Cómo monitorizar la actividad de uso compartido del equipo de Dropbox
La información de este artículo es aplicable a ciertos tipos de administradores de Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Algunos tipos de administradores pueden hacer un seguimiento de cómo se comparten ciertos datos tanto dentro como fuera de la organización.
Obtén información sobre cómo configurar restricciones de enlaces para tu equipo.
Cómo ver la actividad compartida
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Actividad en la barra de navegación de la izquierda.
La página Actividad de miembros muestra un resumen de la actividad más reciente del equipo. Sin embargo, no detalla todas las acciones realizadas por el equipo. Para generar un informe de actividad completo para un periodo determinado, haz clic en Descargar informe.
Nota: en el informe de actividad solo se muestra la actividad de las carpetas del equipo o del espacio de trabajo compartido del equipo.
También puedes ver la actividad compartida reciente de un miembro específico del equipo haciendo clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda y, a continuación, haciendo clic en el nombre del miembro en la lista.
Ver y gestionar el uso compartido externo
Puedes ver qué archivos, carpetas y enlaces compartidos se comparten con personas externas a tu equipo, además de la información sobre cómo se han compartido, incluyendo:
- Elementos compartidos: tipo, tamaño y ruta
- Seguridad: nivel de acceso y si están protegidos con una contraseña o una fecha de vencimiento
- Uso compartido: quién ha compartido el contenido, cuándo y con quién
- Actividad: si el contenido se ha visto o editado
Para ver esta información, tienes la opción de descargar un informe o consultar la pestaña de uso compartido externo en la sección Seguridad de la Consola de administración. También puedes administrar el acceso a esos archivos y carpetas desde la pestaña de uso compartido externo.
Notas:
- Dropbox está cambiando a una arquitectura actualizada de enlaces compartidos en la que los enlaces se basan en el contenido en vez de en los usuarios. Esto afectará a la forma en la que se crean y comparten los enlaces. Los nuevos enlaces se pueden identificar por la presencia de un parámetro “rlkey” en la URL. Para estos enlaces, las indicaciones anteriores serán diferentes.
- Si compartes un archivo o una carpeta con colaboradores externos mediante un enlace, estos pueden compartirlo con otras partes externas con el mismo enlace. No pueden crear su propio enlace compartido, ya que cada archivo o carpeta solo puede tener un enlace de edición y un enlace de solo lectura.
Nota: tanto la página específica como el informe:
- Solo incluyen los archivos y las carpetas que se comparten directamente.
- Por ejemplo, si se comparte una carpeta, se incluirá la carpeta, pero no los archivos que contiene.
- Incluyen los archivos y las carpetas para los que un miembro del equipo ha creado un enlace compartido.
- Solo están disponibles para los equipos con menos de cinco millones de usos compartidos externos.
- No contienen documentos de Dropbox Paper.
Cómo descargar un informe de uso compartido externo
Puedes hacer clic en Crear informe para crear un informe de uso compartido externo desde la pestaña de uso compartido externo en la página de Seguridad. El informe contiene todos los datos de uso compartido externo del equipo y no se puede filtrar.
En la Consola de administración tienes acceso a una página específica de uso compartido externo donde puedes ver, filtrar y gestionar los archivos y las carpetas compartidos externamente.
Nota: aunque Dropbox trabaja para mantener al día esta página en la medida de lo posible, el informe incluye la información más actualizada.
Para abrir la página de uso compartido externo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Seguridad en la barra de navegación de la izquierda.
- Haz clic en Uso compartido externo.
Puedes buscar y filtrar los archivos compartidos externamente por criterios como el nombre de archivo, la fecha en que se compartió, la persona que lo compartió y el tipo de archivo.
Para gestionar un archivo o una carpeta compartidos externamente desde la página de uso compartido externo:
- Sigue los pasos descritos anteriormente para abrir la página de uso compartido externo.
- Sitúa el cursor sobre el nombre del archivo o de la carpeta que quieras gestionar.
- Haz clic en “…” (tres puntos).
- Haz clic en Administrar acceso.
Si el archivo o la carpeta está en una carpeta del equipo, te aparecerá la ventana de uso compartido. Si el archivo o la carpeta no está en una carpeta del equipo, te aparecerá la opción de iniciar sesión como miembro del equipo. En los dos casos, una vez que tengas la ventana de uso compartido abierta para el archivo o la carpeta, podrás gestionar el acceso igual que lo harías con cualquier archivo o carpeta compartido en Dropbox.
Preguntas frecuentes sobre la actividad compartida
¿Qué ocurre si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?
Si alguien desconocido se une a una carpeta compartida, los administradores podrán consultar esta información y ver quién envió la invitación a esa persona desde la pestaña Actividad de la Consola de administración.
¿Qué tipo de actividades se registran?
Se registran actividades relacionadas con las carpetas compartidas cuando alguien:
- crea una carpeta compartida,
- invita a alguien a una carpeta,
- se une a una carpeta,
- elimina a alguien de una carpeta,
- modifica la función de otra persona en una carpeta,
- transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona,
- deja de compartir una carpeta,
- cambia los permisos de carpeta compartida,
- cambia los permisos generales de carpeta compartida en la consola de administración.
