Övervaka Dropbox-teamdelningsaktivitet
Vissa typer av administratörer kan spåra hur mycket data som delas inom och utanför organisationen.
Läs mer om att konfigurera länkbegränsningar för teamet.
Visa delningsaktivitet
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- På Aktivitetssidan visas delningshändelser tillsammans med andra typer av händelser. För att endast söka efter delningshändelser, välj Delningar från rullgardinsmenyn.
Sidan Aktivitet visar en sammanfattning av teamets senaste aktivitet. Den visar inte alla åtgärder som gjorts av ditt team. Du kan generera en komplett aktivitetsrapport från en specifik period genom att klicka på Skapa rapport i Aktivitetsfliken.
Obs! En aktivitetsrapport visar endast aktivitet inifrån teammappar eller teamets delade arbetsutrymme.
Du kan även se den senaste delningsaktiviteten för en specifik teammedlem genom att klicka på Medlemmar i sidomenyn till vänster och sedan klicka på medlemmens namn i listan.
Visa och hantera externa delningar
Du kan visa vilka filer, mappar och delade länkar som delas med personer utanför teamet samt information om hur de delats, inklusive:
- Delat objekt: Typ, storlek och sökväg
- Säkerhet: Åtkomstnivå och om de skyddas med lösenord eller utgångstid
- Delningsinfo: Vem som delat material, när och med vem
- Aktivitet: Om materialet visats eller redigerats
Du kan visa dessa genom att ladda ner en rapport eller visa sidan för extern delning. Du kan även hantera åtkomst till dessa filer och mappar från en dedikerad sida för extern delning.
Dropbox går över till en uppdaterad arkitektur för delade länkar där länkar baseras på material snarare än på användare. Det här kommer att påverka hur länkar skapas och delas. De nya länkarna kan identifieras genom att det finns en ”rlkey”-parameter i URL:en. För de här länkarna kommer ovanstående beteende att fungera annorlunda:
- Delningsåtgärder för länkar kan vara associerade med materialägaren eller användaren som skapade länken.
Obs! Både den dedikerade sidan och rapporten:
- Innehåller endast filer och mappar som delas direkt
- Till exempel om en mapp delas kommer den mappen inkluderas, men filerna inuti kommer inte det
- Innehåller filer och mappar som en teammedlem skapat en delad länk för
- Är endast tillgängliga för team med färre än fem miljoner externa delningar
- Innehåller inte Dropbox Paper-dokument
Ladda ner en rapport över extern delning
Du kan klicka på Skapa rapport för att skapa en rapport för extern delning från insiktspanelen eller sidan för extern delning. Rapporten innehåller data om alla externa delningar för teamet och kan inte filtreras.
Du har åtkomst till en dedikerad sida för externa delningar i adminkonsolen där du kan visa, filtrera och hantera filer och mappar som har delats externt.
Obs! Dropbox håller den här sidan så uppdaterad som möjligt, men rapporten innehåller all den senaste informationen.
Så här öppnar du sidan för extern delning:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen i sidomenyn till vänster.
- Klicka på Säkerhet i den vänstra sidomenyn.
- Klicka på Extern delning.
Du kan söka och filtrera efter filer som delats externt efter information som filernas namn, när de delades, vem som delade dem och filtyp.
Så här hanterar du en fil eller mapp som delats externt från sidan för externa delningar:
- Följ stegen ovan för att öppna sidan för externa delningar.
- Håll muspekaren över namnet på filen eller mappen du vill hantera.
- Klicka på ”…" (ellips).
- Klicka på Hantera åtkomst.
Du ser delningsfönstret om filen eller mappen finns i en teammapp. Om filen eller mappen inte finns i en teammapp kommer du se alternativet att logga in som en teammedlem. När du har öppnat delningsfönstret för filen eller mappen kan du hantera åtkomst till den på samma sätt som du hanterar alla delade filer och mappar i Dropbox.
Vanliga frågor om delningsaktivitet
Vad händer om en okänd person går med i en delad mapp?
Om en okänd person går med i en delad mapp kan administratörer se det. De kan även se vem som skickade inbjudan från fliken Aktivitet.
Vilka typer av händelser registreras?
