Dropbox 팀 공유 활동을 모니터링하는 방법
이 문서의 정보는 Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus, Enterprise의 특정 관리자 유형에 적용됩니다.
특정 유형의 관리자는 조직 내외에서 특정 데이터가 공유되는 방식을 추적할 수 있습니다. 이 문서에서는 관리 콘솔에서 공유 활동을 모니터링하고, 외부 공유 보고서를 생성하고, 외부 공유 콘텐츠를 관리하는 방법을 설명합니다.
공유 활동 보기
- 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
- 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
- 좌측 사이드바에서 활동을 클릭합니다.
활동 페이지에는 팀의 가장 최근 활동에 대한 요약이 표시됩니다. 하지만 팀에서 수행한 모든 작업이 표시되지는 않습니다. 특정 기간의 전체 활동 보고서를 생성하려면 보고서 만들기를 클릭합니다.
참고: 활동 보고서는 팀 폴더 또는 팀 공유 작업 공간의 활동만 표시합니다.
특정 팀원의 최근 공유 활동을 보려면 왼쪽 사이드바에서 팀원을 클릭한 후 목록에서 팀원 이름을 클릭합니다.
외부 공유 보기 및 관리
팀 외부 사람들과 공유되는 파일, 폴더, 공유 링크를 확인하고 공유한 방법을 확인할 수 있습니다. 포함된 사항:
- 공유 항목: 유형, 크기, 경로
- 보안: 액세스 수준, 암호 또는 만료일로 보호 여부
- 공유: 누가 언제 누구와 콘텐츠를 공유했는가에 대한 정보
- 활동: 콘텐츠 조회 또는 편집 여부
외부 공유가 5백만 개 미만인 팀은 보고서를 다운로드하거나 관리 콘솔의 보안 페이지에서 외부 공유 탭을 방문해서 내역을 확인할 수 있습니다.
보고서를 다운로드하거나 관리 콘솔의 보안 섹션에서 외부 공유 탭을 통해 해당 정보를 확인할 수 있습니다.
- 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
- 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
- 제품 아래의 Dropbox 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
- 보안을 클릭합니다.
또한 외부 공유 탭에서 해당 파일 및 폴더에 대한 액세스를 관리할 수 있습니다.
보고서 및 외부 공유 탭에는 직접 공유한 파일 및 폴더만 포함됩니다. 예를 들어, 폴더를 공유한 경우 해당 폴더는 포함되지만 폴더의 내용은 포함되지 않습니다. 여기에는 팀원이 공유 링크를 만든 모든 파일 및 폴더가 포함됩니다.
참고:
- Dropbox에서는 공유 링크 아키텍처를 업데이트하는 중이며, 이로 인해 링크가 생성되고 공유되는 방식에 영향이 있을 것입니다. 새로운 링크는 사용자 기반이 아닌 콘텐츠 기반으로 생성되며, URL에 'rlkey' 매개변수를 포함하고 있습니다.
- 링크를 사용하여 외부 사용자와 파일 및 폴더를 공유하는 경우, 해당 사용자는 다른 사용자에게 동일한 링크를 공유할 수는 있지만, 콘텐츠에 대한 별도의 링크를 만들 수는 없습니다. 각 파일 또는 폴더에는 하나의 편집 및 하나의 보기 전용 링크가 있습니다.
- 외부 공유 보고서 및 페이지에 Dropbox Paper 문서는 제외됩니다.
외부 공유 보고서는 어떻게 다운로드하나요?
보안 페이지의 외부 공유 탭에서 외부 공유 보고서를 생성할 수 있습니다. 보고서에는 팀의 모든 외부 공유 데이터가 포함되어 있으며 필터링할 수 없습니다.
관리 콘솔에서 외부 공유 파일 및 폴더를 보고, 필터링하고, 관리할 수 있는 전용 외부 공유 페이지에 액세스할 수 있습니다. 파일 이름, 파일 유형, 공유일, 공유한 사람 등의 세부 정보를 사용하여 필터링할 수 있습니다.
참고: Dropbox는 이 페이지를 가능한 최신 상태로 유지하기 위해 노력하며, 보고서에는 가장 최신 정보가 포함됩니다.
외부 공유 보고서 생성 방법:
- 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
- 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
- 제품 아래의 Dropbox 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
- 보안을 클릭합니다.
- 외부 공유 탭을 클릭합니다.
- 보고서 만들기를 클릭합니다.
- 생성하려는 보고서 유형 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
- 모든 공유 링크와 이메일로 공유된 모든 콘텐츠
- 생성 후 3개월 이상 지났으며 만료가 없는 고유한 링크 보기
- 비밀번호가 없는 고유한 링크 보기
- 생성을 클릭합니다.
외부 공유 보고서가 준비되면 이메일 알림이 전송됩니다. 외부 공유 보고서는 Dropbox에 CSV 파일로 저장됩니다.
