Activiteit van Dropbox-teams volgen met betrekking tot delen
De informatie in dit artikel is van toepassing op bepaalde soorten beheerders op Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus en Enterprise.
Bepaalde soorten beheerders kunnen bijhouden hoe bepaalde gegevens binnen en buiten je organisatie worden gedeeld. In dit artikel wordt beschreven hoe je de activiteit delen kunt volgen in de beheerconsole, rapporten over extern delen kunt genereren en extern gedeeld materiaal kunt beheren.
Meer informatie over het instellen van linkbeperkingen voor je team.
Activiteiten met betrekking tot delen weergeven
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Activiteit in de linkerzijbalk.
De pagina Activiteit toont een overzicht van de meest recente activiteit van het team. Het toont echter niet alle acties die door je team zijn ondernomen. Om een volledig activiteitenrapport van een specifieke periode te genereren, klik je op Rapport aanmaken.
Opmerking: Een activiteitenrapport bevat alleen de activiteiten binnen teammappen en de gedeelde werkruimte van het team.
Om de recente activiteit voor delen van een specifiek teamlid te bekijken, klik je op Leden in de linkerzijbalk en vervolgens op de naam van het lid in de lijst.
Extern delen weergeven en beheren
Je kunt bekijken welke bestanden, mappen en gedeelde links worden gedeeld met mensen buiten je team en ook hoe ze zijn gedeeld. Dit omvat:
- Gedeelde items: type, grootte en pad
- Beveiliging: toegangsniveau en of ze zijn beveiligd met een wachtwoord of een vervaltijd
- Delen: wie het materiaal heeft gedeeld, wanneer en met wie
- Activiteit: of materiaal is bekeken of bewerkt
Teams die minder dan 5 miljoen keer hebben gedeeld kunnen dit bekijken door een rapport te downloaden of naar het tabblad 'Extern delen' te gaan op de pagina Beveiliging van de beheerconsole.
Je kunt deze bekijken door een rapport te downloaden of het tabblad 'Extern delen' te bekijken in het gedeelte ' Beveiliging ' van de beheerconsole:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast Dropbox, onder Producten.
- Klik op Beveiliging.
Je kunt ook de toegang tot deze bestanden en mappen beheren via het tabblad Extern delen.
Het tabblad voor rapporten en extern delen bevat alleen bestanden en mappen die rechtstreeks zijn gedeeld. Als een map bijvoorbeeld wordt gedeeld, wordt deze wel opgenomen maar niet het materiaal ervan. Dit omvat alle bestanden en mappen waarvoor teamleden een gedeelde link hebben aangemaakt.
Opmerkingen:
- Dropbox is bezig met het bijwerken van de architectuur voor gedeelde links, wat van invloed zal zijn op hoe links worden aangemaakt en gedeeld. Nieuwe links zijn op gebaseerd op materiaal in plaats van op gebruikers en je kunt ze herkennen aan de parameter 'rlkey' in de URL.
- Als je een link gebruikt om bestanden en mappen met een externe partij te delen, kunnen ze deze zelfde link met anderen delen, maar niet hun eigen link naar het materiaal maken. Elk bestand of elke map heeft één link voor bewerken en één link voor alleen lezen.
- Dropbox Paper-documenten worden niet opgenomen in het rapport en de pagina voor extern delen.
Een rapport over extern delen downloaden
Je kunt een rapport voor extern delen maken via het tabblad Extern delen op de pagina Beveiliging. Het rapport bevat alle gegevens voor extern delen voor het team en kan niet worden gefilterd.
Je hebt toegang tot een speciale pagina voor extern delen in de beheerconsole waar je extern gedeelde bestanden en mappen kunt bekijken, filteren en beheren. Je kunt filteren op basis van gegevens zoals bestandsnaam, bestandstype, datum van delen en de persoon die het materiaal heeft gedeeld.
Opmerking: Dropbox spant zich in om deze pagina zo actueel mogelijk te houden. Het rapport bevat de meest actuele informatie die op dat moment beschikbaar is.
Zo maak je een rapport voor extern delen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast Dropbox, onder Producten.
- Klik op Beveiliging.
- Klik op het tabblad Extern delen .
- Klik op Rapport maken.
- Vink de vakjes aan naast de rapporttypen die je wilt genereren:
- Alle gedeelde links en al het materiaal dat per e-mail wordt gedeeld
- Unieke weergaven van links zonder vervaltijd, meer dan 3 maanden geleden gemaakt
- Unieke weergaven van links zonder wachtwoord
- Klik op Genereren.
Je ontvangt een e-mailmelding zodra je rapport voor extern delen klaar is. Je rapporten voor extern delen worden opgeslagen in je Dropbox als CSV-bestanden.
Soorten gegevens die zijn opgenomen in een rapport voor extern delen
Het rapport voor extern delen kan de volgende gegevens bevatten:
- Itemtype: het type materiaal dat gedeeld is.
- Naam: de naam van het gedeelde materiaal.
- Gedeeld door: de naam van de gebruiker die het materiaal heeft gedeeld.
