Dropbox Paper: configurações de administração de equipes do Dropbox

Atualizado Mar 26, 2024

As informações contidas neste artigo se aplicam a certos tipos de administradores dos planos Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus e Enterprise.

O administrador de uma conta de equipe do Dropbox pode controlar a privacidade e as configurações de compartilhamento do Dropbox Paper de sua equipe.

Observação: se sua equipe estiver usando a versão 2020 do Dropbox Paper, siga as instruções da primeira seção abaixo. Se sua equipe estiver usando a versão antiga do Paper, siga as instruções da segunda seção.

Para descobrir qual versão sua equipe está usando:

Entre em sua conta no dropbox.com usando as credenciais de administrador.
Clique em Criar.
Passe o mouse sobre Documento.

Se o Dropbox Paper não estiver na lista de tipos de documentos, isso significa que você está usando a versão antiga do Paper.
Se o Dropbox Paper estiver na lista de tipos de documentos, isso significa que você está usando a nova versão 2020 do Dropbox Paper.

Para saber mais, acesse a versão 2020 das Perguntas frequentes sobre o Paper para administradores de equipe.

Administradores usando a versão 2020 do Dropbox Paper

Esta seção é dedicada a administradores de contas de equipe do Dropbox que utilizam a versão 2020 do Dropbox Paper. Siga as instruções contidas no início deste artigo para descobrir qual versão você está usando.

Na versão 2020 do Paper, os documentos funcionam como arquivos normais do Dropbox, de modo que as configurações de administrador dos documentos do Paper são as mesmas que as dos arquivos comuns. Veja como gerenciar os controles de compartilhamento e privacidade de arquivos do Dropbox, que agora também se aplicam aos documentos do Paper:

Alguns controles administrativos do Paper não foram alterados com a versão 2020, incluindo:

Recursos adicionais

Saiba mais sobre a versão 2020 do Dropbox Paper:

Administradores que estão usando a versão antiga do Dropbox Paper

Esta seção é dedicada a administradores de contas de equipe do Dropbox que utilizam a versão antiga do Dropbox Paper. Siga as instruções contidas no início deste artigo para descobrir qual versão você está usando.

Ativar ou desativar o Paper

Para ativar ou desativar o Dropbox Paper para sua equipe:

Entre em sua conta no dropbox.com usando as credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração.
Clique em Configurações.
Clique em Paper nas Configurações adicionais.
Ative ou desative a opção Habilitar Paper.
Aceite os termos do Dropbox antes de ativar o Paper.
Clique em Aplicar alterações.

Observação: O Paper está habilitado por padrão para todas as equipes Standard e Advanced do Dropbox criadas após 7 de agosto de 2017.

Exportar todos os documentos do Paper

Ao desativar o Paper, você pode exportar os documentos do recurso como arquivos do Word ou markdown. Para exportar seus documentos:

Depois de desabilitar o Paper, clique em Exportar # documentos.
Escolha um formato de arquivo e clique em Baixar.
Assim que a exportação for concluída, você receberá um e‑mail com os documentos do Paper no formato escolhido. Nesse e‑mail, clique em Baixar documentos.

Todos os documentos ativos de propriedade dos membros da equipe serão exportados. Os documentos excluídos não serão exportados.

Compartilhamento somente com a equipe

Os administradores de equipe do Dropbox podem escolher com quem os membros da equipe podem compartilhar documentos do Paper. Os administradores podem habilitar o compartilhamento com pessoas que não pertencem à equipe ou apenas entre membros da equipe. Para restringir o compartilhamento apenas a membros da equipe:

Entre em sua conta no dropbox.com usando as credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração.
Clique em Configurações.
Clique em Paper nas Configurações adicionais.
Ative ou desative a opção Compartilhando documentos do Paper externamente.
Clique em Aplicar alterações.

Essa configuração não é retroativa. Ela se aplica apenas a documentos compartilhados após a alteração. Para ver os documentos compartilhados com pessoas que não pertencem à equipe, basta acessar o relatório de atividade.

Observação: deixar esse recurso Desativado também impede que os membros da equipe criem documentos em pastas externas compartilhadas com eles.

Privacidade padrão para documentos do Paper

Os administradores podem selecionar as configurações de privacidade padrão para os links dos documentos do Paper. Para alternar a privacidade padrão dos documentos do Paper:

Entre em sua conta no dropbox.com usando as credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração.
Clique em Configurações.
Clique em Paper nas Configurações adicionais.
Ao lado de Configurações de compartilhamento padrão, escolha Qualquer pessoa com o link, Membros com link ou Desabilitar compartilhamento externo.
- A opção Qualquer pessoa com o link permite que qualquer usuário que tenha o link abra o documento, mesmo que não seja membro da equipe
- A opção Membros com o link permite que apenas os membros da equipe que tenham o link abram o documento. Pessoas que não pertencem à equipe não poderão abrir o documento mesmo que tenham o link
- A opção Desabilitar compartilhamento externo evita que os membros da equipe compartilhem documentos com pessoas que não pertencem à equipe

Controles de exclusão permanente

Por padrão, o criador pode excluir permanentemente um documento ou pasta depois que tiver sido arquivado.