외부 공유 보고서에 포함된 데이터 유형
외부 공유 보고서에는 다음 데이터가 포함될 수 있습니다.
- 항목 유형: 공유되는 콘텐츠 유형입니다.
- 이름: 공유된 콘텐츠의 이름입니다.
- 공유자: 콘텐츠를 공유한 사용자의 이름입니다.
- 마지막 공유일: 콘텐츠가 공유된 최초 일자입니다. 링크가 외부 링크로 유지되고 링크 공유를 위해 변경되지 않은 경우, 또는 수신자에게 직접 공유에 대한 액세스 권한이 있는 경우, 향후 링크를 추가로 공유해도 이 정보는 변경되지 않습니다.
- 링크에는 마지막 공유일 대신 생성일이 사용됩니다.
- 직접 공유에는 마지막 공유일 대신 공유 시간이 사용됩니다.
- 공유 대상: 콘텐츠를 수신한 사용자의 이름입니다.
- 액세스: 허용된 액세스 수준(예: '편집' 또는 '보기 전용')입니다.
- 수신자 도메인: 수신자의 이메일 도메인입니다.
- 마지막 활동: 공유된 콘텐츠와 관련된 가장 최근 활동입니다. 활동은 콘텐츠 자체가 변경될 경우 등록되며, 링크 활동에 따라 기록되지는 않습니다.
- 참고: 파일에 대한 가장 최근 활동만 표시합니다.
- 활동 일자: 마지막 활동에서 참조된 활동의 가장 최근 일자입니다.
- 경로: 공유 드라이브 또는 시스템 내의 항목 위치입니다.
- 폴더 유형: 해당하는 경우 폴더 유형(예: 팀원 폴더)입니다.
- 항목 수: 공유 폴더 내 항목 또는 파일의 개수입니다.
- 확장자: 공유된 파일의 확장자(예: .doc, .paper, .pdf)입니다.
- 크기: 공유된 항목의 데이터 크기입니다.
- 공유 방법: 항목을 공유한 방법(예: 링크 또는 직접 공유)입니다.
- 액세스한 사용자: 공유된 항목에 액세스한 사용자의 이메일 주소입니다. 직접 공유하거나 링크를 사용한 파일에만 적용됩니다.
- 만료: 공유 링크 또는 액세스 권한의 만료일입니다. 링크에만 적용됩니다.
- 암호: 공유된 항목에 액세스하기 위해 암호가 필요한지 여부를 나타냅니다.
- 다운로드 설정: 공유된 항목에 대해 다운로드가 허용되는지 여부를 나타냅니다. 링크에만 적용됩니다.
외부 공유 콘텐츠 관리 방법
외부 공유 페이지에서 외부 공유된 파일 또는 폴더을 관리하는 방법:
- 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
- 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
- 제품 아래의 Dropbox 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
- 보안을 클릭합니다.
- 외부 공유 탭을 클릭합니다.
- 관리하려는 파일 또는 폴더에 마우스를 올려놓습니다.
- ☑(추가 옵션)을 클릭합니다.
- 액세스 관리를 클릭합니다.
파일 또는 폴더가 팀 폴더에 있으면, 공유 창이 표시됩니다. 파일 또는 폴더가 팀 폴더에 없으면, 팀원으로 로그인하는 옵션이 표시됩니다. 파일 또는 폴더의 공유 창을 열면, 다른 공유 파일 또는 폴더와 동일한 방식으로 액세스를 관리할 수 있습니다.
공유 활동에 대한 자주 묻는 질문(FAQ)
공유 폴더에 모르는 사람이 참여할 경우 어떻게 되나요?
알 수 없는 사람이 공유 폴더에 합류하면, 관리자는 이를 확인하고 관리 콘솔의 활동 섹션에서 누가 초대했는지 확인할 수 있습니다.
어떤 유형의 이벤트가 기록되나요?
공유 폴더 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 공유 폴더 생성
- 폴더에 사람 초대
- 폴더 참여
- 폴더에서 사용자 삭제
- 폴더에서 다른 사람의 역할 변경
- 폴더의 소유권을 다른 사용자에게 이전
- 폴더 공유 해제
- 폴더의 공유 권한 변경
- 관리 콘솔에서 공유 폴더의 일반 공유 권한 변경
- 업무용 Dropbox에 있는 공유 폴더를 개인용 Dropbox로 옮기거나 또는 그와 반대로 옮길 경우, 특히 폴더 수준 설정 및 팀 수준 설정에서 모두 팀 외부 사람과의 공유를 허용한 경우
공유 파일 이벤트는 파일이 다음과 같이 될 때 기록됩니다.
