Supervisar la actividad de uso compartido de un equipo de Dropbox
La información de este artículo se aplica a determinados tipos de administradores de los planes Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Algunos tipos de administradores pueden hacer un seguimiento de cómo se comparten ciertos datos dentro y fuera de la organización.
Descubre cómo establecer restricciones de vínculos para tu equipo.
Consultar el uso compartido
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Actividad en la barra de navegación izquierda.
En la página Actividad de los miembros se muestra un resumen de la actividad más reciente del equipo. Sin embargo, no se muestran todas las acciones realizadas por el equipo. Para generar un informe de actividad completo que muestre toda la actividad durante un período específico, haz clic en Descargar informe.
Nota: El informe de actividad solamente incluye la actividad de las carpetas del equipo o del espacio de trabajo compartido del equipo.
También puedes ver la actividad de uso compartido reciente de un miembro específico; para ello, haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda y, a continuación, haz clic en el nombre del miembro en la lista.
Consultar y administrar el uso compartido externo
Puedes consultar qué vínculos compartidos, archivos y carpetas se comparten con personas fuera de tu equipo, así como detalles de la forma en la que se comparten, como los siguientes:
- Elementos compartidos: tipo, tamaño y ruta.
- Seguridad: nivel de acceso y si está protegido con una contraseña o fecha de vencimiento.
- Uso compartido: quiénes compartieron el contenido, cuándo lo hicieron y con quiénes.
- Actividad: si el contenido se visualizó o se editó.
Para ver esta información, descarga un informe o consulta la pestaña de uso compartido externo en la sección Seguridad de la consola de administración. Además, puedes administrar el acceso a esos archivos y carpetas desde la pestaña de uso compartido externo.
Notas:
- Dropbox está migrando a una arquitectura actualizada para los vínculos compartidos en la que estos se basan en el contenido y no en los usuarios. Esto afectará la manera en la que se crean y se comparten los vínculos. Los vínculos nuevos pueden identificarse por la presencia de un parámetro “rlkey” en la URL. En el caso de estos vínculos, el comportamiento es distinto.
- Si compartes un archivo o una carpeta mediante un vínculo con un socio externo, este podrá compartirlo con otros terceros usando el mismo vínculo. Sin embargo, no podrá crear su propio vínculo compartido, ya que cada archivo o carpeta puede tener un solo vínculo de edición y un solo vínculo de solo lectura.
Nota: Lo siguiente se aplica tanto para la página dedicada al uso compartido externo como para el informe:
- Solamente incluyen archivos y carpetas que se comparten directamente.
- Por ejemplo, si se comparte una carpeta, se incluirá la carpeta, pero no los archivos que esta contenga.
- Incluyen los archivos y las carpetas para los que los miembros del equipo crearon un vínculo compartido.
- Solamente están disponibles para los equipos con menos de cinco millones de elementos de uso compartido externo.
- No contienen documentos de Dropbox Paper.
Descargar un informe de uso compartido externo
Puede hacer clic en Crear informe para crear un informe de uso compartido externo desde la pestaña de uso compartido externo en la página Seguridad. El informe contiene todos los datos del uso compartido externo del equipo y no se puede filtrar.
Tienes acceso a una página de uso compartido externo en la Consola de administración en donde puedes consultar, filtrar y administrar los archivos y las carpetas que se comparten de forma externa.
Nota: Aunque Dropbox se esfuerza por mantener esta página lo más actualizada posible, el informe incluirá la información más reciente disponible.
Para abrir la página del uso compartido externo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Seguridad en la barra de navegación izquierda.
- Haz clic en Uso compartido externo.
Puedes buscar y filtrar los archivos compartidos de forma externa según detalles como los nombres de los archivos, cuándo se compartieron, quién los compartió y el tipo de archivo.
Para administrar una carpeta o un archivo compartido de forma externa desde esta página, sigue estos pasos:
- Sigue los pasos anteriores para abrir la página del uso compartido externo.
- Desplaza el cursor sobre el nombre del archivo o la carpeta que quieres administrar.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos).
- Haz clic en Administrar el acceso.
Si el archivo o la carpeta está en una carpeta del equipo, se mostrará la ventana de uso compartido. Si no está en una carpeta del equipo, se mostrará la opción para iniciar sesión como miembro del equipo. En cualquier caso, una vez que tengas la ventana de uso compartido abierta para el archivo o la carpeta, puedes administrar el acceso de la misma manera en que lo harías con cualquier archivo o carpeta compartida en Dropbox.
P+F sobre la actividad de uso compartido
¿Qué puedo hacer si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?
Si una persona desconocida se une a una carpeta compartida, los administradores podrán ver esta información, así como quién envió la invitación, desde la sección Actividad de la consola de administración.
¿Qué tipos de eventos se registran?
Se registran eventos de uso compartido de carpetas cuando una persona:
- Crea una carpeta compartida
- Invita a una persona a una carpeta
- Se une a una carpeta
- Quita a una persona de una carpeta
- Modifica el rol de otra persona en una carpeta
- Transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona
- Deja de compartir una carpeta
- Cambia los permisos de uso compartido de una carpeta
- Cambia los permisos de uso compartido generales de las carpetas compartidas en la Consola de administración
- Mueve una carpeta compartida de un Dropbox del trabajo a un Dropbox personal (o viceversa), específicamente cuando la configuración en el nivel de la carpeta y la configuración en el nivel del equipo permiten compartir elementos con personas ajenas al equipo.
