瞭解如何監控 Dropbox 工作團隊的共享活動
本文資訊適用於 Dropbox Standard、Business、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 方案中特定類型的管理員。
請注意：活動報告只會顯示團隊資料夾或團隊共享協作空間內的活動。
若要檢視特定團隊成員的最近共享活動，請按一下左側邊欄中的 [成員]，然後按一下清單中該成員的名字。
查看及管理外部共享內容
您可以檢視與團隊外部人員共享的檔案、資料夾和共享連結有哪些，以及共享的方式。這包括：
- 共享的項目：類型、大小和路徑
- 安全性：存取層級，以及是否受密碼或到期日保護
- 共享：共享內容的人、時間與對象
- 活動：是否有人檢視或編輯過內容
若工作團隊的外部共享資料量低於 500 萬，可下載報告，或前往管理員主控台 [安全性] 頁面上的 [外部共享] 索引標籤，以檢視上述內容。
如要查看上述內容，請下載報告，或在管理員主控台的 [安全性] 頁面查看 [外部共享] 索引標籤，詳細步驟如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [產品] 下方、[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
- 按一下 [安全性]。
在 [外部共享] 索引標籤中，您也可以管理對這些檔案和資料夾的存取權限。
[報告] 和 [外部共享] 索引標籤僅包含直接共享的檔案和資料夾。例如，共享某個資料夾的話，上述索引標籤會包含該資料夾，但不包含其中的內容。這包括團隊成員有建立分享連結的任何檔案或資料夾。
備註 ：
- Dropbox 將更新分享連結的架構，並會影響連結的建立和分享方式。新的連結會以內容為主，而不是以使用者為主，且透過網址中的「rlkey」參數就能斷定為新連結。
- 如果您使用連結將檔案和資料夾與外部人員共享，對方能再與其他人分享同一個連結，但將無法建立自己的內容連結。每個檔案或資料夾都有編輯和僅供檢視的連結。
- 外部共享報告和頁面不包括 Dropbox Paper 文件。
如何下載外部共享報告？
您可以在 [安全性] 頁面的 [外部共享] 索引標籤中，建立 [外部共享] 報告。該報告包含該工作團隊的所有外部共享資料，且無法篩選內容。
您可以在管理員主控台中存取專屬的外部共享頁面，以檢視、篩選和管理與外部共享的檔案和資料夾。您可以按照檔案名稱、檔案類型、共享日期及共享者等資訊篩選。
請注意：Dropbox 會盡可能確保這個頁面的內容為最新狀態，不過報告的內容皆為最新資訊。
若要建立外部共享報告，請按照以下方式操作：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [產品] 下方、[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
- 按一下 [安全性]。
- 按一下 [外部共享] 索引標籤。
- 按一下 [建立報告]。
- 找到您要產生的報告類型，並勾選旁邊的方塊：
- 所有分享連結，以及所有透過電子郵件地址共享的內容
- 超過 3 個月前建立且未設定到期日之連結的不重複瀏覽次數
- 未設定密碼之連結的不重複瀏覽次數
- 按一下 [產生]。
外部共享報告準備就緒後，您會收到一封電子郵件通知。您的外部共享報告會以 CSV 檔案的形式儲存在 Dropbox 中。
外部共享報告中包含的資料類型
外部共享報告可能包含以下資料：
- 項目類型：共享的內容類型。
- 名稱：共享內容的名稱。
- 共享者：共享內容的使用者名稱。
- 最近共享日期：共享內容的原始日期。如果未變更連結共享設定，且一直是外部連結，或收件人仍具有直接共享功能的使用權限，那麼就算日後共享內容，此欄位也不會變更。
- [建立日期] 是指連結建立日期，而非 [最近共享日期]。
- [共享時間] 是指直接共享的時間，而非 [最近共享日期]。
- 共享者：收到內容的使用者名稱。
- 存取權限：授予的存取權限等級（如「編輯」或「僅供檢視」）。
- 收件人網域：收件人的電子郵件網域。
- 最新活動：與共享內容相關的最新活動。活動是指對內容的變更，與連結活動無關。
- 請注意：僅顯示檔案的最新活動。
- 活動日期：在 [最新活動] 中，最近發生活動的日期。
- 路徑：項目在共享硬機或系統中的位置。
- 資料夾類型：資料夾類型（如適用），例如：成員資料夾。
- 項目數量：共享資料夾或檔案中的項目數量。
- 副檔名：共享項目的檔案副檔名（例如 .doc、.paper、.pdf）。
- 大小：共享項目的資料大小。
- 共享方式：項目的共享方式（例如：連結或直接共享）。
- 存取者：存取過共享項目的人員之電子郵件地址。僅適用於直接共享或使用連結共享的檔案。
- 到期日：共享連結或存取權限的到期日。僅適用於連結。
- 密碼：顯示是否需要密碼才能存取共享項目。
- 下載設定：設定共享項目是否允許下載。僅適用於連結。
如何管理外部共享內容
若要在 [外部共享] 頁面上管理 [外部共享] 檔案或資料夾，請按照以下方式操作：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [產品] 下方、[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
