Cara memantau aktivitas berbagi tim Dropbox
Informasi dalam artikel ini berlaku untuk jenis admin Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus, dan Enterprise tertentu.
Jenis admin tertentu bisa melacak cara data tertentu dibagikan di dalam dan di luar organisasi Anda. Artikel ini membahas cara memantau aktivitas berbagi di konsol admin, membuat laporan berbagi eksternal, dan mengelola konten yang dibagikan secara eksternal.
Ketahui cara mengatur pembatasan tautan untuk tim Anda.
Melihat aktivitas berbagi
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Aktivitas di bilah sisi kiri.
Halaman Aktivitas menampilkan ringkasan aktivitas terbaru tim. Namun, halaman ini tidak menunjukkan semua tindakan yang diambil oleh tim Anda. Untuk membuat laporan aktivitas lengkap dari periode tertentu, klik Buat laporan.
Catatan: Laporan aktivitas hanya memperlihatkan aktivitas dari dalam folder tim atau ruang kerja bersama tim.
Untuk melihat aktivitas berbagi terbaru anggota tim tertentu, klik Anggota di bilah sisi kiri, lalu klik nama anggota tersebut dalam daftar.
Melihat dan mengelola aktivitas berbagi eksternal
Anda bisa melihat file, folder, dan tautan bersama yang dibagikan kepada orang-orang di luar tim Anda dan mengetahui cara file dibagikan. Ini termasuk:
- Item yang dibagikan: jenis, ukuran, dan jalur
- Keamanan: tingkat akses dan apakah item dilindungi kata sandi atau masa kedaluwarsa
- Berbagi: siapa yang membagikan dan menerima konten, dan kapan konten dibagikan
- Aktivitas: apakah konten dilihat atau diedit
Tim dengan jumlah berbagi eksternal kurang dari 5 juta bisa melihat informasi tersebut dengan mengunduh laporan atau mengunjungi tab berbagi eksternal di halaman Keamanan di konsol admin.
Anda bisa melihat informasi tersebut dengan mengunduh laporan atau membuka tab berbagi eksternal di bagian Keamanan di konsol admin:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik menu dropdown di samping Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Keamanan.
Anda juga bisa mengelola akses ke file dan folder tersebut dari tab Berbagi eksternal.
Tab laporan dan berbagi eksternal hanya menyertakan file dan folder yang dibagikan secara langsung. Misalnya, jika folder dibagikan, folder disertakan, tetapi kontennya tidak. Ini termasuk file atau folder tempat anggota tim membuat tautan bersama.
Catatan:
- Dropbox memperbarui struktur tautan bersama, dan ini akan berdampak pada cara tautan dibuat dan dibagikan. Tautan baru berbasis konten dan bukan berbasis pengguna, serta bisa diidentifikasi dengan memasukkan parameter 'rlkey' dalam URL.
- Jika Anda menggunakan tautan untuk membagikan file dan folder ke pihak eksternal, mereka akan bisa membagikan tautan yang sama kepada orang lain, tetapi tidak akan bisa membuat tautan mereka sendiri ke konten. Setiap file atau folder memiliki satu tautan edit dan satu tautan hanya lihat.
- Laporan dan halaman berbagi eksternal tidak termasuk dokumen Dropbox Paper.
Bagaimana cara mengunduh laporan berbagi eksternal?
Anda bisa membuat laporan berbagi eksternal dari tab Berbagi eksternal di halaman Keamanan. Laporan berisi semua data berbagi eksternal untuk tim dan tidak bisa difilter.
Anda memiliki akses ke halaman berbagi eksternal khusus di konsol admin tempat Anda bisa melihat, memfilter, dan mengelola file dan folder yang dibagikan secara eksternal. Anda bisa memfilter menggunakan detail seperti nama file, jenis file, tanggal berbagi, dan orang yang membagikannya.
Catatan: Meskipun Dropbox berupaya agar halaman ini selalu diperbarui, laporan akan mencakup informasi terbaru.
Untuk membuat laporan berbagi eksternal:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik menu dropdown di samping Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Keamanan.
- Klik tab Berbagi eksternal.
- Klik Buat laporan.
- Centang kotak di samping jenis laporan yang ingin Anda buat:
- Semua tautan bersama dan semua konten yang dibagikan melalui email
- Tampilan unik tautan tanpa masa kedaluwarsa, yang dibuat lebih dari 3 bulan lalu
- Tampilan unik tautan tanpa kata sandi
- Klik Buat.
Anda akan menerima notifikasi email setelah laporan berbagi eksternal Anda siap. Laporan berbagi eksternal Anda disimpan di Dropbox Anda dalam bentuk file CSV.
Jenis data yang disertakan dalam laporan berbagi eksternal
Laporan berbagi eksternal dapat mencakup data berikut:
- Jenis item: Jenis konten yang dibagikan.
- Nama: Nama konten yang dibagikan.
