Slik overvåker du Dropbox-teamets delingsaktivitet
Visse typer administratorer kan spore hvordan visse data deles i og utenfor organisasjonen din.
Finn ut hvordan du angir koblingsbegrensninger for hele teamet ditt.
Vis delingsaktivitet
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
- På Aktivitetssiden, vises delingshendelser sammen med andre typer hendelser. For å filtrere kun for delingshendelser, velger du Deling fra nedtrekksmenyen.
Aktivitet-siden viser et sammendrag av teamets sist utførte aktivitet. Den viser ikke alle handlinger utført av teamet ditt. Du kan generere en fullstendig aktivitetsrapport for en spesifikk periode ved å klikke på Opprett fullstendig rapport i Aktivitet-fanen.
Merk: En aktivitetsrapport viser bare aktivitet fra teammapper eller fra det delte teamarbeidsområdet.
Du kan også vise nylig delingsaktivitet for et bestemt teammedlem ved å klikke på Medlemmer i sidestolpen til venstre, og deretter klikke på medlemmets navn i listen.
Se og administrer ekstern deling
Du kan se hvilke filer, mapper og delte koblinger som deles med personer utenfor teamet ditt, og detaljer om hvordan de ble delt, inkludert:
- Delte elementer – type, størrelse og bane
- Sikkerhet – tilgangsnivå, og om de er beskyttet med passord eller utløpsdato
- Deling – hvem delte innhold, når og med hvem
- Aktivitet – om innhold ble sett på eller redigert
Du kan se disse ved å laste ned en rapport eller se den eksterne delingssiden. Du kan også administrere tilgang til disse filene og mappene fra en dedikert ekstern delingsside.
Dropbox går over til en oppdatert arkitektur for delte koblinger der koblinger er basert på innhold i stedet for på brukere. Dette vil påvirke hvordan koblinger opprettes og deles. De nye koblingene kan identifiseres ved tilstedeværelsen av en «rlkey»-parameter i URL-adressen. For disse koblingene vil mekanismene beskrevet ovenfor fungere annerledes:
- Delingshandlinger for koblinger kan være knyttet til innholdseieren eller brukeren som genererte koblingen.
Merk: Både den dedikerte siden og rapporten:
- Inkluder bare filer og mapper som deles direkte
- Hvis for eksempel en mappe er delt, vil mappen bli inkludert, men filene i den blir ikke det
- Inkluder filer og mapper som et teammedlem opprettet en delt kobling for
- Er kun tilgjengelig for team med færre enn fem millioner eksterne delinger
- Inneholder ikke Dropbox Paper-dokumenter
Hvordan laster jeg ned en rapport om ekstern deling?
Du kan klikke på Opprett rapport for å opprette en ekstern delingsrapport fra den eksterne delingssiden og innsiktspanelet. Rapporten inneholder alle data om ekstern deling for teamet og kan ikke filtreres.
Du har tilgang til en dedikert ekstern delingsside i administratorverktøyet, der du kan se, filtrere og administrere eksternt delte filer og mapper.
Merk: Dropbox vil jobbe for å holde denne siden så oppdatert som mulig, og rapporten inneholder den mest oppdaterte informasjonen.
Slik åpner du den eksterne delingssiden:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
- Klikk på Sikkerhet i venstre sidestolpe.
- Klikk på Ekstern deling.
Du kan søke og filtrere eksternt delte filer etter detaljer som navnene på filene, når de ble delt, hvem som delte dem og filtypen.
Slik administrerer du en eksternt delt fil eller mappe fra den eksterne delingssiden:
- Følg trinnene ovenfor for å åpne den eksterne delingssiden.
- Hold musepekeren over navnet på filen eller mappen du vil administrere.
- Klikk på «…» (ellipse).
- Klikk på Administrer tilgang.
Hvis filen eller mappen er i en teammappe, vil du se delingsvinduet. Hvis filen eller mappen ikke er i en teammappe, vil du se alternativet for å logge på som teammedlem. Når du har åpnet delingsvinduet for filen eller mappen, kan du uansett administrere tilgangen til den på samme måte som du ville administrert tilgangen til en delt fil eller mappe i Dropbox.
Vanlige spørsmål om delingsaktivitet
Hva om en ukjent person blir medlem av en delt mappe?
Hvis en ukjent person blir medlem av en delt mappe, vil administratorer kunne se dette og i tillegg se hvem som sendte invitasjonen fra Aktivitets-fanen.
Hvilke typer hendelser registreres?
