorpanelet:
- Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
- Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
- Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
- Klik på Sikkerhed.
Du kan også administrere adgangen til disse filer og mapper fra fanen Ekstern deling.
Fanen Rapport og ekstern deling indeholder kun filer og mapper, der er blevet delt direkte. Hvis en mappe for eksempel deles, er mappen inkluderet, men dens indhold er ikke. Dette omfatter alle filer eller mapper, som teammedlemmer har oprettet et delt link til.
Bemærk!
- Dropbox opdaterer sin arkitektur for delte links, hvilket har indflydelse på, hvordan links oprettes og deles. Nye links er indholdsbaserede snarere end brugerbaserede og kan identificeres ved at inkludere en "rlkey"-parameter i webadressen.
- Hvis du bruger et link til at dele filer og mapper med en ekstern part, kan de dele det samme link med andre, men de kan ikke oprette deres eget link til indholdet. Hver fil eller mappe har et link til redigering og et til skrivebeskyttet.
- Rapporten og siden Ekstern deling omfatter ikke Dropbox Paper-dokumenter.
Sådan downloader du en rapport om ekstern deling
Du kan oprette en rapport om ekstern deling under fanen Ekstern deling på siden Sikkerhed. Rapporten indeholder alle data om ekstern deling for teamet og kan ikke filtreres.
Du har adgang til en særlig side for ekstern deling i administratorpanelet, hvor du kan se, filtrere og administrere filer og mapper, der er delt eksternt. Du kan filtrere ved hjælp af detaljer såsom filnavne, filtyper, dato for deling og den person, der har delt dem.
Bemærk! Dropbox arbejder på at holde denne side så opdateret som muligt, og rapporten indeholder de senest opdaterede oplysninger.
Sådan opretter du en rapport om ekstern deling:
- Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
- Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
- Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
- Klik på Sikkerhed.
- Klik på fanen Ekstern deling.
- Klik på Opret rapport.
- Markér afkrydsningsfeltet ud for de rapporttyper, du ønsker at generere:
- Alle delte links og alt indhold, der deles via e-mail
- Unikke visninger af links uden udløbsdato, og som er oprettet for mere end 3 måneder siden
- Entydige visninger af links uden adgangskode
- Klik på Generér.
Du modtager en meddelelse via e-mail, når din rapport om ekstern deling er klar. Dine rapporter om ekstern deling gemmes i din Dropbox som CSV-filer.
Datatyper, der indgår i en rapport om ekstern deling
Rapporten om ekstern deling kan indeholde følgende data:
- Elementtype: Den type indhold, der deles.
- Navn: Navnet på det delte indhold.
- Delt af: Navnet på den bruger, der delte indholdet.
- Senest delt den: Den oprindelige dato, hvor indholdet blev delt. Yderligere delinger på et senere tidspunkt ændrer ikke dette felt, hvis linket forbliver eksternt og uændret for deling af links, eller hvis modtageren stadig har adgangstilladelser til direkte deling.
- Opret dato bruges til links i stedet for Senest delt den.
- Tidspunkt for deling bruges til direkte delinger i stedet for Senest delt den.
- Delt med: Navnet på den bruger, der modtog indholdet.
- Adgang: Det tildelte adgangsniveau (f.eks. "rediger" eller "skrivebeskyttet").
- Modtagers domæne: Modtagerens e-maildomæne.
- Seneste aktivitet: Den seneste aktivitet, der er relateret til det delte indhold. En aktivitet registreres som en ændring af selve indholdet og er ikke baseret på linkaktivitet.
- Bemærk: Viser kun den seneste aktivitet for filer.
- Aktivitet: Den seneste dato for den aktivitet, der henvises til i Seneste aktivitet.
- Sti: Elementets placering i det drev eller system, der deles.
- Mappetype: Mappetype, hvis det er relevant (såsom medlemsmappen).