Händelser för delade mappar registreras när någon:
- Skapar en delad mapp
- Bjuder in en person till en mapp
- Går med i en mapp
- Tar bort en person från en mapp
- Ändrar rollen för en annan person i en mapp
- Överför äganderätten för en mapp till en annan person
- Tar bort delning av en mapp
- Ändrar delningsbehörigheter för en mapp
- Ändrar de allmänna delningsbehörigheterna för delade mappar med administratörskonsolen
- Flyttar en delad mapp från en jobbrelaterad till en personlig Dropbox (eller vice versa), särskilt när både inställningarna för mappnivå och teamnivå tillåter delning utanför teamet
Delade filhändelser registreras när filer
- läggs till
- laddas ner
- redigeras
- förhandsgranskas
- raderas
- raderas permanent
- återställs (när en filborttagning ångras eller när den flyttas tillbaka till dess ursprungliga plats)
- återställs (när en fil återställs till en tidigare version, före ett antal redigeringar hade utförts)
- ändrar namn
- flyttas (när en fil flyttas från en mapp till en annan)
- kopieras
- Återställs (när någons konto återställs till en tidigare tidpunkt och filerna som återställningen påverkar)
Händelser för delade länkar registreras när
- En teammedlem skapar eller delar en länk
- En icke-teammedlem skapar eller delar en länk från en delad mapp som ägs av en teammedlem
- En länk delas eller skapas via en tredje parts applikation
- En teammedlem tar bort en länk
- En teammedlem ändrar synligheten för en länk
- En teammedlem ställer in ett lösenord eller utgångsdatum för en länk
- En administratör ändrar de allmänna delningsbehörigheterna för delade länkar i administratörskonsolen
- Någon öppnar eller sparar filer från en länk till material som ägs av ett team
Filinlämningshändelser registreras när
- En teammedlem skapar en filinlämning
- En teammedlem får en uppladdad fil som en filinlämning
Paper-delningshändelser registreras när
- Ett Paper-dokument eller en Paper-mapp delas eller slutar delas med teammedlem
- Ett Paper-dokument eller en Paper-mapp som ägs av teamet delas eller slutar delas med en person utanför teamet
- En teammedlem visar ett Paper-dokument
- En person utanför teamet visar ett Paper-dokument
- En teammedlem omnämns i ett Paper-dokument
- En person utanför teamet omnämns i ett Paper-dokument som ägs av teamet
- Standard delningsinställningen för Paper-dokument ändras
- Behörigheter ändras för en medlem i Paper-dokument
- Åtkomst till Paper-dokument begärs av en teammedlem eller en person utanför teamet
Skicka och spåra-aktivitet* registreras när:
- En fil läggs till i Skicka och spåra
- En länk skapas i Skicka och spåra
- En länk raderas i Skicka och spåra
- En länk får ett nytt namn i Skicka och spåra
- En delad länk öppnas i Skicka och spåra
- En länk redigeras i Skicka och spåra
- Filer och länkar tas bort från Skicka och spåra
- Filer och länkar får ett nytt namn i Skicka och spåra
*Dessa händelser är endast tillgängliga för kunder med Dropbox Business eller Dropbox Business Plus.
Aktivitet† på Signatursidan registreras när:
- En begäran om underskrift skickas
- En begäran om underskrift öppnas
- En begäran om underskrift slutförs
- En påminnelse för en begäran om underskrift skickas
- En begäran om underskrift avbryts
- En begäran om underskrift avvisas
†Dessa händelser är endast tillgängliga för kunder med en betald Dropbox Sign-plan, eller med Dropbox Standard, Advanced, Business eller Business Plus.
När man öppnar en länk eller lägger till filer i ett Dropbox-konto rapporteras det endast i den kompletta aktivitetsrapporten.
En händelse registreras vare sig det är en teammedlem eller någon som inte är teammedlem som öppnar eller lägger till länken i sin Dropbox.
Granskningsloggen för delning registrerar inte när en medlem lämnar eller lägger till en delad mapp på nytt, eftersom den medlemmen fortfarande har åtkomst till mappen och när som helst kan lägga till den på nytt.
Hur visar jag delningsaktivitet på insiktspanelen?
Om du vill se en detaljerad bild över teamets delningsaktivitet över tid kan du använda insiktspanelen. Den visar övergripande användarstatistik såsom antalet delade länkar som skapats och antalet aktiva delade mappar.