- Dibagikan oleh: Nama pengguna yang membagikan konten.
- Terakhir dibagikan pada: Tanggal asli konten dibagikan. Berbagi tambahan pada masa mendatang tidak akan mengubah bidang ini jika tautan tetap eksternal dan pengaturan berbaginya tidak berubah, atau jika penerima tetap memiliki izin akses untuk berbagi langsung.
- Tanggal pembuatan digunakan untuk tautan, bukan Terakhir dibagikan pada.
- Waktu berbagi digunakan untuk berbagi langsung, bukan Terakhir dibagikan pada.
- Dibagikan kepada: Nama pengguna yang menerima konten.
- Akses: Tingkat akses yang diberikan (misalnya, "edit" atau "hanya lihat").
- Domain penerima: Domain email penerima.
- Aktivitas terakhir: Aktivitas terbaru yang terkait dengan konten yang dibagikan. Suatu aktivitas terdaftar sebagai perubahan pada konten itu sendiri, dan tidak didasarkan pada aktivitas tautan.
- Catatan: Hanya menampilkan aktivitas terbaru untuk file.
- Tanggal aktivitas: Tanggal terbaru aktivitas yang dicantumkan dalam Aktivitas terakhir.
- Jalur: Lokasi item dalam drive bersama atau sistem.
- Jenis folder: Jenis folder, jika ada (misalnya, folder Anggota).
- Jumlah item: Jumlah item dalam folder atau file bersama.
- Ekstensi: Ekstensi file (misalnya, .doc, .paper, .pdf) dari item yang dibagikan.
- Ukuran: Ukuran data item bersama.
- Metode berbagi: Cara item dibagikan (misalnya, tautan atau berbagi langsung).
- Siapa yang mengakses: Alamat email orang yang mengakses item bersama. Hanya berlaku untuk file yang dibagikan secara langsung atau menggunakan tautan.
- Masa kedaluwarsa: Tanggal kedaluwarsa tautan bersama atau izin akses. Hanya berlaku untuk tautan.
- Kata sandi: Menunjukkan apakah kata sandi diwajibkan untuk mengakses item yang dibagikan.
- Pengaturan unduhan: Menentukan apakah pengunduhan dibolehkan untuk item yang dibagikan. Hanya berlaku untuk tautan.
Cara mengelola konten yang dibagikan secara eksternal
Untuk mengelola file atau folder yang dibagikan secara eksternal dari halaman Berbagi eksternal:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik menu dropdown di samping Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Keamanan.
- Klik tab Berbagi eksternal.
- Arahkan kursor ke file atau folder yang ingin Anda kelola.
- Klik ☑ (opsi lainnya).
- Klik Kelola akses.
Jika file atau folder ada di folder tim, Anda akan melihat jendela berbagi. Jika file atau folder tidak ada di folder tim, Anda akan melihat opsi untuk masuk sebagai anggota tim. Setelah Anda membuka jendela berbagi untuk file atau folder, Anda bisa mengelola aksesnya dengan cara yang sama dengan file atau folder bersama.
Tanya Jawab tentang aktivitas berbagi
Apa yang terjadi jika orang tak dikenal bergabung dengan folder bersama?
Jika orang yang tidak dikenal bergabung ke folder bersama, admin akan bisa mengetahuinya dan mengidentifikasi siapa yang mengirim undangan dari bagian Aktivitas di konsol admin.
Jenis peristiwa apa yang direkam?
Peristiwa folder bersama direkam apabila seseorang:
- Membuat folder bersama
- Mengundang seseorang ke folder
- Bergabung dengan folder
- Menghapus seseorang dari folder
- Mengubah peran orang lain pada folder.
- Memindahkan kepemilikan folder ke orang lain
- Membatalkan berbagi folder
- Mengubah izin berbagi di suatu folder
- Mengubah izin berbagi umum untuk folder bersama di Konsol Admin
- Memindahkan folder bersama dari Dropbox pekerjaan ke Dropbox pribadi (atau sebaliknya), khususnya apabila pengaturan tingkat folder maupun tingkat tim mengizinkan berbagi di luar tim.
Peristiwa folder bersama direkam apabila file:
- Ditambahkan
- Diunduh
- Diedit
- Dipratinjau
- Dihapus
- Dihapus permanen
- Dipulihkan (apabila penghapusan file dibatalkan, atau dikembalikan ke lokasi aslinya)
- Dikembalikan (apabila file dikembalikan ke versi sebelumnya, sebelum serangkaian pengeditan dilakukan)
- Diganti nama
- Dipindahkan (apabila file dipindahkan dari satu folder ke folder lainnya)
- Disalin
- Dikembalikan (apabila akun seseorang dikembalikan ke titik sebelumnya pada suatu waktu dan file yang dipengaruhi pengembalian ini)
Peristiwa tautan bersama direkam apabila:
- Anggota tim membuat atau berbagi tautan
- Anggota bukan anggota tim membuat atau berbagi tautan dari folder bersama yang dimiliki oleh anggota tim.