- Antal elementer: Antallet af elementer i den delte mappe eller fil.
- Udvidelse: Filudvidelsen (f.eks. .doc, .paper, .pdf) for det delte element.
- Størrelse: Datastørrelsen på det delte element.
- Delingsmetode: Hvordan elementet blev delt (f.eks. via link eller direkte deling).
- Hvem fik adgang: E-mailadresser på de personer, der har fået adgang til det delte element. Gælder kun for filer, der deles direkte eller ved hjælp af et link.
- Udløbsdato: Udløbsdatoen for det delte link eller adgangstilladelser. Gælder kun for links.
- Adgangskode: Angiver, om en adgangskode var påkrævet for at få adgang til det delte element.
- Indstilling for downloads: Angiver, om download er tilladt for det delte element. Gælder kun for links.
Sådan administrerer du indhold, der er delt eksternt
Sådan administrerer du en fil eller mappe, der er delt eksternt, på siden Ekstern deling:
- Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
- Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
- Klik på rullelisten ud for Dropbox under Produkter.
- Klik på Sikkerhed.
- Klik på fanen Ekstern deling.
- Hold markøren hen over den fil eller mappe, du ønsker at administrere.
- Klik på ☑ (flere valgmuligheder).
- Klik på Administrer adgang.
Hvis filen eller mappen er i en teammappe, vises delingsvinduet. Hvis filen eller mappen ikke er i en teammappe, vises muligheden for at logge på som teammedlem. Når du har åbnet delingsvinduet for filen eller mappen, kan du administrere adgangen til den på samme måde som en hvilken som helst delt fil eller mappe.
Ofte stillede spørgsmål om delingsaktivitet
Hvad sker der, hvis en ukendt person tilmelder sig en delt mappe?
Hvis en ukendt person tilmelder sig en delt mappe, kan administratorer i afsnittet Aktivitet i administratorpanelet se dette og fastslå, hvem der har sendt invitationen.
Hvilke typer hændelser registreres?
Hændelser vedrørende delte mapper registreres, når nogen:
- opretter en delt mappe
- inviterer en person til en mappe
- tilmelder sig en mappe
- fjerner en person fra en mappe
- ændrer rollen tilhørende en anden person i en mappe
- overfører ejerskab af en mappe til en anden person
- afbryder deling af en mappe
- ændrer delingstilladelserne for en mappe
- ændrer de generelle delingstilladelser for delte mapper i administratorpanelet
- Flytter en delt mappe fra en arbejdsrelateret Dropbox til en personlig Dropbox (eller omvendt), specifikt når både indstillingerne på mappeniveau og teamniveau tillader deling uden for teamet
Begivenheder om delte filer registreres, når filerne bliver:
- Tilføjet
- Downloadet
- Redigeret
- Vist
- Slettet
- Slettet permanent
- Gendannet (når en filsletning fortrydes, eller filer flyttes tilbage til deres oprindelige placering)
- Gendannet (til en tidligere version før et sæt ændringer)
- Omdøbt
- Flyttet (når en fil flyttes fra en mappe til en anden)
- Kopieret
- Tilbageført (filer, der påvirkes, når en brugers konto føres tilbage til et tidligere tidspunkt)
Hændelser vedrørende delte links registreres, når:
- et teammedlem opretter eller deler et link
- Et ikke-teammedlem opretter eller deler et link fra en delt mappe, der ejes af et teammedlem.
- et link deles eller oprettes gennem apps fra tredjeparter
- et teammedlem fjerner et link
- et teammedlem ændrer et links synlighed
- et teammedlem indstiller et password eller en udløbsdato til et link
- en administrator ændrer de generelle delingstilladelser for delte links i administratorpanelet
- Nogen åbner eller gemmer filer fra et link til indhold, der ejes af teamet
Hændelser for filanmodninger registreres, når:
- Et teammedlem opretter en filanmodning.