- 按一下 [安全性]。
- 按一下 [外部共享] 索引標籤。
- 將滑鼠懸浮在您要管理的檔案或資料夾上。
- 按一下 ☑（更多選項）。
- 按一下 [管理存取權限]。
如果檔案或資料夾位於團隊資料夾中，您將會看到共享視窗。如果檔案或資料夾不在團隊資料夾中，您將會看到 [以團隊成員身分登入] 的選項。開啟檔案或資料夾的共享視窗後，即可管理存取權限，方法就和您管理其他共享檔案或資料夾一樣。
共享活動常見問題集
若未知的使用者加入共享資料夾，會發生什麼事？
如果有未知人員加入共享資料夾，管理員將會看到，並可以在管理員主控台的 [活動] 部分找出是誰傳送了邀請。
哪些類型的活動會保有紀錄？
當以下狀況發生時，會記錄共享資料夾的活動：
- 建立了共享資料夾
- 邀請某人加入資料夾
- 加入資料夾
- 將某人從資料夾裡移除
- 修改資料夾裡其他成員的身分
- 將共享資料夾的擁有權移轉給別人
- 取消共享資料夾
- 修改資料夾的共享權限
- 透過管理員主控台修改共享資料夾的一般共享權限
- 當您把共享資料夾從工作帳戶移至個人帳戶 (反之亦然)，特別是在資料夾設定及團隊層級設定都允許與外部人員分享的情況下
有人對檔案執行以下操作時，系統會記錄共享檔案的活動：
- 新增
- 下載
- 編輯
- 預覽
- 刪除
- 永久刪除
- 復原 (取消檔案刪除動作，或把檔案移回原本的位置)
- 還原 (把檔案還原成先前版本，取消前一段時間內的變更)
- 重新命名
- 移動 (把檔案從一個資料夾移動到另一個資料夾)
- 複製
- 回溯變更 (帳戶被回溯到過去的時間點，及回溯過程中受影響的檔案)
當以下狀況發生時，會記錄分享連結的活動：
- 團隊成員建立或分享連結
- 非團隊成員的使用者在成員所擁有的共享資料夾中，建立或分享檔案連結
- 透過第三方應用程式建立或分享連結
- 團隊成員移除連結
- 團隊成員修改連結的瀏覽權限
- 團隊成員為連結設定密碼或到期日
- 管理員在管理員主控台修改分享連結的一般分享權限
- 有人透過連結開啟或儲存團隊所擁有的檔案
出現以下情形時，會記錄檔案請求的活動：
- 工作團隊成員建立檔案請求
- 工作團隊成員收到檔案請求的上傳檔案
當以下狀況發生時，會記錄為 Paper 共享活動：
- 與團隊成員共享或取消共享 Paper 文件或資料夾
- 與外部人員共享或取消共享團隊所擁有的 Paper 文件或資料夾
- 團隊成員檢視 Paper 文件
- 外部人員檢視 Paper 文件
- 在 Paper 文件中提及團隊成員
- 在 Paper 文件中提及外部人員
- Paper 文件的預設分享設定改變
- 成員存取 Paper 文件的權限改變
- 團隊成員或外部人員要求存取 Paper 文件
當以下狀況發生時，會記錄「傳送和追蹤」活動*：
- 將檔案加入「傳送和追蹤」
- 在「傳送和追蹤」中建立連結
- 在「傳送和追蹤」中刪除連結
- 在「傳送和追蹤」中重新命名檔案
- 在「傳送和追蹤」中開啟分享連結
- 在「傳送和追蹤」中編輯連結
- 移除「傳送和追蹤」的檔案及連結
- 重新命名「傳送和追蹤」的檔案及連結
*這些活動僅供 Dropbox Business 和 Dropbox Business Plus 的客戶使用。
當以下狀況發生時，會記錄「簽名」頁面活動†：
- 送出簽署要求
- 開啟簽署要求
- 完成簽署要求
- 傳送簽署要求提醒
- 取消簽署要求
- 拒絕簽署要求
†這些活動僅供 Dropbox Sign 付費方案、Dropbox Standard、Advanced、Business 和 Business Plus 的客戶使用。
開啟連結或新增檔案到 Dropbox 帳戶的活動紀錄，只會在完整活動報告中列出。
不管是不是團隊成員，只要有人開啟連結或新增檔案到 Dropbox 帳戶，活動就會記錄下來。
當團隊成員離開或重新新增共享資料夾時，並不會記錄在共享活動紀錄裡，因為該成員仍然擁有存取資料夾的權限，可以隨時重新加入。
如何在團隊動態資訊主頁中瀏覽共享活動？
如果您想要全面掌握工作團隊長期以來的共享活動，請查看團隊動態資訊主頁。這個資訊主頁可提供整體的使用數據，例如已建立的分享連結和使用中的共享資料夾數量。
為何外部共享報告中的部分欄位要留白？
留白的 [共享人] 欄位
在下列情況中，這些欄位可以留白：
- 綁定的 Dropbox 帳戶已停用。
- 共享的檔案是 Dropbox Paper、Google Doc 或 Microsoft 365 檔案。
留白的 [共享人] 欄位
若您建立了分享連結，而非與特定電子郵件分享，此欄位就可以留白。
請注意：當檔案透過分享連結共享時，此欄位將留白。
留白的 [存取人] 欄位
若並非透過直接分享到電子郵件的連結存取檔案，此欄位可以留白。
留白的 [活動日期] 欄位
若 [存取人] 欄位已留白，[活動日期] 欄位也同樣會留白，因為並沒有存取活動紀錄。
留白的 [路徑] 欄位
若 [路徑] 欄位留白，代表資料儲存在母資料夾中，且無子資料夾的路徑。
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