Los eventos de uso compartido de archivos se registran cada vez que sucede uno de los siguientes eventos:
- Se agrega un archivo.
- Se descarga un archivo.
- Se edita un archivo.
- Se obtiene una vista previa de un archivo.
- Se elimina un archivo.
- Se elimina un archivo de forma definitiva.
- Se restaura un archivo (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se mueve a su ubicación original).
- Se restaura un archivo a una versión anterior (cuando se vuelve a una versión anterior antes de que se llevaran a cabo las ediciones).
- Se cambia el nombre de un archivo.
- Se mueve un archivo (cuando se mueve de una carpeta a otra).
- Se copia un archivo.
- Se revierte un archivo (cuando la cuenta de una persona se revierte a un punto anterior en el tiempo y los archivos se ven afectados por esta reversión).
Se registran eventos de uso compartido de vínculos cuando:
- Un miembro del equipo crea o comparte un vínculo
- Una persona ajena al equipo crea o comparte un vínculo desde una carpeta compartida que es propiedad de un miembro del equipo
- Se crea o comparte un vínculo a través de una aplicación de terceros
- Un miembro del equipo elimina un vínculo
- Un miembro del equipo cambia la visibilidad de un vínculo
- Un miembro del equipo configura una contraseña o fecha de caducidad para un vínculo
- Un administrador cambia los permisos de uso compartido generales de los vínculos compartidos en la Consola de administración
- Una persona abre o guarda archivos desde un vínculo que lleva a contenido que es propiedad del equipo.
Se registran eventos de solicitud de archivos cuando se produce alguna de las siguientes acciones:
- Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
- Un miembro del equipo recibe un archivo cargado en una solicitud de archivos.
Se registran eventos de uso compartido de Paper cuando:
- Se comparte o se deja de compartir un documento o una carpeta de Paper con un miembro del equipo.
- Se comparte o se deja de compartir un documento o una carpeta de Paper de propiedad del equipo con una persona ajena al equipo.
- Un miembro del equipo visualiza un documento de Paper
- Una persona ajena al equipo visualiza un documento de Paper.
- Se menciona a un miembro del equipo en un documento de Paper.
- Se menciona a una persona ajena al equipo en un documento de Paper propiedad del equipo.
- Se modifica la configuración de uso compartido predeterminada de los documentos de Paper.
- Se modifican los permisos para un miembro de un documento de Paper.
- Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicitan acceso a un documento de Paper.
La actividad de Enviar y hacer seguimiento* se registra en las siguientes circunstancias:
- Cuando se agrega un archivo a “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se crea un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se elimina un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se cambia el nombre de un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se abre un vínculo compartido en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se edita un vínculo en “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se quitan archivos y vínculos de “Enviar y hacer seguimiento”.
- Cuando se cambia el nombre de archivos y vínculos de “Enviar y hacer seguimiento”.
*Estos eventos están disponibles únicamente para clientes de Dropbox Business o Dropbox Business Plus.
La actividad de la página Firmas† se registra en las siguientes circunstancias:
- Cuando se envía una solicitud de firma.
- Cuando se abre una solicitud de firma.
- Cuando se completa una solicitud de firma.
- Cuando se envía un recordatorio de una solicitud de firma.
- Cuando se cancela una solicitud de firma.
- Cuando se rechaza una solicitud de firma.
† Estos eventos están disponibles únicamente para clientes de planes de paga de Dropbox Sign o de los planes Dropbox Standard, Advanced, Business o Business Plus.
Las actividades como abrir un vínculo o agregar archivos a una cuenta de Dropbox se registran únicamente en el informe completo de actividades.
Un evento se registrará siempre que un miembro del equipo o una persona ajena al equipo abra o agregue el vínculo a su Dropbox.
En el registro de auditoría de uso compartido no se indica si un miembro abandona una carpeta compartida o si agrega una, ya que el miembro sigue teniendo acceso a la carpeta y puede agregarla en cualquier momento.
¿Cómo puedo ver la actividad de uso compartido en el panel de estadísticas?
Si quieres ver el panorama completo de uso compartido del equipo con el paso del tiempo, consulta el panel de estadísticas. Ahí se ofrecen estadísticas generales de uso, como la cantidad de vínculos compartidos que se crearon y el número de carpetas compartidas activas.
¿Por qué algunos campos del informe de uso compartido externo están vacíos?
Campo Compartido por vacío
Estos campos pueden estar vacíos si se dan los siguientes casos:
- La cuenta de Dropbox asociada está inhabilitada.
- El archivo compartido es un archivo de Dropbox Paper, Google Doc o Microsoft 365.
Campo Compartido con vacío
Este campo puede estar vacío si se creó un vínculo compartido, pero no se envió a ningún correo electrónico específico.
Nota: Cuando los archivos se compartan mediante un vínculo, este campo estará en blanco.
Campo Quién accedió vacío
Este campo estará vacío si nadie accedió al archivo mediante un vínculo directo compartido por correo electrónico.
Campo Fecha de actividad vacío
Si el campo Quién accedió está en blanco, el campo Fecha de actividad también lo estará, ya que no habrá ningún acceso registrado.
Campo Ruta vacío
Si el campo de ruta está vacío, significa que los datos están guardados en la carpeta principal sin ninguna ruta de subcarpeta.
