Dropbox チームの共有アクティビティを監視する方法
特定の種類の管理者は、組織内外の特定のデータ共有状況を把握することができます。
チーム全体にリンク制限を設定する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
共有アクティビティを表示
- dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
- 左側のサイドバーで［管理コンソール］をクリックします。
- アクティビティ ページには共有イベントとその他のイベントが表示されます。共有イベントのみを表示する場合は、プルダウンメニューから [共有] を選択してください。
［アクティビティ］ページにはチームの最近のアクティビティが表示されますが、チームによるすべてのアクティビティが表示されるわけではありません。［アクティビティ］タブの［レポートを作成］をクリックすると、指定した期間のアクティビティに関するレポートを生成することができます。
注：アクティビティ レポートにはチームフォルダ内またはチームの共有ワークスペース内のアクティビティのみが表示されます。
特定のチーム メンバーによる最近のアクティビティを表示するには、左側のサイドバーで [メンバー] をクリックし、リストからメンバーの名前を選択してください。
外部との共有の表示と管理
チーム外のユーザーと共有されているファイル、フォルダ、および共有リンクと、その共有方法の詳細を表示できます。これには、次のようなものがあります。
- 共有されたアイテム—タイプ、サイズ、パス
- セキュリティ—アクセス レベルと、パスワードまたは有効期限で保護されているかどうか
- 共有—コンテンツを共有したユーザー、日時、相手
- アクティビティ—コンテンツが閲覧または編集されたかどうか
レポートをダウンロードするか、外部との共有ページを表示することで、これらを確認できます。また、専用の外部との共有ページから、これらのファイルやフォルダへのアクセスを管理することもできます。
Dropbox は、ユーザーではなくコンテンツに基づいてリンクを作成する最新の共有リンク アーキテクチャに移行中であるため、今後のリンクの作成方法や共有方法に影響が出ます。新しいリンクは URL 中の「rlkey」パラメータで識別でき、リンクの作成や共有における動作が以下のように異なります。
- リンクの共有アクションは、コンテンツ所有者またはリンクを生成したユーザーに関連付けることができます。
注：専用ページとレポートの両方について：
- 直接共有されているファイルとフォルダのみを対象とします。
- たとえば、フォルダが共有されている場合、フォルダは含まれますが、そのフォルダ内のファイルは含まれません。
- チーム メンバーが共有リンクを作成したファイルとフォルダを含めます。
- 外部との共有数が 500 万以下のチームのみにご利用いただけます。
- Dropbox Paper ドキュメントは含みません。
外部との共有レポートをダウンロードする方法
［レポートを作成] をクリックして、外部との共有ページおよびインサイトダッシュボードから外部との共有レポートを作成できます。レポートには、チームが外部と共有しているデータがすべて含まれ、フィルタリングできません。
管理コンソールで専用の外部との共有ページにアクセスし、外部と共有されたファイルやフォルダの表示、フィルタリング、管理を行うことができます。
注：Dropbox は、このページをできるだけ最新の状態に保つように努めますが、レポートには最新の情報が含まれます。
外部との共有ページを開く手順は次のとおりです。
- dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
- 左側のサイドバーで［管理コンソール］をクリックします。
- 左側のサイドバーで［セキュリティ］をクリックします。
- ［外部との共有］をクリックします。
ファイルの名前、共有された日時、共有したユーザー、ファイルタイプなどの詳細で外部共有ファイルを検索およびフィルタリングできます。
外部との共有ページから外部との共有ファイルまたはフォルダを管理する手順は次のとおりです。
- 上記の手順に従って、外部との共有ページを開きます。
- 管理するファイルまたはフォルダの名前にカーソルを合わせます。
- 省略記号［...］アイコンをクリックします。
- ［アクセスを管理］をクリックします。
ファイルまたはフォルダがチーム フォルダにある場合は、共有ウィンドウが表示されます。ファイルまたはフォルダがチーム フォルダ内にない場合は、チーム メンバーとしてログインするためのオプションが表示されます。いずれの場合も、ファイルまたはフォルダの共有ウィンドウを開いた後は、Dropbox で共有されているファイルやフォルダへのアクセスを管理するのと同じ方法で、アクセスを管理できます。
アクティビティの共有に関するよくある質問
不明なユーザーが共有フォルダに参加した場合
共有フォルダに不明なユーザーが参加すると、管理者は［アクティビティ］タブからこの状況を確認できるほか、このユーザーを招待したユーザーも特定することができます。
