Activiteit van Dropbox-teams volgen met betrekking tot delen
Bepaalde typen beheerders kunnen bijhouden hoe bepaalde gegevens binnen en buiten je organisatie worden gedeeld.
Meer informatie over het instellen van linkbeperkingen voor je team.
Activiteiten met betrekking tot delen weergeven
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Op de pagina Activiteit worden gebeurtenissen met betrekking tot delen naast andere typen gebeurtenissen weergegeven. Als je alleen de gebeurtenissen met betrekking tot delen wilt filteren, selecteer je Delen in het vervolgkeuzemenu.
Op de pagina Activiteit vind je een overzicht van de meest recente activiteiten van het team. Hier worden niet alle acties weergegeven die je team heeft ondernomen. Je kunt een volledig activiteitenrapport voor een bepaalde periode genereren door op Rapport maken te klikken op het tabblad Activiteit.
Opmerking: Een activiteitenrapport bevat alleen de activiteiten binnen teammappen en de gedeelde werkruimte van het team.
Ook kun je de recente activiteiten met betrekking tot delen voor een bepaald teamlid bekijken door op Leden te klikken in de linkerzijbalk, en vervolgens op de naam van het lid in de lijst.
Extern delen weergeven en beheren
Je kunt zien welke bestanden, mappen en gedeelde links zijn gedeeld met mensen buiten je team, inclusief informatie over hoe ze zijn gedeeld, zoals:
- Gedeelde items: type, grootte en pad
- Beveiliging: toegangsniveau, en of bestanden zijn beveiligd met een wachtwoord of zijn verlopen
- Delen: wie heeft materiaal gedeeld, wanneer, en met wie
- Activiteit: of materiaal is bekeken of bewerkt
Je kunt deze informatie bekijken door een rapport te downloaden of de pagina Extern delen weer te geven. Je kunt de toegang tot die bestanden en mappen ook beheren vanaf de pagina Extern delen.
Dropbox gaat over op een nieuwe architectuur voor gedeelde links, waarin links zijn gebaseerd op materiaal, en niet meer op gebruikers. Dit heeft invloed op de manier waarop links worden gemaakt en gedeeld. De nieuwe links zijn te herkennen aan de parameter 'rlkey' in de URL. Voor deze links geldt iets anders dan hierboven is beschreven:
- Acties voor het delen van links kunnen gekoppeld zijn aan de eigenaar van het materiaal of de gebruiker die de link heeft gegenereerd.
Opmerking: Zowel de speciale pagina als het rapport:
- bevatten alleen bestanden en mappen die rechtstreeks zijn gedeeld
- Als bijvoorbeeld een map wordt gedeeld, wordt de map weergegeven, maar de bestanden erin niet
- bevatten bestanden en mappen waarvoor een teamlid een gedeelde link heeft gemaakt
- zijn alleen beschikbaar voor teams die minder dan vijf miljoen keer extern hebben gedeeld
- bevatten geen Dropbox Paper-documenten
Een rapport over extern delen downloaden
Je kunt klikken op Rapport maken om een rapport over extern delen te maken vanaf de pagina Extern delen en het dashboard Inzichten. Het rapport bevat alle gegevens over extern delen voor het team. Het kan niet worden gefilterd.
Je hebt toegang tot de pagina Extern delen in de beheerconsole, waar je extern gedeelde bestanden en mappen kunt weergeven, filteren en beheren.
Opmerking: Dropbox spant zich in om deze pagina zo actueel mogelijk te houden. Het rapport bevat de meest actuele informatie die op dat moment beschikbaar is.
Je opent de pagina Extern delen als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Beveiliging in de linkerzijbalk.
- Klik op Extern delen.
Je kunt extern gedeelde bestanden zoeken en filteren op bepaalde informatie, zoals de namen van de bestanden, wanneer ze zijn gedeeld, wie ze heeft gedeeld en het bestandstype.
Je beheert een extern gedeeld bestand of map als volgt vanaf de pagina Extern delen:
- Volg de bovenstaande stappen om de pagina Extern delen te openen.
- Wijs de naam van het item (bestand of map) aan dat je wilt delen.
- Klik op '…' (drie puntjes).
- Klik op Toegang beheren.
Als het bestand of de map zich in een teammap bevindt, verschijnt het venster voor delen. Als het bestand of de map niet in een teammap staat, verschijnt de optie Aanmelden als teamlid. In beide gevallen kun je, zodra je het venster voor delen hebt geopend voor het bestand of de map, de toegang ertoe beheren, op dezelfde manier als je de toegang tot elk gedeeld bestand of elke gedeelde map in Dropbox beheert.
Veelgestelde vragen over activiteiten met betrekking tot delen
Wat gebeurt er als een onbekende lid wordt van een gedeelde map?
Als een onbekende lid wordt van een gedeelde map, kunnen beheerders dat in het tabblad Activiteit zien. Daar wordt ook vermeld wie de uitnodiging heeft verzonden.
Welke typen gebeurtenissen worden vastgelegd?
