Как отслеживать события рабочей группы Dropbox, не связанные с общим доступом
Администраторы некоторых типов могут отслеживать, как предоставляется доступ к определенным данным в организации и за ее пределами.
Подробнее о том, как установить ограничения для ссылок в рабочей группе…
Просмотр действий, связанных с доступом
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
- На вкладке События вы увидите помимо всего прочего и действия, связанные с предоставлением доступа. Чтобы отображались только они, выберите пункт Доступ в выпадающем меню.
На странице События по умолчанию отображаются самые последние события в рабочей группе. Но этот список неполон. Вы можете посмотреть полный список действий, выполненных всеми участниками вашей рабочей группы за определенный период, нажав на опцию Создать отчет на вкладке События.
Обратите внимание: в отчет о событиях включаются только события, произошедшие в папках рабочей группы или в общем пространстве рабочей группы.
Вы также можете посмотреть действия только одного определенного пользователя, связанные с предоставлением доступа. Для этого нужно нажать на ссылку Участники в меню слева, а потом нажать на имя соответствующего участника в появившемся списке.
Просмотр и управление внешним общим доступом
Вы можете просматривать файлы, папки и общие ссылки, которыми поделились пользователи за пределами вашей рабочей группы, а также подробную информацию о том, каким образом к ним был предоставлен доступ, в том числе приведенную ниже.
- Общие элементы: тип, размер и путь
- Безопасность: уровень доступа, и имеется ли защита с помощью пароля или срока действия
- Общий доступ: кто, когда и с кем поделился контентом
- События: просматривали ли данные и делились ли ими
Их можно просмотреть, скачав отчет или просмотрев страницу внешнего общего доступа. Кроме того, со специальной страницы внешнего общего доступа можно управлять доступом к этим файлам и папкам.
Dropbox переходит на обновленную архитектуру общих ссылок. Теперь ссылки будут основываться на контенте, а не на пользователях. Это повлияет на то, как создаются и ссылки и как к ним предоставляется доступ. Новые ссылки можно определить по наличию в URL параметра «rlkey». Для этих ссылок описанные выше действия будут работать иначе:
- События для общих ссылок могут быть связаны с владельцем содержимого или пользователем, создавшим ссылку.
Обратите внимание! И специальная страница, и отчет:
- Содержат только файлы и папки, к которым общий доступ предоставлялся напрямую.
- Например, если кто-то поделился папкой, папка будет указана на странице и в отчете, а файлы из нее — нет.
- Содержат файлы и папки, для которых участники рабочей группы создали общую ссылку.
- Доступны только для рабочих групп, в которых сторонний доступ предоставлялся менее пяти миллионов раз.
- Не содержат документы Dropbox Paper.
Как скачать отчет о предоставлении внешнего общего доступа
Можно нажать Создать отчет, чтобы создать отчет о предоставлении внешнего общего доступа, на странице внешнего доступа и на панели статистики. Отчет содержит все события, которые связаны с доступом к материалам рабочей группы для сторонних пользователей, и их нельзя отфильтровать.
В консоли администрирования есть специальная страница внешнего общего доступа, где можно просматривать и фильтровать файлы и папки, к которым предоставили общий доступ сторонним пользователям, а также управлять ими.
Обратите внимание: Dropbox по возможности поддерживает актуальность этой страницы, и в отчет входит самая свежая на соответствующий момент информация.
Чтобы открыть страницу внешнего общего доступа, выполните такие действия.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
- Нажмите Безопасность на боковой панели слева.
- Нажмите Внешний общий доступ.
Пользователи могут искать и фильтровать файлы с внешним общим доступом по таким сведениям, как имена файлов, время предоставления общего доступа, кто предоставил доступ и тип файла.
Чтобы управлять файлом или папкой, к которым предоставлен внешний общий доступ с соответствующей страницы, выполните приведенные ниже действия.
- Выполните указанные выше действия, чтобы открыть страницу внешнего общего доступа.
- Наведите курсор на имя файла или папки, которой хотите управлять.
- Нажмите «…» (многоточие).
- Нажмите Управление доступом.
Если файл или папка находятся в папке рабочей группы, отобразится окно общего доступа. Если файл или папка не находятся в папке рабочей группы, отобразится опция войти как участник рабочей группы. В любом случае, открыв окно общего доступа для файла или папки, вы сможете управлять доступом к ним так же, как к любому общему файлу или папке в Dropbox.
Часто задаваемые вопросы об общем доступе
Что делать, если незнакомый человек присоединяется к общей папке?
Если вы заметили, что к общей папке присоединился незнакомый вам человек, обратитесь к администратору вашей рабочей группы. На вкладке События администраторы могут просматривать информацию о том, кто присоединился к папке, а также кто ею поделился.
Какие именно события фиксирует Dropbox?
