Övervaka Dropbox-teamdelningsaktivitet
Informationen i den här artikeln gäller för vissa typer av administratörer på Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus och Enterprise.
Vissa typer av administratörer kan spåra hur vissa data delas inom och utanför din organisation. Den här artikeln går igenom hur du övervakar delningsaktiviteten i adminkonsolen, genererar externa delningsrapporter och hanterar externt delat material.
Läs mer om att konfigurera länkbegränsningar för teamet.
Visa delningsaktivitet
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Aktivitet på vänster sidomeny.
Sidan Aktivitet visar en sammanfattning av teamets senaste aktivitet. Det visar dock inte alla åtgärder som vidtas av ditt team. Om du vill generera en fullständig aktivitetsrapport från en viss period klickar du på Skapa rapport.
Obs! En aktivitetsrapport visar endast aktivitet inifrån teammappar eller teamets delade arbetsutrymme.
Om du vill visa den senaste delningsaktiviteten för en viss teammedlem klickar du på Medlemmar i den vänstra sidomenyn och klickar sedan på medlemmens namn i listan.
Visa och hantera externa delningar
Du kan visa vilka filer, mappar och delade länkar som delas med personer utanför ditt team och se hur de delades. Detta inkluderar:
- Delade objekt: typ, storlek och sökväg
- Säkerhet: åtkomstnivå och om de är skyddade av lösenord eller utgångsdatum
- Delning: vem som delade materialet, när och med vem
- Aktivitet: om materialet visades eller redigerades
Team med färre än fem miljoner externa delningar kan visa dem genom att ladda ner en rapport eller besöka fliken för extern delning på sidan Säkerhet i adminkonsolen.
Du kan visa dem genom att ladda ner en rapport eller visa fliken för extern delning i avsnittet Säkerhet i adminkonsolen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
- Klicka på Säkerhet.
Du kan också hantera åtkomst till dessa filer och mappar från fliken Extern delning.
Fliken för rapport och extern delning innehåller endast filer och mappar som delats direkt. Om en mapp till exempel delas inkluderas mappen, men inte dess innehåll. Detta inkluderar alla filer eller mappar som teammedlemmarna skapade en delad länk för.
Anmärkningar:
- Dropbox uppdaterar sin arkitektur för delade länkar, vilket kommer att påverka hur länkar skapas och delas. Nya länkar är innehållsbaserade snarare än användarbaserade och kan identifieras genom att inkludera en "rlkey"-parameter i URL:en.
- Om du använder en länk för att dela filer och mappar med en extern part kan de dela samma länk med andra men kan inte skapa en egen länk till materialet. Varje fil eller mapp har en redigering och en skrivskyddad länk.
- Rapporten och sidan för extern delning exkluderar Dropbox Paper-dokument.
Ladda ner en rapport över extern delning
Du kan skapa en extern delningsrapport från fliken Extern delning på sidan Säkerhet. Rapporten innehåller alla externa delningsdata för teamet och kan inte filtreras.
Du har tillgång till en dedikerad extern delningssida i adminkonsolen där du kan visa, filtrera och hantera externt delade filer och mappar. Du kan filtrera med hjälp av detaljer som filnamn, filtyper, delat datum och den person som delade dem.
Obs! Dropbox håller den här sidan så uppdaterad som möjligt, men rapporten innehåller all den senaste informationen.
Så här skapar du en extern delningsrapport:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
- Klicka på Säkerhet.
- Klicka på fliken Extern delning.
- Klicka på Skapa rapport.
- Markera rutan bredvid de rapporttyper som du vill generera:
- Alla delade länkar, och allt material som delas via mejl
- Unika visningar av länkar utan utgångsdatum, skapade för över 3 månader sedan
- Unika visningar av länkar utan lösenord
- Klicka på Skapa.
Du får ett e-postmeddelande när din externa delningsrapport är klar. Dina externa delningsrapporter lagras i din Dropbox som CSV-filer.
Typer av data som ingår i en extern delningsrapport
Den externa delningsrapporten kan innehålla följande data:
- Objekttyp: Typen av innehåll som delas.
- Namn: Namnet på det delade materialet.
- Delas av: Namnet på användaren som delade materialet.