- 추가됨
- 다운로드됨
- 수정됨
- 미리 보기됨
- 삭제됨
- 영구 삭제됨
- 복원됨(파일 삭제가 취소되거나 파일이 원래 위치로 옮겨지는 경우)
- 되돌림(파일을 수정 이전 버전으로 되돌리는 경우)
- 이름이 변경됨
- 이동됨(파일을 한 폴더에서 다른 폴더로 옮기는 경우)
- 복사됨
- 롤백됨(어느 계정이 과거 시점으로 롤백되어 파일에 영향을 미치는 경우)
공유 링크 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 팀원이 링크 생성 또는 공유
- 팀원 이외의 사용자가 팀원이 소유한 공유 폴더에서 링크를 생성하거나 공유
- 타사 앱을 통해 링크가 공유 또는 생성됨
- 팀원이 링크 삭제
- 팀원이 링크 공개 여부 변경
- 팀원이 링크에서 비밀번호 또는 만료일 설정
- 관리자가 관리 콘솔에서 공유 링크의 일반 공유 권한 변경
- 누군가 팀이 소유한 콘텐츠에 액세스할 수 있는 링크에서 파일을 열거나 저장
파일 요청 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 팀원이 파일 요청을 생성
- 팀원이 사람들에게 파일을 요청한 후 업로드된 파일을 받음
Paper 공유 이벤트는 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- Paper 문서 또는 폴더를 팀원과 공유하거나 공유 해제하는 경우
- 팀 소유의 Paper 문서 또는 폴더를 팀 외부 사람과 공유하거나 공유 해제하는 경우
- 팀원이 Paper 문서를 보는 경우
- 팀 외부 사람이 Paper 문서를 보는 경우
- 팀원이 Paper 문서에서 멘션되는 경우
- 팀 외부 사람이 팀 소유의 Paper 문서에서 멘션되는 경우
- Paper 문서의 기본 공유 설정이 변경되는 경우
- Paper 문서의 팀원 권한이 변경되는 경우
- 팀원 또는 팀 외부 사람이 Paper 문서에 대한 액세스를 요청하는 경우
보내기 및 추적 활동*은 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 보내기 및 추적에 파일이 추가됨
- 보내기 및 추적에서 링크가 만들어짐
- 보내기 및 추적에서 링크가 삭제됨
- 보내기 및 추적에서 링크의 이름이 변경됨
- 보내기 및 추적에서 공유 링크가 열림
- 보내기 및 추적에서 링크기 수정됨
- 보내기 및 추적에서 파일 및 링크가 제거됨
- 보내기 및 추적에서 파일 및 링크의 이름이 변경됨
*이 이벤트는 Dropbox Business 또는 Dropbox Business Plus 고객만 이용할 수 있습니다.
Signatures 페이지 활동†은 다음과 같은 경우에 기록됩니다.
- 서명 요청을 보냄
- 서명 요청이 열림
- 서명 요청이 완료됨
- 서명 요청 미리 알림을 보냄
- 서명 요청이 취소됨
- 서명 요청이 거절됨
†이 이벤트는 유료 Dropbox Sign 요금제나 Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus 고객만 이용할 수 있습니다.
링크를 열거나 Dropbox 계정에 파일을 추가하면 전체 활동 보고서에만 기록됩니다.
이벤트에는 링크를 열거나 Dropbox에 링크를 추가한 사람이 팀원 또는 팀 외부 사람인지 여부가 기록됩니다.
공유 폴더에서 구성원이 탈퇴하거나 Dropbox에 폴더를 다시 추가할 경우 이 구성원은 계속 폴더에 액세스하거나 언제든지 폴더를 다시 추가할 수 있으므로 공유 감사 로그에는 기록되지 않습니다.
인사이트 대시보드에서 공유 활동은 어떻게 보나요?
외부 공유 보고서의 일부 칸이 비어 있는 이유가 무엇인가요?
공유자 칸 비어 있음
이 칸은 다음과 같은 경우 비어 있을 수 있습니다.
- 연결된 Dropbox 계정이 비활성화되었습니다.
- 공유되는 파일이 Dropbox Paper, Google Doc, Microsoft 365 파일입니다.
공유자 칸 비어 있음
이 칸은 공유 링크가 생성되었지만 특정 이메일에 공유되지 않은 경우 비어 있을 수 있습니다.
참고: 공유 링크로 파일을 공유하는 경우, 이 칸이 비어 있습니다.
액세스한 사용자 칸 비어 있음
직접 이메일 공유 링크를 사용하여 파일에 액세스하지 않은 경우 이 칸이 비어 있습니다.
활동일 칸 비어 있음
액세스한 사용자 칸이 비어 있는 경우, 기록된 액세스 활동이 없으므로 활동일 칸도 비어 있습니다.
경로 칸 비어 있음
경로 칸이 비어 있는 경우, 저장된 데이터가 하위 폴더가 아닌 루트 폴더에 저장되어 있다는 의미입니다.
