Как отслеживать события рабочей группы Dropbox, не связанные с общим доступом
Информация в этой статье предназначена для некоторых типов администраторов Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus и Enterprise.
Некоторые типы администраторов могут отслеживать, как используется общий доступ к определенным данным внутри вашей организации и за ее пределами. В этой статье рассказывается о том, как отслеживать действия, связанные с общим доступом, в консоли администрирования, создавать отчеты о внешнем доступе и управлять содержимым, доступным внешним пользователям.
Подробнее о том, как установить ограничения для ссылок в рабочей группе…
Просмотр действий, связанных с доступом
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
- Нажмите События на боковой панели слева.
На странице Действия отображается краткая информация о последних действиях рабочей группы. Однако на ней отображаются не все действия, выполненные вашей рабочей группой. Чтобы получить полный отчет о действиях за определенный период, нажмите Создать отчет.
Обратите внимание: в отчет о событиях включаются только события, произошедшие в папках рабочей группы или в общем пространстве рабочей группы.
Чтобы просмотреть недавние действия, связанные с общим доступом, для определенного участника рабочей группы, нажмите Участники на левой боковой панели и выберите имя участника в списке.
Просмотр и управление внешним общим доступом
Можно посмотреть, какие файлы, папки и общие ссылки доступны пользователям, не входящим в вашу рабочую группу. В том числе:
- Общие элементы: тип, размер и путь.
- Безопасность: уровень доступа, защита паролем или срок действия.
- Общий доступ: кто, когда и кому предоставил общий доступ к содержимому.
- Действия: просмотр или изменение содержимого.
Если рабочая группа имеет менее 5 миллионов внешних общих ресурсов, для их просмотра можно скачать отчет или перейти на вкладку внешнего общего доступа на странице Безопасность в консоли администрирования.
Для их просмотра можно скачать отчет или перейти на вкладку внешнего общего доступа в разделе Безопасность консоли администрирования.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
- Нажмите на раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
- Перейдите на вкладку Безопасность.
Кроме того, можно управлять доступом к этим файлам и папкам на вкладке Внешний общий доступ.
Отчет и вкладка внешнего общего доступа содержат информацию только о файлах и папках, к которым напрямую был предоставлен общий доступ. Например, если к папке был предоставлен общий доступ, она будет включена в эту информацию, но ее содержимое не будет. Будет приведена информация о всех файлах или папках, для которых участники рабочей группы создали общую ссылку.
Обратите внимание:
- Dropbox обновляет архитектуру общих ссылок, которая повлияет на их создание и предоставление с их помощью общего доступа. Новые ссылки основаны на содержимом, а не на пользователе, и их можно определить по включению в URL-адрес параметра «rlkey».
- Если вы используете ссылку для предоставления общего доступа к файлам и папкам внешним пользователям, они смогут поделиться этой ссылкой с другими пользователями, но не смогут создать собственную ссылку на данное содержимое. Каждый файл или папка имеет одну ссылку для редактирования и одну ссылку только для просмотра.
- Отчет и страница с информацией о внешнем общем доступе не будут содержать сведения о документах Dropbox Paper.
Как скачать отчет о предоставлении внешнего общего доступа
Отчет о внешнем общем доступе можно создать на вкладке Внешний общий доступ на странице Безопасность. Отчет содержит все данные о внешнем общем доступе для рабочей группы и не может быть отфильтрован.
В консоли администрирования вы можете перейти на выделенную страницу с информацией о внешнем общем доступе, где можно просматривать и фильтровать файлы и папки, доступные внешним пользователям, а также управлять такими файлами и папками. Можно фильтровать по таким параметрам, как имя файла, тип файла, дата общего доступа и имя пользователя, который предоставил общий доступ.
Обратите внимание: Dropbox по возможности поддерживает актуальность этой страницы, и в отчет входит самая свежая на соответствующий момент информация.
Чтобы создать отчет о внешнем общем доступе, выполните следующие действия.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
- Нажмите на раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
- Перейдите на вкладку Безопасность.
- Перейдите на вкладку Внешний общий доступ.
- Нажмите Создать отчет.
- Установите флажок рядом с типами отчетов, которые необходимо создать.
- Все общие ссылки и весь контент, которым поделились по электронной почте
- Уникальные просмотры ссылок без срока действия, созданных более 3 месяцев назад
- Уникальные просмотры ссылок без пароля
- Нажмите Сгенерировать.
После создания отчета о внешнем общем доступе вы получите уведомление по электронной почте. Отчеты о внешнем общем доступе хранятся в Dropbox в формате CSV.