Os administradores de equipe do Dropbox podem limitar as exclusões permanentes de documentos do Paper aos administradores. Para evitar exclusões permanentes, os administradores podem definir a configuração de exclusão da equipe como Desativada.

Observação: se o recurso de exclusão estiver Desativado, os administradores de equipe poderão excluir arquivos permanentemente acessando a conta como usuários. Saiba como acessar a conta como usuário na seção abaixo.

Observação: a configuração se aplica aos arquivos do Dropbox e aos documentos do Paper.

Acesse como usuário

Os administradores de equipe do Dropbox podem acessar a conta como membro. Ao acessar como membro, os administradores podem:

Visualizar documentos e pastas do Paper
Compartilhar documentos e pastas com outros usuários
Mover documentos e pastas do Paper
Restaurar documentos arquivados do Paper
Arquivar e excluir permanentemente documentos do Paper

Os administradores não podem criar, editar nem fazer comentários nos documentos.

Para entrar como membro da equipe e acessar as contas do Paper:

Entre em sua conta no dropbox.com usando as credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração.
Clique em Membros.
Clique em “…” (reticências) ao lado do nome do membro da equipe cuja conta você gostaria de acessar.
Clique em Acessar como usuário.
Clique em Acessar para confirmar que você quer acessar a conta como o usuário selecionado.
Clique na aba Paper.
Ao terminar, clique em Sair.

Observação: todas as ações realizadas pelo administrador são registradas no registro de atividades.

Ver a atividade da equipe em documentos do Paper

A aba Atividade do membro mostra um resumo da atividade mais recente de uma equipe. Os administradores podem selecionar um tipo de atividade do Paper na aba Atividade do membro ou baixar um relatório completo das atividades.

Os eventos do Paper são registrados nos casos de:

Criação e edição de documentos
Comentários e resolução de comentários em documentos
Compartilhamento de documentos com membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
Arquivamento e exclusão permanente de documentos
Solicitações de acesso a documentos de membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
Documentos visualizados por membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
Alterações nas políticas de compartilhamento

Saiba como visualizar a atividade da sua equipe.

Limitações da segurança do Paper para equipes do Dropbox

Algumas opções de segurança das equipes do Dropbox ainda não incluem o Dropbox Paper. Continue a leitura para saber quais opções não estão disponíveis para as equipes que usam o Dropbox Paper.

Padrões e regulamentações indisponíveis para o Dropbox Paper

O Dropbox Paper não está incluído no escopo dos seguintes padrões e regulamentações:

Germany BSI C5

Saiba mais sobre a conformidade do Dropbox com essas normas.

As aprovações de dispositivos não estão incluídas no aplicativo Paper para dispositivos móveis

A aprovação de dispositivos é um recurso de segurança e acesso das equipes do Dropbox que possuem planos Advanced e Enterprise Com a aprovação de dispositivos, os administradores podem gerenciar os dispositivos utilizados pelos membros para acessar a conta da equipe. O aplicativo móvel do Dropbox Paper não está incluído na aprovação de dispositivos.

O Gerenciamento de mobilidade corporativa não está incluído no Paper para aplicativos móveis

O Gerenciamento de mobilidade corporativa (EMM) ajuda as equipes do Dropbox que possuem o plano Enterprise a gerenciar o uso de dispositivos móveis em aplicativos, redes e dispositivos da empresa. O aplicativo móvel do Dropbox Paper não pode ser gerenciado por EMM.

O controle de rede não está incluído no Paper

O controle de rede é um recurso de segurança e acesso disponível para as equipes do Dropbox que possuem o plano Enterprise. Com esse recurso, os administradores de TI podem gerenciar as contas do Dropbox que podem ser utilizadas na rede corporativa. No momento, o Dropbox Paper não pode ser gerenciado através do controle de rede.

Desconectar remotamente membros da equipe do aplicativo móvel do Paper

Os administradores podem desconectar remotamente membros da equipe do aplicativo móvel do Paper em todos os dispositivos para que eles não possam mais acessar os documentos da equipe.

Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração.
Clique em Membros.
Clique no nome do membro que deseja desconectar do aplicativo móvel do Paper em todos os dispositivos.
Em Dispositivos móveis do Paper, clique em Clique aqui para desconectar o membro da equipe do Paper em todos os dispositivos.