Dropbox チームの共有アクティビティを監視する方法

特定のタイプの管理者は、組織内外で特定のデータがどのように共有されているかを追跡できます。この記事では、管理コンソールで共有アクティビティを監視し、外部共有レポートを生成し、外部共有コンテンツを管理する方法について説明します。

チーム全体にリンク制限を設定する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

共有アクティビティを表示

1. dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
2. 左側のサイドバーで［管理コンソール］をクリックします。
3. 左側のサイドバーにある［アクティビティ］をクリックします。

アクティビティ ページには、チームの最近のアクティビティの概要が表示されます。ただし、チームによって実行されたすべてのアクションが表示されるわけではありません。特定の期間の完全なアクティビティ レポートを生成するには、レポートを作成をクリックします。

特定のチーム メンバーの最近の共有アクティビティを表示するには、左側のサイドバーでメンバーをクリックし、リスト上でメンバーの名前をクリックします。

外部との共有の表示と管理

チーム外のユーザーと共有されているファイル、フォルダ、共有リンクを表示し、その共有方法を確認できます。これには次のものが含まれます：

• 共有されたアイテム：タイプ、サイズ、パス
• セキュリティ：アクセス レベルと、パスワードまたは有効期限によって保護されているかどうか
• 共有：コンテンツを誰が、いつ、誰と共有したか
• アクティビティ：コンテンツが表示されたか、編集されたか

外部共有数が 500 万未満のチームの場合は、レポートをダウンロードするか、管理コンソールのセキュリティ ページにある外部共有タブにアクセスすることで、これらの情報を表示できます。

これらの情報は、レポートをダウンロードするか、管理コンソールのセキュリティ セクションにある外部共有タブを表示することで確認できます：

1. dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
2. 左側のサイドバーで［管理コンソール］をクリックします。
3. 製品の下にある Dropbox の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
4. ［セキュリティ］をクリックします。

また、外部共有タブからこれらのファイルやフォルダへのアクセスを管理することもできます。

レポートと外部共有タブには、直接共有されたファイルとフォルダのみが含まれます。たとえば、フォルダが共有されている場合、フォルダは含まれますが、そのコンテンツは含まれません。これには、チーム メンバーが共有リンクを作成したファイルまたはフォルダが含まれます。

外部との共有レポートをダウンロードする方法

外部共有レポートは、セキュリティ ページの外部共有タブから作成できます。レポートには、チームのすべての外部共有データが含まれ、フィルタリングすることはできません。

管理コンソールの外部共有専用ページにアクセスし、外部共有ファイルやフォルダの表示、フィルタリング、管理を行うことができます。ファイル名、ファイル タイプ、共有日、共有者などの詳細を使用してフィルタリングできます。

外部共有レポートを作成するには：

1. dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
2. 左側のサイドバーで［管理コンソール］をクリックします。
3. 製品の下にある Dropbox の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
4. ［セキュリティ］をクリックします。
5. 外部共有タブをクリックします。
6. ［レポートを作成］をクリックします。
7. 生成するレポート タイプの横にあるチェック ボックスをオンにします。
   • すべての共有リンク、およびメールで共有されたすべてのコンテンツ
   • 3 か月以上前に作成された有効期限のないリンクのユニーク閲覧数
   • パスワードのないリンクのユニーク閲覧数
8. ［生成］をクリックします。

外部共有レポートの準備ができると、メール通知が届きます。外部共有レポートは、CSV ファイルとして Dropbox に保存されます。

外部共有レポートに含まれるデータのタイプ

外部共有レポートには、次のデータが含まれます：

• アイテム タイプ：共有されるコンテンツのタイプ。
• 名前：共有コンテンツの名前。
• 共有者：コンテンツを共有したユーザーの名前。
• 最終共有日：コンテンツが共有された元の日付。リンク共有でリンクが外部のままで変更されない場合、または受信者が直接共有のアクセス権限を持っている場合、後日追加で共有してもこのフィールドは変更されません。
  • リンクには、最終共有日の代わりに作成日が使用されます。
  • 直接共有の場合は、最終共有日の代わりに共有日時が使用されます。
• 共有先：コンテンツを受け取ったユーザーの名前。
• アクセス：許可されたアクセスレベル（「編集」または「閲覧のみ」など）。
• 受信者のドメイン：受信者のメール ドメイン。
• 最後のアクティビティ：共有コンテンツに関連する最新のアクティビティ。アクティビティは、コンテンツ自体への変更に関するもので、リンク アクティビティに基づくものではありません。
  • 注：ファイルの最新のアクティビティのみが表示されます。
• アクティビティの日付：最近のアクティビティで参照されるアクティビティの最新の日付。
• パス：共有ドライブまたはシステム内のアイテムの場所。
• フォルダ タイプ：該当する場合は、フォルダのタイプ（メンバー フォルダなど）。
• アイテム数：共有フォルダーまたはファイル内のアイテム数。
• 拡張子：共有アイテムのファイルの拡張子（例：.doc、.paper、.pdf）。
• サイズ：共有アイテムのデータ サイズ。
• 共有方法：アイテムの共有方法（リンクまたは直接共有など）。
• アクセスしたユーザー：共有アイテムにアクセスしたユーザーのメール アドレス。直接共有またはリンクを使用して共有されたファイルにのみ適用されます。
• 有効期限：共有リンクまたはアクセス権限の有効期限。リンクにのみ適用されます。
• パスワード：共有アイテムにアクセスするためにパスワードが必要かどうか。
• ダウンロード設定：共有アイテムのダウンロードを許可するかどうか。リンクにのみ適用されます。

外部共有コンテンツを管理する方法

外部共有ページから、外部共有ファイルまたはフォルダを管理するには：

1. dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
2. 左側のサイドバーで［管理コンソール］をクリックします。
3. 製品の下にある Dropbox の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
4. ［セキュリティ］をクリックします。
5. 外部共有タブをクリックします。
6. 管理するファイルまたはフォルダにカーソルを合わせます。
7. ☑（その他のオプション）をクリックします。
8. ［アクセスを管理］をクリックします。

ファイルまたはフォルダがチーム フォルダにある場合、共有ウィンドウが表示されます。ファイルまたはフォルダがチーム フォルダにない場合、チーム メンバーとしてサインインするオプションが表示されます。ファイルまたはフォルダの共有ウィンドウを開くと、共有ファイルまたはフォルダと同じ方法でアクセスを管理できます。