Slik overvåker du Dropbox-teamets delingsaktivitet
Informasjonen i denne artikkelen gjelder for visse typer administratorer på Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus og Enterprise.
Visse typer administratorer kan spore hvordan visse data deles i og utenfor organisasjonen.Denne artikkelen tar for seg hvordan du overvåker delingsaktivitet i administratorverktøyet, genererer eksterne delingsrapporter og administrerer eksternt delt innhold.
Finn ut hvordan du angir koblingsbegrensninger for hele teamet ditt.
Vis delingsaktivitet
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
- Klikk Aktivitet i venstre sidestolpe.
Siden Aktivitet viser et sammendrag av teamets seneste aktivitet. Den viser imidlertid ikke alle handlinger som utføres av teamet. Klikk på Opprett rapport hvis du vil generere en fullstendig aktivitetsrapport fra en bestemt periode.
Merk: En aktivitetsrapport viser bare aktivitet fra teammapper eller fra det delte teamarbeidsområdet.
Klikk på Medlemmer i venstre sidepanel og deretter på medlemmets navn i listen hvis du vil se den sensete delingsaktiviteten for et bestemt teammedlem.
Se og administrer ekstern deling
Du kan se hvilke filer, mapper og delte koblinger som deles med personer utenfor teamet, og se hvordan de ble delt. Dette inkluderer:
- delte elementer: type, størrelse og bane
- sikkerhet: tilgangsnivå og om de er beskyttet av passord eller utløpsdato
- deling: hvem som delte innholdet, når og med hvem
- aktivitet: om innhold ble vist eller redigert
Team med færre enn fem millioner eksterne delinger kan se disse ved å laste ned en rapport eller gå til fanen for ekstern deling på siden Sikkerhet i administratorverktøyet.
Du kan se disse ved å laste ned en rapport eller se fanen for ekstern deling i delen Sikkerhet i administratorverktøyet:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
- Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox under Produkter.
- Klikk på Sikkerhet.
Du kan også administrere tilgangen til disse filene og mappene fra fanen Ekstern deling.
Fanene for rapport og ekstern deling omfatter bare filer og mapper som ble delt direkte. For eksempel, hvis en mappe deles, inkluderes mappen, men ikke innholdet. Dette inkluderer alle filer eller mapper som teammedlemmene opprettet en delt kobling for.
Merknader:
- Dropbox oppdaterer arkitekturen for delte koblinger. Det påvirker hvordan koblinger opprettes og deles. Nye koblinger er innholdsbaserte i stedet for brukerbaserte, og identifiseres ved at en «rlkey»-parameter inkluderes i nettadressen.
- Hvis du bruker en kobling til å dele filer og mapper med en ekstern part, kan hen dele den samme koblingen med andre, men hen kan ikke opprette en egen kobling til innholdet. Hver fil eller mappe har én skrivebeskyttet og én redigeringskobling.
- Rapporten og siden for ekstern deling ekskluderer Dropbox Paper-dokumenter.
Hvordan laster jeg ned en rapport om ekstern deling?
Du kan opprette en rapport om ekstern deling fra fanen Ekstern deling på siden Sikkerhet. Rapporten inneholder alle eksterne delingsdata for teamet og kan ikke filtreres.
Du har tilgang til en dedikert ekstern delingsside i administratorverktøyet der du kan se, filtrere og administrere eksternt delte filer og mapper. Du kan filtrere på basis av filnavn, filtyper, delt dato og personen som delte dem.
Merk: Dropbox vil jobbe for å holde denne siden så oppdatert som mulig, og rapporten inneholder den mest oppdaterte informasjonen.
Slik oppretter du en rapport om ekstern deling:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
- Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox under Produkter.
- Klikk på Sikkerhet.
- Klikk på fanen Ekstern deling .
- Klikk på Opprett rapport.
- Merk av i boksen ved siden av rapporttypene du vil generere.
- Alle delte koblinger og alt innhold deles på e-post
- Unike visninger av koblinger uten utløpsdato, opprettet for over 3 måneder siden
- Unike visninger av koblinger uten passord
- Klikk på Generer
Du får et e-postvarsel når rapporten om ekstern deling er klar. De eksterne delingsrapportene lagres i Dropboxen som CSV-filer.
