Dropbox 팀 공유 활동을 모니터링하는 방법

특정 유형의 관리자는 조직 내외에서 특정 데이터가 공유되는 방식을 추적할 수 있습니다. 이 문서에서는 관리 콘솔에서 공유 활동을 모니터링하고, 외부 공유 보고서를 생성하고, 외부 공유 콘텐츠를 관리하는 방법을 설명합니다.

팀에서 링크 제한을 설정하는 방법을 알아보세요.

공유 활동 보기

1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
2. 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
3. 좌측 사이드바에서 활동을 클릭합니다.

활동 페이지에는 팀의 가장 최근 활동에 대한 요약이 표시됩니다. 하지만 팀에서 수행한 모든 작업이 표시되지는 않습니다. 특정 기간의 전체 활동 보고서를 생성하려면 보고서 만들기를 클릭합니다.

특정 팀원의 최근 공유 활동을 보려면 왼쪽 사이드바에서 팀원을 클릭한 후 목록에서 팀원 이름을 클릭합니다.

외부 공유 보기 및 관리

팀 외부 사람들과 공유되는 파일, 폴더, 공유 링크를 확인하고 공유한 방법을 확인할 수 있습니다. 포함된 사항:

• 공유 항목: 유형, 크기, 경로
• 보안: 액세스 수준, 암호 또는 만료일로 보호 여부
• 공유: 누가 언제 누구와 콘텐츠를 공유했는가에 대한 정보
• 활동: 콘텐츠 조회 또는 편집 여부

외부 공유가 5백만 개 미만인 팀은 보고서를 다운로드하거나 관리 콘솔의 보안 페이지에서 외부 공유 탭을 방문해서 내역을 확인할 수 있습니다.

보고서를 다운로드하거나 관리 콘솔의 보안 섹션에서 외부 공유 탭을 통해 해당 정보를 확인할 수 있습니다.

1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
2. 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
3. 제품 아래의 Dropbox 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
4. 보안을 클릭합니다.

또한 외부 공유 탭에서 해당 파일 및 폴더에 대한 액세스를 관리할 수 있습니다.

보고서 및 외부 공유 탭에는 직접 공유한 파일 및 폴더만 포함됩니다. 예를 들어, 폴더를 공유한 경우 해당 폴더는 포함되지만 폴더의 내용은 포함되지 않습니다. 여기에는 팀원이 공유 링크를 만든 모든 파일 및 폴더가 포함됩니다.

외부 공유 보고서는 어떻게 다운로드하나요?

보안 페이지의 외부 공유 탭에서 외부 공유 보고서를 생성할 수 있습니다. 보고서에는 팀의 모든 외부 공유 데이터가 포함되어 있으며 필터링할 수 없습니다.

관리 콘솔에서 외부 공유 파일 및 폴더를 보고, 필터링하고, 관리할 수 있는 전용 외부 공유 페이지에 액세스할 수 있습니다. 파일 이름, 파일 유형, 공유일, 공유한 사람 등의 세부 정보를 사용하여 필터링할 수 있습니다.

외부 공유 보고서 생성 방법:

1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
2. 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
3. 제품 아래의 Dropbox 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
4. 보안을 클릭합니다.
5. 외부 공유 탭을 클릭합니다.
6. 보고서 만들기를 클릭합니다.
7. 생성하려는 보고서 유형 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
   • 모든 공유 링크와 이메일로 공유된 모든 콘텐츠
   • 생성 후 3개월 이상 지났으며 만료가 없는 고유한 링크 보기
   • 비밀번호가 없는 고유한 링크 보기
8. 생성을 클릭합니다.

외부 공유 보고서가 준비되면 이메일 알림이 전송됩니다. 외부 공유 보고서는 Dropbox에 CSV 파일로 저장됩니다.

외부 공유 보고서에 포함된 데이터 유형

외부 공유 보고서에는 다음 데이터가 포함될 수 있습니다.

• 항목 유형: 공유되는 콘텐츠 유형입니다.
• 이름: 공유된 콘텐츠의 이름입니다.
• 공유자: 콘텐츠를 공유한 사용자의 이름입니다.
• 마지막 공유일: 콘텐츠가 공유된 최초 일자입니다. 링크가 외부 링크로 유지되고 링크 공유를 위해 변경되지 않은 경우, 또는 수신자에게 직접 공유에 대한 액세스 권한이 있는 경우, 향후 링크를 추가로 공유해도 이 정보는 변경되지 않습니다.
  • 링크에는 마지막 공유일 대신 생성일이 사용됩니다.
  • 직접 공유에는 마지막 공유일 대신 공유 시간이 사용됩니다.
• 공유 대상: 콘텐츠를 수신한 사용자의 이름입니다.
• 액세스: 허용된 액세스 수준(예: '편집' 또는 '보기 전용')입니다.
• 수신자 도메인: 수신자의 이메일 도메인입니다.
• 마지막 활동: 공유된 콘텐츠와 관련된 가장 최근 활동입니다. 활동은 콘텐츠 자체가 변경될 경우 등록되며, 링크 활동에 따라 기록되지는 않습니다.
  • 참고: 파일에 대한 가장 최근 활동만 표시합니다. 
• 활동 일자: 마지막 활동에서 참조된 활동의 가장 최근 일자입니다.
• 경로: 공유 드라이브 또는 시스템 내의 항목 위치입니다.
• 폴더 유형: 해당하는 경우 폴더 유형(예: 팀원 폴더)입니다.
• 항목 수: 공유 폴더 내 항목 또는 파일의 개수입니다.
• 확장자: 공유된 파일의 확장자(예: .doc, .paper, .pdf)입니다.
• 크기: 공유된 항목의 데이터 크기입니다.
• 공유 방법: 항목을 공유한 방법(예: 링크 또는 직접 공유)입니다. 
• 액세스한 사용자: 공유된 항목에 액세스한 사용자의 이메일 주소입니다. 직접 공유하거나 링크를 사용한 파일에만 적용됩니다.
• 만료: 공유 링크 또는 액세스 권한의 만료일입니다. 링크에만 적용됩니다.
• 암호: 공유된 항목에 액세스하기 위해 암호가 필요한지 여부를 나타냅니다. 
• 다운로드 설정: 공유된 항목에 대해 다운로드가 허용되는지 여부를 나타냅니다. 링크에만 적용됩니다.

외부 공유 콘텐츠 관리 방법

외부 공유 페이지에서 외부 공유된 파일 또는 폴더을 관리하는 방법:

1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
2. 좌측 사이드바에서 관리 콘솔을 클릭합니다.
3. 제품 아래의 Dropbox 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
4. 보안을 클릭합니다.
5. 외부 공유 탭을 클릭합니다.
6. 관리하려는 파일 또는 폴더에 마우스를 올려놓습니다.
7. ☑(추가 옵션)을 클릭합니다.
8. 액세스 관리를 클릭합니다.

파일 또는 폴더가 팀 폴더에 있으면, 공유 창이 표시됩니다. 파일 또는 폴더가 팀 폴더에 없으면, 팀원으로 로그인하는 옵션이 표시됩니다. 파일 또는 폴더의 공유 창을 열면, 다른 공유 파일 또는 폴더와 동일한 방식으로 액세스를 관리할 수 있습니다.