Come monitorare l’attività di condivisione del team Dropbox
Le informazioni contenute nel presente articolo si applicano ad alcuni tipi di amministratori di Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus ed Enterprise.
Alcuni tipi di amministratori possono monitorare il modo in cui determinati dati vengono condivisi all'interno e all'esterno dell'organizzazione. In questo articolo viene illustrato come monitorare l'attività di condivisione nella Console amministratore, generare report sulla condivisione esterna e gestire i contenuti condivisi esternamente.
Scopri come configurare le restrizioni ai link all’interno del tuo team.
Visualizza l'attività di condivisione
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Attività nella barra laterale sinistra.
La pagina Attività mostra un riepilogo delle attività più recenti del team. Tuttavia, non mostra tutte le azioni intraprese dal team. Per generare un rapporto completo sulle attività di un periodo specifico, fai clic su Crea rapporto.
Nota. Il report sull’attività mostra solo l’attività all’interno di cartelle del team o dell’area di lavoro condivisa del team.
Per visualizzare l'attività di condivisione recente per uno specifico membro del team, fai clic su Membri nella barra laterale sinistra, quindi sul nome del membro nell'elenco.
Visualizzare e gestire la condivisione esterna
Puoi visualizzare quali file, cartelle e link sono condivisi con persone esterne al tuo team e vedere in che modo è stata effettuata tale condivisione. Ciò include:
- Elementi condivisi: tipo, dimensione e percorso
- Sicurezza: livello di accesso e se è presente una protezione tramite password o una scadenza
- Condivisione: chi ha condiviso il contenuto, quando e con chi
- Attività: se il contenuto è stato visualizzato o modificato
I team con meno di 5 milioni di condivisioni esterne possono visualizzarle scaricando un rapporto o visitando la scheda Condivisione esterna nella pagina Sicurezza della Console amministratore.
Puoi visualizzarli scaricando un rapporto o visualizzando la scheda Condivisione esterna nella sezione Sicurezza della Console amministratore:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox, nella sezione Prodotti.
- Fai clic su Sicurezza.
Puoi anche gestire l’accesso a tali file e cartelle dalla scheda Condivisione esterna.
Il rapporto sulla condivisione esterna e la relativa scheda includono solo file e cartelle che sono stati condivisi direttamente. Ad esempio, se una cartella è condivisa, la cartella è inclusa, ma il suo contenuto non lo è. Sono inclusi tutti i file o le cartelle per cui i membri del team hanno creato un link condiviso.
Note:
- Dropbox sta aggiornando la sua architettura relativa ai link condivisi, il che influenzerà il modo in cui questi vengono creati e condivisi. I nuovi link sono basati sul contenuto piuttosto che sull'utente e possono essere identificati dall'inclusione di un parametro "rlkey" nell'URL.
- Se utilizzi un link per condividere file e cartelle con un soggetto esterno, quest'ultimo potrà condividere lo stesso link con altri, ma non potrà creare il proprio link al contenuto. Ogni file o cartella ha un link di modifica e uno di sola visualizzazione.
- Il rapporto sulla condivisione esterna e la relativa pagina escludono i documenti di Dropbox Paper.
Come scaricare un rapporto sulla condivisione esterna
Puoi creare un rapporto sulla condivisione esterna dalla scheda Condivisione esterna nella pagina Sicurezza. Il rapporto contiene tutti i dati di condivisione esterna per il team e non può essere filtrato.
Hai accesso a una pagina di condivisione esterna dedicata nella Console amministratore in cui puoi visualizzare, filtrare e gestire file e cartelle condivisi esternamente. Puoi filtrare utilizzando dettagli come nomi di file, tipi di file, data di condivisione e persona che l'ha effettuata.
Nota. Dropbox si impegna a mantenere questa pagina quanto più aggiornata possibile. Il rapporto includerà le informazioni più recenti.
Per creare un rapporto sulla condivisione esterna:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox, nella sezione Prodotti.
- Fai clic su Sicurezza.
- Fai clic sulla scheda Condivisione esterna.
- Fai clic su Crea rapporto.
- Seleziona la casella accanto ai tipi di rapporto che desideri generare:
- Tutti i link condivisi e tutti i contenuti condivisi tramite email
- Visualizzazioni uniche di link senza scadenza creati oltre 3 mesi fa
- Visualizzazioni uniche di link senza password
- Fai clic su Genera.
Una volta che il rapporto sulla condivisione esterna sarà pronto, riceverai un'email di notifica. I rapporti sulla condivisione esterna sono archiviati nel tuo Dropbox come file CSV.