Gebeurtenissen met betrekking tot gedeelde mappen worden vastgelegd wanneer iemand:
- Een gedeelde map maakt
- Iemand uitnodigt voor een map
- Lid wordt van een map
- Iemand uit een map verwijdert
- De rol van iemand anders in de map wijzigt
- Het eigendom van een map overdraagt aan iemand anders
- Het delen van een map opheft
- De machtigingen voor delen voor een map wijzigt
- De algemene machtigingen voor delen van gedeelde mappen wijzigt in de Beheerconsole
- Een gedeelde map uit een zakelijke Dropbox wordt verplaatst naar een persoonlijke Dropbox (of vice versa), met name wanneer delen buiten het team is toegestaan volgens zowel de instellingen op mapniveau als op teamniveau
Gebeurtenissen met betrekking tot gedeelde bestanden worden vastgelegd wanneer bestanden worden:
- Toegevoegd
- Gedownload
- Bewerkt
- Bekeken in de voorbeeldweergave
- Verwijderd
- Verwijderd (definitief)
- Teruggezet (wanneer het verwijderen van een bestand ongedaan wordt gemaakt of een bestand wordt teruggezet op de oorspronkelijke locatie)
- Teruggezet (wanneer een bestand wordt teruggezet naar een vorige versie, voordat een reeks wijzigingen is doorgevoerd)
- Naam gewijzigd
- Verplaatst (wanneer een bestand van de ene naar de andere map wordt verplaatst)
- Gekopieerd
- Teruggedraaid (wanneer het account van iemand wordt teruggedraaid naar een eerder tijdstip, en de bestanden waarop dit van invloed is)
Gebeurtenissen met betrekking tot gedeelde links worden vastgelegd wanneer:
- Een teamlid een link maakt of deelt
- Een niet-teamlid een link maakt of deelt vanuit een gedeelde map die eigendom is van een teamlid
- Een link wordt gedeeld of gemaakt via een app van derden
- Een teamlid een link verwijdert
- Een teamlid de zichtbaarheid van een link wijzigt
- Een teamlid een wachtwoord of vervaldatum instelt voor een link
- Een beheerder de algemene machtigingen voor delen van gedeelde links wijzigt in de Beheerconsole
- Iemand opent bestanden of slaat bestanden op via een link naar materiaal dat eigendom is van het team
Gebeurtenissen voor bestandsaanvragen worden vastgelegd voor de volgende situaties:
- Een teamlid maakt een bestandsaanvraag.
- Een teamlid ontvangt een geüpload bestand voor een bestandsaanvraag.
Gebeurtenissen met betrekking tot delen in Paper worden vastgelegd voor de volgende situaties:
- Een Paper-document of -map wordt gedeeld met een teamlid of het delen ervan wordt opgeheven.
- Een Paper-document of -map van een team wordt gedeeld met een niet-teamlid of het delen ervan wordt opgeheven.
- Een teamlid geeft een Paper-document weer
- Een niet-teamlid geeft een Paper-document weer.
- Een teamlid wordt vermeld in een Paper-document.
- Een niet-teamlid wordt vermeld in een Paper-document van het team.
- De standaardinstelling voor het delen van Paper-documenten wordt gewijzigd.
- Machtigingen worden gewijzigd voor een lid van een Paper-document.
- Toegang tot een Paper-document wordt aangevraagd door een teamlid of een niet-teamlid.
Activiteiten met betrekking tot Verzenden en volgen worden geregistreerd wanneer:
- een bestand wordt toegevoegd aan Verzenden en volgen
- een link wordt gemaakt in Verzenden en volgen
- een link wordt verwijderd in Verzenden en volgen
- de naam van een link wordt gewijzigd in Verzenden en volgen
- een gedeelde link wordt geopend in Verzenden en volgen
- een link wordt bewerkt in Verzenden en volgen
- bestanden en links worden verwijderd uit Verzenden en volgen
- de namen van bestanden en links worden gewijzigd in Verzenden en volgen
*Deze gebeurtenissen kunnen alleen worden weergegeven voor gebruikers van Dropbox Business en Dropbox Business Plus.
Activiteiten met betrekking tot de pagina Handtekeningen worden geregistreerd wanneer:
- een handtekeningaanvraag wordt verzonden
- een handtekeningaanvraag wordt geopend
- een handtekeningaanvraag wordt voltooid
- een herinnering voor een handtekeningaanvraag wordt verzonden
- een handtekeningaanvraag wordt geannuleerd
- een handtekeningaanvraag wordt geweigerd
†Deze gebeurtenissen zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een betaald Dropbox Sign-abonnement, en voor gebruikers van Dropbox Standard, Dropbox Advanced, Dropbox Business of Dropbox Business Plus.
Het openen van links en het toevoegen van bestanden aan een Dropbox-account word uitsluitend opgenomen in het volledige activiteitenrapport.
Gebeurtenissen worden geregistreerd ongeacht of een teamlid of een niet-teamlid een link opent of toevoegt aan zijn of haar Dropbox.
In het controlelogboek met betrekking tot delen wordt niet bijgehouden wanneer een lid een gedeelde map verlaat of een gedeelde map toevoegt. Dat is omdat het lid nog steeds toegang tot de map heeft en deze op elk moment opnieuw kan toevoegen.
Hoe bekijk ik mijn deelactiviteiten in het dashboard Inzichten?
Als je een gedetailleerd beeld wilt krijgen van de activiteiten van je team gedurende een bepaalde periode met betrekking tot delen, bekijk dan eens het dashboard Inzichten. Hier vind je algemene cijfers omtrent het gebruik, zoals het aantal gedeelde links dat is gemaakt en het aantal actieve gedeelde mappen.
