Cómo monitorizar la actividad de uso compartido del equipo de Dropbox

Algunos tipos de administradores pueden hacer un seguimiento de cómo se comparten determinados datos dentro y fuera de la organización. En este artículo, te explicamos cómo supervisar la actividad de uso compartido en la Consola de administración, generar informes del uso compartido externo y gestionar el contenido compartido de forma externa.

Obtén información sobre cómo configurar restricciones de enlaces para tu equipo.

Cómo ver la actividad compartida

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Actividad en la barra lateral izquierda.

En la página Actividad, puedes ver un resumen de la actividad más reciente del equipo. Sin embargo, no verás todas las acciones realizadas por tu equipo. Para generar un informe de actividad completo para un periodo específico, selecciona Crear informe.

Para ver la actividad de uso compartido reciente de un miembro del equipo en concreto, haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona el nombre del miembro de la lista.

Ver y gestionar el uso compartido externo

Puedes ver qué archivos, carpetas y enlaces se comparten con personas de fuera de tu equipo y ver cómo se han compartido. Esto incluye:

• Elementos compartidos: tipo, tamaño y ruta
• Seguridad: nivel de acceso y si están protegidos por contraseña o porque caducan
• Compartir: quién compartió el contenido, cuándo y con quién
• Actividad: si el contenido se ha visto o editado

Los equipos en los que se hayan compartido recursos menos de 5 millones de veces los pueden consultar descargando un informe o visitando la pestaña de Uso compartido externo en la página de Seguridad de la consola de administración.

Se pueden consultar descargando un informe o consultando la pestaña de Uso compartido externo en la sección Seguridad de la Consola de administración:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
4. Haz clic en Seguridad.

También puedes gestionar el acceso a esos archivos y carpetas desde la pestaña de Uso compartido externo.

En las pestañas de Informe y Uso compartido externo, solo hay archivos y carpetas que se compartieron directamente. Por ejemplo, si se comparte una carpeta, se incluye la misma, pero no su contenido. Esto incluye todos los archivos o carpetas para los que los miembros del equipo hayan creado un enlace compartido.

Cómo descargar un informe de uso compartido externo

Puedes crear un informe de uso compartido externo desde la pestaña de Uso compartido externo de la página de Seguridad. El informe contiene todos los datos de uso compartido externo del equipo, que no se pueden filtrar.

Tienes acceso a una página de uso compartido externo en la Consola de administración, en la que puedes ver, filtrar y gestionar archivos y carpetas compartidos de forma externa. Puedes filtrar los archivos por nombre, tipo, la fecha en la que se compartieron y la persona que los compartió.

Cómo crear un informe de uso compartido externo:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
4. Haz clic en Seguridad.
5. Haz clic en la pestaña de Uso compartido externo.
6. Haz clic en Crear informe.
7. Marca la casilla que verás junto a los tipos de informes que quieres generar:
   • Todos los enlaces compartidos y todo el contenido compartido por correo electrónico
   • Visitas únicas de enlaces sin fecha de vencimiento creados hace más de tres meses
   • Visitas únicas de enlaces sin contraseña
8. Haz clic en Generar.

Recibirás una notificación por correo electrónico cuando el informe de uso compartido externo esté listo. Tus informes de uso compartido externo se almacenan en tu Dropbox como archivos CSV.

Tipos de datos que se incluyen en un informe de uso compartido externo

El informe de uso compartido externo puede incluir los siguientes datos:

• Tipo de elemento: el tipo de contenido compartido.
• Nombre: el nombre del contenido compartido.
• Compartido por: el nombre del usuario que compartió el contenido.
• Última vez que se compartió: la fecha original en la que se compartió el contenido. Si el contenido se compartió en más ocasiones posteriormente, este campo no cambiará, siempre y cuando el enlace siga siendo externo y sin modificarse para compartir, así como si el recipiente sigue teniendo permiso para compartirlo directamente.
  • La Fecha de creación se usa para los enlaces, en lugar de Última vez que se compartió.
  • En el caso de los usos compartidos directos, se utiliza el Tiempo de uso compartido, en lugar de Última vez que se compartió.
• Compartido con: el nombre del usuario que recibió el contenido.
• Acceso: el nivel de acceso otorgado (por ejemplo, "edición" o "solo lectura").
• Dominio del destinatario: el dominio del correo electrónico del destinatario.
• Última actividad: la interacción más reciente con el contenido compartido. Se considera actividad cualquier cambio en el contenido en sí y no depende de la interacción con el enlace.
  • Nota: solo muestra la actividad más reciente de los archivos. 
• Fecha de la actividad: la fecha más reciente de la interacción a la que se hace referencia en Última actividad.
• Ruta: la ubicación del elemento dentro de la unidad o sistema compartido.
• Tipo de carpeta: tipo de carpeta, en caso de que sea relevante (como la carpeta del miembro).
• Número de elementos: la cantidad de elementos dentro de la carpeta o archivo compartido.
• Extensión: la extensión del archivo (por ejemplo, .doc, .paper, .pdf) del elemento compartido.
• Tamaño: el tamaño de los datos del elemento compartido.
• Método de uso compartido: cómo se compartió el elemento (por ejemplo, por enlace o por uso compartido directo). 
• Quién accedió: las direcciones de correo electrónico de las personas que accedieron al elemento compartido. Solo se aplica a los archivos compartidos directamente o mediante un enlace.
• Caducidad: la fecha de caducidad del enlace compartido o los permisos de acceso. Solo se aplica a los enlaces.
• Contraseña: indica si hizo falta contraseña para acceder al elemento compartido. 
• Configuración de descarga: especifica si se permite la descarga del elemento compartido. Solo se aplica a los enlaces.

Cómo gestionar el contenido compartido externamente

Para gestionar un archivo o carpeta compartidos externamente desde la página de Uso compartido externo:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en el menú desplegable junto a Dropbox, en Productos.
4. Haz clic en Seguridad.
5. Haz clic en la pestaña de Uso compartido externo.
6. Coloca el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieras gestionar.
7. Haz clic en ☑ (más opciones).
8. Haz clic en Administrar acceso.

Si el archivo o la carpeta están en una carpeta del equipo, verás la ventana de uso compartido. Si el archivo o la carpeta no están en una carpeta del equipo, verás la opción para iniciar sesión como miembro del equipo. Una vez que abras la ventana de uso compartido del archivo o la carpeta, podrás gestionar el acceso al mismo como lo harías con cualquier archivo o carpeta compartidos.