Supervisar la actividad de uso compartido de un equipo de Dropbox
La información de este artículo se aplica a determinados tipos de administradores de Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Algunos tipos de administradores pueden hacer un seguimiento de cómo se comparten determinados datos dentro y fuera de la organización. En este artículo, te explicamos cómo supervisar la actividad de uso compartido en la Consola de administración, generar informes del uso compartido externo y gestionar el contenido compartido de forma externa.
Descubre cómo establecer restricciones de vínculos para tu equipo.
Consultar el uso compartido
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Actividad en la barra lateral izquierda.
En la página Actividad, puedes ver un resumen de la actividad más reciente del equipo. Sin embargo, no verás todas las acciones realizadas por tu equipo. Para generar un informe de actividad completo para un periodo específico, selecciona Crear informe.
Nota: El informe de actividad solamente incluye la actividad de las carpetas del equipo o del espacio de trabajo compartido del equipo.
Para ver la actividad de uso compartido reciente de un miembro del equipo en concreto, haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona el nombre del miembro de la lista.
Consultar y administrar el uso compartido externo
Puedes ver qué archivos, carpetas y vínculos se comparten con personas de fuera de tu equipo y ver cómo se han compartido. Esto incluye:
- Elementos compartidos: tipo, tamaño y ruta
- Seguridad: nivel de acceso y si están protegidos por contraseña o porque caducan
- Compartir: quién compartió el contenido, cuándo y con quién
- Actividad: si el contenido se vió o se editó
Los equipos en los que se hayan compartido recursos menos de 5 millones de veces los pueden consultar descargando un informe o visitando la pestaña de uso compartido externo en la página Seguridad de la consola de administración.
Se pueden consultar descargando un informe o consultando la pestaña de uso compartido externo en la sección Seguridad de la Consola de administración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
- Haz clic en Seguridad.
También puedes gestionar el acceso a esos archivos y carpetas desde la pestaña de Uso compartido externo.
En las pestañas de informe y uso compartido externo, solo hay archivos y carpetas que se compartieron directamente. Por ejemplo, si se comparte una carpeta, se incluye la misma, pero no su contenido. Esto incluye todos los archivos o carpetas para los que los miembros del equipo hayan creado un vínculo compartido.
Notas:
- Dropbox está actualizando su arquitectura de vínculos compartidos, lo que afectará a la forma en que se crean y comparten los vínculos. Los nuevos vínculos se basan en el contenido en lugar de en el usuario, y se pueden reconocer por la inclusión de un parámetro ‘rlkey’ en la URL.
- Si usas un vínculo para compartir archivos y carpetas con un tercero, este también podrá compartirlo con otras personas, pero no podrá crear un vínculo nuevo al contenido. Todos los archivos o carpetas tienen un vínculo de edición y uno de solo lectura.
- El informe y la página de uso compartido externo no incluyen los documentos de Dropbox Paper.
Descargar un informe de uso compartido externo
Puedes crear un informe de uso compartido externo desde la pestaña Uso compartido externo de la página Seguridad. El informe contiene todos los datos de uso compartido externo del equipo, que no se pueden filtrar.
Tienes acceso a una página de uso compartido externo dedicada en la consola de administración donde puedes ver, filtrar y gestionar archivos y carpetas compartidos externamente. Puedes filtrar usando detalles como nombres de archivo, tipos de archivo, fecha compartida y la persona que los compartió.
Nota: Aunque Dropbox se esfuerza por mantener esta página lo más actualizada posible, el informe incluirá la información más reciente disponible.
Cómo crear un informe de uso compartido externo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
- Haz clic en Seguridad.
- Haz clic en la pestaña Uso compartido externo.
- Haz clic en Crear informe.
- Marca la casilla que verás junto a los tipos de informes que quieres generar:
- Todos los vínculos compartidos y todo el contenido compartido por correo electrónico
- Vistas únicas de vínculos creados hace más de 3 meses sin fecha de caducidad
- Vistas únicas de vínculos sin contraseña
- Haz clic en Generar.
Recibirás una notificación por correo electrónico cuando el informe de uso compartido externo esté listo. Tus informes de uso compartido externo se almacenan en tu Dropbox como archivos CSV.
Tipos de datos que se incluyen en un informe de uso compartido externo
El informe de uso compartido externo puede incluir los siguientes datos:
- Tipo de elemento: el tipo de contenido compartido.
- Nombre: el nombre del contenido compartido.
- Compartido por: el nombre del usuario que compartió el contenido.