Tipi di dati inclusi in un rapporto sulla condivisione esterna
Il rapporto sulla condivisione esterna può includere i seguenti dati:
- Tipo di elemento: il tipo di contenuto condiviso.
- Nome: il nome del contenuto condiviso.
- Condiviso da: il nome dell'utente che ha condiviso il contenuto.
- Data dell'ultima condivisione: la data originale in cui il contenuto è stato condiviso. Le condivisioni aggiuntive effettuate in un secondo momento non comporteranno modifiche a questo campo se il link rimane esterno e invariato per la condivisione dei link o se il destinatario dispone ancora delle autorizzazioni di accesso per la condivisione diretta.
- La Data di creazione viene utilizzata per i link al posto della Data dell'ultima condivisione.
- L'Ora di condivisione viene utilizzata per le condivisioni dirette al posto della Data dell'ultima condivisione.
- Condiviso con: il nome dell'utente che ha ricevuto il contenuto.
- Accesso: il livello di accesso concesso (ad esempio, "modifica" o "sola visualizzazione").
- Dominio del destinatario: il dominio email del destinatario.
- Ultima attività: l'attività più recente relativa al contenuto condiviso. Un'attività viene registrata in caso di modifica al contenuto stesso e non si basa sull'attività di collegamento.
- Nota: visualizza solo l'attività più recente per i file.
- Data dell'attività: la data più recente dell'attività a cui si fa riferimento in Ultima attività.
- Percorso: la posizione dell'elemento all'interno dell'unità o del sistema condivisi.
- Tipo di cartella: tipo di cartella, se applicabile (come la cartella Membro).
- Numero di elementi: il numero di elementi all'interno della cartella o del file condivisi.
- Estensione: l'estensione del file (ad es., .doc, .paper, .pdf) dell'elemento condiviso.
- Dimensione: la dimensione dei dati dell'elemento condiviso.
- Metodo di condivisione: come è stato condiviso l'elemento (ad es., tramite link o condivisione diretta).
- Chi ha effettuato l'accesso: indirizzi email delle persone che hanno effettuato l'accesso all'elemento condiviso. Si applica solo ai file condivisi direttamente o tramite un link.
- Scadenza: la data di scadenza del link condiviso o delle autorizzazioni di accesso. Si applica solo ai link.
- Password: indica se è stata richiesta una password per accedere all'elemento condiviso.
- Impostazione di download: specifica se il download è consentito per l'elemento condiviso. Si applica solo ai link.
Come gestire i contenuti condivisi esternamente
Per gestire un file o una cartella condivisi esternamente dalla pagina Condivisione esterna:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox, nella sezione Prodotti.
- Fai clic su Sicurezza.
- Fai clic sulla scheda Condivisione esterna.
- Passa il mouse sul file o sulla cartella che desideri gestire.
- Fai clic su ☑ (altre opzioni).
- Fai clic su Gestisci accesso.
Se il file o la cartella si trova in una cartella del team, visualizzerai la finestra di condivisione. Se il file o la cartella non si trova in una cartella del team, visualizzerai l'opzione per accedere come membro del team. Una volta aperta la finestra di condivisione per il file o la cartella, puoi gestirne l'accesso allo stesso modo di qualsiasi file o cartella condivisi.
Domande frequenti sull’attività di condivisione
Che cosa succede se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa?
Se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa, gli amministratori potranno visualizzarla e identificare chi ha inviato l'invito dalla sezione Attività della Console amministratore.
Quali tipi di eventi vengono registrati?