- Laatst gedeeld op: de oorspronkelijke datum waarop het materiaal is gedeeld. Bij verder delen op een latere datum zal dit veld niet veranderen als de link extern en ongewijzigd blijft voor het delen van links, of als de ontvanger nog steeds toegangsrechten heeft voor direct delen.
- Aanmaakdatum wordt gebruikt voor links in plaats van voor Laatst gedeeld op.
- Tijdstip van delen wordt gebruikt voor rechtstreeks gedeeld materiaal in plaats van voor Laatst gedeeld op.
- Gedeeld met: de naam van de gebruiker die het materiaal heeft ontvangen.
- Toegang: het verleende toegangsniveau (bijvoorbeeld 'bewerken' of 'alleen lezen').
- Domein van de ontvanger: het e-maildomein van de ontvanger.
- Laatste activiteit: de meest recente activiteit met betrekking tot het gedeelde materiaal. Een activiteit wordt geregistreerd als een wijziging aan het materiaal zelf en is niet gebaseerd op linkactiviteit.
- Opmerking: toont alleen de meest recente activiteit voor bestanden.
- Datum van activiteit: de meest recente datum van de activiteit waarnaar wordt verwezen in Laatste activiteit.
- Pad: de locatie van het item binnen het gedeelde station of systeem.
- Maptype: het type map, indien van toepassing (zoals de ledenmap).
- Aantal items: het aantal items in de gedeelde map of het gedeelde bestand.
- Extensie: de bestandsextensie (bijv. .doc, .paper, .pdf) van het gedeelde item.
- Grootte: de gegevensgrootte van het gedeelde item.
- Wijze van delen: hoe het item is gedeeld (bijv. een link of rechtstreeks delen).
- Wie heeft toegang gekregen: e-mailadressen van de mensen die toegang hebben gekregen tot het gedeelde item. Is alleen van toepassing op bestanden die rechtstreeks of via een link worden gedeeld.
- Vervaldatum: de vervaldatum van de gedeelde link of toegangsrechten. Is alleen van toepassing op links.
- Wachtwoord: geeft aan of er een wachtwoord was vereist om toegang te krijgen tot het gedeelde item.
- Downloadinstelling: geeft aan of downloaden is toegestaan voor het gedeelde item. Is alleen van toepassing op links.
Extern gedeeld materiaal beheren
Een extern gedeeld bestand of map beheren vanaf de pagina Extern delen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast Dropbox, onder Producten.
- Klik op Beveiliging.
- Klik op het tabblad Extern delen .
- Plaats de muisaanwijzer op het bestand of de map die je wilt beheren.
- Klik op ☑ (meer opties).
- Klik op Toegang beheren.
Als het bestand of de map zich in een teammap bevindt, zie je het venster voor delen. Als het bestand of de map zich niet in een teammap bevindt, zie je de optie voor aanmelden als teamlid. Zodra je het venster voor delen hebt geopend voor het bestand of de map, kun je de toegang ertoe beheren op dezelfde manier als bij elk ander gedeeld bestand of gedeelde map.
Veelgestelde vragen over activiteiten met betrekking tot delen
Wat gebeurt er als een onbekende lid wordt van een gedeelde map?
Als een onbekende persoon toegang heeft gekregen tot een gedeelde map, kunnen beheerders dit zien en via het gedeelte Activiteit van de beheerconsole nagaan wie de uitnodiging heeft verzonden.
Welke typen gebeurtenissen worden vastgelegd?
Gebeurtenissen met betrekking tot gedeelde mappen worden vastgelegd wanneer iemand:
- Een gedeelde map maakt
- Iemand uitnodigt voor een map
- Lid wordt van een map
- Iemand uit een map verwijdert
- De rol van iemand anders in de map wijzigt
- Het eigendom van een map overdraagt aan iemand anders
- Het delen van een map opheft
- De machtigingen voor delen voor een map wijzigt
- De algemene machtigingen voor delen van gedeelde mappen wijzigt in de Beheerconsole
- Een gedeelde map uit een zakelijke Dropbox wordt verplaatst naar een persoonlijke Dropbox (of vice versa), met name wanneer delen buiten het team is toegestaan volgens zowel de instellingen op mapniveau als op teamniveau
Gebeurtenissen met betrekking tot gedeelde bestanden worden vastgelegd wanneer bestanden worden:
- Toegevoegd
- Gedownload
- Bewerkt
- Bekeken in de voorbeeldweergave
- Verwijderd
- Verwijderd (definitief)
- Teruggezet (wanneer het verwijderen van een bestand ongedaan wordt gemaakt of een bestand wordt teruggezet op de oorspronkelijke locatie)
- Teruggezet (wanneer een bestand wordt teruggezet naar een vorige versie, voordat een reeks wijzigingen is doorgevoerd)
- Naam gewijzigd
- Verplaatst (wanneer een bestand van de ene naar de andere map wordt verplaatst)
- Gekopieerd
- Teruggedraaid (wanneer het account van iemand wordt teruggedraaid naar een eerder tijdstip, en de bestanden waarop dit van invloed is)
Gebeurtenissen met betrekking tot gedeelde links worden vastgelegd wanneer:
- Een teamlid een link maakt of deelt
- Een niet-teamlid een link maakt of deelt vanuit een gedeelde map die eigendom is van een teamlid
- Een link wordt gedeeld of gemaakt via een app van derden
- Een teamlid een link verwijdert
- Een teamlid de zichtbaarheid van een link wijzigt
- Een teamlid een wachtwoord of vervaldatum instelt voor een link
- Een beheerder de algemene machtigingen voor delen van gedeelde links wijzigt in de Beheerconsole
- Iemand opent bestanden of slaat bestanden op via een link naar materiaal dat eigendom is van het team
Gebeurtenissen voor bestandsaanvragen worden vastgelegd voor de volgende situaties:
- Een teamlid maakt een bestandsaanvraag.
