Dropbox チームの共有アクティビティを監視する方法
この記事の情報は、Dropbox Standard、Business、Advanced、Business Plus、Enterprise の特定のタイプの管理者に適用されます。
特定のタイプの管理者は、組織内外で特定のデータがどのように共有されているかを追跡できます。この記事では、管理コンソールで共有アクティビティを監視し、外部共有レポートを生成し、外部共有コンテンツを管理する方法について説明します。
チーム全体にリンク制限を設定する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
共有アクティビティを表示
- dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
- 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。
- 左側のサイドバーにある[アクティビティ]をクリックします。
アクティビティ ページには、チームの最近のアクティビティの概要が表示されます。ただし、チームによって実行されたすべてのアクションが表示されるわけではありません。特定の期間の完全なアクティビティ レポートを生成するには、レポートを作成をクリックします。
注:アクティビティ レポートにはチームフォルダ内またはチームの共有ワークスペース内のアクティビティのみが表示されます。
特定のチーム メンバーの最近の共有アクティビティを表示するには、左側のサイドバーでメンバーをクリックし、リスト上でメンバーの名前をクリックします。
外部との共有の表示と管理
チーム外のユーザーと共有されているファイル、フォルダ、共有リンクを表示し、その共有方法を確認できます。これには次のものが含まれます:
- 共有されたアイテム:タイプ、サイズ、パス
- セキュリティ:アクセス レベルと、パスワードまたは有効期限によって保護されているかどうか
- 共有:コンテンツを誰が、いつ、誰と共有したか
- アクティビティ:コンテンツが表示されたか、編集されたか
外部共有数が 500 万未満のチームの場合は、レポートをダウンロードするか、管理コンソールのセキュリティ ページにある外部共有タブにアクセスすることで、これらの情報を表示できます。
これらの情報は、レポートをダウンロードするか、管理コンソールのセキュリティ セクションにある外部共有タブを表示することで確認できます:
- dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
- 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。
- 製品の下にある Dropbox の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
- [セキュリティ]をクリックします。
また、外部共有タブからこれらのファイルやフォルダへのアクセスを管理することもできます。
レポートと外部共有タブには、直接共有されたファイルとフォルダのみが含まれます。たとえば、フォルダが共有されている場合、フォルダは含まれますが、そのコンテンツは含まれません。これには、チーム メンバーが共有リンクを作成したファイルまたはフォルダが含まれます。
注:
- Dropbox は、共有リンクアーキテクチャを更新中です。これは、今後のリンクの作成と共有の方法に影響します。新しいリンクは、ユーザー ベースではなくコンテンツ ベースとなり、URL に「rlkey」パラメータが含められることで識別できます。
- リンクを使用してファイルやフォルダを外部のユーザーと共有する場合、ユーザーは同じリンクを他のユーザーと共有できますが、コンテンツへの独自のリンクを作成することはできません。各ファイルまたはフォルダはそれぞれ、編集用と閲覧のみのリンクを 1 つずつ持ちます。
- 外部共有レポートとページには、Dropbox Paper ドキュメントは含まれません。
外部との共有レポートをダウンロードする方法
外部共有レポートは、セキュリティ ページの外部共有タブから作成できます。レポートには、チームのすべての外部共有データが含まれ、フィルタリングすることはできません。
管理コンソールの外部共有専用ページにアクセスし、外部共有ファイルやフォルダの表示、フィルタリング、管理を行うことができます。ファイル名、ファイル タイプ、共有日、共有者などの詳細を使用してフィルタリングできます。
注:Dropbox は、このページをできるだけ最新の状態に保つように努めますが、レポートには最新の情報が含まれます。
外部共有レポートを作成するには:
- dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
- 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。
- 製品の下にある Dropbox の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
- [セキュリティ]をクリックします。
- 外部共有タブをクリックします。
- [レポートを作成]をクリックします。
- 生成するレポート タイプの横にあるチェック ボックスをオンにします。
- すべての共有リンク、およびメールで共有されたすべてのコンテンツ
