Dropbox Paper: pengaturan admin untuk tim Dropbox Business

Admin pada rilis Dropbox Paper rilis 2020

Kotak ini adalah untuk admin tim Dropbox Bisnis yang tim berada di Dropbox Paper rilis 2020. Ikuti instruksi di bagian atas artikel ini untuk mengetahui rilis mana yang Anda gunakan.

Pada Paper rilis 2020, dokumen Paper berperilaku seperti file Dropbox biasa sehingga pengaturan admin untuk dokumen Paper sama dengan file Dropbox biasa. Berikut cara mengelola kontrol berbagi dan privasi untuk file Dropbox biasa, yang sekarang juga berlaku untuk dokumen Paper Anda:

• Kontrol kemampuan tim Anda untuk berbagi file dan folder (termasuk dokumen Paper) di luar tim.
• Batasi kemampuan anggota tim untuk menghapus file secara permanen (termasuk dokumen Paper).
• Masuk sebagai anggota tim untuk mengontrol file anggota tim (termasuk dokumen Paper).
• Blokir kemampuan tim Anda untuk terhubung ke aplikasi (termasuk Paper).

Beberapa kontrol admin untuk Paper tidak berubah pada rilis 2020, yaitu:

• Cara mengeluarkan anggota tim dari aplikasi seluler Paper dari jarak jauh
• Cara melihat aktivitas tim Anda di dokumen Paper

Sumber informasi lainnya

Pelajari lebih lanjut tentang Dropbox Paper rilis 2020:

• Artikel Pertanyaan Umum
• Daftar Pertanyaan Umum untuk admin tim

Admin pada rilis lawas Dropbox Paper

Kotak ini diperuntukkan bagi admin tim Dropbox Business pada Dropbox Paper rilis lawas. Ikuti instruksi di bagian atas artikel ini untuk mengetahui rilis mana yang Anda gunakan.

Mengaktifkan atau menonaktifkan Paper

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Dropbox Paper bagi tim Anda:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Buka Konsol Admin.
3. Buka tab Pengaturan.
4. Pilih Paper di bawah Pengaturan tambahan.
5. Alihkan Aktifkan Paper menjadi aktif atau nonaktif.
6. Setujui ketentuan Dropbox sebelum mengaktifkan Paper.
7. Klik Terapkan perubahan.

Catatan: Paper diaktifkan secara default untuk semua tim Dropbox Business Standar maupun Lanjutan yang dibuat setelah tanggal 7 Agustus 2017. 

Ekspor semua dokumen Paper

Setelah menonaktifkan Paper, Anda dapat mengekspor dokumen Paper ke file Word atau Markdown. Untuk mengekspor dokumen Anda:

1. Setelah menonaktifkan Paper, klik Ekspor # dokumen. 
2. Pilih format file dan klik Unduh.
3. Setelah ekspor selesai, Anda akan menerima email dengan dokumen Paper Anda dalam format yang dipilih. Dalam email ini, klik Unduh dokumen.

Semua dokumen aktif yang dimiliki oleh anggota tim diekspor. Dokumen yang dihapus tidak diekspor.

Pembagian khusus tim

Admin tim Dropbox Business dapat memilih dengan siapa anggota tim dapat berbagi dokumen Paper. Admin dapat memilih untuk mengaktifkan berbagi di luar tim atau khusus di dalam tim Dropbox. Untuk membatasi berbagi di dalam tim Anda:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Buka Konsol Admin.
3. Buka tab Pengaturan.
4. Pilih Paper di bawah Pengaturan tambahan.
5. Alihkan Berbagi dokumen Paper secara eksternal menjadi aktif atau nonaktif.
6. Klik Terapkan perubahan.

Pengaturan ini tidak bersifat retroaktif dan hanya berlaku untuk dokumen yang dibagikan setelah pengaturan diubah. Anda dapat melihat dokumen yang telah dibagikan dengan orang di luar tim Anda di laporan aktivitas.

Catatan: Mengubah pengaturan ini ke Tidak aktif juga mencegah anggota tim membuat dokumen di folder eksternal yang dibagikan dengan mereka.

Privasi dokumen Paper default

Admin dapat memilih pengaturan privasi default untuk tautan ke dokumen Paper. Untuk mengalihkan privasi dokumen Paper menjadi default:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Buka Konsol Admin.
3. Buka tab Pengaturan.
4. Pilih Paper di bawah Pengaturan tambahan.
5. Di samping Pengaturan berbagi default, pilih dari Siapa saja dengan tautan, Anggota dengan tautan, atau Nonaktifkan berbagi eksternal.
   • Siapa saja dengan tautan memungkinkan siapa saja dengan tautan—baik anggota tim atau bukan—untuk membuka dokumen
   • Anggota dengan tautan hanya memungkinkan anggota tim dengan tautan untuk membuka dokumen. Anggota non-tim tidak akan dapat membuka dokumen meskipun mereka memiliki tautan.
   • Nonaktifkan berbagi eksternal mencegah anggota tim membagikan dokumen dengan anggota non-tim

Kontrol penghapusan permanen

Secara default, pembuat dapat menghapus dokumen atau folder secara permanen setelah diarsipkan.

