Instellingen voor delen beheren voor je team
In dit artikel worden instellingen beschreven die beschikbaar zijn voor bepaalde typen beheerders van Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus en Enterprise.
Als je een beheerder bent van een Dropbox-teamaccount, kun je de instellingen voor delen voor je hele team beheren. Je opent als volgt de instellingen voor delen in de beheerconsole:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Inhoud.
Opmerking: wijzigingen in deze instellingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast.
Delen buiten je team
Met deze instellingen kun je individuele Dropbox-producten kiezen om delen buiten het team toe te staan of te beperken.
Bestanden via e-mail delen
Met deze instelling kun je bepalen of teamleden mensen buiten het team mogen uitnodigen om bestanden en mappen te bekijken of te bewerken. Je kunt dit aangeven per e-mailadres of per geheel e-maildomein.
Belangrijke opmerking: Wanneer deze instelling op Aan staat, kan iedereen met toegang het materiaal delen. Zorg er dus voor dat je team alleen bestanden en mappen deelt met mensen die je vertrouwt. Je kunt ook de activiteiten met betrekking tot delen door teams volgen in de beheerconsole.
- Aan (iedereen): Teamleden kunnen delen met mensen binnen en buiten het team.
- Als deze instelling op Uit staat, heeft je team geen toegang tot Dropbox Replay, tenzij je de Replay-add-on al had aangeschaft. Als dat het geval is, wordt Replay nog steeds weergegeven, maar worden je algemene instellingen voor extern delen in Dropbox er niet op toegepast.
- Aan (team + goedgekeurd): Teamleden kunnen delen met mensen binnen het team, en met mensen die zijn toegevoegd aan de lijst met door het team goedgekeurde personen.
- Uit (alleen team): Teamleden kunnen alleen delen met mensen binnen het team.
Opmerkingen:
- Als je ervoor kiest om extern delen toe te staan, kun je op het beheerdersdashboard een lijst bekijken van de meest gebruikte domeinen van e-mailadressen waarnaar je team bestanden verstuurt. Delen via links is echter niet in deze lijst opgenomen.
- Deze instelling heeft geen invloed op bestaande toegang.
- Teamleden kunnen machtigingen voor weergeven en toevoeging van opmerkingen rechtstreeks in Dropbox Replay beheren, onder de instellingen voor delen van elk mediabestand.
- Teamleden kunnen machtigingen in Dropbox Replay intrekken door bestaande gedeelde links uit te schakelen. Meer informatie over het beheren van machtigingen in Dropbox Replay.
Als Extern delen is ingesteld op Aan (team + goedgekeurd), kun je individuele gebruikers per e-mail of per volledig e-maildomein toevoegen. Je voegt als volgt personen of geldige e-maildomeinen toe aan de lijst met goedgekeurde personen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Inhoud.
- Klik op Goedgekeurde lijst tonen
- Vul de e-mailadressen of domeinnamen in die je wilt toevoegen aan de lijst met uitzonderingen.
- Klik op X naast een e-mailadres of domein om die te verwijderen.
Opmerkingen:
- Als je een domein op het hoogste niveau toevoegt, zoals 'voorbeeld.com', kunnen leden ook delen met de betreffende subdomeinen, zoals 'x.voorbeeld.com' of 'y.voorbeeld.com'.
- De lijst met goedgekeurde personen is niet van toepassing op gedeelde links.
Links naar bestanden delen
Deze instelling bepaalt of teamleden links kunnen delen die zijn gemaakt door mensen buiten het team.
Opmerking: De beleidsregels die je instelt om de toegang tot links te beperken, gelden alleen voor teamleden. Als je externe partners toegang geeft tot bestanden of mappen, kunnen zij een link maken om dat materiaal met anderen te delen, ook als de teambeleidsregel Links extern delen is ingesteld op Uit.
- Aan: Teamleden kunnen links delen met mensen buiten het team. Teamleden kunnen de instelling Standaardprivacy van gedeelde links(zoals hieronder beschreven) overschrijven.
- Uit: Teamleden kunnen links niet delen met mensen buiten het team en kunnen geen nieuwe links maken. Bestaande links die door mensen in je team zijn gemaakt, werken daarnaast niet meer voor mensen buiten het team.
Opmerkingen:
- Dropbox gaat over op een nieuwe architectuur voor gedeelde links, waarin links zijn gebaseerd op materiaal, en niet meer op gebruikers. Dit heeft invloed op de manier waarop links worden gemaakt en gedeeld. De nieuwe links zijn te herkennen aan de parameter 'rlkey' in de URL. Voor deze links heeft het bovenstaande gedrag een andere werking.
- Als je een bestand of map deelt met externe partners door middel van een link, kunnen zij met dezelfde link dat bestand of die map delen met andere externe partijen. Ze kunnen geen eigen gedeelde link maken, aangezien voor elk bestand en elke map slechts één bewerkingslink en één alleen-lezen link kan bestaan.
Links voor Verzenden en volgen delen
Deze instelling is van toepassing op bestanden die zijn verzonden met Verzenden en volgen. Je beheert deze instelling als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Inhoud.
- Schakel onder Delen buiten je team toestaan de optie Links voor Verzenden en volgen delen in om teamleden toe te staan links voor Verzenden en volgen te delen buiten het team.
Verzend handtekeningaanvragen
Deze instelling is van toepassing op bestanden die zijn verzonden via de pagina Handtekeningen. Je beheert deze instelling als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Materiaal.