- 3 か月以上前に作成された有効期限のないリンクのユニーク閲覧数
- パスワードのないリンクのユニーク閲覧数
- [生成]をクリックします。
外部共有レポートの準備ができると、メール通知が届きます。外部共有レポートは、CSV ファイルとして Dropbox に保存されます。
外部共有レポートに含まれるデータのタイプ
外部共有レポートには、次のデータが含まれます:
- アイテム タイプ:共有されるコンテンツのタイプ。
- 名前:共有コンテンツの名前。
- 共有者:コンテンツを共有したユーザーの名前。
- 最終共有日:コンテンツが共有された元の日付。リンク共有でリンクが外部のままで変更されない場合、または受信者が直接共有のアクセス権限を持っている場合、後日追加で共有してもこのフィールドは変更されません。
- リンクには、最終共有日の代わりに作成日が使用されます。
- 直接共有の場合は、最終共有日の代わりに共有日時が使用されます。
- 共有先:コンテンツを受け取ったユーザーの名前。
- アクセス:許可されたアクセスレベル(「編集」または「閲覧のみ」など)。
- 受信者のドメイン:受信者のメール ドメイン。
- 最後のアクティビティ:共有コンテンツに関連する最新のアクティビティ。アクティビティは、コンテンツ自体への変更に関するもので、リンク アクティビティに基づくものではありません。
- 注:ファイルの最新のアクティビティのみが表示されます。
- アクティビティの日付:最近のアクティビティで参照されるアクティビティの最新の日付。
- パス:共有ドライブまたはシステム内のアイテムの場所。
- フォルダ タイプ:該当する場合は、フォルダのタイプ(メンバー フォルダなど)。
- アイテム数:共有フォルダーまたはファイル内のアイテム数。
- 拡張子:共有アイテムのファイルの拡張子(例:.doc、.paper、.pdf)。
- サイズ:共有アイテムのデータ サイズ。
- 共有方法:アイテムの共有方法(リンクまたは直接共有など)。
- アクセスしたユーザー:共有アイテムにアクセスしたユーザーのメール アドレス。直接共有またはリンクを使用して共有されたファイルにのみ適用されます。
- 有効期限:共有リンクまたはアクセス権限の有効期限。リンクにのみ適用されます。
- パスワード:共有アイテムにアクセスするためにパスワードが必要かどうか。
- ダウンロード設定:共有アイテムのダウンロードを許可するかどうか。リンクにのみ適用されます。
外部共有コンテンツを管理する方法
外部共有ページから、外部共有ファイルまたはフォルダを管理するには:
- dropbox.com で管理者のアカウント情報を使用してログインします。
- 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。
- 製品の下にある Dropbox の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
- [セキュリティ]をクリックします。
- 外部共有タブをクリックします。
- 管理するファイルまたはフォルダにカーソルを合わせます。
- ☑(その他のオプション)をクリックします。
- [アクセスを管理]をクリックします。
ファイルまたはフォルダがチーム フォルダにある場合、共有ウィンドウが表示されます。ファイルまたはフォルダがチーム フォルダにない場合、チーム メンバーとしてサインインするオプションが表示されます。ファイルまたはフォルダの共有ウィンドウを開くと、共有ファイルまたはフォルダと同じ方法でアクセスを管理できます。
アクティビティの共有に関するよくある質問
不明なユーザーが共有フォルダに参加した場合
不明なユーザーが共有フォルダに参加した場合、管理者はこれを確認し、管理コンソールのアクティビティ セクションから招待を送信したユーザーを識別できます。
記録されるイベント
次の場合に共有フォルダのイベントが記録されます。
- 共有フォルダを作成した場合
- フォルダに他のユーザーを招待した場合
- フォルダに参加した場合
- フォルダからユーザーを削除した場合
- フォルダに参加している別のユーザーの役割を変更した場合
- フォルダの所有権を他のユーザーに譲渡した場合
- フォルダの共有を解除した場合
- フォルダの共有許可権を変更した場合
- 管理コンソールで共有フォルダの共有許可権を変更した場合
- 共有フォルダをビジネス用から個人用アカウントに移動した場合(その逆も同様):特に、フォルダ レベルの設定やチーム レベルの設定でチーム外のユーザーとの共有が許可されている場合
次の場合に共有ファイルのイベントが記録されます。
- 追加したとき
- ダウンロードしたとき
- 編集したとき
- プレビューしたとき
- 削除したとき
- 完全に削除したとき
- 復元したとき(ファイルの削除を取り消したときや、元の場所に移動したとき)
- 元に戻したとき(ファイルを編集を加える前のバージョンに戻したとき)
- 名前を変更したとき
- 移動したとき(ファイルをフォルダ間で移動したとき)
- コピーしたとき
- ロールバックした場合(ユーザーのアカウントを過去のある時点までロールバックし、ロールバックによりファイルが影響を受けた場合)
共有リンクのイベントが記録される場合:
- チーム メンバーがリンクを作成または共有した場合
- チーム メンバーが所有している共有フォルダからチーム外のユーザーがリンクを作成/共有した場合