- Et teammedlem modtager en uploadet fil til en filanmodning
Hændelser vedrørende Paper-deling registreres, når:
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe deles med et teammedlem, eller delingen afbrydes.
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe, der ejes af teamet, deles med en person, som ikke er medlem af teamet, eller delingen afbrydes.
- Et teammedlem ser på et Paper-dokument.
- En person, som ikke er medlem af teamet, ser på et Paper-dokument.
- Et teammedlem bliver omtalt i et Paper-dokument.
- En person, som ikke er medlem af teamet, bliver omtalt i et Paper-dokument, der ejes af teamet.
- Paper-dokumentets standardindstilling for deling ændres.
- Tilladelserne ændres for et medlem af et Paper-dokument.
- Et teammedlem eller en person, som ikke er medlem af teamet, anmoder om adgang til et Paper-dokument
Send og spor-aktivitet* registreres, når:
- En fil føjes til Send og spor
- Et link oprettes i Send og spor
- Et link slettes i Send og spor
- Et link omdøbes i Send og spor
- Et delt link åbnes i Send og spor
- Et link redigeres i Send og spor
- Filer og links fjernes fra Send og spor
- Filer og links omdøbes fra Send og spor
*Disse handlinger er kun tilgængelige for kunder med Dropbox Business eller Dropbox Business Plus.
Aktivitet† på siden Signaturer registreres, når:
- En anmodning om underskrift bliver sendt
- En anmodning om underskrift bliver åbnet
- En anmodning om underskrift er fuldført
- En påmindelse om en anmodning om underskrift bliver sendt
- En anmodning om underskrift bliver annulleret
- En anmodning om underskrift afvist
†Disse handlinger er kun tilgængelige for kunder med en betalt Dropbox Sign-plan eller Dropbox Standard, Advanced, Business eller Business Plus.
Åbning af et link eller tilføjelse af filer til en Dropbox-konto rapporteres kun i den fulde aktivitetsrapport.
En hændelse bliver registreret, uanset om det er et teammedlem eller ikke-teammedlem, der åbner eller tilføjer linket til deres Dropbox.
Overvågningsloggen for deling sporer ikke, når et medlem forlader eller tilføjer en delt mappe, eftersom det medlem stadig har adgang til mappen og til enhver tid kan tilføje den.
Hvordan ser jeg delingsaktivitet på dashboardet Indsigt?
Hvis du ønsker at få et godt overblik over dit teams delingsaktivitet over tid, kan du tage et kig på dashboardet Indsigt. Det viser den overordnede brugsstatistik, såsom antallet af delte links, der er blevet oprettet, og antallet af aktive delte mapper.
Hvorfor er nogle felter i den eksterne delingsrapport tomme?
Tomt Delt efter -felt
Disse felter kan være tomme i følgende scenarier:
- Den tilknyttede Dropbox-konto er deaktiveret.
- Filen, der deles, er en Dropbox Paper-, Google Doc- eller Microsoft 365-fil.
Tomt Delt med -felt
Dette felt kan være tomt, når et delt link blev oprettet, men ikke delt med en bestemt e-mail.
Bemærk: Når filer deles via et delt link, vil dette felt være tomt.
Tomt Hvem fik adgang -felt
Dette felt forbliver tomt, hvis filen ikke er blevet åbnet ved hjælp af et direkte e-maildelt link.
Tomt Dato for aktivitet -felt
Hvis feltet Hvem fik adgang er tomt, vil feltet Dato for aktivitet også forblive tomt, da der ikke er nogen registreret adgangsaktivitet.
Tomt Sti -felt
Hvis stifeltet er tomt, betyder det, at dataene gemmes i rodmappen uden en undermappesti.
Svar fra community
-
Slået op af: grtwd 282 dage siden
2925
6
0
-
Slået op af: Ravens 1551 dage siden
6752
28
1
-
Slået op af: Charles109 199 dage siden
7590
27
1