- Schakel in het gedeelte Delen buiten je team toestaan de optie Handtekeningaanvragen verzenden in om teamleden toe te staan handtekeningaanvragen buiten het team te versturen.
Bestanden delen met Transfer
Deze instelling is van toepassing op bestanden die zijn verzonden met Dropbox Transfer. Je beheert deze instelling als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Materiaal.
- Schakel in het gedeelte Delen buiten je team toestaan de optie Bestanden delen met Transfer in.
Replay-links delen
Deze instelling is van toepassing op links die zijn verzonden met Dropbox Transfer. Je beheert deze instelling als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Materiaal.
- Klik in het gedeelte Delen buiten je team toestaan op Beheren naast Replay-links delen om Replay te openen en gedeelde links direct te beheren.
Capture-links delen
Deze instelling is van toepassing op links die zijn verzonden met Dropbox Capture. Je beheert deze instelling als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen onder Materiaal.
- Klik in het gedeelte Delen buiten je team toestaan op Beheren naast Capture-links delen om Capture te openen en gedeelde links direct te beheren.
Instellingen voor gedeelde links naar bestanden
Deze instellingen zijn alleen van toepassing op bestanden die zijn gedeeld via links. Ze gelden niet voor activiteiten met betrekking tot de pagina Handtekeningen, noch voor Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer, of links voor Verzenden en volgen.
Standaardtoegang voor gedeelde links
Deze instelling bepaalt de standaardprivacy van gedeelde links die zijn gemaakt door teamleden.
- Teamleden: Alleen teamleden hebben standaard toegang tot gedeelde links.
- Iedereen: Iedereen heeft standaard toegang tot gedeelde links, ongeacht of ze deel uitmaken van het team.
- Alleen uitgenodigde mensen: teamleden moeten iemand uitnodigen om toegang te krijgen tot de link die ze maken.
Standaardmachtigingen voor gedeelde links
Deze instelling bepaalt de standaardmachtigingen voor gedeelde links die zijn gemaakt door teamleden.
- Uit: teamleden kunnen hun eigen standaardmachtigingen opgeven voor gedeelde links.
- Bewerken: iedereen met toegang tot het bestand via een koppeling kan het bestand bewerken.
- Alleen weergeven: iedereen met toegang tot het bestand via een koppeling kan het bestand alleen weergeven.
Opmerkingen:
- Teamleden kunnen de standaardinstellingen voor privacy en machtigingen van gedeelde links overschrijven, en ervoor kiezen om iedereen toegang te geven tot gedeelde links.
- Als je een vervaldatum wilt instellen of het gebruik van wachtwoorden wilt verplichten, moet je de standaardtoegang voor gedeelde links instellen op Teamleden of Alleen uitnodigde mensen instellen.
Stel een vervaldatum in voor nieuwe links die buiten je team worden gedeeld
Met deze instelling kun je een vervaldatum instellen voor gedeelde links die door teamleden zijn gemaakt. Na de ingevoerde datum schakelt Dropbox de gedeelde link automatisch uit. Wie na deze vervaldatum probeert toegang te krijgen tot de link, krijgt een foutmelding.
Opmerking: Je kunt een vervaldatum instellen voor links die buiten je team worden gedeeld Daarnaast kun je eventueel toestaan dat leden de vervaldatum kunnen verwijderen of wijzigen voor de gedeelde link.
Wachtwoord vereisen voor nieuwe links die buiten je team worden gedeeld
Met deze instelling kunnen je teamleden een toegangswachtwoord instellen bij het maken van een gedeelde link.
- Aan: Mensen met de link hebben een wachtwoord nodig om de link te bekijken. Het teamlid dat de link maakt, moet het wachtwoord delen met de ontvanger.
- Uit: De ontvanger heeft geen wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot gedeelde links.
Algemene linkbeperkingen
Als je beheerder bent van een Dropbox-team, kun je de toegang via links tot de gedeelde mappen en submappen van je team beheren. Door linkbeperkingen in te schakelen, wordt voorkomen dat Dropbox-gebruikers die niet aan een gedeelde map zijn toegevoegd, toegang krijgen tot die map via een link. Hiermee worden de instellingen voor het delen van individuele mappen overschreven.
- Aan: Voor alle gedeelde mappen zijn linkbeperkingen ingeschakeld.
- Uit: Linkbeperkingen zijn niet standaard ingeschakeld, maar teamleden kunnen ze nog steeds inschakelen voor bepaalde gedeelde mappen.
Opmerking: Algemene linkbeperkingen zijn alleen van toepassing op de mappen en submappen van je team. Ze zijn niet van toepassing op gedeelde mappen die eigendom zijn van iemand anders.
Als je geen beheerder bent, kun je linkbeperkingen instellen voor individuele mappen waarvan je de eigenaar bent.
Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com.
- Wijs de naam van de map aan en klik op het pictogram voor delen (rechthoek met pijl omhoog).
- Klik op Instellingen in de pop-up.
- Selecteer het tabblad Mapinstellingen.
- Zet Linkbeperkingen op 'Aan'.
Mappen gedeeld met het team
Externe mappen toevoegen
Kies of teamleden bewerkbare mappen kunnen toevoegen van buiten je Dropbox-team:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Delen.
- Onder Mappen gedeeld met het team, schakel je Toevoegen buiten mappen in op Aan.
Opmerking: Als je deze instelling uitschakelt, heeft dit geen invloed op mappen waarvoor leden zijn uitgenodigd.
