Sådan overvåger du delingsaktiviteterne for dit Dropbox-team
Nogle typer administratorer kan spore, hvordan bestemte data deles i og uden for organisationen.
Se, hvordan du indstiller begrænsninger for links for dit team.
Se delingsaktivitet
- Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
- Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
- På siden Aktivitet vises delingshændelser sammen med andre typer aktiviteter. For at sortere, så du kun får vist delingshændelser, skal du vælge Deling i rullemenuen.
Siden Aktivitet viser en oversigt over teamets seneste aktiviteter. Den viser ikke alle de handlinger, der er udført af dit team. Du kan generere en komplet aktivitetsrapport for en bestemt periode ved at klikke på Opret rapport under fanen Aktivitet.
Bemærk! En aktivitetsrapport viser kun aktiviteten i teammapper og i teamets delte arbejdsområde.
Du kan også se den seneste delingsaktivitet for et bestemt teammedlem ved at klikke på Medlemmer i sidepanelet til venstre og derefter klikke på medlemmets navn på listen.
Se og administrer ekstern deling
Du kan se, hvilke filer, mapper og delte links der deles med personer uden for dit team, og du kan se oplysninger om, hvordan de deles, herunder:
- Delte elementer – type, størrelse og sti
- Sikkerhed – adgangsniveau, og om de er beskyttet med adgangskode eller udløbsdato
- Deling – hvem, der har delt indhold, hvornår og med hvem
- Aktivitet – om indholdet er blevet set eller redigeret
Du kan se dette ved at downloade en rapport og besøge siden om ekstern deling. Du kan også administrere adgangen til disse filer og mapper fra en side, der er dedikeret til ekstern deling.
Dropbox skifter til en opdateret arkitektur for delte links, hvor links er baseret på indhold i stedet for brugere. Det påvirker, hvordan links oprettes og deles. De nye links kan genkendes ud fra parameteren ‘rlkey’ i webadressen. For disse links vil ovenstående funktionalitet ændres:
- Delinger af links kan være tilknyttet ejeren af indholdet eller den bruger, der genererede linket.
Bemærk! Både den dedikerede side og rapporten:
- Omfatter kun de filer og mapper, der er delt direkte
- Hvis en mappe f.eks. deles, er mappen inkluderet, men filerne i den er ikke
- Omfatter de filer og mapper, som et teammedlem har oprettet et delt link for
- Er kun tilgængelige for teams med færre end 5 millioner eksterne delinger
- Indeholder ikke Dropbox Paper-dokumenter
Sådan downloader du en rapport om ekstern deling
Du kan klikke på Opret rapport for at oprette en rapport over ekstern deling fra siden over ekstern deling og dashboardet Indsigt. Rapporten indeholder alle data om ekstern deling for teamet, og den kan ikke filtreres.
Du har adgang til en dedikeret side til ekstern deling i administratorpanelet, hvor du kan se, filtrere og administrere filer og mapper, der er delt eksternt.
Bemærk! Dropbox arbejder på at holde denne side så opdateret som muligt, og rapporten indeholder de senest opdaterede oplysninger.
Sådan åbner du siden om ekstern deling:
- Log på dropbox.com med dit administratorlogon.
- Klik på Administratorpanel i sidepanelet til venstre.
- Klik på Sikkerhed i venstre sidepanel.
- Klik på Ekstern deling.
Du kan søge efter og filtrere filer, der deles eksternt, efter oplysninger om navnene på filerne, tidspunktet for delingen, hvem der delte dem samt filtypenavnet.
Sådan administrerer du en fil eller mappe, der er delt eksternt, fra siden over ekstern deling:
- Følg trinnene ovenfor for at åbne siden over ekstern deling.
- Peg på navnet på den fil eller mappe, du vil administrere.
- Klik på “…” (de tre prikker).
- Klik på Administrer adgang.
Hvis filen eller mappen er i en teammappe, vises vinduet for deling. Hvis filen eller mappen ikke er i en teammappe, vises muligheden for at logge på som et teammedlem. I begge tilfælde åbnes vinduet over deling af filen eller mappen, hvor du kan administrere adgangen til den på samme måde, som du vil administrere adgangen til andre delte filer eller mapper i Dropbox.
Ofte stillede spørgsmål om delingsaktivitet
Hvad sker der, hvis en ukendt person tilmelder sig en delt mappe?
Hvis en ukendt person tilmelder sig en delt mappe, kan administratorer se dette, og de kan også se, hvem der har sendt invitationen, på fanen Aktivitet.
Hvilke typer hændelser registreres?
