Dropbox Paper: configurações de administrador para equipes do Dropbox Business

Atualizado Aug 14, 2023

Os administradores de equipes do Dropbox Business podem controlar as configurações de privacidade e compartilhamento do Dropbox Paper para a equipe.

Observação: se sua equipe estiver usando a versão 2020 do Dropbox Paper, siga as instruções da primeira seção abaixo. Se sua equipe estiver usando a versão antiga do Paper, siga as instruções da segunda seção.

Para descobrir qual versão sua equipe está usando:

Entre em sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique em Criar.
Passe o mouse sobre Documento.

Se o Dropbox Paper não estiver na lista de tipos de documentos, isso significa que você está usando a versão antiga do Paper.
Se o Dropbox Paper estiver na lista de tipos de documentos, isso significa que você está usando a nova versão 2020 do Dropbox Paper.

A versão 2020 do Dropbox Paper será implementada a todos os clientes do Dropbox nos próximos meses. Fique atento a um e‑mail que você receberá do Dropbox com informações sobre a data em que terá acesso à nova versão.

Para saber mais, acesse a versão 2020 das Perguntas frequentes sobre o Paper para administradores de equipe.

Administradores usando a versão 2020 do Dropbox Paper

As informações desta caixa foram escritas para administradores do Dropbox Business cujas equipes estão usando a versão 2020 do Dropbox Paper. Siga as instruções localizadas no início deste artigo para descobrir qual versão você está usando.

Na versão 2020 do Paper, os documentos funcionam como arquivos normais do Dropbox, de modo que as configurações de administrador dos documentos do Paper são as mesmas que as dos arquivos comuns. Veja como gerenciar os controles de compartilhamento e privacidade de arquivos do Dropbox, que agora se aplicam aos documentos do Paper também:

Alguns controles administrativos do Paper não foram alterados com a versão 2020, incluindo:

Recursos adicionais

Saiba mais sobre a versão 2020 do Dropbox Paper:

Administradores que estão usando a versão antiga do Dropbox Paper

As informações desta seção foram escritas para os administradores de equipes do Dropbox para empresas que estiverem usando a versão antiga do Dropbox Paper. Siga as instruções localizadas no início deste artigo para descobrir qual versão você está usando.

Ativar ou desativar o Paper

Para ativar ou desativar o Dropbox Paper para sua equipe:

Entre em sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Abra a seção de Administração.
Abra a aba Configurações.
Selecione Paper em Configurações adicionais.
Ative ou desative a opção Habilitar Paper.
Aceite os termos do Dropbox antes de ativar o Paper.
Clique em Aplicar alterações.

Observação: o Paper está habilitado por padrão para todas as equipes Standard e Advanced do Dropbox para empresas criadas após o dia 7 de agosto de 2017.

Exportar todos os documentos do Paper

Ao desativar o Paper, você pode exportar os documentos do recurso como arquivos do Word ou markdown. Para exportar seus documentos:

Depois de desabilitar o Paper, clique em Exportar # documentos.
Escolha um formato de arquivo e clique em Baixar.
Assim que a exportação for concluída, você receberá um e‑mail com os documentos do Paper no formato escolhido. Nesse e‑mail, clique em Baixar documentos.

Todos os documentos ativos dos membros da equipe serão exportados. Documentos excluídos não serão exportados.

Compartilhamento somente com a equipe

Os administradores de equipes do Dropbox Business podem decidir com quem os membros da equipe podem compartilhar documentos do Paper. Os administradores podem decidir habilitar o compartilhamento com pessoas de fora da equipe ou apenas com membros da equipe do Dropbox. Para restringir o compartilhamento apenas a membros da equipe:

Entre em sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Abra a seção de Administração.
Abra a aba Configurações.
Selecione Paper em Configurações adicionais.
Ative ou desative a opção Compartilhando documentos do Paper externamente.
Clique em Aplicar alterações.

Essa configuração não é retroativa, ela se aplica apenas a documentos compartilhados depois que a configuração é alterada. Você pode ver os documentos que foram compartilhados com pessoas de fora de sua equipe no relatório de atividades.

Observação: deixar esse recurso Desativado também impede que os membros da equipe criem documentos em pastas externas compartilhadas com eles.

Privacidade padrão para documentos do Paper

Os administradores podem selecionar as configurações de privacidade padrão para os links dos documentos do Paper. Para alternar a privacidade padrão dos documentos do Paper:

Entre em sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Abra a seção de Administração.
Abra a aba Configurações.
Selecione Paper em Configurações adicionais.
Ao lado de Configurações de compartilhamento padrão, escolha Qualquer pessoa com o link, Membros com link ou Desabilitar compartilhamento externo.
- A opção Qualquer pessoa com o link permite que qualquer usuário que tenha o link abra o documento, mesmo que ele não seja membro da equipe
- A opção Membros com o link permite que apenas os membros da equipe que tenham o link abram o documento. Pessoas que não pertencem à equipe não poderão abrir o documento mesmo que tenham o link
- A opção Desabilitar compartilhamento externo evita que os membros da equipe compartilhem documentos com pessoas que não pertencem à equipe

Controles de exclusões permanentes

Por padrão, o criador pode excluir permanentemente um documento ou pasta depois de arquivá‑lo.