Admin tim Dropbox Business dapat membatasi penghapusan permanen dokumen Paper ke admin tim saja. Untuk mencegah penghapusan permanen, admin tim dapat mengubah pengaturan penghapusan tim menjadi Mati.

Catatan: Jika Penghapusan diatur menjadi Mati, admin tim dapat menghapus file secara permanen dengan masuk sebagai pengguna. Pelajari cara masuk sebagai pengguna di bagian di bawah ini.

Catatan: Pengaturan ini berlaku untuk file Dropbox dan dokumen Paper.

Masuk sebagai pengguna

Admin tim Dropbox Business dapat masuk sebagai anggota tim. Saat menggunakan masuk sebagai, admin dapat:

• Melihat dokumen dan folder Paper
• Berbagi dokumen dan folder dengan pengguna lain
• Memindahkan dokumen dan folder Paper
• Memulihkan dokumen Paper yang diarsip
• Mengarsip dan menghapus permanen dokumen Paper

Admin tidak dapat membuat, mengedit, atau mengomentari dokumen.

Untuk masuk sebagai anggota tim dan mengakses akun Paper mereka:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Buka Konsol Admin.
3. Buka halaman Anggota.
4. Klik ikon roda gigi di samping nama anggota tim yang akan digunakan untuk masuk.
5. Klik Masuk sebagai pengguna.
6. Klik Masuk untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin masuk sebagai pengguna terpilih.
7. Klik tab Paper.
8. Setelah selesai, klik Keluar.

Catatan: Semua tindakan yang dilakukan oleh admin direkam dalam log aktivitas.

Melihat aktivitas tim pada dokumen Paper

Halaman Aktivitas menunjukkan ringkasan aktivitas terbaru pada tim. Admin dapat memilih jenis aktivitas Paper di halaman Aktivitas atau mengunduh laporan aktivitas lengkap.

Acara Paper direkam untuk:

• Pembuatan dan pengeditan dokumen
• Komentar dan resolusi komentar pada dokumen
• Pembagian dokumen dengan anggota tim dan anggota non-tim
• Pengarsipan dan penghapusan permanen dokumen
• Permintaan akses dokumen dari anggota tim dan anggota non-tim
• Dokumen yang dilihat oleh anggota tim dan anggota non-tim
• Perubahan terhadap kebijakan berbagi

Pelajari cara melihat aktivitas tim Anda.

Keterbatasan keamanan Paper untuk tim Dropbox Business

Beberapa opsi keamanan untuk tim Dropbox Business belum menyertakan Dropbox Paper. Lanjut baca untuk mengetahui opsi mana saja yang tidak tersedia untuk tim yang menggunakan Dropbox Paper.

Standar dan peraturan tidak tersedia untuk Dropbox Paper

Dropbox Paper tidak termasuk dalam cakupan standar dan peraturan ini:

• BSI C5 Jerman

Ketahui lebih lanjut tentang kepatuhan Dropbox pada standar-standar ini.

Persetujuan perangkat tidak termasuk untuk aplikasi seluler Paper

Persetujuan perangkat merupakan fitur keamanan dan akses untuk tim Dropbox Business dalam paket Advanced dan Enterprise. Dengan persetujuan perangkat, admin bisa mengelola perangkat yang digunakan oleh anggota tim untuk mengakses akun Dropbox Business mereka. Aplikasi mobile Dropbox Paper tidak termasuk dalam persetujuan perangkat.

Manajemen mobilitas perusahaan (EMM) tidak disertakan dalam aplikasi seluler Paper

Manajemen Mobilitas Perusahaan (EMM) membantu tim Dropbox Business dalam paket Enterprise mengelola pemakaian perangkat seluler di aplikasi, jaringan, dan perangkat perusahaan. Aplikasi mobile Dropbox Paper tidak dapat dikelola dengan EMM.

Kontrol jaringan tidak disertakan untuk Paper

Kontrol jaringan merupakan fitur keamanan dan akses yang tersedia bagi tim Dropbox Business di paket Enterprise. Dengan fitur ini, admin TI bisa mengelola akun Dropbox yang mana bisa digunakan di jaringan perusahaan mereka. Dropbox Paper saat ini tidak dikelola melalui kendali jaringan.