- 他社製アプリを使用してリンクが共有または作成された場合
- チーム メンバーがリンクを削除した場合
- チーム メンバーがリンクの可視性を変更した場合
- チーム メンバーがリンクにパスワードや有効期限を設定した場合
- 管理コンソールで管理者が共有リンクの共有許可権を変更した場合
- チームが所有するコンテンツへのリンクからファイルを開いたり保存したりした場合
ファイル リクエストのイベントが記録される場合:
- チーム メンバーがファイル リクエストを作成した場合
- チーム メンバーがファイル リクエストにアップロードされたファイルを受け取った場合
Paper の共有イベントが記録される場合:
- Paper ドキュメントやフォルダがチーム メンバーと共有/共有解除された場合
- チームで所有している Paper ドキュメントやフォルダがチーム外のユーザーと共有/共有解除された場合
- チーム メンバーが Paper ドキュメントを閲覧した場合
- チーム外のユーザーが Paper ドキュメントを閲覧した場合
- チーム メンバーが Paper ドキュメントでメンションされた場合
- チーム外のメンバーがチームで所有している Paper ドキュメントでメンションされた場合
- Paper ドキュメントのデフォルトの共有設定が変更された場合
- Paper ドキュメントのメンバーに対する権限が変更された場合
- チーム メンバーやチーム外のユーザーから Paper ドキュメントへのアクセスをリクエストされた場合
「送信とトラッキング」のアクティビティ*は、次の場合に記録されます。
- 「送信とトラッキング」にファイルが追加された
- 「送信とトラッキング」でリンクが作成された
- 「送信とトラッキング」でリンクが削除された
- 「送信とトラッキング」でリンクの名前が変更された
- 「送信とトラッキング」で共有リンクが開かれた
- 「送信とトラッキング」でリンクが編集された
- 「送信とトラッキング」でファイルとリンクが削除された
- 「送信とトラッキング」でファイルとリンクの名前が変更された
*これらのイベントは Dropbox Business または Business Plus をご利用のお客様のみご利用いただけます。
[署名]ページのアクティビティ†は、次の場合に記録されます。
- 署名依頼が送信された
- 署名依頼が開かれた
- 署名依頼が完了した
- 署名依頼のリマインダーが送信された
- 署名依頼がキャンセルされた
- 署名依頼が辞退された
†これらのイベントは Dropbox Sign プランまたは Dropbox Standard、Advanced、Business または Business Plus をご利用のお客様にのみご利用いただけます。
リンクにアクセスしたり、Dropbox アカウントにファイルを追加したアクティビティは、詳細なアクティビティ レポートのみで報告されます。
チーム メンバーだけでなく、チーム外のユーザーが各自の Dropbox でリンクを開いたり追加した場合もイベントが記録されます。
メンバーには共有フォルダへのアクセス権があり、いつでも共有フォルダから退会したり再度追加したりできるため、共有監査ログではこのアクティビティをトラックしません。
インサイト ダッシュボードで共有アクティビティを表示するには?
長期にわたるチーム共有アクティビティの詳細を確認する場合はインサイト ダッシュボードをご利用ください。ダッシュボードは、チームが作成したリンク数やアクティブ状態にある共有フォルダ数など、使用統計の全般情報を提供しています。
外部共有レポートの一部のフィールドが空白になっているのはなぜですか?
フィールドで共有された空白
次のシナリオでは、これらのフィールドを空白にできます。
- 関連付けられた Dropbox アカウントが無効になっています。
- 共有できるファイルは、Dropbox Paper、Google Doc、または Microsoft 365 のファイルです。
フィールドと共有された空白
共有リンクが作成されたものの、特定のメール アドレスと共有されていない場合、このフィールドを空白にできます。
注:ファイルが共有リンクで共有されている場合、このフィールドは空白になります。
誰がフィールドにアクセスしたかを空白にする
直接メール共有リンクを使用してファイルにアクセスしていない場合、このフィールドは空白のままです。
空白アクティビティ日付フィールド
誰がアクセスしたかフィールドが空白の場合、記録されたアクセス アクティビティがないため、アクティビティ日付フィールドも空白のままになります。
空白パスフィールド
パス フィールドが空白の場合、データはサブフォルダ パスなしでルート フォルダに保存されていることを意味します。
コミュニティの回答
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投稿者:: cone- 22 時間前
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投稿者:: jlmoore314 1 日前
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投稿者:: Chitown 2 日前
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