- Mueve una carpeta compartida desde una cuenta de Dropbox de trabajo a una cuenta de Dropbox personal (o viceversa), especialmente cuando en la configuración a nivel de carpeta y en la configuración a nivel de equipo se permite compartir elementos fuera del equipo.
Se registran las actividades de archivo relacionadas con el uso compartido cuando un archivo:
- se añade
- se descarga
- se edita
- se previsualiza
- se elimina
- se elimina de forma permanente
- se restaura (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se devuelve un archivo a su ubicación original)
- se revierte (cuando un archivo se revierte a una versión previa a una serie de modificaciones)
- se le cambia el nombre
- se mueve (cuando un archivo se desplaza de una carpeta a otra)
- se copia
- se recupera (cuando la cuenta de alguien se revierte a un momento anterior en el tiempo, así como los archivos afectados)
Se registran actividades de enlace compartido cuando:
- un miembro del equipo crea o comparte un enlace,
- un usuario ajeno al equipo crea o comparte un enlace desde una carpeta compartida de la que es propietario un miembro del equipo,
- se crea o comparte un enlace a través de una aplicación de terceros,
- un miembro del equipo elimina un enlace,
- un miembro del equipo cambia la visibilidad de un enlace,
- un miembro del equipo establece una contraseña o fecha de caducidad para un enlace,
- un administrador cambia los permisos generales relativos a enlaces compartidos en la consola de administración,
- alguien abre o guarda archivos desde un enlace a contenido propiedad del equipo.
Las actividades de solicitud de archivos se registran cuando:
- Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
- Un miembro del equipo recibe archivos en una solicitud de archivos
Se registran actividades de uso compartido de Paper cuando:
- Un documento o una carpeta de Paper se comparte o se deja de compartir con un miembro del equipo.
- Un documento o una carpeta de Paper propiedad del equipo se comparte o se deja de compartir con una persona ajena al equipo.
- Un miembro del equipo ve un documento de Paper.
- Una persona ajena al equipo ve un documento de Paper.
- Un miembro del equipo se menciona en un documento de Paper.
- Una persona ajena al equipo se menciona en un documento de Paper propiedad del equipo.
- La opción para compartir predeterminada de los documentos de Paper cambia.
- Los permisos se cambian para un miembro de un documento de Paper.
- Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicita acceso a un documento de Paper
La actividad de Enviar y hacer seguimiento* se registra cuando:
- Se añade un archivo a Enviar y hacer seguimiento
- Se crea un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se elimina un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se cambia de nombre un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se abre un enlace compartido en Enviar y hacer seguimiento
- Se edita un enlace en Enviar y hacer seguimiento
- Se eliminan archivos y enlaces en Enviar y hacer seguimiento
- Se cambian de nombre archivos y enlaces en Enviar y hacer seguimiento
* Estas actividades solo están disponibles para clientes de Dropbox Business o Dropbox Business Plus.
La actividad de la página Firmas† se registra cuando:
- Se envía una solicitud de firma
- Se abre una solicitud de firma
- Se completa una solicitud de firma
- Se envía un recordatorio de una solicitud de firma
- Se cancela una solicitud de firma
- Se rechaza una solicitud de firma
†Estos eventos solo están disponibles para clientes con un plan de pago de Dropbox Sign o Dropbox Standard, Advanced, Business o Business Plus.
Las actividades como abrir un enlace o añadir archivos a una cuenta de Dropbox solo se incluyen en el registro de actividad completo.
Se registrará un evento siempre que un usuario, sea o no miembro del equipo, abra el enlace o lo añada a su Dropbox.
El registro de actividades compartidas no anota el hecho de que un miembro abandone o añada una carpeta compartida, ya que el miembro aún tiene acceso a la carpeta y puede añadirla en cualquier momento.
¿Cómo puedo ver la actividad compartida en el panel de estadísticas?
Si quieres obtener información detallada sobre la actividad compartida de tu equipo a lo largo del tiempo, echa un vistazo al panel de estadísticas. Muestra datos estadísticos del uso general, como el número de enlaces compartidos creados y el número de carpetas compartidas activas.
¿Por qué algunos campos del informe de uso compartido externo están vacíos?
Campo Compartido por vacío
Estos campos pueden estar vacíos si se dan los siguientes casos:
- La cuenta de Dropbox asociada está desactivada.
- El archivo compartido es un archivo de Dropbox Paper, Google Doc o Microsoft 365.
Campo Compartido con vacío
Este campo puede estar vacío si se ha creado un enlace para compartir, pero no se ha enviado a ningún correo electrónico específico.
Nota: Cuando los archivos se compartan mediante un enlace, este campo estará vacío.
Campo Quién ha accedido vacío
Este campo estará vacío si nadie ha accedido al archivo mediante un enlace directo compartido por correo electrónico.
Campo Fecha de actividad vacío
Si el campo Quién ha accedido está vacío, el campo Fecha de actividad también lo estará, ya que no habrá ningún acceso registrado.
Campo Ruta vacío
Si el campo de ruta está vacío, significa que los datos están guardados en la carpeta principal sin ninguna ruta de subcarpeta.
