Övervaka Dropbox-teamdelningsaktivitet

Vissa typer av administratörer kan spåra hur vissa data delas inom och utanför din organisation. Genom att övervaka delningsaktivitet får administratörer större insyn i hur material nås, vilket hjälper till att skydda känslig information och säkerställa att data delas på lämpligt sätt. 

Den här artikeln går igenom hur du övervakar delningsaktiviteten i adminkonsolen, genererar externa delningsrapporter och hanterar externt delat material.

Läs mer om att konfigurera länkbegränsningar för teamet.

Visa delningsaktivitet

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Klicka på Aktivitet på vänster sidomeny.

Sidan Aktivitet visar en sammanfattning av teamets senaste aktivitet. Det visar dock inte alla åtgärder som vidtas av ditt team. Om du vill generera en fullständig aktivitetsrapport från en viss period klickar du på Skapa rapport.

Om du vill visa den senaste delningsaktiviteten för en viss teammedlem klickar du på Medlemmar i den vänstra sidomenyn och klickar sedan på medlemmens namn i listan.

Visa och hantera externa delningar

Du kan visa vilka filer, mappar och delade länkar som delas med personer utanför ditt team och se hur de delades. Detta inkluderar:

• Delade objekt: typ, storlek och sökväg
• Säkerhet: åtkomstnivå och om de är skyddade av lösenord eller utgångsdatum
• Delning: vem som delade materialet, när och med vem
• Aktivitet: om materialet visades eller redigerades

Team med färre än fem miljoner externa delningar kan visa dem genom att ladda ner en rapport eller besöka fliken för extern delning på sidan Säkerhet i adminkonsolen.

Du kan visa dem genom att ladda ner en rapport eller visa fliken för extern delning i avsnittet Säkerhet i adminkonsolen:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Under Produkter klickar du på rullgardinsmenyn till vänster om Dropbox.
4. Klicka på Säkerhet.

Du kan också hantera åtkomst till dessa filer och mappar från fliken Extern delning.

Fliken för rapport och extern delning innehåller endast filer och mappar som delats direkt. Om till exempel en mapp delas inkluderas mappen, men inte materialet. Detta inkluderar alla filer eller mappar som teammedlemmarna skapade en delad länk för.

Ladda ner en rapport över extern delning

Du kan skapa en extern delningsrapport från fliken Extern delning på sidan Säkerhet. Rapporten innehåller alla externa delningsdata för teamet och kan inte filtreras.

Du har tillgång till en dedikerad extern delningssida i adminkonsolen där du kan visa, filtrera och hantera externt delade filer och mappar. Du kan filtrera med hjälp av detaljer som filnamn, filtyper, delat datum och den person som delade dem.

Så här skapar du en extern delningsrapport:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
4. Klicka på Säkerhet.
5. Klicka på fliken Extern delning.
6. Klicka på Skapa rapport.
7. Markera rutan bredvid de rapporttyper som du vill generera:
   • Alla delade länkar, och allt material som delas via mejl
   • Unika visningar av länkar utan utgångsdatum, skapade för över 3 månader sedan
   • Unika visningar av länkar utan lösenord
8. Klicka på Skapa.

Du får ett e-postmeddelande när din externa delningsrapport är klar. Dina externa delningsrapporter lagras i din Dropbox som CSV-filer.

Typer av data som ingår i en extern delningsrapport

Den externa delningsrapporten kan innehålla följande data:

• Objekttyp: Typen av innehåll som delas.
• Namn: Namnet på det delade materialet.
• Delas av: Namnet på användaren som delade materialet.
• Senast delad den: Det ursprungliga datumet då materialet delades. Ytterligare delningar vid ett senare tillfälle kommer inte att ändra detta fält om länken förblir extern och oförändrad för länkdelning, eller om mottagaren fortfarande har åtkomstbehörigheter för direkt delning.
  • Skapelsedatum används för länkar istället för Senast delad den.
  • Tid för delning används för direkta delningar istället för Senast delad den.
• Delas med: Namnet på användaren som tog emot materialet.
• Åtkomst: Den beviljade åtkomstnivån (till exempel "redigera" eller "skrivskyddad").
• Mottagarens domän: Mottagarens e-postdomän.
• Senaste aktivitet: Den senaste aktiviteten relaterad till det delade materialet. En aktivitet registreras som en ändring av själva materialet och baseras inte på länkaktivitet.
  • Obs! Visar endast den senaste aktiviteten för filer. 
• Aktivitetsdatum: Det senaste datumet för aktiviteten som refereras till i Senaste aktivitet.
• Sökväg: Platsen för objektet inom den delade enheten eller systemet.
• Mapptyp: Typ av mapp, om tillämpligt (som medlemsmappen).
• Antal objekt: Antalet objekt i den delade mappen eller filen.
• Tillägg: Filtillägget (t.ex. .doc, .paper, .pdf) för det delade objektet.
• Storlek: Datastorleken för det delade objektet.
• Delningsmetod: Hur objektet delades (t.ex. länk eller direkt delning). 
• Vem som fick åtkomst: E-postadresser för de personer som fick åtkomst till det delade objektet. Gäller endast för filer som delas direkt eller via en länk.
• Utgångsdatum: Utgångsdatumet för den delade länken eller åtkomstbehörigheterna. Gäller endast för länkar.
• Lösenord: Indikerar om ett lösenord krävdes för att komma åt det delade objektet. 
• Nedladdningsinställning: Anger om nedladdning är tillåten för det delade objektet. Gäller endast för länkar.

Så här hanterar du externt delat innehåll

För att hantera en externt delad fil eller mapp från sidan Extern delning:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
3. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
4. Klicka på Säkerhet.
5. Klicka på fliken Extern delning.
6. Håll pekaren över filen eller mappen som du vill kopiera.
7. Klicka på ☑ (fler alternativ).
8. Klicka på Hantera åtkomst.

Om filen eller mappen finns i en teammapp ser du delningsfönstret. Om filen eller mappen inte finns i en teammapp ser du alternativet att logga in som teammedlem. När du öppnar delningsfönstret för filen eller mappen kan du hantera åtkomst till den på samma sätt som alla delade filer eller mappar.