- Tautan dibagikan atau dibuat melalui aplikasi pihak ketiga
- Anggota tim menghapus tautan
- Anggota tim mengubah visibilitas tautan
- Anggota tim menyetel kata sandi atau masa berlaku sebuah tautan
- Admin mengubah izin berbagi umum untuk tautan bersama di Konsol Admin
- Ada orang yang membuka atau menyimpan file dari tautan ke konten milik tim
Peristiwa permintaan file direkam apabila:
- Anggota tim membuat permintaan file
- Anggota tim menerima file yang diunggah ke permintaan file
Peristiwa berbagi di Paper direkam apabila:
- Dokumen atau folder Paper dibagikan atau batal dibagikan dengan anggota tim
- Dokumen atau folder Paper yang dimiliki tim dibagikan atau batal dibagikan dengan seseorang yang bukan di tim
- Ada anggota tim yang melihat dokumen Paper
- Seseorang yang bukan di tim melihat dokumen Paper
- Anggota tim disebutkan dalam dokumen Paper
- Seseorang yang tidak di tim disebutkan dalam dokumen Paper yang dimiliki tim
- Pengaturan berbagi default dokumen Paper diubah
- Izin diubah untuk anggota dokumen Paper
- Akses dokumen Paper diminta oleh anggota tim atau seseorang yang tidak berada di tim
Aktivitas Kirim dan lacak* dicatat ketika:
- Ada file ditambahkan ke Kirim dan lacak
- Ada tautan dibuat di Kirim dan lacak
- Ada tautan dihapus di Kirim dan lacak
- Ada nama tautan diganti di Kirim dan lacak
- Ada tautan bersama dibuka di Kirim dan lacak
- Ada tautan diedit di Kirim dan lacak
- File dan tautan dihapus dari Kirim dan lacak
- Nama file dan tautan diganti di Kirim dan lacak
*Peristiwa ini hanya tersedia untuk pelanggan yang menggunakan Dropbox Business atau Dropbox Business Plus.
Aktivitas halaman Tanda tangan† dicatat ketika:
- Ada permintaan tanda tangan dikirim
- Ada permintaan tanda tangan dibuka
- Ada permintaan tanda tangan diselesaikan
- Ada pengingat permintaan tanda tangan dikirim
- Ada permintaan tanda tangan dibatalkan
- Ada permintaan tanda tangan ditolak
†Peristiwa ini hanya tersedia bagi pelanggan pengguna paket Dropbox Sign berbayar atau Dropbox Standard, Advanced, Business, atau Business Plus.
Membuka tautan atau menambahkan file ke akun Dropbox hanya dilaporkan di laporan aktivitas lengkap.
Sebuah catatan akan direkam baik untuk anggota tim mau pun yang bukan anggota tim saat membuka atau menambahkan tautan ke Dropbox mereka.
Catatan audit berbagi tidak melacak bila anggota meninggalkan atau menambahkan folder bersama, karena anggota tersebut masih memiliki akses ke folder dan dapat menambahkannya kapan saja.
Bagaimana cara melihat aktivitas berbagi di dasbor wawasan?
Jika Anda ingin mendapatkan gambaran lengkap tentang aktivitas berbagi tim dari waktu ke waktu, lihat dasbor wawasan. Anda dapat melihat statistik pemakaian keseluruhan, misalnya jumlah tautan bersama yang dibuat dan jumlah folder bersama yang aktif.
Mengapa beberapa bidang dalam laporan berbagi eksternal kosong?
Bidang Dibagikan oleh kosong
Bidang ini dapat kosong dalam skenario berikut:
- Akun Dropbox terkait dinonaktifkan.
- File yang dibagikan adalah file Dropbox Paper, Google Doc, atau Microsoft 365.
Bidang Dibagikan dengan kosong
Bidang ini dapat kosong ketika tautan bersama dibuat tetapi tidak dibagikan dengan email tertentu.
Catatan: Ketika file dibagikan melalui tautan bersama, bidang ini akan kosong.
Bidang Orang yang mengakses kosong
Bidang ini tetap kosong jika file belum diakses menggunakan tautan berbagi email langsung.
Bidang Tanggal aktivitas kosong
Jika bidang Orang yang mengakses kosong, bidang Tanggal aktivitas juga akan tetap kosong karena tidak ada aktivitas akses yang tercatat.
Bidang Jalur kosong
Jika bidang jalur kosong, berarti data disimpan di folder root tanpa jalur subfolder.
Komunitas menjawab
-
Diposting oleh: TimFinnegan 125 hari lalu
409
9
0
-
Diposting oleh: Tim68 59 hari lalu
277
5
0
-
Diposting oleh: TJV01 1080 hari lalu
9555
6
0
