Come monitorare l’attività di condivisione del team Dropbox
Alcuni tipi di amministratori possono monitorare il modo in cui determinati dati vengono condivisi all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
Scopri come configurare le restrizioni ai link all’interno del tuo team.
Visualizza l'attività di condivisione
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Nella pagina Attività gli eventi di condivisione appaiono insieme agli altri tipi di eventi. Per filtrare solo in base agli eventi di condivisione, seleziona Condivisione nel menu a discesa.
La pagina Attività mostra solo un riepilogo delle attività più recenti del team, non tutte le azioni eseguite dal team. Per generare un rapporto completo delle attività svolte in un determinato periodo, fai clic su Crea rapporto nella scheda Attività.
Nota. Il report sull’attività mostra solo l’attività all’interno di cartelle del team o dell’area di lavoro condivisa del team.
Puoi anche visualizzare l’attività di condivisione più recente di un determinato membro del team facendo clic su Membri nella barra laterale di sinistra, poi facendo clic sul nome della persona nell’elenco.
Visualizzare e gestire la condivisione esterna
Puoi visualizzare quali file, cartelle e link condivisi vengono condivisi con persone esterne al team, nonché i dettagli sulla modalità di condivisione, tra cui:
- Elementi condivisi: tipo, dimensioni e percorso
- Sicurezza: livello di accesso ed eventuali password o scadenze
- Condivisione: chi ha condiviso i contenuti, quando e con chi
- Attività: stato di visualizzazione o modifica dei contenuti
Puoi visualizzare queste informazioni scaricando un rapporto o visualizzando la pagina della condivisione esterna. Puoi anche gestire l’accesso ai file e cartelle interessati da una pagina dedicata alla condivisione esterna.
Dropbox sta implementando un’architettura aggiornata per i link condivisi, che saranno basati sui contenuti invece che sull’utente. La modifica influirà sulle modalità di creazione e condivisione dei link. I nuovi link possono essere identificati dalla presenza di un parametro “rlkey” nell’URL e presentano le seguenti differenze in termini di funzionamento:
- Le azioni di condivisione dei link possono essere associate al proprietario del contenuto o all’utente che ha generato il link.
Nota. Sia la pagina dedicata sia il rapporto:
- Includono solamente i file e le cartelle che vengono condivisi in modo diretto.
- Per esempio, se una cartella viene condivisa, la cartella sarà inclusa, ma i file al suo interno no
- Includono file e cartelle per cui un membro del team ha creato un link condiviso
- Sono disponibili solo per team con meno di cinque milioni di condivisioni esterne
- Non contengono documenti di Dropbox Paper
Come scaricare un rapporto sulla condivisione esterna
Per creare un rapporto sulla condivisione esterna, puoi fare clic su Crea rapporto dalla pagina dedicata alla condivisione esterna e dalla Dashboard statistiche. Il rapporto contiene i dati relativi alla condivisione esterna per tutto il team e non può essere filtrato.
Hai accesso a una pagina dedicata alla condivisione esterna nella Console amministratore, all’interno della quale puoi visualizzare, filtrare e gestire file e cartelle condivisi esternamente.
Nota. Dropbox si impegna a mantenere questa pagina quanto più aggiornata possibile. Il rapporto includerà le informazioni più recenti.
Per aprire la pagina dedicata alla condivisione esterna:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Sicurezza nella barra laterale sinistra
- Fai clic su Condivisione esterna.
Puoi cercare e filtrare i file condivisi esternamente in base a dettagli quali nome del file, data di condivisione, persona che ha effettuato la condivisione e tipo di file.
Per gestire un file o una cartella condivisi esternamente dalla pagina dedicata alla condivisione esterna:
- Segui i passaggi qui sopra per aprire la pagina dedicata alla condivisione esterna.
- Passa con il mouse sopra al nome del file o della cartella che desideri gestire.
- Fai clic su “…” (puntini di sospensione).
- Fai clic su Gestisci accesso.
Se il file o la cartella si trovano in una cartella del team, vedrai la finestra di condivisione. Se il file o la cartella non si trovano in una cartella del team, avrai l’opzione di accedere come membro del team. In entrambi i casi, una volta aperta la finestra di condivisione relativa al file o alla cartella, potrai gestirne l’accesso nello stesso modo in cui gestisci l’accesso a qualsiasi file o cartella su Dropbox.
Domande frequenti sull’attività di condivisione
Che cosa succede se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa?
Se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa, gli amministratori saranno in grado, dalla scheda Attività, di vederla e di vedere anche chi ha inviato l'invito.
Quali tipi di eventi vengono registrati?
