Dropbox 팀 공유 활동을 모니터링하는 방법
특정 유형의 관리자는 특정 데이터가 조직 내부 직원들 및 외부 사람과 어떻게 공유되는지 추적할 수 있습니다.
팀에서 링크 제한을 설정하는 방법을 알아보세요.
공유 활동 보기
- 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
- 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
- 활동 페이지에 공유 이벤트와 기타 이벤트가 함께 표시됩니다. 공유 이벤트만 필터링하려면 드롭다운 메뉴에서 '공유'를 선택하세요.
활동 페이지에는 팀의 가장 최근 활동이 요약되어 있지만, 팀 활동이 모두 표시되지는 않습니다. 활동 탭에서 '전체 보고서 만들기'를 클릭하면 특정 기간 동안의 전체 활동 보고서를 만들 수 있습니다.
참고: 활동 보고서는 팀 폴더 또는 팀 공유 작업 공간의 활동만 표시합니다.
또한 특정 팀원의 최근 공유 활동을 보려면 좌측 사이드바에서 팀원을 클릭한 다음 목록에서 해당 팀원 이름을 클릭하세요.
외부 공유 보기 및 관리
팀 외부의 사람과 공유되는 파일, 폴더 및 공유 링크와 공유 방법에 대한 다음과 같은 세부 정보를 볼 수 있습니다.
- 공유된 항목—유형, 크기 및 경로
- 보안—액세스 수준 및 비밀번호나 만료일로 보호되는지 여부
- 공유—콘텐츠를 누가, 언제, 누구와 공유했는지
- 활동—콘텐츠를 보거나 수정했는지 여부
이 정보는 보고서를 다운로드하거나 외부 공유 페이지에서 확인할 수 있습니다. 또한 전용 외부 공유 페이지에서 해당 파일 및 폴더에 대한 액세스 권한을 관리할 수도 있습니다.
Dropbox는 사용자가 아닌 콘텐츠를 링크 기반으로 하는 업데이트된 공유 링크 아키텍처로 전환하고 있습니다. 이는 링크가 만들어지고 공유되는 방식에 영향을 미칩니다. URL에 ‘rlkey’ 매개변수가 있으면 새 링크입니다. 이러한 링크의 경우 위의 동작이 다르게 수행됩니다.
- 링크에 대한 공유 작업은 콘텐츠 소유자 또는 링크를 만든 사용자와 연결될 수 있습니다.
참고: 전용 페이지와 보고서는 모두 다음과 같습니다.
- 직접 공유되는 파일 및 폴더만 포함합니다.
- 예를 들어 폴더를 공유하면 폴더는 포함되지만, 폴더 내의 파일은 포함되지 않습니다.
- 팀원이 공유 링크를 만든 파일 및 폴더를 포함합니다.
- 외부 공유가 500만 개 미만인 팀만 사용할 수 있습니다.
- Dropbox Paper 문서는 포함되지 않습니다.
외부 공유 보고서는 어떻게 다운로드하나요?
보고서 만들기를 클릭하여 외부 공유 페이지 및 인사이트 대시보드에서 외부 공유 보고서를 생성할 수 있습니다. 보고서에는 팀의 모든 외부 공유 데이터가 포함되어 있으며 필터링할 수 없습니다.
외부 공유 파일 및 폴더를 보고, 필터링하고, 관리할 수 있는 관리 콘솔의 전용 외부 공유 페이지에 액세스할 수 있습니다.
참고: Dropbox는 이 페이지를 가능한 최신 상태로 유지하기 위해 노력하며, 보고서에는 가장 최신 정보가 포함됩니다.
외부 공유 페이지를 열려면 다음과 같이 하세요.
- 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
- 좌측 사이드바에서 설정을 클릭합니다.
- 공유를 클릭합니다.
파일 이름, 파일이 공유된 날짜 및 시간, 파일을 공유한 사람 및 파일 형식과 같은 세부 정보로 외부 공유 파일을 검색하고 필터링할 수 있습니다.
외부 공유 페이지에서 외부 공유 파일 또는 폴더를 관리하려면 다음과 같이 하세요.
- 위의 단계에 따라 외부 공유 페이지를 엽니다.
- 관리하려는 파일 또는 폴더의 이름에 마우스를 갖다 댑니다.
- ‘…’(줄임표)를 클릭합니다.
- 액세스 관리를 클릭합니다.
파일이나 폴더가 팀 폴더에 있으면 공유 창이 나타납니다. 파일이나 폴더가 팀 폴더에 없으면 팀원으로 로그인할 수 있는 옵션이 표시됩니다. 두 경우 모두 파일 또는 폴더 공유 창을 연 후에는 Dropbox에서 공유 파일이나 폴더에 대한 액세스 권한을 관리하는 것과 동일한 방법으로 액세스 권한을 관리할 수 있습니다.
