Come gestire le impostazioni di condivisione del team
In questo articolo vengono descritte impostazioni disponibili per alcuni amministratori di account Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus ed Enterprise.
Se amministri un account di team Dropbox, puoi gestire le impostazioni di condivisione di tutto il team. Per accedere alle impostazioni di condivisione nella Console amministratore:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
Nota. Le modifiche a queste impostazioni non hanno effetto retroattivo.
Condivisione al di fuori del team
Queste impostazioni ti permettono di scegliere se consentire o limitare la condivisione al di fuori del team per i singoli prodotti Dropbox.
Condividi i file tramite email
Questa impostazione consente di controllare se i membri del team possono invitare persone esterne a visualizzare o modificare file e cartelle tramite email o interi domini email.
Nota importante. Se questa opzione è impostata su Sì, chiunque abbia accesso ai contenuti può condividerli. Assicurati che il team condivida file e cartelle solo con contatti di fiducia. Puoi monitorare l’attività di condivisione del team tramite la Console amministratore.
- Sì (chiunque): i membri del team possono condividere elementi sia con gli altri membri che con persone esterne al team.
- Se l’opzione è impostata su No, il team non ha accesso a Dropbox Replay, a meno che tu non abbia già acquistato il componente aggiuntivo Replay. In tal caso, Replay sarà comunque visualizzabile, ma non sarà interessato dalle impostazioni globali di condivisione esterna di Dropbox.
- Sì (Team e utenti approvati): i membri del team possono condividere elementi sia con gli altri membri che con gli utenti inseriti nell’elenco approvato.
- No (solo il team): la condivisione di elementi è possibile solo tra membri del team.
Note.
- Se consenti la condivisione esterna per il team, puoi visualizzare un elenco dei principali domini di indirizzi email a cui vengono inviati file nella dashboard amministratore. L’elenco non comprende tuttavia le condivisioni tramite link.
- L’impostazione non influisce sugli accessi esistenti.
- I membri del team possono gestire le autorizzazioni per la visualizzazione e l’aggiunta di commenti direttamente da Dropbox Replay, nelle impostazioni di condivisione di ciascun file multimediale.
- I membri del team possono revocare le autorizzazioni in Dropbox Replay disattivando i link condivisi esistenti. Scopri di più su come gestire le autorizzazioni in Dropbox Replay.
Se l’opzione Condivisione esterna è impostata su Sì (Team e utenti approvati), puoi aggiungere sia indirizzi email di utenti singoli che interi domini email. Per aggiungere persone o domini email validi all’elenco approvato:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
- Fai clic su Mostra elenco approvato.
- Inserisci gli indirizzi email o i nomi di dominio che vuoi aggiungere alla lista delle eccezioni.
- Fai clic sulla X accanto a un indirizzo email o a un dominio per rimuoverlo.
Note.
- Inoltre, aggiungendo un dominio di livello superiore, come “esempio.com”, consentirai ai membri di condividere con i rispettivi sottodomini come “x.esempio.com” o “y.esempio.com”.
- L'elenco approvato non si applica ai link condivisi.
Condividi i link ai file
Questa impostazione consente di controllare se i membri del team possono condividere link con persone esterne al team.
Nota. Le norme relative alle restrizioni dei link si applicano unicamente ai membri del team. Se concedi a un partner esterno l’accesso a un file o a una cartella, quest’ultimo può creare un link per condividere tali contenuti con altri utenti, anche se l’opzione Condivisione esterna di link del team è impostata su No.
- Sì: i membri del team possono condividere link con persone esterne al team. I membri del team possono ignorare l’impostazione Accesso predefinito per i link condivisi descritta di seguito.
- No: i membri del team non possono condividere link con persone esterne al team né crearne di nuovi.Inoltre, eventuali link già creati dai membri non funzioneranno più per persone esterne al team.
Note.
- Dropbox sta implementando un’architettura aggiornata per i link condivisi, che saranno basati sui contenuti invece che sull’utente. La modifica influirà sulle modalità di creazione e condivisione dei link. I nuovi link possono essere identificati dalla presenza di un parametro “rlkey” nell’URL e presentano queste differenze in termini di funzionamento.
- Se condividi un file o cartella con un partner esterno tramite link, questa persona potrà usare lo stesso link per condividerli con altre persone. Al contrario, non potrà creare il proprio link condiviso, dal momento che ciascun file o cartella può solo avere un link di modifica e uno di sola visualizzazione.
Condividi link di Invio e monitoraggio
L’impostazione si applica ai file inviati tramite Invio e monitoraggio. Per gestire questa impostazione:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
- Nella sezione Consenti la condivisione al di fuori del team, attiva Condividi link di invio e monitoraggio per permettere ai membri del team di condividere questi link esternamente.
Inviare richieste di firma
L’impostazione si applica ai file inviati tramite la pagina Firme. Per gestirla:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
- Nella sezione Consenti la condivisione al di fuori del team, attiva Invia richieste di firma per consentire ai membri del team di inviare richieste di firma al di fuori del team.