Типы данных, включенных в отчет о внешнем общем доступе
Отчет о внешнем общем доступе может содержать следующие данные.
- Тип элемента: тип общего содержимого.
- Имя: имя общего содержимого.
- Кто предоставил: имя пользователя, предоставившего общий доступ к содержимому.
- Дата предоставления: исходная дата предоставления общего доступа к содержимому. Если внешняя общая ссылка останется неизменной и получатель по-прежнему будет иметь разрешения на прямой общий доступ, дополнительный общий доступ, предоставленный позднее, не изменит значение в этом поле.
- Дата создания используется для ссылок вместо значения в поле Дата предоставления.
- Время предоставления используется для предоставления прямого общего доступа к ресурсам вместо значения в поле Дата предоставления.
- Кому предоставлен: имя пользователя, получившего доступ к содержимому.
- Доступ: уровень предоставленного доступа (например, «только для редактирования» или «только для просмотра»).
- Домен получателя: домен электронной почты получателя.
- Последнее действие: самое последнее действие, связанное с общим содержимым. Действие регистрируется при изменении самого содержимого и связано с операциями со ссылкой.
- Примечание. Отображается только самое последнее действие с файлами.
- Дата действия: дата самого последнего действия, указанного в поле Последнее действие.
- Путь: расположение элемента на общем диске или в общей системе.
- Тип папки: тип папки, если применимо (например, папка участника рабочей группы).
- Количество элементов: количество элементов в общей папке или файле.
- Расширение: расширение файла (например, .doc, .paper, .pdf), к которому предоставлен общий доступ.
- Размер: размер данных элемента, к которому предоставлен общий доступ.
- Метод предоставления: способ предоставления общего доступа к элементу (например, ссылка или прямой общий доступ).
- Кто получил доступ: адреса электронной почты пользователей, получивших общий доступ к элементу. Относится только к файлам, доступ к которым предоставлен напрямую или с помощью ссылки.
- Срок действия: дата истечения срока действия общей ссылки или разрешений на доступ. Относится только к ссылкам.
- Пароль: указывает, требуется ли пароль для доступа к элементу, к которому предоставлен общий доступ.
- Скачивание: этот параметр указывает, разрешено ли скачивание для элемента, к которому предоставлен общий доступ. Относится только к ссылкам.
Как управлять содержимым, к которому предоставлен внешний доступ
Чтобы изменить настройки внешнего общего доступа к файлу или папке, на странице Внешний общий доступ выполните следующие действия.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
- Нажмите на раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
- Перейдите на вкладку Безопасность.
- Перейдите на вкладку Внешний общий доступ.
- Наведите курсор на файл или папку, для которых необходимо изменить настройки.
- Нажмите ☑ (дополнительные параметры).
- Нажмите Управление доступом.
Если файл или папка находятся в папке рабочей группы, появится окно общего доступа. Если файл или папка не находятся в папке рабочей группы, будет предложено войти в качестве участника рабочей группы. После открытия окна общего доступа к файлу или папке вы сможете управлять доступом к ним так же, как и к любому другому общему файлу или папке.
Часто задаваемые вопросы об общем доступе
Что делать, если незнакомый человек присоединяется к общей папке?
Если к общей папке получит доступ неизвестный пользователь, администраторы смогут увидеть это и определить, кто отправил приглашение, в разделе Действия консоли администрирования.
Какие именно события фиксирует Dropbox?
Dropbox фиксирует событие, связанное с общей папкой, когда кто-то:
- Создает общую папку
- Приглашает в папку другого пользователя
- Присоединяется к общей папке
- Удаляет пользователя из общей папки
- Изменяет статус пользователя в папке
- Передает права на владение папкой другому пользователю
- Отменяет доступ к папке
- Изменяет права доступа для папки
- Изменяет общие права доступа для папок в консоли администрирования
- Переместил общую папку из рабочего аккаунта Dropbox в личный (и наоборот), если настройки папки, а также настройки рабочей группы разрешают предоставлять доступ к материалам пользователям не из рабочей группы.
Dropbox фиксирует событие, связанное с общим файлом, когда кто-то:
- добавили;
- Скачал
- изменили;
- Просмотрел
- Удалил
- Окончательно удалил
- Восстановил (отменил удаление файла или вернул файл в исходное местоположение)
- Восстановил версию (восстановил предыдущую версию файла до внесения набора изменений)
- переименовали;
- Переместил (переместил файл из одной папки в другую)
- Скопировал
- Вернул аккаунт к предыдущему состоянию (будет отображаться информация о том, что чей-то аккаунт был возвращен к предыдущему состоянию, а также о файлах, которые затронуло это действие).
