Dropbox Paper: configurações de administrador para equipes do Dropbox Business

Administradores usando a versão 2020 do Dropbox Paper

As informações desta caixa foram escritas para administradores do Dropbox Business cujas equipes estão usando a versão 2020 do Dropbox Paper. Siga as instruções da parte superior deste artigo para descobrir qual versão você está usando.

Na versão 2020 do Paper, os documentos funcionam como arquivos normais do Dropbox, de modo que as configurações de administrador dos documentos do Paper são as mesmas que as dos arquivos comuns. Veja como gerenciar os controles de compartilhamento e privacidade de arquivos do Dropbox, que agora se aplicam aos documentos do Paper também:

• Controle a capacidade de sua equipe de compartilhar arquivos e pastas (incluindo documentos do Paper) fora da equipe.
• Limite a capacidade dos membros da equipe de excluir arquivos permanentemente (incluindo documentos do Paper).
• Faça login como um membro da equipe para controlar arquivos de membros da equipe (incluindo documentos do Paper).
• Bloqueie a conexão da sua equipe a aplicativos (incluindo o Paper).

Alguns controles administrativos do Paper não foram alterados com a versão 2020, incluindo:

• Como desconectar remotamente membros da equipe do aplicativo para dispositivos móveis do Paper
• Como visualizar a atividade da sua equipe nos documentos do Paper

Recursos adicionais

Saiba mais sobre a versão 2020 do Dropbox Paper:

• Artigo de perguntas frequentes gerais
• Perguntas frequentes de administradores de equipes

Administradores que estão usando a versão antiga do Dropbox Paper

As informações desta caixa foram escritas para administradores de equipes do Dropbox Business que estão usando a versão antiga do Dropbox Paper. Siga as instruções da parte superior deste artigo para descobrir qual versão você está usando.

Ativar ou desativar o Paper

Para ativar ou desativar o Dropbox Paper para sua equipe:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Abra a seção de Administração.
3. Abra a guia Configurações.
4. Selecione Paper em Configurações adicionais.
5. Alterne a opção Habilitar Paper para ativado ou desativado.
6. Aceite os termos do Dropbox antes de ativar o Paper.
7. Clique em Aplicar alterações.

Atenção: O Paper está habilitado por padrão para todas as equipes do Dropbox Business Standard e Advanced criadas após o dia 7 de agosto de 2017. 

Exportar todos os documentos do Paper

Ao desativar o Paper, você pode exportar os documentos do recurso como arquivos do Word ou markdown. Para exportar seus documentos:

1. Depois de desativar o Paper, clique em Exportar # documentos. 
2. Escolha um formato de arquivo e clique em Download.
3. Assim que a exportação for concluída, você receberá um e‑mail com seus documentos do Paper no formato escolhido. Nesse e-mail, clique em Baixar documentos.

Todos os documentos ativos dos membros da equipe serão exportados. Documentos excluídos não serão exportados.

Compartilhamento somente com a equipe

Os administradores de equipes do Dropbox Business podem decidir com quem os membros da equipe podem compartilhar documentos do Paper. Os administradores podem decidir habilitar o compartilhamento com pessoas de fora da equipe ou apenas com membros da equipe do Dropbox. Para restringir o compartilhamento apenas a membros da equipe:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Abra a seção de Administração.
3. Abra a guia Configurações.
4. Selecione Paper em Configurações adicionais.
5. Habilite ou desabilite a opção Compartilhando documentos do Paper externamente .
6. Clique em Aplicar alterações.

Essa configuração não é retroativa, ela se aplica apenas a documentos compartilhados depois que a configuração é alterada. Você pode ver os documentos que foram compartilhados com pessoas de fora de sua equipe no relatório de atividades.

Atenção: Alterar essa configuração para Desabilitado também impede que os membros da equipe criem documentos em pastas externas compartilhadas com eles.

Privacidade de documento padrão do Paper

Os administradores podem selecionar as configurações de privacidade padrão para os links dos documentos do Paper. Para alternar a privacidade padrão dos documentos do Paper:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Abra a seção de Administração.
3. Abra a guia Configurações.
4. Selecione Paper em Configurações adicionais.
5. Ao lado de Configurações de compartilhamento padrão, escolha Qualquer pessoa com o link, Membros com link ou Desabilitar compartilhamento externo.
   • A opção Qualquer pessoa com o link permite que alguém que possua o link possa abrir o documento, seja ela membro da equipe ou não
   • A opção Membros com link permite que apenas membros da equipe com o link abram o documento. Pessoas que não pertencem à equipe não poderão abrir o documento mesmo que tenham o link
   • Desabilitar compartilhamento externo evita que membros da equipe compartilhem documentos com pessoas que não pertencem à equipe

Controles de exclusões permanentes

Por padrão, o criador pode excluir permanentemente um documento ou pasta depois de terem sido arquivados.