Os administradores de uma equipe do Dropbox para empresas podem limitar a capacidade de exclusão permanente de arquivos do Paper apenas aos administradores da equipe. Para evitar exclusões permanentes, os administradores da equipe podem definir o recurso de exclusão da equipe como Desativado.

Observação: se o recurso de exclusão estiver Desativado, os administradores de equipe poderão excluir arquivos permanentemente acessando a conta como usuários. Saiba como acessar a conta como usuário na seção abaixo.

Observação: a configuração se aplica aos arquivos do Dropbox e aos documentos do Paper.

Acesse como usuário

Os administradores de equipes do Dropbox para empresas podem acessar contas como um membro da equipe. Ao acessar como membro, os administradores podem:

Visualizar documentos e pastas do Paper
Compartilhar documentos e pastas com outros usuários
Mover documentos e pastas do Paper
Restaurar documentos arquivados do Paper
Arquivar e excluir permanentemente documentos do Paper

Os administradores não podem criar, editar ou fazer comentários nos documentos.

Para acessar como membro da equipe e acessar as contas do Paper:

Faça login no dropbox.com. com suas credenciais de administrador.
Abra a seção de Administração.
Abrir a página Membros.
Clique no ícone de engrenagem ao lado do nome do membro da equipe para acessar o Dropbox como se você fosse esse membro.
Clique em Acessar como usuário.
Clique em Acessar para confirmar que você quer acessar a conta como o usuário selecionado.
Clique na aba Paper.
Ao terminar, clique em Sair.

Observação: todas as ações realizadas pelo administrador são registradas no registro de atividades.

Ver a atividade da equipe em documentos do Paper

A página Atividade mostra um resumo das atividades mais recentes de uma equipe. Os administradores podem selecionar um tipo de atividade do Paper na página Atividade ou baixar um relatório completo das atividades.

Os eventos do Paper são registrados nos casos de:

Criação e edição de documentos
Comentários e resolução de comentários em documentos
Compartilhamento de documentos com membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
Arquivamento e exclusão permanente de documentos
Solicitações de acesso a documentos de membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
Documentos visualizados por membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
Alterações nas políticas de compartilhamento

Saiba como visualizar a atividade da sua equipe.

Limitações de segurança do Paper para equipes do Dropbox Business

Algumas opções de segurança para equipes do Dropbox Business ainda não incluem o Dropbox Paper. Continue a leitura para saber quais opções não estão disponíveis para equipes que estão usando o Dropbox Paper.

Padrões e regulamentações indisponíveis para o Dropbox Paper

O Dropbox Paper não está incluído no escopo dos seguintes padrões e regulamentações:

Germany BSI C5

Saiba mais sobre a conformidade do Dropbox com esses padrões.

As aprovações de dispositivos não estão incluídas no aplicativo Paper para dispositivos móveis

A Aprovação de dispositivos é um recurso de segurança e acesso para equipes do Dropbox para empresas que possuem os planos Advanced e Enterprise. Com a aprovação de dispositivos, os administradores podem gerenciar os dispositivos que os membros da equipe usam para acessar suas contas do Dropbox para empresas. O aplicativo móvel do Dropbox Paper não está incluído na aprovação de dispositivos.

O Gerenciamento de mobilidade corporativa não está incluído no Paper para aplicativos móveis

O recurso Gerenciamento de mobilidade corporativa (EMM) ajuda as equipes do Dropbox Business no plano Enterprise a gerenciar o uso dos dispositivos móveis em aplicativos, redes e dispositivos da empresa. O Dropbox Paper para dispositivos móveis não pode ser gerenciado por EMM.

O controle de rede não está incluído no Paper

O Controle de rede é um recurso de segurança e acesso disponível para equipes do Dropbox para empresas no plano Enterprise. Com esse recurso, os administradores de TI gerenciam quais contas do Dropbox podem ser usadas na rede corporativa. No momento, o Dropbox Paper não é gerenciado através do controle de rede.

Desconectar remotamente membros da equipe do aplicativo móvel do Paper

Os administradores podem desconectar remotamente membros da equipe do aplicativo móvel do Paper em todos os dispositivos para que eles não possam mais acessar os documentos da equipe.

Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
Clique na seção de Administração.
Clique em Membros.
Clique no nome do membro que deseja desconectar do aplicativo móvel do Paper em todos os dispositivos.
Em Dispositivos móveis do Paper, clique em Clique aqui para desconectar o membro da equipe do Paper em todos os dispositivos.