Dropbox фиксирует событие, связанное с общей папкой, когда кто-то:
- Создает общую папку
- Приглашает в папку другого пользователя
- Присоединяется к общей папке
- Удаляет пользователя из общей папки
- Изменяет статус пользователя в папке
- Передает права на владение папкой другому пользователю
- Отменяет доступ к папке
- Изменяет права доступа для папки
- Изменяет общие права доступа для папок в консоли администрирования
- Переместил общую папку из рабочего аккаунта Dropbox в личный (и наоборот), если настройки папки, а также настройки рабочей группы разрешают предоставлять доступ к материалам пользователям не из рабочей группы.
Dropbox фиксирует событие, связанное с общим файлом, когда кто-то:
- добавили;
- Скачал
- изменили;
- Просмотрел
- Удалил
- Окончательно удалил
- Восстановил (отменил удаление файла или вернул файл в исходное местоположение)
- Восстановил версию (восстановил предыдущую версию файла до внесения набора изменений)
- переименовали;
- Переместил (переместил файл из одной папки в другую)
- Скопировал
- Вернул аккаунт к предыдущему состоянию (будет отображаться информация о том, что чей-то аккаунт был возвращен к предыдущему состоянию, а также о файлах, которые затронуло это действие).
Dropbox фиксирует событие, связанное с ссылкой доступа, когда:
- Участник рабочей группы создает ссылку доступа
- Пользователь не из рабочей группы создает ссылку доступа (или делится ею) на общую папку, принадлежащую какому-либо участнику рабочей группы
- Ссылку доступа создают или отправляют с помощью стороннего приложения
- Участник рабочей группы удаляет ссылку доступа
- Участник рабочей группы изменяет возможность просматривать ссылку
- Участник рабочей группы устанавливает для ссылки доступа пароль или срок действия
- Администратор изменяет общие права доступа для ссылок в консоли администрирования
- Кто-то открыл или сохранил файлы рабочей группы с помощью ссылки.
Dropbox фиксирует событие, связанное с запросами файлов, когда:
- Участник рабочей группы создает запрос файла.
- Участник рабочей группы получил файл в ответ на свой запрос.
События, связанные с доступом в Paper, фиксируются, когда:
- Предоставляется или отменяется доступ участника рабочей группы к документу или папке Paper
- Предоставляется или отменяется доступ пользователя не из рабочей группы к документу или папке Paper, которыми владеет рабочая группа
- Участник рабочей группы просматривает документ Paper
- Пользователь не из рабочей группы просматривает документ Paper
- Участник рабочей группы упомянут в документе Paper
- Пользователь не из рабочей группы упомянут в документе Paper, которым владеет рабочая группа
- Изменяются настройки по умолчанию для доступа к документам Paper
- Изменяются права доступа для участника в документе Paper
- Участник рабочей группы или пользователь не из рабочей группы запросил доступ к документу Paper.
Действия, связанные с функцией Отправка и отслеживание*, фиксируются, когда:
- В раздел «Отправка и отслеживание» добавляется файл.
- С помощью функции «Отправка и отслеживание» создается ссылка.
- Ссылка, созданная с помощью функции «Отправка и отслеживание», удаляется.
- Ссылка, созданная с помощью функции «Отправка и отслеживание», переименовывается.
- С помощью функции «Отправка и отслеживание» открывается общая ссылка.
- Ссылка, созданная с помощью функции «Отправка и отслеживание», изменяется.
- Из раздела «Отправка и отслеживание» удаляются файлы и ссылки.
- В разделе «Отправка и отслеживание» переименовываются файлы и ссылки.
*Эти события доступны только для пользователей аккаунтов с тарифными планами Dropbox Business или Business Plus.
Действия на странице Подписи† фиксируются, когда:
- Отправляется запрос на подпись.
- Открывается запрос на подпись.
- Запрос на подпись выполнен.
- Отправляется напоминание о запросе на подпись.
- Запрос на подпись отменен.
- Запрос на подпись отклонен.
†Эти события доступны только для пользователей аккаунтов с платным тарифным планом Dropbox Sign или с тарифными планами Dropbox Standard, Advanced, Business или Business Plus.
Когда открывается ссылка или в аккаунт Dropbox добавляются файлы, это фиксируется только в полном отчете.
Записываются все случаи, когда участник рабочей группы или пользователь не из рабочей группы открывает ссылку или добавляет ее в свой Dropbox.
В журнале доступа не фиксируется, когда пользователь покидает общую папку или возвращается в нее, потому что у такого пользователя все равно остается доступ к папке — он может вернуться в нее в любой момент.
Как посмотреть данные о предоставлении общего доступа на панели статистики
Если вы хотите подробно изучить, кто и к чему предоставлял доступ в вашей рабочей группе в течение определенного времени, откройте панель статистики. Там вы найдете информацию о доступе (например, увидите, сколько в аккаунте действующих общих папок и сколько было создано ссылок доступа).