Condividi file usando Trasfer
L’impostazione si applica ai file inviati tramite Dropbox Transfer. Per gestirla:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
- Nella sezione Consenti la condivisione al di fuori del team, attiva Condividi i file usando Transfer.
Condividi i link di Replay
L’impostazione si applica ai file inviati tramite Dropbox Replay. Per gestirla:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
- Nella sezione Consenti la condivisione al di fuori del team, fai clic su Gestisci accanto a Condividi i link di Replay per aprire Replay e gestire direttamente i link condivisi.
Condividi i link di Capture
L’impostazione si applica ai file inviati tramite Dropbox Capture. Per gestirla:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- In Contenuti, fai clic su Condivisione.
- Nella sezione Consenti la condivisione al di fuori del team, fai clic su Gestisci accanto a Condividi i link di Capture per aprire Capture e gestire direttamente i link condivisi.
Impostazioni dei link a file condivisi
Queste impostazioni si applicano ai file condivisi tramite link. Non si applicano alle attività di Firme, ai link di Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer o “Invio e monitoraggio”.
Accesso predefinito per i link condivisi
Questa impostazione consente di controllare la privacy predefinita dei link condivisi creati dai membri del team.
- Membri del team: solo i membri del team possono accedere ai link condivisi per impostazione predefinita.
- Chiunque in possesso del link: chiunque, che sia parte o meno del team, può accedere ai link condivisi per impostazione predefinita.
- Solo le persone invitate: possono accedere al link solo persone invitate dai membri del team che l’hanno creato.
Autorizzazioni predefinite per link condivisi
Questa impostazione consente di controllare le autorizzazioni predefinite dei link condivisi creati dai membri del team.
- No: i membri del team possono specificare le proprie autorizzazioni predefinite per i link condivisi.
- Modifica: chiunque abbia accesso al file tramite link può modificarlo.
- Solo visualizzazione: chiunque abbia accesso al file tramite link può solo visualizzarlo.
Note.
- I membri del team possono ignorare le impostazioni predefinite per per le autorizzazioni e la privacy dei link condivisi e scegliere di consentire l’accesso a tutti.
- Se desideri stabilire una data di scadenza o richiedere una password, devi impostare l’accesso predefinito ai link condivisi su Membri del team o Solo le persone invitate.
Imposta una data di scadenza per i nuovi link condivisi al di fuori del tuo team
Questa impostazione consente di stabilire una data di scadenza specifica per i link condivisi creati dai membri del team. Raggiunta la data selezionata, Dropbox disattiverà automaticamente il link condiviso. Chiunque provi ad accedere al link dopo la scadenza riceverà un messaggio di errore.
Nota. È possibile impostare una data di scadenza per i link condivisi all’esterno del team. Da questa pagina potrai scegliere se consentire ai membri di rimuovere o cambiare la data di scadenza per il link condiviso.
Richiedi la password per i nuovi link condivisi al di fuori del team
Questa impostazione consente ai membri del team di impostare una password di accesso al momento della creazione di un link condiviso.
- Sì: le persone in possesso del link dovranno inserire una password per visualizzarlo. Il membro del team che crea il link deve condividere la password con il destinatario.
- No: il destinatario può accedere ai link condivisi senza password.
Restrizioni ai link generali
Se amministri un team Dropbox, puoi gestire l’accesso ai link per le cartelle e le sottocartelle condivise del tuo team. Attivare le restrizioni relative ai link impedisce agli utenti Dropbox non aggiunti a una cartella condivisa di accedervi tramite link. Le restrizioni hanno precedenza sulle impostazioni di condivisione delle singole cartelle.
- Sì: le restrizioni relative ai link saranno attive per tutte le cartelle condivise.
- No: le restrizioni relative ai link non saranno attive per impostazione predefinita, ma i membri del team possono attivarle per determinate cartelle condivise.
Importante: le restrizioni ai link generali si applicano solo alle cartelle e alle sottocartelle del tuo team. Non si applicano alle cartelle condivise altrui.
Se non sei un amministratore, puoi impostare le restrizioni per i link per le cartelle individuali di tua proprietà.
Per farlo:
- Accedi a dropbox.com.
- Passa con il mouse sopra il nome della cartella e fai clic sull’icona di condivisione (rettangolo con freccia verso l’alto).
- Nella finestra a comparsa, fai clic su Impostazioni.
- Seleziona la scheda Impostazioni della cartella.
- Imposta le restrizioni per i link su “Attive”.
Cartelle condivise con il team
Aggiungere cartelle esterne
Scegli se i membri del team possono aggiungere cartelle modificabili dall’esterno del team Dropbox:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Impostazioni.
- Fai clic su Condivisione.
- In Cartelle condivise con il team, imposta Aggiungere cartelle esterne su Attivo.
Nota. La disattivazione di questa impostazione non influisce sulle cartelle impostate sulla sola visualizzazione.