記録されるイベント
次の場合に共有フォルダのイベントが記録されます。
- 共有フォルダを作成した場合
- フォルダに他のユーザーを招待した場合
- フォルダに参加した場合
- フォルダからユーザーを削除した場合
- フォルダに参加している別のユーザーの役割を変更した場合
- フォルダの所有権を他のユーザーに譲渡した場合
- フォルダの共有を解除した場合
- フォルダの共有許可権を変更した場合
- 管理コンソールで共有フォルダの共有許可権を変更した場合
- 共有フォルダをビジネス用から個人用アカウントに移動した場合（その逆も同様）：特に、フォルダ レベルの設定やチーム レベルの設定でチーム外のユーザーとの共有が許可されている場合
次の場合に共有ファイルのイベントが記録されます。
- 追加したとき
- ダウンロードしたとき
- 編集したとき
- プレビューしたとき
- 削除したとき
- 完全に削除したとき
- 復元したとき（ファイルの削除を取り消したときや、元の場所に移動したとき）
- 元に戻したとき（ファイルを編集を加える前のバージョンに戻したとき）
- 名前を変更したとき
- 移動したとき（ファイルをフォルダ間で移動したとき）
- コピーしたとき
- ロールバックした場合（ユーザーのアカウントを過去のある時点までロールバックし、ロールバックによりファイルが影響を受けた場合）
共有リンクのイベントが記録される場合:
- チーム メンバーがリンクを作成または共有した場合
- チーム メンバーが所有している共有フォルダからチーム外のユーザーがリンクを作成/共有した場合
- 他社製アプリを使用してリンクが共有または作成された場合
- チーム メンバーがリンクを削除した場合
- チーム メンバーがリンクの可視性を変更した場合
- チーム メンバーがリンクにパスワードや有効期限を設定した場合
- 管理コンソールで管理者が共有リンクの共有許可権を変更した場合
- チームが所有するコンテンツへのリンクからファイルを開いたり保存したりした場合
ファイル リクエストのイベントが記録される場合:
- チーム メンバーがファイル リクエストを作成した場合
- チーム メンバーがファイル リクエストにアップロードされたファイルを受け取った場合
Paper の共有イベントが記録される場合：
- Paper ドキュメントやフォルダがチーム メンバーと共有/共有解除された場合
- チームで所有している Paper ドキュメントやフォルダがチーム外のユーザーと共有/共有解除された場合
- チーム メンバーが Paper ドキュメントを閲覧した場合
- チーム外のユーザーが Paper ドキュメントを閲覧した場合
- チーム メンバーが Paper ドキュメントでメンションされた場合
- チーム外のメンバーがチームで所有している Paper ドキュメントでメンションされた場合
- Paper ドキュメントのデフォルトの共有設定が変更された場合
- Paper ドキュメントのメンバーに対する権限が変更された場合
- チーム メンバーやチーム外のユーザーから Paper ドキュメントへのアクセスをリクエストされた場合
「送信とトラッキング」のアクティビティ*は、次の場合に記録されます。
- 「送信とトラッキング」にファイルが追加された
- 「送信とトラッキング」でリンクが作成された
- 「送信とトラッキング」でリンクが削除された
- 「送信とトラッキング」でリンクの名前が変更された
- 「送信とトラッキング」で共有リンクが開かれた
- 「送信とトラッキング」でリンクが編集された
- 「送信とトラッキング」でファイルとリンクが削除された
- 「送信とトラッキング」でファイルとリンクの名前が変更された
*これらのイベントは Dropbox Business または Business Plus をご利用のお客様のみご利用いただけます。
［署名］ページのアクティビティ†は、次の場合に記録されます。
- 署名依頼が送信された
- 署名依頼が開かれた
- 署名依頼が完了した
- 署名依頼のリマインダーが送信された
- 署名依頼がキャンセルされた
- 署名依頼が辞退された
†これらのイベントは Dropbox Sign プランまたは Dropbox Standard、Advanced、Business または Business Plus をご利用のお客様にのみご利用いただけます。
リンクにアクセスしたり、Dropbox アカウントにファイルを追加したアクティビティは、詳細なアクティビティ レポートのみで報告されます。
チーム メンバーだけでなく、チーム外のユーザーが各自の Dropbox でリンクを開いたり追加した場合もイベントが記録されます。
メンバーには共有フォルダへのアクセス権があり、いつでも共有フォルダから退会したり再度追加したりできるため、共有監査ログではこのアクティビティをトラックしません。
インサイト ダッシュボードで共有アクティビティを表示するには？
長期にわたるチーム共有アクティビティの詳細を確認する場合はインサイト ダッシュボードをご利用ください。ダッシュボードは、チームが作成したリンク数やアクティブ状態にある共有フォルダ数など、使用統計の全般情報を提供しています。
