Cómo monitorizar la actividad de uso compartido del equipo de Dropbox
La información que contiene este artículo se aplica a determinados tipos de administradores de Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Algunos tipos de administradores pueden hacer un seguimiento de cómo se comparten determinados datos dentro y fuera de la organización. En este artículo, te explicamos cómo supervisar la actividad de uso compartido en la Consola de administración, generar informes del uso compartido externo y gestionar el contenido compartido de forma externa.
Obtén información sobre cómo configurar restricciones de enlaces para tu equipo.
Cómo ver la actividad compartida
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Actividad en la barra lateral izquierda.
En la página Actividad, puedes ver un resumen de la actividad más reciente del equipo. Sin embargo, no verás todas las acciones realizadas por tu equipo. Para generar un informe de actividad completo para un periodo específico, selecciona Crear informe.
Nota: en el informe de actividad solo se muestra la actividad de las carpetas del equipo o del espacio de trabajo compartido del equipo.
Para ver la actividad de uso compartido reciente de un miembro del equipo en concreto, haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona el nombre del miembro de la lista.
Ver y gestionar el uso compartido externo
Puedes ver qué archivos, carpetas y enlaces se comparten con personas de fuera de tu equipo y ver cómo se han compartido. Esto incluye:
- Elementos compartidos: tipo, tamaño y ruta
- Seguridad: nivel de acceso y si están protegidos por contraseña o porque caducan
- Compartir: quién compartió el contenido, cuándo y con quién
- Actividad: si el contenido se ha visto o editado
Los equipos en los que se hayan compartido recursos menos de 5 millones de veces los pueden consultar descargando un informe o visitando la pestaña de Uso compartido externo en la página de Seguridad de la consola de administración.
Se pueden consultar descargando un informe o consultando la pestaña de Uso compartido externo en la sección Seguridad de la Consola de administración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
- Haz clic en Seguridad.
También puedes gestionar el acceso a esos archivos y carpetas desde la pestaña de Uso compartido externo.
En las pestañas de Informe y Uso compartido externo, solo hay archivos y carpetas que se compartieron directamente. Por ejemplo, si se comparte una carpeta, se incluye la misma, pero no su contenido. Esto incluye todos los archivos o carpetas para los que los miembros del equipo hayan creado un enlace compartido.
Notas:
- Dropbox está actualizando su arquitectura de enlaces compartidos, lo que afectará a la forma en que se crean y comparten los enlaces. Los nuevos enlaces se basan en el contenido en lugar de en los usuarios, y se distinguen porque contienen un parámetro "rlkey" en la URL.
- Si usas un enlace para compartir archivos y carpetas con un tercero, este también podrá compartir el enlace con otras personas, pero no podrá crear un enlace nuevo al contenido. Todos los archivos o carpetas tienen un enlace de edición y uno de solo lectura.
- El informe y la página de Uso compartido externo no incluyen los documentos de Dropbox Paper.
Cómo descargar un informe de uso compartido externo
Puedes crear un informe de uso compartido externo desde la pestaña de Uso compartido externo de la página de Seguridad. El informe contiene todos los datos de uso compartido externo del equipo, que no se pueden filtrar.
Tienes acceso a una página de uso compartido externo en la Consola de administración, en la que puedes ver, filtrar y gestionar archivos y carpetas compartidos de forma externa. Puedes filtrar los archivos por nombre, tipo, la fecha en la que se compartieron y la persona que los compartió.
Nota: aunque Dropbox trabaja para mantener al día esta página en la medida de lo posible, el informe incluye la información más actualizada.
Cómo crear un informe de uso compartido externo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
- Haz clic en Seguridad.
- Haz clic en la pestaña de Uso compartido externo.
- Haz clic en Crear informe.
- Marca la casilla que verás junto a los tipos de informes que quieres generar:
- Todos los enlaces compartidos y todo el contenido compartido por correo electrónico
- Visitas únicas de enlaces sin fecha de vencimiento creados hace más de tres meses
- Visitas únicas de enlaces sin contraseña
- Haz clic en Generar.
Recibirás una notificación por correo electrónico cuando el informe de uso compartido externo esté listo. Tus informes de uso compartido externo se almacenan en tu Dropbox como archivos CSV.
Tipos de datos que se incluyen en un informe de uso compartido externo
El informe de uso compartido externo puede incluir los siguientes datos:
- Tipo de elemento: el tipo de contenido compartido.