- Última vez que se compartió: la fecha original en la que se compartió el contenido. Los recursos compartidos adicionales en una fecha posterior no cambiarán este campo si el vínculo permanece externo y sin cambios para el uso compartido de vínculos, o si el destinatario todavía tiene permisos de acceso para el uso compartido directo.
- Crear fecha se usa para vínculos en lugar de Última vez que se compartió.
- Tiempo de uso compartido se usa para recursos compartidos directos en lugar de Última vez que se compartió.
- Compartido con: el nombre del usuario que recibió el contenido.
- Acceso: el nivel de acceso otorgado (por ejemplo, “editar” o “solo vista”).
- Dominio del destinatario: el dominio del correo electrónico del destinatario.
- Última actividad: la interacción más reciente con el contenido compartido. Una actividad se registra como un cambio en el contenido en sí y no se basa en la actividad del vínculo.
- Nota: Solo muestra la actividad más reciente para los archivos.
- Fecha de la interacción: la fecha más reciente de la interacción a la que se hace referencia en Última interacción.
- Ruta: la ubicación del elemento dentro de la unidad o sistema compartido.
- Tipo de carpeta: tipo de carpeta, en caso de que sea relevante (como la carpeta del miembro).
- Número de elementos: el recuento de elementos dentro de la carpeta o archivo compartido.
- Extensión: la extensión del archivo (por ejemplo, .doc, .paper, .pdf) del elemento compartido.
- Tamaño: el tamaño de los datos del elemento compartido.
- Método para compartir: cómo se compartió el elemento (por ejemplo, vínculo o uso compartido directo).
- Quién accedió: direcciones de correo electrónico de las personas que accedieron al elemento compartido. Solo se aplica a los archivos compartidos directamente o mediante un vínculo.
- Caducidad: la fecha de caducidad del vínculo compartido o los permisos de acceso. Solo se aplica a los vínculos.
- Contraseña: indica si se requirió una contraseña para acceder al elemento compartido.
- Configuración de descarga: especifica si se permite la descarga del elemento compartido. Solo se aplica a los vínculos.
Cómo gestionar el contenido compartido externamente
Para gestionar un archivo o carpeta compartidos externamente desde la página Uso compartido externo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
- Haz clic en Seguridad.
- Haz clic en la pestaña Uso compartido externo.
- Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieras gestionar.
- Haz clic en ☑ (más opciones).
- Haz clic en Administrar el acceso.
Si el archivo o la carpeta están en una carpeta del equipo, verás la ventana de uso compartido. Si el archivo o la carpeta no están en una carpeta del equipo, verás la opción para iniciar sesión como miembro del equipo. Una vez que abras la ventana de uso compartido del archivo o la carpeta, podrás gestionar el acceso al mismo como lo harías con cualquier archivo o carpeta compartidos.
P+F sobre la actividad de uso compartido
¿Qué puedo hacer si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?
Si una persona desconocida se une a una carpeta compartida, los administradores podrán verla e identificar quién envió la invitación desde la sección Actividad de la consola de administración.
¿Qué tipos de eventos se registran?
Se registran eventos de uso compartido de carpetas cuando una persona:
- Crea una carpeta compartida
- Invita a una persona a una carpeta
- Se une a una carpeta
- Quita a una persona de una carpeta
- Modifica el rol de otra persona en una carpeta
- Transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona
- Deja de compartir una carpeta
- Cambia los permisos de uso compartido de una carpeta
- Cambia los permisos de uso compartido generales de las carpetas compartidas en la Consola de administración
- Mueve una carpeta compartida de un Dropbox del trabajo a un Dropbox personal (o viceversa), específicamente cuando la configuración en el nivel de la carpeta y la configuración en el nivel del equipo permiten compartir elementos con personas ajenas al equipo.
Los eventos de uso compartido de archivos se registran cada vez que sucede uno de los siguientes eventos:
- Se agrega un archivo.
- Se descarga un archivo.
- Se edita un archivo.
- Se obtiene una vista previa de un archivo.
- Se elimina un archivo.
- Se elimina un archivo de forma definitiva.
- Se restaura un archivo (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se mueve a su ubicación original).
- Se restaura un archivo a una versión anterior (cuando se vuelve a una versión anterior antes de que se llevaran a cabo las ediciones).
- Se cambia el nombre de un archivo.
- Se mueve un archivo (cuando se mueve de una carpeta a otra).
- Se copia un archivo.
- Se revierte un archivo (cuando la cuenta de una persona se revierte a un punto anterior en el tiempo y los archivos se ven afectados por esta reversión).