Gli eventi relativi alle cartelle condivise vengono registrati quando qualcuno:
- Crea una cartella condivisa
- Invita una persona a una cartella
- Si unisce a una cartella
- Rimuove una persona da una cartella
- Modifica il ruolo di un'altra persona in una cartella
- Trasferisce la proprietà di una cartella a un'altra persona
- Annulla la condivisione di una cartella
- Modifica le autorizzazioni di condivisione per una cartella
- Modifica le autorizzazioni di condivisione generali per le cartelle condivise nella Console amministratore
- Sposta una cartella condivisa da un Dropbox di lavoro a un Dropbox personale (e viceversa), in particolare se sia le impostazioni a livello di cartella sia quelle a livello di team consentono la condivisione all’esterno del team
Vengono registrati eventi relativi ai file condivisi quando un file è:
- Aggiunto
- Scaricato
- Modificato
- Visualizzato in anteprima
- Eliminato
- Eliminato definitivamente
- Ripristinato (quando viene annullata l'eliminazione di un file o un file viene riportato nella posizione originale)
- Recuperato (quando viene recuperata la versione precedente di un file, antecedente a una serie di modifiche)
- Rinominato
- Spostato (quando un file viene spostato da una cartella a un'altra)
- Copiato
- Soggetto a rollback (ovvero, l’account di una persona è stato riportato a uno stato precedente, insieme a tutti i file interessati)
Gli eventi relativi ai link condivisi vengono registrati quando:
- Un membro del team crea o condivide un link
- Un utente, che non è membro del team, crea o condivide un link da una cartella condivisa di cui è proprietario un membro del team
- Un link viene condiviso o creato attraverso un'applicazione di terze parti
- Un membro del team rimuove un link
- Un membro del team modifica la visibilità di un link
- Un membro del team imposta una password o una scadenza per un link
- Un amministratore modifica le autorizzazioni di condivisione generali per i link condivisi nella Console amministratore
- Un membro del team apre o salva i file da un link a contenuti di proprietà del team
Gli eventi relativi alle richieste di file vengono registrati quando:
- Un membro del team crea una richiesta di file
- Un membro del team riceve un file caricato in una richiesta di file
Gli eventi di condivisione di Paper vengono registrati quando:
- Viene condiviso un documento o una cartella di Paper con un membro del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
- Viene condiviso un documento o una cartella di Paper di proprietà del team con una persona che non fa parte del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
- Un membro del team visualizza un documento di Paper
- Una persona che non fa parte del team visualizza un documento di Paper
- Un membro del team viene menzionato in un documento di Paper
- Una persona che non fa parte del team viene menzionata in un documento di Paper di proprietà del team
- Viene modificata l'impostazione di condivisione predefinita per i documenti di Paper
- Vengono modificate le autorizzazioni per un membro di un documento di Paper
- Viene richiesto l’accesso a un documento di Paper da un membro del team o da una persona che non fa parte del team
Viene registrata un’attività di Invio e monitoraggio* nei seguenti casi:
- Viene aggiunto un file a Invio e monitoraggio
- Viene creato un link in Invio e monitoraggio
- Viene eliminato un link in Invio e monitoraggio
- Viene rinominato un link in Invio e monitoraggio
- Viene aperto un link condiviso in Invio e monitoraggio
- Viene modificato un link in Invio e monitoraggio
- Vengono rimossi file e link da Invio e monitoraggio
- Vengono rinominati file e link in Invio e monitoraggio
*Questi eventi sono disponibili solo per i clienti Dropbox Business o Dropbox Business Plus.
Viene registrata un’attività della pagina Firme† nei seguenti casi:
- Viene inviata una richiesta di firma
- Viene aperta una richiesta di firma
- Viene elaborata una richiesta di firma
- Viene inviato un promemoria per una richiesta di firma
- Viene annullata una richiesta di firma
- Viene rifiutata una richiesta di firma
†Questi eventi sono disponibili solo per i clienti con piani Dropbox Sign a pagamento o Dropbox Standard, Advanced, Business o Business Plus.
L’apertura di un link o l’aggiunta di file a un account Dropbox sono eventi registrati solo nel rapporto completo delle attività.
Un evento verrà registrato quando una persona interna o esterna al team apre o aggiunge il link al proprio Dropbox.
Il registro di controllo delle condivisioni non tiene traccia di quando un membro abbandona o aggiunge una cartella condivisa, in quanto tale membro ha ancora accesso alla cartella e può aggiungerla in qualsiasi momento.
Come faccio a visualizzare l’attività di condivisione nella dashboard Statistiche?
Se vuoi avere una panoramica generale dell'attività di condivisione del tuo team nel corso del tempo, utilizza la dashboard statistiche. che fornisce dati di uso generale, come il numero di link condivisi creati e il numero di cartelle condivise attive.
Perché alcuni campi nel report di condivisione esterna sono vuoti?
Campo Condiviso da vuoto
Questi campi possono essere vuoti nei seguenti casi:
- L'account Dropbox associato è disabilitato.
- Il file condiviso è un file Dropbox Paper, Google Doc o Microsoft 365.
Campo Condiviso con vuoto
Questo campo può essere vuoto quando è stato creato un link condiviso ma esso non è stato condiviso con un'email specifica.
Nota: quando i file sono condivisi tramite un link condiviso, questo campo sarà vuoto.
Campo Chi ha effettuato l'accesso vuoto
Questo campo rimane vuoto se non è stato effettuato l'accesso al file utilizzando un link diretto condiviso via email.
Campo Data dell'attività vuoto
Se il campo Chi ha effettuato l'accesso è vuoto, anche il campo Data dell'attività rimarrà tale, in quanto non vi è alcuna attività di accesso registrata.
Campo Percorso vuoto
Se il campo Percorso è vuoto, significa che i dati sono memorizzati nella cartella principale senza un percorso di sottocartella.