Datatyper som er inkludert i en rapport for ekstern deling
Rapporten for ekstern deling kan inneholde følgende data:
- artikeltype: typeninnhold som deles
- navn: navnet på det delte innholdet
- deles av: navnet på brukeren som delte innholdet
- sist delt: den opprinnelige datoen for deling av innholdet Flere delinger på et senere tidspunkt endrer ikke dette feltet hvis koblingen forblir ekstern og uendret for koblingsdeling, eller hvis mottakeren fortsatt har tilgangstillatelser for direkte deling.
- Koblinger viser opprettelsesdato i stedet for sist delt.
- For direkte delinger brukes tidspunkt for deling i stedet for sist delt.
- Deles med: navnet på brukeren som mottok innholdet
- Tilgang: tilgangsnivået som er gitt (for eksempel «rediger» eller «skrivebeskyttet»)
- Mottakerens domene: mottakerens e-postdomene
- Siste aktivitet: den siste aktiviteten knyttet til det delte innholdet En aktivitet registreres som en endring i selve innholdet, og er ikke basert på koblingsaktivitet.
- Merk: Bare den seneste aktiviteten for filer vises.
- Aktivitetsdato: den siste datoen for aktiviteten referert til i siste aktivitet
- Bane: plasseringen av elementet i den delte stasjonen eller systemet
- Mappetype: mappetype, hvis aktuelt (for eksempel medlemsmappen)
- Antall elementer: antall elementer i den delte mappen eller filen
- Utvidelse: Filutvidelsen (f.eks. .doc, .paper, .pdf) for det delte elementet.
- Størrelse: datastørrelsen for det delte elementet
- Delingsmetode: hvordan elementet ble delt (f.eks. kobling eller direkte deling)
- Hvem som åpnet det: e-postadresser for personene som har åpnet det delte elementet Gjelder bare for filer som deles direkte eller ved hjelp av en kobling.
- Utløpsdato: utløpsdatoen for den delte koblingen eller tilgangstillatelsene Gjelder bare for koblinger.
- Passord: angir om et passord var nødvendig for å få tilgang til det delte elementet
- Nedlastingsinnstilling: angir om det er tillatt å laste ned det delte elementet Gjelder bare for koblinger.
Slik administrerer du eksternt delt innhold
Slik administrerer du en eksternt delt fil eller mappe fra siden Ekstern deling :
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
- Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox under Produkter.
- Klikk på Sikkerhet.
- Klikk på fanen Ekstern deling .
- Hold markøren over filen eller mappen du vil administrere.
- Klikk på ☑ (flere alternativer).
- Klikk på Administrer tilgang.
Du ser delingsvinduetet hvis filen eller mappen ligger i en teammappe. Du ser alternativet for å logge på som teammedlem hvis filen eller mappen ikke ligger i en teammappe. Når du åpner delingsvinduet for filen eller mappen, kan du administrere tilgangen til den på samme måte som alle andre delte filer eller mapper.
Vanlige spørsmål om delingsaktivitet
Hva om en ukjent person blir medlem av en delt mappe?
Hvis en ukjent person blir med i en delt mappe, kan administratorene se dette og identifisere hvem som sendte invitasjonen fra delen Aktivitet i administratorverktøyet.
Hvilke typer hendelser registreres?
Delte mappehendelser registreres når noen:
- Oppretter en delt mappe
- Inviterer en person til en mappe
- Blir med i en mappe
- Fjerner en person fra en mappe
- Endrer rollen til en annen person i en mappe
- Overfører eierskap av en mappe til en annen person
- Opphever deling av en mappe
- Endrer delingstillatelsene for en mappe
- Endrer de generelle delingstillatelsene for delte mapper i administratorverktøyet
- Flytter en delt mappe fra en arbeidsrelatert Dropbox til en privat Dropbox (eller omvendt), særlig når både mappenivå-innstillingene og teamnivå-innstillingene tillater deling utenfor teamet
Delte filhendelser registreres når filer blir:
- Lagt til
- Lastet ned
- Redigert
- Forhåndsvist
- Slettet
- Slettet permanent
- Gjenopprettet (når sletting av en fil angres, eller den flyttes tilbake til sin opprinnelige plassering)
- Går tilbake til en tidligere versjon (når en fil blir tilbakestilt til en tidligere versjon, før et sett med endringer ble gjort)
- Endret navn
- Flyttet (når en fil flyttes fra en mappe til en annen)
- Kopiert
- Tilbakestilt (når noens konto tilbakestilles til et tidligere tidspunkt, og filene som denne tilbakestillingen påvirker)