Os administradores de uma equipe do Dropbox Business podem limitar a capacidade de exclusão permanente de arquivos do Paper apenas a administradores de equipes. Para evitar exclusões permanentes, os administradores de equipes podem definir a exclusão pela equipe como Desativado.

Observação: Se as exclusões estiverem definidas como Desativado, os administradores de equipes poderão excluir arquivos permanentemente acessando como usuários. Saiba como fazer login como usuário na seção abaixo.

Nota: A configuração aplica-se a arquivos do Dropbox e a documentos do Paper.

Acesse como usuário

Administradores de equipes do Dropbox Business podem acessar contas como um membro da equipe. Ao acessar como membro, os administradores podem:

• Visualizar documentos e pastas do Paper
• Compartilhar documentos e pastas com outros usuários
• Mover documentos e pastas do Paper
• Restaurar documentos arquivados do Paper
• Arquivar e excluir permanentemente documentos do Paper

Os administradores não podem criar, editar ou fazer comentários nos documentos.

Para acessar como membro da equipe e acessar as contas do Paper:

1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Abra a seção de Administração.
3. Abrir a página Membros.
4. Clique no ícone de engrenagem ao lado do nome do membro da equipe para acessar o Dropbox como se você fosse esse membro.
5. Clique em Acessar como usuário.
6. Clique em Acessar para confirmar que você quer fazer login como o usuário selecionado.
7. Clique na aba Paper.
8. Ao terminar, clique em Sair.

Nota: Todas as ações realizadas pelo administrador são registradas no registro de atividades.

Ver a atividade da equipe em documentos do Paper

A página Atividade mostra um resumo das atividades mais recentes de uma equipe. Os administradores podem selecionar um tipo de atividade do Paper na página Atividade ou baixar um relatório completo das atividades.

Os eventos do Paper são registrados nos casos de:

• Criação e edição de documentos
• Comentários e resolução de comentários em documentos
• Compartilhamento de documentos com membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
• Arquivamento e exclusão permanente de documentos
• Solicitações de acesso a documentos de membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
• Documentos visualizados por membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
• Alterações nas políticas de compartilhamento

Saiba como visualizar a atividade da sua equipe.

Limitações de segurança do Paper para equipes do Dropbox Business

Algumas opções de segurança para equipes do Dropbox Business ainda não incluem o Dropbox Paper. Continue a leitura para saber quais opções não estão disponíveis para equipes que estão usando o Dropbox Paper.

Padrões e regulamentações indisponíveis para o Dropbox Paper

O Dropbox Paper não está incluído no escopo dos seguintes padrões e regulamentações:

• Germany BSI C5

Saiba mais sobre a conformidade do Dropbox com esses padrões.

As aprovações de dispositivos não estão incluídas no aplicativo Paper para dispositivos móveis

As aprovações de dispositivos são recursos de segurança e acesso para equipes do Dropbox Business nos planos Advanced e Enterprise. Com as aprovações de dispositivos, os administradores podem gerenciar os dispositivos que os membros da equipe utilizam para acessar suas contas do Dropbox Business. O Dropbox Paper para aplicativos móveis não está incluído nas aprovações de dispositivos.

O Gerenciamento de mobilidade corporativa não está incluído no Paper para aplicativos móveis

O recurso Gerenciamento de mobilidade corporativa (EMM) ajuda as equipes do Dropbox Business no plano Enterprise a gerenciar o uso dos dispositivos móveis em aplicativos, redes e dispositivos da empresa. O Dropbox Paper para dispositivos móveis não pode ser gerenciado por EMM.

O controle de rede não está incluído no Paper

O Controle de rede é um recurso de segurança e acesso disponível para equipes do Dropbox Business no plano Enterprise. Com esse recurso, os administradores de TI gerenciam quais contas do Dropbox podem ser usadas na rede corporativa. No momento, o Dropbox Paper não é gerenciado por meio do controle de rede.