- Senast delad den: Det ursprungliga datumet då materialet delades. Ytterligare delningar vid ett senare tillfälle kommer inte att ändra detta fält om länken förblir extern och oförändrad för länkdelning, eller om mottagaren fortfarande har åtkomstbehörigheter för direkt delning.
- Skapelsedatum används för länkar istället för Senast delad den.
- Tid för delning används för direkta delningar istället för Senast delad den.
- Delas med: Namnet på användaren som tog emot materialet.
- Åtkomst: Den beviljade åtkomstnivån (till exempel "redigera" eller "skrivskyddad").
- Mottagarens domän: Mottagarens e-postdomän.
- Senaste aktivitet: Den senaste aktiviteten relaterad till det delade materialet. En aktivitet registreras som en ändring av själva materialet och baseras inte på länkaktivitet.
- Obs! Visar endast den senaste aktiviteten för filer.
- Aktivitetsdatum: Det senaste datumet för aktiviteten som refereras till i Senaste aktivitet.
- Sökväg: Platsen för objektet inom den delade enheten eller systemet.
- Mapptyp: Typ av mapp, om tillämpligt (som medlemsmappen).
- Antal objekt: Antalet objekt i den delade mappen eller filen.
- Tillägg: Filtillägget (t.ex. .doc, .paper, .pdf) för det delade objektet.
- Storlek: Datastorleken för det delade objektet.
- Delningsmetod: Hur objektet delades (t.ex. länk eller direkt delning).
- Vem som fick åtkomst: E-postadresser för de personer som fick åtkomst till det delade objektet. Gäller endast för filer som delas direkt eller via en länk.
- Utgångsdatum: Utgångsdatumet för den delade länken eller åtkomstbehörigheterna. Gäller endast för länkar.
- Lösenord: Indikerar om ett lösenord krävdes för att komma åt det delade objektet.
- Nedladdningsinställning: Anger om nedladdning är tillåten för det delade objektet. Gäller endast för länkar.
Så här hanterar du externt delat innehåll
För att hantera en externt delad fil eller mapp från sidan Extern delning:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Dropbox under Produkter.
- Klicka på Säkerhet.
- Klicka på fliken Extern delning.
- Håll pekaren över filen eller mappen som du vill kopiera.
- Klicka på ☑ (fler alternativ).
- Klicka på Hantera åtkomst.
Om filen eller mappen finns i en teammapp ser du delningsfönstret. Om filen eller mappen inte finns i en teammapp ser du alternativet att logga in som teammedlem. När du öppnar delningsfönstret för filen eller mappen kan du hantera åtkomst till den på samma sätt som alla delade filer eller mappar.
Vanliga frågor om delningsaktivitet
Vad händer om en okänd person går med i en delad mapp?
Om en okänd person går med i en delad mapp kan administratörer se detta och identifiera vem som skickade inbjudan från avsnittet Aktivitet i adminkonsolen.
Vilka typer av händelser registreras?