Hændelser vedrørende delte mapper registreres, når nogen:
- opretter en delt mappe
- inviterer en person til en mappe
- tilmelder sig en mappe
- fjerner en person fra en mappe
- ændrer rollen tilhørende en anden person i en mappe
- overfører ejerskab af en mappe til en anden person
- afbryder deling af en mappe
- ændrer delingstilladelserne for en mappe
- ændrer de generelle delingstilladelser for delte mapper i administratorpanelet
- Flytter en delt mappe fra en arbejdsrelateret Dropbox til en personlig Dropbox (eller omvendt), specifikt når både indstillingerne på mappeniveau og teamniveau tillader deling uden for teamet
Begivenheder om delte filer registreres, når filerne bliver:
- Tilføjet
- Downloadet
- Redigeret
- Vist
- Slettet
- Slettet permanent
- Gendannet (når en filsletning fortrydes, eller filer flyttes tilbage til deres oprindelige placering)
- Gendannet (til en tidligere version før et sæt ændringer)
- Omdøbt
- Flyttet (når en fil flyttes fra en mappe til en anden)
- Kopieret
- Tilbageført (filer, der påvirkes, når en brugers konto føres tilbage til et tidligere tidspunkt)
Hændelser vedrørende delte links registreres, når:
- et teammedlem opretter eller deler et link
- Et ikke-teammedlem opretter eller deler et link fra en delt mappe, der ejes af et teammedlem.
- et link deles eller oprettes gennem apps fra tredjeparter
- et teammedlem fjerner et link
- et teammedlem ændrer et links synlighed
- et teammedlem indstiller et password eller en udløbsdato til et link
- en administrator ændrer de generelle delingstilladelser for delte links i administratorpanelet
- Nogen åbner eller gemmer filer fra et link til indhold, der ejes af teamet
Hændelser for filanmodninger registreres, når:
- Et teammedlem opretter en filanmodning.
- Et teammedlem modtager en uploadet fil til en filanmodning
Hændelser vedrørende Paper-deling registreres, når:
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe deles med et teammedlem, eller delingen afbrydes.
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe, der ejes af teamet, deles med en person, som ikke er medlem af teamet, eller delingen afbrydes.
- Et teammedlem ser på et Paper-dokument.
- En person, som ikke er medlem af teamet, ser på et Paper-dokument.
- Et teammedlem bliver omtalt i et Paper-dokument.
- En person, som ikke er medlem af teamet, bliver omtalt i et Paper-dokument, der ejes af teamet.
- Paper-dokumentets standardindstilling for deling ændres.
- Tilladelserne ændres for et medlem af et Paper-dokument.
- Et teammedlem eller en person, som ikke er medlem af teamet, anmoder om adgang til et Paper-dokument
Send og spor-aktivitet* registreres, når:
- En fil føjes til Send og spor
- Et link oprettes i Send og spor
- Et link slettes i Send og spor
- Et link omdøbes i Send og spor
- Et delt link åbnes i Send og spor
- Et link redigeres i Send og spor
- Filer og links fjernes fra Send og spor
- Filer og links omdøbes fra Send og spor
*Disse handlinger er kun tilgængelige for kunder med Dropbox Business eller Dropbox Business Plus.
Aktivitet† på siden Signaturer registreres, når:
- En anmodning om underskrift bliver sendt
- En anmodning om underskrift bliver åbnet
- En anmodning om underskrift er fuldført
- En påmindelse om en anmodning om underskrift bliver sendt
- En anmodning om underskrift bliver annulleret
- En anmodning om underskrift afvist
†Disse handlinger er kun tilgængelige for kunder med en betalt Dropbox Sign-plan eller Dropbox Standard, Advanced, Business eller Business Plus.
Åbning af et link eller tilføjelse af filer til en Dropbox-konto rapporteres kun i den fulde aktivitetsrapport.
En hændelse bliver registreret, uanset om det er et teammedlem eller ikke-teammedlem, der åbner eller tilføjer linket til deres Dropbox.
Overvågningsloggen for deling sporer ikke, når et medlem forlader eller tilføjer en delt mappe, eftersom det medlem stadig har adgang til mappen og til enhver tid kan tilføje den.
Hvordan ser jeg delingsaktivitet på dashboardet Indsigt?
Hvis du ønsker at få et godt overblik over dit teams delingsaktivitet over tid, kan du tage et kig på dashboardet Indsigt. Det viser den overordnede brugsstatistik, såsom antallet af delte links, der er blevet oprettet, og antallet af aktive delte mapper.