- Nombre: el nombre del contenido compartido.
- Compartido por: el nombre del usuario que compartió el contenido.
- Última vez que se compartió: la fecha original en la que se compartió el contenido. Si el contenido se compartió en más ocasiones posteriormente, este campo no cambiará, siempre y cuando el enlace siga siendo externo y sin modificarse para compartir, así como si el recipiente sigue teniendo permiso para compartirlo directamente.
- La Fecha de creación se usa para los enlaces, en lugar de Última vez que se compartió.
- En el caso de los usos compartidos directos, se utiliza el Tiempo de uso compartido, en lugar de Última vez que se compartió.
- Compartido con: el nombre del usuario que recibió el contenido.
- Acceso: el nivel de acceso otorgado (por ejemplo, "edición" o "solo lectura").
- Dominio del destinatario: el dominio del correo electrónico del destinatario.
- Última actividad: la interacción más reciente con el contenido compartido. Se considera actividad cualquier cambio en el contenido en sí y no depende de la interacción con el enlace.
- Nota: solo muestra la actividad más reciente de los archivos.
- Fecha de la actividad: la fecha más reciente de la interacción a la que se hace referencia en Última actividad.
- Ruta: la ubicación del elemento dentro de la unidad o sistema compartido.
- Tipo de carpeta: tipo de carpeta, en caso de que sea relevante (como la carpeta del miembro).
- Número de elementos: la cantidad de elementos dentro de la carpeta o archivo compartido.
- Extensión: la extensión del archivo (por ejemplo, .doc, .paper, .pdf) del elemento compartido.
- Tamaño: el tamaño de los datos del elemento compartido.
- Método de uso compartido: cómo se compartió el elemento (por ejemplo, por enlace o por uso compartido directo).
- Quién accedió: las direcciones de correo electrónico de las personas que accedieron al elemento compartido. Solo se aplica a los archivos compartidos directamente o mediante un enlace.
- Caducidad: la fecha de caducidad del enlace compartido o los permisos de acceso. Solo se aplica a los enlaces.
- Contraseña: indica si hizo falta contraseña para acceder al elemento compartido.
- Configuración de descarga: especifica si se permite la descarga del elemento compartido. Solo se aplica a los enlaces.
Cómo gestionar el contenido compartido externamente
Para gestionar un archivo o carpeta compartidos externamente desde la página de Uso compartido externo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
- Haz clic en Seguridad.
- Haz clic en la pestaña de Uso compartido externo.
- Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieras gestionar.
- Haz clic en ☑ (más opciones).
- Haz clic en Administrar acceso.
Si el archivo o la carpeta están en una carpeta del equipo, verás la ventana de uso compartido. Si el archivo o la carpeta no están en una carpeta del equipo, verás la opción para iniciar sesión como miembro del equipo. Una vez que abras la ventana de uso compartido del archivo o la carpeta, podrás gestionar el acceso al mismo como lo harías con cualquier archivo o carpeta compartidos.
Preguntas frecuentes sobre la actividad compartida
¿Qué ocurre si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?
Si una persona desconocida se une a una carpeta compartida, los administradores podrán verla e identificar quién envió la invitación desde la sección Actividad de la consola de administración.
¿Qué tipo de actividades se registran?
Se registran actividades relacionadas con las carpetas compartidas cuando alguien:
- crea una carpeta compartida,
- invita a alguien a una carpeta,
- se une a una carpeta,
- elimina a alguien de una carpeta,
- modifica la función de otra persona en una carpeta,
- transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona,
- deja de compartir una carpeta,
- cambia los permisos de carpeta compartida,
- cambia los permisos generales de carpeta compartida en la consola de administración.
- Mueve una carpeta compartida desde una cuenta de Dropbox de trabajo a una cuenta de Dropbox personal (o viceversa), especialmente cuando en la configuración a nivel de carpeta y en la configuración a nivel de equipo se permite compartir elementos fuera del equipo.
