Dropbox Paper:Dropbox 团队的管理员设置

已更新 Mar 26, 2024
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本文中的信息适用于使用 Dropbox Professional、Essentials、Standard、Business、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 套餐的特定类型管理员

Dropbox 团队帐户的管理员可以为团队管理 Dropbox Paper 隐私和共享设置。
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注意:如果您的团队使用的是 Dropbox Paper 2020 版,请按照下面第一个部分的说明操作。如果您的团队使用的是旧版 Paper,请按照下面第二个部分的说明操作。

要查看您的团队所使用的版本,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击创建
  3. 将光标悬停在文档上。
  • 如果显示的文档类型列表中不包含 Dropbox Paper,则说明您使用的是旧版 Paper。
  • 如果显示的文档类型列表中包含 Dropbox Paper,则说明您使用的是 Dropbox Paper 2020 版

如需了解详情,请参阅面向团队管理员的 Paper 2020 版常见问题解答

Dropbox Paper 2020 版的管理员

本部分内容适用于使用 Dropbox Paper 2020 版的团队的Dropbox 团队帐户管理员。请按照本文顶部的说明确定您所使用的版本。

在 Paper 2020 版中,Paper 文档就如同常规的 Dropbox 文件一样,因此 Paper 文档的管理员设置与常规 Dropbox 文件的设置相同。下文介绍了如何管理常规 Dropbox 文件的共享和隐私设置,这些设置同样适用于 Paper 文档:

2020 版中的部分 Paper 管理员控件并未更改,其中包括:

附加资源

 

详细了解 Dropbox Paper 2020 版:

旧版 Dropbox Paper 的管理员

本部分内容适用于使用旧版 Dropbox Paper 的 Dropbox 团队帐户的管理员。请按照本文顶部的说明确定您所使用的版本。

启用或停用 Paper

要为团队启用或停用 Dropbox Paper,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击其他设置下的 Paper
  5. 启用 Paper 切换至打开或关闭。
  6. 在启用 Paper 之前先同意 Dropbox 条款。
  7. 单击应用更改
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注意:默认情况下,所有在 2017 年 8 月 7 日之后创建的 Standard 和 Advanced Dropbox 团队都会启用 Paper。

导出所有 Paper 文档

停用 Paper 时,您可以将 Paper 文档导出为 Word 或 Markdown 文件。要导出文档,请执行以下操作:

  1. 停用 Paper 后,单击导出 # 个文档
  2. 选择文件格式,然后单击下载
  3. 导出完成后,您会收到一封电子邮件,其中包含采用所选格式的 Paper 文档。在此电子邮件中,单击下载文档


系统会导出团队成员拥有的所有活动文档,不会导出已删除的文档。
 

仅限团队的共享

Dropbox 团队的管理员可以选择团队成员与哪些人共享 Paper 文档。管理员可以选择允许在团队外部共享,也可以选择仅限在 Dropbox 团队内部共享。要限制在团队内部共享,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击其他设置下的 Paper
  5. 对外共享 Paper 文档切换至打开或关闭。
  6. 单击应用更改


此设置不具追溯性,仅适用于更改设置后共享的文档。您可以在活动报告中查看已经与团队外部人员共享的文档。

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注意:如果将此设置改为关闭,还会阻止团队成员在与他们共享的外部文件夹中创建文档。

默认 Paper 文档隐私

管理员可以为 Paper 文档链接选择默认的隐私设置。要切换默认的 Paper 文档隐私,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击其他设置下的 Paper
  5. 默认共享设置旁边,选择知道链接的任何人知道链接的成员停用外部共享
    • 知道链接的任何人允许任何知道链接的人员(无论他们是否为团队成员)打开文档
    • 知道链接的成员仅允许知道链接的团队成员打开文档。非团队成员即使知道链接也无法打开文档
    • 停用外部共享会阻止团队成员与非团队成员共享文档


永久删除控制

默认情况下,创建者可以在文档或文件夹存档后将其永久删除。

Dropbox 团队的团队管理员可以将权限限制为仅允许团队成员永久删除 Paper 文档。要防止永久删除,团队管理员可以将团队删除设置设为关闭

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注意:如果“删除”为关闭状态,则团队管理员可以通过“以用户的身份登录”功能来永久删除文件。下文介绍如何以用户的身份登录。

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注意:此设置适用于 Dropbox 文件和 Paper 文档。

以用户身份登录

Dropbox 团队的团队管理员可以用团队成员身份登录。在使用登录身份功能时,管理员可以:

  • 查看 Paper 文档和文件夹
  • 与其他用户共享文档和文件夹
  • 移动 Paper 文档和文件夹
  • 恢复存档的 Paper 文档
  • 存档和永久删除 Paper 文档

管理员无法创建、编辑或评论文档。


要以团队成员的身份登录并访问其 Paper 帐户,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击成员
  4. 单击您要以其身份登录的团队成员姓名旁边的“”(省略号)。
  5. 单击以成员的身份登录
  6. 单击登录以确认您希望以所选用户的身份登录。
  7. 单击 Paper 选项卡。
  8. 完成操作后,单击注销
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注意:管理员执行的所有操作都会记录在活动日志中。

查看 Paper 文档中的团队活动

成员活动选项卡中显示了团队最近活动的摘要。管理员可以在成员活动选项卡中选择一种 Paper 活动类型,也可以下载完整的活动报告。

系统会针对下列各项记录 Paper 事件:

  • 文档创建和编辑
  • 文档评论和评论的解决
  • 与团队成员和非团队成员的文档共享
  • 文档存档和永久文档删除
  • 来自团队成员和非团队成员的文档访问请求
  • 团队成员和非团队成员查看的文档
  • 共享政策变动

了解如何查看团队的活动。

Dropbox 团队的 Paper 安全性限制

Dropbox 团队的某些安全选项尚不包括 Dropbox Paper。请继续阅读,了解哪些选项不适用于使用 Dropbox Paper 的团队。

不适用于 Dropbox Paper 的标准与法规

Dropbox Paper 不在这些标准和法规的覆盖范围内:

  • Germany BSI C5

详细了解 Dropbox 遵循这些标准的情况。

Paper 移动应用尚未包含设备批准功能

设备批准是适用于使用 Advanced 和 Enterprise 套餐的 Dropbox 团队的一项安全和访问功能。通过设备批准,管理员可以管理团队成员用于访问其 Dropbox 团队帐户的设备。Dropbox Paper 移动应用不包括在设备批准范围内。

Paper 移动应用尚未包含企业移动管理功能

企业移动管理功能 (EMM) 可帮助使用 Dropbox Enterprise 套餐的团队管理公司应用、网络和设备上的移动设备使用情况。Dropbox Paper 移动应用无法通过 EMM 进行管理。

Paper 尚未包含网络控制功能

网络控制是适用于使用 Enterprise 套餐的 Dropbox 团队的一项安全和访问功能。通过此功能,IT 管理员能够控制哪些 Dropbox 帐户可以在公司网络上使用。Dropbox Paper 目前无法通过网络控制功能进行管理。

远程使团队成员注销 Paper 移动应用

管理员可以远程使团队成员注销所有设备上的 Paper 移动应用,使他们无法继续访问团队 Paper 文档。

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击成员
  4. 单击要在所有设备上注销 Paper 移动应用的成员的姓名。
  5. Paper 移动设备下,单击单击此处,以便在所有设备上将团队成员从 Paper 注销。
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