공유 활동에 대한 자주 묻는 질문(FAQ)
공유 폴더에 모르는 사람이 참여할 경우 어떻게 되나요?
모르는 사람이 공유 폴더에 참여하는 경우, 관리자는 활동 탭에서 이 사실을 알 수 있으며, 누가 이 사람에게 초대를 보냈는지도 확인할 수 있습니다.
어떤 유형의 이벤트가 기록되나요?
공유 폴더 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 공유 폴더 생성
- 폴더에 사람 초대
- 폴더 참여
- 폴더에서 사용자 삭제
- 폴더에서 다른 사람의 역할 변경
- 폴더의 소유권을 다른 사용자에게 이전
- 폴더 공유 해제
- 폴더의 공유 권한 변경
- 관리 콘솔에서 공유 폴더의 일반 공유 권한 변경
- 업무용 Dropbox에 있는 공유 폴더를 개인용 Dropbox로 옮기거나 또는 그와 반대로 옮길 경우, 특히 폴더 수준 설정 및 팀 수준 설정에서 모두 팀 외부 사람과의 공유를 허용한 경우
공유 파일 이벤트는 파일이 다음과 같이 될 때 기록됩니다.
- 추가됨
- 다운로드됨
- 수정됨
- 미리 보기됨
- 삭제됨
- 영구 삭제됨
- 복원됨(파일 삭제가 취소되거나 파일이 원래 위치로 옮겨지는 경우)
- 되돌림(파일을 수정 이전 버전으로 되돌리는 경우)
- 이름이 변경됨
- 이동됨(파일을 한 폴더에서 다른 폴더로 옮기는 경우)
- 복사됨
- 롤백됨(어느 계정이 과거 시점으로 롤백되어 파일에 영향을 미치는 경우)
공유 링크 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 팀원이 링크 생성 또는 공유
- 팀원 이외의 사용자가 팀원이 소유한 공유 폴더에서 링크를 생성하거나 공유
- 타사 앱을 통해 링크가 공유 또는 생성됨
- 팀원이 링크 삭제
- 팀원이 링크 공개 여부 변경
- 팀원이 링크에서 비밀번호 또는 만료일 설정
- 관리자가 관리 콘솔에서 공유 링크의 일반 공유 권한 변경
- 누군가 팀이 소유한 콘텐츠에 액세스할 수 있는 링크에서 파일을 열거나 저장
파일 요청 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 팀원이 파일 요청을 생성
- 팀원이 사람들에게 파일을 요청한 후 업로드된 파일을 받음
Paper 공유 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- Paper 문서 또는 폴더를 팀원과 공유하거나 공유 해제하는 경우
- 팀 소유의 Paper 문서 또는 폴더를 팀 외부 사람과 공유하거나 공유 해제하는 경우
- 팀원이 Paper 문서를 보는 경우
- 팀 외부 사람이 Paper 문서를 보는 경우
- 팀원이 Paper 문서에서 멘션되는 경우
- 팀 외부 사람이 팀 소유의 Paper 문서에서 멘션되는 경우
- Paper 문서의 기본 공유 설정이 변경되는 경우
- Paper 문서의 팀원 권한이 변경되는 경우
- 팀원 또는 팀 외부 사람이 Paper 문서에 대한 액세스를 요청하는 경우
보내기 및 추적 활동*은 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 보내기 및 추적에 파일이 추가됨
- 보내기 및 추적에서 링크가 만들어짐
- 보내기 및 추적에서 링크가 삭제됨
- 보내기 및 추적에서 링크의 이름이 변경됨
- 보내기 및 추적에서 공유 링크가 열림
- 보내기 및 추적에서 링크기 수정됨
- 보내기 및 추적에서 파일 및 링크가 제거됨
- 보내기 및 추적에서 파일 및 링크의 이름이 변경됨
*이 이벤트는 Dropbox Business 또는 Dropbox Business Plus 고객만 이용할 수 있습니다.
Signatures 페이지 활동†은 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 서명 요청을 보냄
- 서명 요청이 열림
- 서명 요청이 완료됨
- 서명 요청 미리 알림을 보냄
- 서명 요청이 취소됨
- 서명 요청이 거절됨
†이 이벤트는 유료 Dropbox Sign 요금제나 Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus 고객만 이용할 수 있습니다.
링크를 열거나 Dropbox 계정에 파일을 추가하면 전체 활동 보고서에만 기록됩니다.
이벤트에는 링크를 열거나 Dropbox에 링크를 추가한 사람이 팀원 또는 팀 외부 사람인지 여부가 기록됩니다.
공유 폴더에서 구성원이 탈퇴하거나 Dropbox에 폴더를 다시 추가할 경우 이 구성원은 계속 폴더에 액세스하거나 언제든지 폴더를 다시 추가할 수 있으므로 공유 감사 로그에는 기록되지 않습니다.
