Cara memantau aktivitas berbagi tim Dropbox
Beberapa jenis admin tertentu dapat melacak detail pembagian data tertentu di dalam dan di luar organisasi Anda.
Ketahui cara mengatur pembatasan tautan untuk tim Anda.
Melihat aktivitas berbagi
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Di halaman Aktivitas , peristiwa berbagi muncul berbaur dengan jenis peristiwa lain. Untuk memfilter hanya peristiwa berbagi, pilih Berbagi dari menu tarik turun.
Halaman Aktivitas menampilkan ringkasan aktivitas terakhir tim. Tidak semua tindakan yang dilakukan tim Anda akan ditampilkan. Anda bisa menghasilkan laporan aktivitas lengkap dari periode waktu tertentu dengan mengeklik Buat laporan pada tab Aktivitas.
Catatan: Laporan aktivitas hanya memperlihatkan aktivitas dari dalam folder tim atau ruang kerja bersama tim.
Anda juga bisa melihat aktivitas berbagi terbaru dari anggota tim tertentu dengan mengeklik Anggota di bilah sisi sebelah kiri, lalu mengeklik nama anggota dalam daftar.
Melihat dan mengelola aktivitas berbagi eksternal
Anda dapat melihat file, folder, dan tautan bersama yang dibagikan dengan orang di luar tim Anda, serta mengetahui detail pembagiannya, termasuk:
- Item yang dibagikan—jenis, ukuran, dan jalur
- Keamanan—Tingkat akses dan apakah konten dilindungi oleh kata sandi atau masa kedaluwarsa
- Pembagian—orang yang membagikan konten, waktu pembagian konten, dan penerima konten
- Aktivitas—apakah konten dilihat atau diedit
Anda dapat melihat detail ini dengan mengunduh laporan atau melihat halaman berbagi eksternal. Anda juga dapat mengelola akses ke file dan folder tersebut dari halaman berbagi eksternal khusus.
Dropbox beralih ke arsitektur tautan bersama baru di mana tautan didasarkan pada konten, bukan pengguna. Ini akan memengaruhi cara tautan dibuat dan dibagikan. Tautan baru dapat dikenali dengan adanya parameter 'rlkey' di URL. Untuk tautan ini, perilaku di atas akan bekerja secara berbeda:
- Tindakan berbagi untuk tautan dapat dikaitkan dengan pemilik konten atau pengguna yang membuat tautan.
Catatan: Baik halaman khusus maupun laporan:
- Hanya mencantumkan file dan folder yang dibagikan secara langsung
- Misalnya, jika ada folder yang dibagikan, folder tersebut akan dicantumkan, tetapi file yang ada di dalamnya tidak akan dicantumkan.
- Mencantumkan file dan folder yang tautan bersamanya dibuat oleh anggota tim.
- Hanya tersedia bagi tim yang membagikan dokumen secara eksternal kurang dari lima juta kali.
- Tidak mencakup dokumen Dropbox Paper.
Bagaimana cara mengunduh laporan berbagi eksternal?
Anda dapat mengeklik Buat laporan untuk membuat laporan berbagi eksternal dari halaman berbagi eksternal dan dasbor wawasan. Laporan ini mencakup semua data berbagi eksternal untuk tim dan tidak dapat difilter.
Anda dapat mengakses halaman berbagi eksternal khusus di konsol admin. Di halaman ini, Anda dapat melihat, memfilter, dan mengelola file dan folder yang dibagikan secara eksternal.
Catatan: Meskipun Dropbox berupaya agar halaman ini selalu diperbarui, laporan akan mencakup informasi terbaru.
Untuk membuka halaman berbagi eksternal:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin di bilah sisi kiri.
- Klik Keamanan di bilah sisi kiri.
- Klik Berbagi Eksternal.
Anda dapat mencari dan memfilter file yang dibagikan secara eksternal berdasarkan detail, antara lain nama file, waktu file dibagikan, orang yang membagikan file, dan jenis file.
Untuk mengelola file atau folder yang dibagikan secara eksternal dari halaman berbagi eksternal:
- Ikuti langkah di atas untuk membuka halaman berbagi eksternal.
- Arahkan kursor ke nama file atau folder yang ingin dikelola.
- Klik “…” (elipsis).
- Klik Kelola akses.
Jika file atau folder berada di dalam folder tim, jendela berbagi akan ditampilkan. Jika file atau folder tidak berada dalam folder tim, akan tersedia opsi untuk masuk sebagai anggota tim. Dalam kedua kasus ini, setelah jendela berbagi untuk file atau folder terbuka, Anda dapat mengelola akses ke file atau folder tersebut dengan cara yang sama seperti saat Anda mengelola akses ke file atau folder bersama apa pun di Dropbox.
Tanya Jawab tentang aktivitas berbagi
Apa yang terjadi jika orang tak dikenal bergabung dengan folder bersama?
Jika orang yang tidak dikenal bergabung dengan folder bersama, Admin akan dapat melihat peristiwa ini dan juga melihat siapa yang mengiriman undangannya lewat tab Aktivitas .