Delte koblinghendelser registreres når:
- Et teammedlem oppretter eller deler en kobling
- En person som ikke er et teammedlem oppretter eller deler en kobling fra en delt mappe som eies av et annet teammedlem
- En kobling deles eller opprettes gjennom en tredjepartsapp
- Et teammedlem fjerner en kobling
- Et teammedlem endrer synligheten til en kobling
- Et teammedlem konfigurerer et passord eller utløpsdato for en kobling
- En administrator endrer de generelle delingstillatelsene for delte koblinger i administratorverktøyet
- Noen åpner eller lagrer filer fra en kobling til innhold eid av et team
Filanmodningshendelser registreres når:
- Et teammedlem oppretter en filanmodning
- Et teammedlem mottar en opplastet fil til en filanmodning
Paper-delingshendelser registreres når:
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe blir delt / delingen oppheves for et teammedlem
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe eid av et team blir delt / delingen oppheves for en person som ikke er på teamet
- Et teammedlem ser på et Paper-dokument
- En person som ikke på taemet ser på et Paper-dokument
- Et teammedlem omtales i et Paper-dokument
- En person som ikke er på teamet omtales i et Paper-dokument som eies av et team
- Paper-dokumentets vanlige delingsinnstillinger endres
- Tillatelser endres for et medlem av et Paper-dokument
- Tilgang til Paper-dokument forespørres av et teammedlem eller en person på teamet
Send og spor-aktivitet* registreres når:
- En fil legges til i Send og spor
- En kobling opprettes i Send og spor
- En kobling slettes i Send og spor
- En kobling gis nytt navn i Send og spor
- En delt kobling åpnes i Send og spor
- En kobling redigeres i Send og spor
- Filer og koblinger fjernes fra Send og spor
- Filer og koblinger gis nytt navn fra Send og spor
*Disse aktivitetene er kun tilgjengelige for kunder på Dropbox Business og Dropbox Business Plus.
Aktivitet† for Underskrifter-siden registreres når:
- En forespørsel om underskift er sendt
- En forespørsel om underskrift er åpnet
- En forespørsel om underskrift er fullført
- En påminnelse om underskriftsforespørsel er sendt
- En forespørsel om underskrift er kansellert
- En forespørsel om underskrift er avslått
†Disse hendelsene er kun tilgjengelige for kunder på et betalt Dropbox Sign-abonnement eller Dropbox Standard, Advanced, Business eller Business Plus.
Å åpne en kobling eller å legge til filer til en Dropbox-konto rapporteres kun i den fullstendige aktivitetsrapporten.
En hendelse vil bli registrert om et teammedlem eller ikke-teammedlem åpner eller legger til koblingen til Dropboxen sin.
Revisjonsloggen for deling sporer ikke om et medlem forlater eller legger til en delt mappe ettersom dette medlemmet fremdeles har tilgang til mappen og kan legge den til når som helst.
Hvordan ser jeg delingsaktivitet i innsiktspanelet?
Hvis du vil ha en førsteklasses oversikt over delingsaktiviteten til teamet ditt over tid, bør du prøve innsiktspanelet. Der kan du se samlet brukerstatistikk, som antallet opprettede delte koblinger og antallet aktive delte mapper.
Hvorfor er noen felt i rapporten for ekstern deling tomme?
Feltet Delt av er tomt
Disse feltene kan være tomme i følgende scenarier:
- Den tilknyttede Dropbox-kontoen er deaktivert.
- Filen som deles, er en Dropbox Paper-, Google Doc- eller Microsoft 365-fil.
Feltet Delt med er tomt
Dette feltet kan være tomt når en delt kobling ble opprettet, men ikke delt med en bestemt e-postadresse.
Merk: Når filer deles via en delt kobling, blir dette feltet tomt.
Feltet Hvem fikk tilgang er tomt
Dette feltet forblir tomt hvis filen ikke har blitt åpnet ved hjelp av en kobling delt direkte via e-post.
Feltet Aktivitetsdato er tomt
Hvis feltet Hvem fikk tilgang er tomt, forblir også feltet Aktivitetsdato tomt, siden det ikke er registrert noen tilgangsaktivitet.
Feltet Bane er tomt
Hvis banefeltet er tomt, betyr det at dataene er lagret i rotmappen uten en undermappebane.
Svar fra nettsamfunnet
-
Lagt inn av: Maldhinia 126 dager siden
180
4
0
-
Lagt inn av: erichurtrez 134 dager siden
201
3
0
-
Lagt inn av: Francois11 182 dager siden
1545
1
0