Händelser för delade mappar registreras när någon:
- Skapar en delad mapp
- Bjuder in en person till en mapp
- Går med i en mapp
- Tar bort en person från en mapp
- Ändrar rollen för en annan person i en mapp
- Överför äganderätten för en mapp till en annan person
- Tar bort delning av en mapp
- Ändrar delningsbehörigheter för en mapp
- Ändrar de allmänna delningsbehörigheterna för delade mappar med administratörskonsolen
- Flyttar en delad mapp från en jobbrelaterad till en personlig Dropbox (eller vice versa), särskilt när både inställningarna för mappnivå och teamnivå tillåter delning utanför teamet
Delade filhändelser registreras när filer
- läggs till
- laddas ner
- redigeras
- förhandsgranskas
- raderas
- raderas permanent
- återställs (när en filborttagning ångras eller när den flyttas tillbaka till dess ursprungliga plats)
- återställs (när en fil återställs till en tidigare version, före ett antal redigeringar hade utförts)
- ändrar namn
- flyttas (när en fil flyttas från en mapp till en annan)
- kopieras
- Återställs (när någons konto återställs till en tidigare tidpunkt och filerna som återställningen påverkar)
Händelser för delade länkar registreras när
- En teammedlem skapar eller delar en länk
- En icke-teammedlem skapar eller delar en länk från en delad mapp som ägs av en teammedlem
- En länk delas eller skapas via en tredje parts applikation
- En teammedlem tar bort en länk
- En teammedlem ändrar synligheten för en länk
- En teammedlem ställer in ett lösenord eller utgångsdatum för en länk
- En administratör ändrar de allmänna delningsbehörigheterna för delade länkar i administratörskonsolen
- Någon öppnar eller sparar filer från en länk till material som ägs av ett team
Filinlämningshändelser registreras när
- En teammedlem skapar en filinlämning
- En teammedlem får en uppladdad fil som en filinlämning
Paper-delningshändelser registreras när
- Ett Paper-dokument eller en Paper-mapp delas eller slutar delas med teammedlem
- Ett Paper-dokument eller en Paper-mapp som ägs av teamet delas eller slutar delas med en person utanför teamet
- En teammedlem visar ett Paper-dokument
- En person utanför teamet visar ett Paper-dokument
- En teammedlem omnämns i ett Paper-dokument
- En person utanför teamet omnämns i ett Paper-dokument som ägs av teamet
- Standard delningsinställningen för Paper-dokument ändras
- Behörigheter ändras för en medlem i Paper-dokument
- Åtkomst till Paper-dokument begärs av en teammedlem eller en person utanför teamet
Skicka och spåra-aktivitet* registreras när:
- En fil läggs till i Skicka och spåra
- En länk skapas i Skicka och spåra
- En länk raderas i Skicka och spåra
- En länk får ett nytt namn i Skicka och spåra
- En delad länk öppnas i Skicka och spåra
- En länk redigeras i Skicka och spåra
- Filer och länkar tas bort från Skicka och spåra
- Filer och länkar får ett nytt namn i Skicka och spåra
*Dessa händelser är endast tillgängliga för kunder med Dropbox Business eller Dropbox Business Plus.
Aktivitet† på Signatursidan registreras när:
- En begäran om underskrift skickas
- En begäran om underskrift öppnas
- En begäran om underskrift slutförs
- En påminnelse för en begäran om underskrift skickas
- En begäran om underskrift avbryts
- En begäran om underskrift avvisas
†Dessa händelser är endast tillgängliga för kunder med en betald Dropbox Sign-plan, eller med Dropbox Standard, Advanced, Business eller Business Plus.
När man öppnar en länk eller lägger till filer i ett Dropbox-konto rapporteras det endast i den kompletta aktivitetsrapporten.
En händelse registreras vare sig det är en teammedlem eller någon som inte är teammedlem som öppnar eller lägger till länken i sin Dropbox.
Granskningsloggen för delning registrerar inte när en medlem lämnar eller lägger till en delad mapp på nytt, eftersom den medlemmen fortfarande har åtkomst till mappen och när som helst kan lägga till den på nytt.
Hur visar jag delningsaktivitet på insiktspanelen?
Om du vill se en detaljerad bild över teamets delningsaktivitet över tid kan du använda insiktspanelen. Den visar övergripande användarstatistik såsom antalet delade länkar som skapats och antalet aktiva delade mappar.
Varför är vissa fält i den externa delningsrapporten tomma?
Tomt fält för Delat av
De här fälten kan vara tomma i följande scenarier:
- Det associerade Dropbox-kontot är inaktiverat.
- Filen som delas är en Dropbox Paper-, Google Doc- eller Microsoft 365-fil.
Tomt fält för Delat med
Det här fältet kan vara tomt när en delad länk skapades men inte delades med ett specifikt e-postmeddelande.
Obs: När filer delas av en delad länk kommer det här fältet att vara tomt.
Tomt fält för vem som har åtkomst
Det här fältet förblir tomt om filen inte har öppnats med en direkt e-postdelad länk.
Tomt fält för aktivitetsdatum
Om fältet Vem har åtkomst är tomt kommer fältet Aktivitetsdatum också att förbli tomt, eftersom det inte finns någon registrerad åtkomstaktivitet.
Tomt fält för sökväg
Om sökvägsfältet är tomt betyder det att data lagras i rotmappen utan sökväg till undermappar.