Jenis peristiwa apa yang direkam?
Peristiwa folder bersama direkam apabila seseorang:
- Membuat folder bersama
- Mengundang seseorang ke folder
- Bergabung dengan folder
- Menghapus seseorang dari folder
- Mengubah peran orang lain pada folder.
- Memindahkan kepemilikan folder ke orang lain
- Membatalkan berbagi folder
- Mengubah izin berbagi di suatu folder
- Mengubah izin berbagi umum untuk folder bersama di Konsol Admin
- Memindahkan folder bersama dari Dropbox pekerjaan ke Dropbox pribadi (atau sebaliknya), khususnya apabila pengaturan tingkat folder maupun tingkat tim mengizinkan berbagi di luar tim.
Peristiwa folder bersama direkam apabila file:
- Ditambahkan
- Diunduh
- Diedit
- Dipratinjau
- Dihapus
- Dihapus permanen
- Dipulihkan (apabila penghapusan file dibatalkan, atau dikembalikan ke lokasi aslinya)
- Dikembalikan (apabila file dikembalikan ke versi sebelumnya, sebelum serangkaian pengeditan dilakukan)
- Diganti nama
- Dipindahkan (apabila file dipindahkan dari satu folder ke folder lainnya)
- Disalin
- Dikembalikan (apabila akun seseorang dikembalikan ke titik sebelumnya pada suatu waktu dan file yang dipengaruhi pengembalian ini)
Peristiwa tautan bersama direkam apabila:
- Anggota tim membuat atau berbagi tautan
- Anggota bukan anggota tim membuat atau berbagi tautan dari folder bersama yang dimiliki oleh anggota tim.
- Tautan dibagikan atau dibuat melalui aplikasi pihak ketiga
- Anggota tim menghapus tautan
- Anggota tim mengubah visibilitas tautan
- Anggota tim menyetel kata sandi atau masa berlaku sebuah tautan
- Admin mengubah izin berbagi umum untuk tautan bersama di Konsol Admin
- Ada orang yang membuka atau menyimpan file dari tautan ke konten milik tim
Peristiwa permintaan file direkam apabila:
- Anggota tim membuat permintaan file
- Anggota tim menerima file yang diunggah ke permintaan file
Peristiwa berbagi di Paper direkam apabila:
- Dokumen atau folder Paper dibagikan atau batal dibagikan dengan anggota tim
- Dokumen atau folder Paper yang dimiliki tim dibagikan atau batal dibagikan dengan seseorang yang bukan di tim
- Ada anggota tim yang melihat dokumen Paper
- Seseorang yang bukan di tim melihat dokumen Paper
- Anggota tim disebutkan dalam dokumen Paper
- Seseorang yang tidak di tim disebutkan dalam dokumen Paper yang dimiliki tim
- Pengaturan berbagi default dokumen Paper diubah
- Izin diubah untuk anggota dokumen Paper
- Akses dokumen Paper diminta oleh anggota tim atau seseorang yang tidak berada di tim
Aktivitas Kirim dan lacak* dicatat ketika:
- Ada file ditambahkan ke Kirim dan lacak
- Ada tautan dibuat di Kirim dan lacak
- Ada tautan dihapus di Kirim dan lacak
- Ada nama tautan diganti di Kirim dan lacak
- Ada tautan bersama dibuka di Kirim dan lacak
- Ada tautan diedit di Kirim dan lacak
- File dan tautan dihapus dari Kirim dan lacak
- Nama file dan tautan diganti di Kirim dan lacak
*Peristiwa ini hanya tersedia untuk pelanggan yang menggunakan Dropbox Business atau Dropbox Business Plus.
Aktivitas halaman Tanda tangan† dicatat ketika:
- Ada permintaan tanda tangan dikirim
- Ada permintaan tanda tangan dibuka
- Ada permintaan tanda tangan diselesaikan
- Ada pengingat permintaan tanda tangan dikirim
- Ada permintaan tanda tangan dibatalkan
- Ada permintaan tanda tangan ditolak
†Peristiwa ini hanya tersedia bagi pelanggan pengguna paket Dropbox Sign berbayar atau Dropbox Standard, Advanced, Business, atau Business Plus.
Membuka tautan atau menambahkan file ke akun Dropbox hanya dilaporkan di laporan aktivitas lengkap.
Sebuah catatan akan direkam baik untuk anggota tim mau pun yang bukan anggota tim saat membuka atau menambahkan tautan ke Dropbox mereka.
Catatan audit berbagi tidak melacak bila anggota meninggalkan atau menambahkan folder bersama, karena anggota tersebut masih memiliki akses ke folder dan dapat menambahkannya kapan saja.
Bagaimana cara melihat aktivitas berbagi di dasbor wawasan?
Jika Anda ingin mendapatkan gambaran lengkap tentang aktivitas berbagi tim dari waktu ke waktu, lihat dasbor wawasan. Anda dapat melihat statistik pemakaian keseluruhan, misalnya jumlah tautan bersama yang dibuat dan jumlah folder bersama yang aktif.