Se registran eventos de uso compartido de vínculos cuando:
- Un miembro del equipo crea o comparte un vínculo
- Una persona ajena al equipo crea o comparte un vínculo desde una carpeta compartida que es propiedad de un miembro del equipo
- Se crea o comparte un vínculo a través de una aplicación de terceros
- Un miembro del equipo elimina un vínculo
- Un miembro del equipo cambia la visibilidad de un vínculo
- Un miembro del equipo configura una contraseña o fecha de caducidad para un vínculo
- Un administrador cambia los permisos de uso compartido generales de los vínculos compartidos en la Consola de administración
- Una persona abre o guarda archivos desde un vínculo que lleva a contenido que es propiedad del equipo.
Se registran eventos de solicitud de archivos cuando se produce alguna de las siguientes acciones:
- Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
- Un miembro del equipo recibe un archivo cargado en una solicitud de archivos.
Se registran eventos de uso compartido de Paper cuando:
- Se comparte o se deja de compartir un documento o una carpeta de Paper con un miembro del equipo.
- Se comparte o se deja de compartir un documento o una carpeta de Paper de propiedad del equipo con una persona ajena al equipo.
- Un miembro del equipo visualiza un documento de Paper
- Una persona ajena al equipo visualiza un documento de Paper.
- Se menciona a un miembro del equipo en un documento de Paper.
- Se menciona a una persona ajena al equipo en un documento de Paper propiedad del equipo.
- Se modifica la configuración de uso compartido predeterminada de los documentos de Paper.
- Se modifican los permisos para un miembro de un documento de Paper.
- Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicitan acceso a un documento de Paper.
La actividad de Enviar y hacer seguimiento* se registra en las siguientes circunstancias:
- Cuando se agrega un archivo a “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se crea un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se elimina un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se cambia el nombre de un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se abre un vínculo compartido en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se edita un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se quitan archivos y vínculos de “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se cambia el nombre de archivos y vínculos de “Enviar y hacer seguimiento”.
*Estos eventos están disponibles únicamente para clientes de Dropbox Business o Dropbox Business Plus.
La actividad de la página Firmas† se registra en las siguientes circunstancias:
- Cuando se envía una solicitud de firma.
- Cuando se abre una solicitud de firma.
- Cuando se completa una solicitud de firma.
- Cuando se envía un recordatorio de una solicitud de firma.
- Cuando se cancela una solicitud de firma.
- Cuando se rechaza una solicitud de firma.
† Estos eventos están disponibles únicamente para clientes de planes de paga de Dropbox Sign o de los planes Dropbox Standard, Advanced, Business o Business Plus.
Las actividades como abrir un vínculo o agregar archivos a una cuenta de Dropbox se registran únicamente en el informe completo de actividades.
Un evento se registrará siempre que un miembro del equipo o una persona ajena al equipo abra o agregue el vínculo a su Dropbox.
En el registro de auditoría de uso compartido no se indica si un miembro abandona una carpeta compartida o si agrega una, ya que el miembro sigue teniendo acceso a la carpeta y puede agregarla en cualquier momento.
¿Cómo puedo ver la actividad de uso compartido en el panel de estadísticas?
Si quieres ver el panorama completo de uso compartido del equipo con el paso del tiempo, consulta el panel de estadísticas. Ahí se ofrecen estadísticas generales de uso, como la cantidad de vínculos compartidos que se crearon y el número de carpetas compartidas activas.
¿Por qué algunos campos del informe de uso compartido externo están vacíos?
Campo Compartido por vacío
Estos campos pueden estar vacíos si se dan los siguientes casos:
- La cuenta de Dropbox asociada está inhabilitada.
- El archivo compartido es un archivo de Dropbox Paper, Google Doc o Microsoft 365.
Campo Compartido con vacío
Este campo puede estar vacío si se creó un vínculo compartido, pero no se envió a ningún correo electrónico específico.
Nota: Cuando los archivos se compartan mediante un vínculo, este campo estará en blanco.
Campo Quién accedió vacío
Este campo estará vacío si nadie accedió al archivo mediante un vínculo directo compartido por correo electrónico.
Campo Fecha de actividad vacío
Si el campo Quién accedió está en blanco, el campo Fecha de actividad también lo estará, ya que no habrá ningún acceso registrado.
Campo Ruta vacío
Si el campo de ruta está vacío, significa que los datos están guardados en la carpeta principal sin ninguna ruta de subcarpeta.
Respuestas de la comunidad
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Posted by: Chema19 3 days ago
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