Se registran las actividades de archivo relacionadas con el uso compartido cuando un archivo:
- se añade
- se descarga
- se edita
- se previsualiza
- se elimina
- se elimina de forma permanente
- se restaura (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se devuelve un archivo a su ubicación original)
- se revierte (cuando un archivo se revierte a una versión previa a una serie de modificaciones)
- se le cambia el nombre
- se mueve (cuando un archivo se desplaza de una carpeta a otra)
- se copia
- se recupera (cuando la cuenta de alguien se revierte a un momento anterior en el tiempo, así como los archivos afectados)
Se registran actividades de enlace compartido cuando:
- un miembro del equipo crea o comparte un enlace,
- un usuario ajeno al equipo crea o comparte un enlace desde una carpeta compartida de la que es propietario un miembro del equipo,
- se crea o comparte un enlace a través de una aplicación de terceros,
- un miembro del equipo elimina un enlace,
- un miembro del equipo cambia la visibilidad de un enlace,
- un miembro del equipo establece una contraseña o fecha de caducidad para un enlace,
- un administrador cambia los permisos generales relativos a enlaces compartidos en la consola de administración,
- alguien abre o guarda archivos desde un enlace a contenido propiedad del equipo.
Las actividades de solicitud de archivos se registran cuando:
- Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
- Un miembro del equipo recibe archivos en una solicitud de archivos
Se registran actividades de uso compartido de Paper cuando:
- Un documento o una carpeta de Paper se comparte o se deja de compartir con un miembro del equipo.
- Un documento o una carpeta de Paper propiedad del equipo se comparte o se deja de compartir con una persona ajena al equipo.
- Un miembro del equipo ve un documento de Paper.
- Una persona ajena al equipo ve un documento de Paper.
- Un miembro del equipo se menciona en un documento de Paper.
- Una persona ajena al equipo se menciona en un documento de Paper propiedad del equipo.
- La opción para compartir predeterminada de los documentos de Paper cambia.
- Los permisos se cambian para un miembro de un documento de Paper.
- Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicita acceso a un documento de Paper
La actividad de Enviar y hacer seguimiento* se registra cuando:
- Se añade un archivo a Enviar y hacer seguimiento
- Se crea un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se elimina un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se cambia de nombre un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se abre un enlace compartido en Enviar y hacer seguimiento
- Se edita un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se eliminan archivos y enlaces en Enviar y hacer seguimiento
- Se cambian de nombre archivos y enlaces en Enviar y hacer seguimiento
* Estas actividades solo están disponibles para clientes de Dropbox Business o Dropbox Business Plus.
La actividad de la página Firmas† se registra cuando:
- Se envía una solicitud de firma
- Se abre una solicitud de firma
- Se completa una solicitud de firma
- Se envía un recordatorio de una solicitud de firma
- Se cancela una solicitud de firma
- Se rechaza una solicitud de firma
†Estos eventos solo están disponibles para clientes con un plan de pago de Dropbox Sign o Dropbox Standard, Advanced, Business o Business Plus.
Las actividades como abrir un enlace o añadir archivos a una cuenta de Dropbox solo se incluyen en el registro de actividad completo.
Se registrará un evento siempre que un usuario, sea o no miembro del equipo, abra el enlace o lo añada a su Dropbox.
El registro de actividades compartidas no anota el hecho de que un miembro abandone o añada una carpeta compartida, ya que el miembro aún tiene acceso a la carpeta y puede añadirla en cualquier momento.
¿Cómo puedo ver la actividad compartida en el panel de estadísticas?
Si quieres obtener información detallada sobre la actividad compartida de tu equipo a lo largo del tiempo, echa un vistazo al panel de estadísticas. Muestra datos estadísticos del uso general, como el número de enlaces compartidos creados y el número de carpetas compartidas activas.
¿Por qué algunos campos del informe de uso compartido externo están vacíos?
Campo Compartido por vacío
Estos campos pueden estar vacíos si se dan los siguientes casos:
- La cuenta de Dropbox asociada está desactivada.
- El archivo compartido es un archivo de Dropbox Paper, Google Doc o Microsoft 365.
Campo Compartido con vacío
Este campo puede estar vacío si se ha creado un enlace para compartir, pero no se ha enviado a ningún correo electrónico específico.
Nota: Cuando los archivos se compartan mediante un enlace, este campo estará vacío.
Campo Quién ha accedido vacío
Este campo estará vacío si nadie ha accedido al archivo mediante un enlace directo compartido por correo electrónico.
Campo Fecha de actividad vacío
Si el campo Quién ha accedido está vacío, el campo Fecha de actividad también lo estará, ya que no habrá ningún acceso registrado.
Campo Ruta vacío
Si el campo de ruta está vacío, significa que los datos están guardados en la carpeta principal sin ninguna ruta de subcarpeta.