Gli eventi relativi alle cartelle condivise vengono registrati quando qualcuno:
- Crea una cartella condivisa
- Invita una persona a una cartella
- Si unisce a una cartella
- Rimuove una persona da una cartella
- Modifica il ruolo di un'altra persona in una cartella
- Trasferisce la proprietà di una cartella a un'altra persona
- Annulla la condivisione di una cartella
- Modifica le autorizzazioni di condivisione per una cartella
- Modifica le autorizzazioni di condivisione generali per le cartelle condivise nella Console amministratore
- Sposta una cartella condivisa da un Dropbox di lavoro a un Dropbox personale (e viceversa), in particolare se sia le impostazioni a livello di cartella sia quelle a livello di team consentono la condivisione all’esterno del team
Vengono registrati eventi relativi ai file condivisi quando un file è:
- Aggiunto
- Scaricato
- Modificato
- Visualizzato in anteprima
- Eliminato
- Eliminato definitivamente
- Ripristinato (quando viene annullata l'eliminazione di un file o un file viene riportato nella posizione originale)
- Recuperato (quando viene recuperata la versione precedente di un file, antecedente a una serie di modifiche)
- Rinominato
- Spostato (quando un file viene spostato da una cartella a un'altra)
- Copiato
- Soggetto a rollback (ovvero, l’account di una persona è stato riportato a uno stato precedente, insieme a tutti i file interessati)
Gli eventi relativi ai link condivisi vengono registrati quando:
- Un membro del team crea o condivide un link
- Un utente, che non è membro del team, crea o condivide un link da una cartella condivisa di cui è proprietario un membro del team
- Un link viene condiviso o creato attraverso un'applicazione di terze parti
- Un membro del team rimuove un link
- Un membro del team modifica la visibilità di un link
- Un membro del team imposta una password o una scadenza per un link
- Un amministratore modifica le autorizzazioni di condivisione generali per i link condivisi nella Console amministratore
- Un membro del team apre o salva i file da un link a contenuti di proprietà del team
Gli eventi relativi alle richieste di file vengono registrati quando:
- Un membro del team crea una richiesta di file
- Un membro del team riceve un file caricato in una richiesta di file
Gli eventi di condivisione di Paper vengono registrati quando:
- Viene condiviso un documento o una cartella di Paper con un membro del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
- Viene condiviso un documento o una cartella di Paper di proprietà del team con una persona che non fa parte del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
- Un membro del team visualizza un documento di Paper
- Una persona che non fa parte del team visualizza un documento di Paper
- Un membro del team viene menzionato in un documento di Paper
- Una persona che non fa parte del team viene menzionata in un documento di Paper di proprietà del team
- Viene modificata l'impostazione di condivisione predefinita per i documenti di Paper
- Vengono modificate le autorizzazioni per un membro di un documento di Paper
- Viene richiesto l’accesso a un documento di Paper da un membro del team o da una persona che non fa parte del team
Viene registrata un’attività di Invio e monitoraggio* nei seguenti casi:
- Viene aggiunto un file a Invio e monitoraggio
- Viene creato un link in Invio e monitoraggio
- Viene eliminato un link in Invio e monitoraggio
- Viene rinominato un link in Invio e monitoraggio
- Viene aperto un link condiviso in Invio e monitoraggio
- Viene modificato un link in Invio e monitoraggio
- Vengono rimossi file e link da Invio e monitoraggio
- Vengono rinominati file e link in Invio e monitoraggio
*Questi eventi sono disponibili solo per i clienti Dropbox Business o Dropbox Business Plus.
Viene registrata un’attività della pagina Firme† nei seguenti casi:
- Viene inviata una richiesta di firma
- Viene aperta una richiesta di firma
- Viene elaborata una richiesta di firma
- Viene inviato un promemoria per una richiesta di firma
- Viene annullata una richiesta di firma
- Viene rifiutata una richiesta di firma
†Questi eventi sono disponibili solo per i clienti con piani Dropbox Sign a pagamento o Dropbox Standard, Advanced, Business o Business Plus.
L’apertura di un link o l’aggiunta di file a un account Dropbox sono eventi registrati solo nel rapporto completo delle attività.
Un evento verrà registrato quando una persona interna o esterna al team apre o aggiunge il link al proprio Dropbox.
Il registro di controllo delle condivisioni non tiene traccia di quando un membro abbandona o aggiunge una cartella condivisa, in quanto tale membro ha ancora accesso alla cartella e può aggiungerla in qualsiasi momento.
Come faccio a visualizzare l’attività di condivisione nella dashboard Statistiche?
Per avere una panoramica generale dell’attività di condivisione del team nel corso del tempo puoi usare la dashboard Statistiche, che fornisce dati di uso generale, come il numero di link condivisi creati e il numero di cartelle condivise attive.