Delte mappehendelser registreres når noen:
- Oppretter en delt mappe
- Inviterer en person til en mappe
- Blir med i en mappe
- Fjerner en person fra en mappe
- Endrer rollen til en annen person i en mappe
- Overfører eierskap av en mappe til en annen person
- Opphever deling av en mappe
- Endrer delingstillatelsene for en mappe
- Endrer de generelle delingstillatelsene for delte mapper i administratorverktøyet
- Flytter en delt mappe fra en arbeidsrelatert Dropbox til en privat Dropbox (eller omvendt), særlig når både mappenivå-innstillingene og teamnivå-innstillingene tillater deling utenfor teamet
Delte filhendelser registreres når filer blir:
- Lagt til
- Lastet ned
- Redigert
- Forhåndsvist
- Slettet
- Slettet permanent
- Gjenopprettet (når sletting av en fil angres, eller den flyttes tilbake til sin opprinnelige plassering)
- Går tilbake til en tidligere versjon (når en fil blir tilbakestilt til en tidligere versjon, før et sett med endringer ble gjort)
- Endret navn
- Flyttet (når en fil flyttes fra en mappe til en annen)
- Kopiert
- Tilbakestilt (når noens konto tilbakestilles til et tidligere tidspunkt, og filene som denne tilbakestillingen påvirker)
Delte koblinghendelser registreres når:
- Et teammedlem oppretter eller deler en kobling
- En person som ikke er et teammedlem oppretter eller deler en kobling fra en delt mappe som eies av et annet teammedlem
- En kobling deles eller opprettes gjennom en tredjepartsapp
- Et teammedlem fjerner en kobling
- Et teammedlem endrer synligheten til en kobling
- Et teammedlem konfigurerer et passord eller utløpsdato for en kobling
- En administrator endrer de generelle delingstillatelsene for delte koblinger i administratorverktøyet
- Noen åpner eller lagrer filer fra en kobling til innhold eid av et team
Filanmodningshendelser registreres når:
- Et teammedlem oppretter en filanmodning
- Et teammedlem mottar en opplastet fil til en filanmodning
Paper-delingshendelser registreres når:
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe blir delt / delingen oppheves for et teammedlem
- Et Paper-dokument eller en Paper-mappe eid av et team blir delt / delingen oppheves for en person som ikke er på teamet
- Et teammedlem ser på et Paper-dokument
- En person som ikke på taemet ser på et Paper-dokument
- Et teammedlem omtales i et Paper-dokument
- En person som ikke er på teamet omtales i et Paper-dokument som eies av et team
- Paper-dokumentets vanlige delingsinnstillinger endres
- Tillatelser endres for et medlem av et Paper-dokument
- Tilgang til Paper-dokument forespørres av et teammedlem eller en person på teamet
Send og spor-aktivitet* registreres når:
- En fil legges til i Send og spor
- En kobling opprettes i Send og spor
- En kobling slettes i Send og spor
- En kobling gis nytt navn i Send og spor
- En delt kobling åpnes i Send og spor
- En kobling redigeres i Send og spor
- Filer og koblinger fjernes fra Send og spor
- Filer og koblinger gis nytt navn fra Send og spor
*Disse aktivitetene er kun tilgjengelige for kunder på Dropbox Business og Dropbox Business Plus.
Aktivitet† for Underskrifter-siden registreres når:
- En forespørsel om underskift er sendt
- En forespørsel om underskrift er åpnet
- En forespørsel om underskrift er fullført
- En påminnelse om underskriftsforespørsel er sendt
- En forespørsel om underskrift er kansellert
- En forespørsel om underskrift er avslått
†Disse hendelsene er kun tilgjengelige for kunder på et betalt Dropbox Sign-abonnement eller Dropbox Standard, Advanced, Business eller Business Plus.
Å åpne en kobling eller å legge til filer til en Dropbox-konto rapporteres kun i den fullstendige aktivitetsrapporten.
En hendelse vil bli registrert om et teammedlem eller ikke-teammedlem åpner eller legger til koblingen til Dropboxen sin.
Revisjonsloggen for deling sporer ikke om et medlem forlater eller legger til en delt mappe ettersom dette medlemmet fremdeles har tilgang til mappen og kan legge den til når som helst.
Hvordan ser jeg delingsaktivitet i innsiktspanelet?
Hvis du vil ha detaljert oversikt over delingsaktiviteten til teamet ditt over tid, kan du sjekke ut innsiktspanelet. Der kan du se samlet brukerstatistikk, som antallet opprettede delte koblinger og antallet aktive delte mapper.