Dropbox фиксирует событие, связанное с ссылкой доступа, когда:
- Участник рабочей группы создает ссылку доступа
- Пользователь не из рабочей группы создает ссылку доступа (или делится ею) на общую папку, принадлежащую какому-либо участнику рабочей группы
- Ссылку доступа создают или отправляют с помощью стороннего приложения
- Участник рабочей группы удаляет ссылку доступа
- Участник рабочей группы изменяет возможность просматривать ссылку
- Участник рабочей группы устанавливает для ссылки доступа пароль или срок действия
- Администратор изменяет общие права доступа для ссылок в консоли администрирования
- Кто-то открыл или сохранил файлы рабочей группы с помощью ссылки.
Dropbox фиксирует событие, связанное с запросами файлов, когда:
- Участник рабочей группы создает запрос файла.
- Участник рабочей группы получил файл в ответ на свой запрос.
События, связанные с доступом в Paper, фиксируются, когда:
- Предоставляется или отменяется доступ участника рабочей группы к документу или папке Paper
- Предоставляется или отменяется доступ пользователя не из рабочей группы к документу или папке Paper, которыми владеет рабочая группа
- Участник рабочей группы просматривает документ Paper
- Пользователь не из рабочей группы просматривает документ Paper
- Участник рабочей группы упомянут в документе Paper
- Пользователь не из рабочей группы упомянут в документе Paper, которым владеет рабочая группа
- Изменяются настройки по умолчанию для доступа к документам Paper
- Изменяются права доступа для участника в документе Paper
- Участник рабочей группы или пользователь не из рабочей группы запросил доступ к документу Paper.
Действия, связанные с функцией Отправка и отслеживание*, фиксируются, когда:
- В раздел «Отправка и отслеживание» добавляется файл.
- С помощью функции «Отправка и отслеживание» создается ссылка.
- Ссылка, созданная с помощью функции «Отправка и отслеживание», удаляется.
- Ссылка, созданная с помощью функции «Отправка и отслеживание», переименовывается.
- С помощью функции «Отправка и отслеживание» открывается общая ссылка.
- Ссылка, созданная с помощью функции «Отправка и отслеживание», изменяется.
- Из раздела «Отправка и отслеживание» удаляются файлы и ссылки.
- В разделе «Отправка и отслеживание» переименовываются файлы и ссылки.
*Эти события доступны только для пользователей аккаунтов с тарифными планами Dropbox Business или Business Plus.
Действия на странице Подписи† фиксируются, когда:
- Отправляется запрос на подпись.
- Открывается запрос на подпись.
- Запрос на подпись выполнен.
- Отправляется напоминание о запросе на подпись.
- Запрос на подпись отменен.
- Запрос на подпись отклонен.
†Эти события доступны только для пользователей аккаунтов с платным тарифным планом Dropbox Sign или с тарифными планами Dropbox Standard, Advanced, Business или Business Plus.
Когда открывается ссылка или в аккаунт Dropbox добавляются файлы, это фиксируется только в полном отчете.
Записываются все случаи, когда участник рабочей группы или пользователь не из рабочей группы открывает ссылку или добавляет ее в свой Dropbox.
В журнале доступа не фиксируется, когда пользователь покидает общую папку или возвращается в нее, потому что у такого пользователя все равно остается доступ к папке — он может вернуться в нее в любой момент.
Как посмотреть данные о предоставлении общего доступа на панели статистики
Если вы хотите подробно изучить, кто и к чему предоставлял доступ в вашей рабочей группе в течение определенного времени, откройте панель статистики. Там вы найдете информацию о доступе (например, увидите, сколько в аккаунте действующих общих папок и сколько было создано ссылок доступа).
Почему некоторые поля в отчете о совместном внешнем доступе пустые?
Пустое поле Общий доступ предоставлен
Эти поля могут быть пустыми в следующих ситуациях:
- Связанный аккаунт Dropbox отключен.
- Общий файл представляет собой файл Dropbox Paper, Google Doc или Microsoft 365.
Пустое поле Общий доступ с
Это поле может быть пустым, если общая ссылка была создана, но не была передана по электронной почте.
Примечание. При совместном использовании файлов по общей ссылке это поле будет пустым.
Пустое поле Кто получил доступ
Это поле остается пустым, если доступ к файлу не был получен по прямой ссылке, переданной по электронной почте.
Пустое поле Дата операции
Если поле Кто получил доступ пустое, поле Дата операции также останется пустым, так как не будет зарегистрировано никаких действий по доступу.
Пустое поле Путь
Если поле «Путь» пустое, это означает, что данные хранятся в корневой папке без пути к вложенной папке.