- Een teamlid ontvangt een geüpload bestand voor een bestandsaanvraag.
Gebeurtenissen met betrekking tot delen in Paper worden vastgelegd voor de volgende situaties:
- Een Paper-document of -map wordt gedeeld met een teamlid of het delen ervan wordt opgeheven.
- Een Paper-document of -map van een team wordt gedeeld met een niet-teamlid of het delen ervan wordt opgeheven.
- Een teamlid geeft een Paper-document weer
- Een niet-teamlid geeft een Paper-document weer.
- Een teamlid wordt vermeld in een Paper-document.
- Een niet-teamlid wordt vermeld in een Paper-document van het team.
- De standaardinstelling voor het delen van Paper-documenten wordt gewijzigd.
- Machtigingen worden gewijzigd voor een lid van een Paper-document.
- Toegang tot een Paper-document wordt aangevraagd door een teamlid of een niet-teamlid.
Activiteiten met betrekking tot Verzenden en volgen worden geregistreerd wanneer:
- een bestand wordt toegevoegd aan Verzenden en volgen
- een link wordt gemaakt in Verzenden en volgen
- een link wordt verwijderd in Verzenden en volgen
- de naam van een link wordt gewijzigd in Verzenden en volgen
- een gedeelde link wordt geopend in Verzenden en volgen
- een link wordt bewerkt in Verzenden en volgen
- bestanden en links worden verwijderd uit Verzenden en volgen
- de namen van bestanden en links worden gewijzigd in Verzenden en volgen
*Deze gebeurtenissen kunnen alleen worden weergegeven voor gebruikers van Dropbox Business en Dropbox Business Plus.
Activiteiten met betrekking tot de pagina Handtekeningen worden geregistreerd wanneer:
- een handtekeningaanvraag wordt verzonden
- een handtekeningaanvraag wordt geopend
- een handtekeningaanvraag wordt voltooid
- een herinnering voor een handtekeningaanvraag wordt verzonden
- een handtekeningaanvraag wordt geannuleerd
- een handtekeningaanvraag wordt geweigerd
†Deze gebeurtenissen zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een betaald Dropbox Sign-abonnement, en voor gebruikers van Dropbox Standard, Dropbox Advanced, Dropbox Business of Dropbox Business Plus.
Het openen van links en het toevoegen van bestanden aan een Dropbox-account word uitsluitend opgenomen in het volledige activiteitenrapport.
Gebeurtenissen worden geregistreerd ongeacht of een teamlid of een niet-teamlid een link opent of toevoegt aan zijn of haar Dropbox.
In het controlelogboek met betrekking tot delen wordt niet bijgehouden wanneer een lid een gedeelde map verlaat of een gedeelde map toevoegt. Dat is omdat het lid nog steeds toegang tot de map heeft en deze op elk moment opnieuw kan toevoegen.
Hoe bekijk ik mijn deelactiviteiten in het dashboard Inzichten?
Als je een gedetailleerd beeld wilt krijgen van de activiteiten van je team gedurende een bepaalde periode met betrekking tot delen, kijk dan eens in het dashboard Inzichten. Hier vind je algemene cijfers omtrent het gebruik, zoals het aantal gedeelde links dat is gemaakt en het aantal actieve gedeelde mappen.
Waarom zijn sommige velden in het rapport voor extern delen leeg?
Het veld Gedeeld door is leeg
Deze velden kunnen in de volgende scenario's leeg zijn:
- Het bijbehorende Dropbox-account is uitgeschakeld.
- Het bestand dat wordt gedeeld is een Dropbox Paper-, Google Doc- of Microsoft 365-bestand.
Het veld Gedeeld met is leeg
Dit veld kan leeg zijn wanneer een gedeelde link is aangemaakt, maar niet is gedeeld met een specifiek e-mailadres.
Opmerking: als bestanden worden gedeeld via een gedeelde link, is dit veld leeg.
Het veld Wie heeft geopend is leeg
Dit veld blijft leeg als het bestand niet is geopend via een directe link die via e-mail is gedeeld.
Het veld Datum van activiteit is leeg
Als het veld Wie heeft geopend leeg is, blijft het veld Datum van activiteit ook leeg, omdat er geen geregistreerde toegangsactiviteit is.
Het veld Pad is leeg
Als het padveld leeg is, betekent dit dat de gegevens worden opgeslagen in de hoofdmap zonder submappad.
