Dropbox Paper : paramètres d’administration pour les équipes Dropbox

Mis à jour Mar 26, 2024

Les informations contenues dans cet article concernent certains types d’administrateurs de forfaits Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.

Les administrateurs d’équipe Dropbox peuvent configurer les paramètres de confidentialité et de partage Dropbox Paper pour leur équipe.

Remarque : si votre équipe utilise la version 2020 de Dropbox Paper, suivez les instructions figurant dans la première section ci-dessous. Si votre équipe utilise l’ancienne version de Paper, suivez les instructions figurant dans la deuxième section ci-dessous.

Pour savoir quelle version votre équipe utilise :

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Créer.
Passez le curseur sur Document.

Si Dropbox Paper n’apparaît pas dans la liste des types de documents, c’est que vous utilisez l’ancienne version de Paper.
Si Dropbox Paper apparaît dans la liste des types de documents, c’est que vous utilisez la nouvelle version 2020 de Dropbox Paper.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ destinée aux administrateurs d’équipe concernant la version 2020 de Dropbox Paper.

Administrateurs de la version 2020 de Dropbox Paper

Cette section concerne les administrateurs d’équipe Dropbox dont les équipes utilisent la version 2020 de Dropbox Paper. Suivez les instructions figurant en haut de cet article pour savoir quelle version vous utilisez.

Dans la version 2020 de Dropbox Paper, les documents Paper se comportent comme des fichiers Dropbox standard. Les paramètres d’administration des documents Paper sont donc les mêmes que pour les autres fichiers Dropbox. Pour gérer les contrôles de partage et de confidentialité des fichiers Dropbox classiques, qui s’appliquent désormais également à vos documents Paper, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

Certains contrôles d’administration Paper n’ont pas changé dans la version 2020, notamment :

Ressources supplémentaires

Pour en savoir plus sur la version 2020 de Dropbox Paper :

Administrateurs de l’ancienne version de Dropbox Paper

Cette section concerne les administrateurs d’équipe Dropbox utilisant l’ancienne version de Dropbox Paper. Suivez les instructions figurant en haut de cet article pour savoir quelle version vous utilisez.

Activation ou désactivation de Paper

Pour activer ou désactiver Dropbox Paper pour votre équipe :

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration.
Cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur Paper, sous Paramètres supplémentaires.
Activez ou désactivez Paper.
Acceptez les conditions d’utilisation de Dropbox avant d’activer Paper.
Cliquez sur Appliquer les modifications.

Remarque : Paper est activé par défaut pour toutes les équipes Dropbox Standard et Advanced créées après le 7 août 2017.

Exportation de tous les documents Paper

Si vous désactivez Paper, vous pouvez exporter vos documents Paper dans des fichiers Word ou Markdown. Pour exporter vos documents :

Après avoir désactivé Paper, cliquez sur Exporter [...] documents.
Choisissez un format de fichier, puis cliquez sur Télécharger.
Une fois l’exportation terminée, vous recevrez un e‑mail contenant vos documents Paper au format choisi. Dans cet e‑mail, cliquez sur Télécharger les documents.

Tous les documents actifs détenus par les membres de l’équipe sont exportés, contrairement aux documents supprimés.

Partage au sein de l’équipe uniquement

Les administrateurs d’une équipe Dropbox peuvent choisir avec qui les membres de l’équipe peuvent partager des documents Paper. Ils peuvent ainsi décider d’autoriser le partage à l’extérieur de l’équipe ou de le limiter au sein de l’équipe uniquement. Pour restreindre le partage au sein de votre équipe, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration.
Cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur Paper, sous Paramètres supplémentaires.
Activez ou désactivez le partage de documents Paper avec des personnes extérieures à l’équipe.
Cliquez sur Appliquer les modifications.

Ce paramètre n’est pas rétroactif et ne s’applique qu’aux documents partagés après sa modification. Les documents partagés à l’extérieur de l’équipe sont répertoriés dans le rapport d’activité.

Remarque : la désactivation de ce paramètre empêche également les membres de l’équipe de créer des documents dans des dossiers externes qui sont partagés avec eux.

Confidentialité par défaut des documents Paper

Les administrateurs peuvent choisir le paramètre de confidentialité par défaut des documents Paper. Pour cela, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration.
Cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur Paper, sous Paramètres supplémentaires.
À côté de Paramètres de partage par défaut, choisissez Toute personne disposant du lien, Membres disposant du lien ou Désactiver le partage à l’extérieur de l’équipe.
- L’option Toute personne disposant du lien permet à tous les utilisateurs possédant le lien (qu’ils soient ou non membres de l’équipe) d’ouvrir le document.
- Avec l’option Membres disposant du lien, seuls les membres de l’équipe disposant du lien peuvent ouvrir le document. Les membres extérieurs à l’équipe ne pourront pas ouvrir le document, même s’ils disposent du lien.
- L’option Désactiver le partage à l’extérieur de l’équipe empêche les membres de l’équipe de partager des documents avec des membres extérieurs à l’équipe.

Commandes de suppression définitive

Par défaut, le créateur d’un document ou d’un dossier peut le supprimer définitivement après son archivage.

Les administrateurs d’une équipe Dropbox peuvent limiter la suppression définitive de documents Paper aux seuls administrateurs d’équipe. Pour empêcher toute suppression définitive, ils peuvent désactiver le paramètre de suppression de l’équipe.

Remarque : si la suppression est désactivée, les administrateurs d’équipe peuvent supprimer définitivement des fichiers en se connectant en tant qu’utilisateur. Pour savoir comment vous connecter en tant qu’utilisateur, consultez la section ci-dessous.

Remarque : le paramètre s’applique aux fichiers Dropbox et aux documents Paper.

Connexion en tant qu’utilisateur

Les administrateurs d’une équipe Dropbox peuvent se connecter en tant que membre de l’équipe. La fonctionnalité de connexion en tant qu’utilisateur leur permet de :

Consulter des documents et dossiers Paper
Partager des documents et dossiers avec d’autres utilisateurs
Déplacer des documents et dossiers Paper
Restaurer des documents Paper archivés
Archiver et supprimer définitivement des documents Paper

Les administrateurs ne peuvent pas créer, modifier ni commenter des documents.

Pour vous connecter en tant que membre de l’équipe et accéder à son compte Paper :

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration.
Cliquez sur Membres.
Pour vous connecter au compte d’un membre de l’équipe, cliquez sur l’icône représentant trois points (…) à côté du nom de ce membre.
Cliquez Se connecter en tant que membre.
Cliquez sur Se connecter pour confirmer que vous souhaitez vous connecter au compte de l’utilisateur sélectionné.
Cliquez sur l’onglet Paper.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Se déconnecter.

Remarque : toutes les actions effectuées par l’administrateur sont enregistrées dans le journal d’activité.

Affichage de l’activité de l’équipe dans Paper

L’onglet Activité du membre présente un résumé de l’activité la plus récente d’une équipe. Les administrateurs peuvent sélectionner un type d’activité Paper dans l’onglet Activité du membre ou télécharger un rapport d’activité complet.

Des événements Paper sont enregistrés pour les actions suivantes :

Création et modification de documents
Ajout et résolution de commentaires sur un document
Partage d’un document avec des membres de l’équipe et des personnes extérieures
Archivage et suppression définitive de documents
Demandes d’accès à un document par des membres de l’équipe et des personnes extérieures
Consultation d’un document par des membres de l’équipe et des personnes extérieures
Modifications apportées à la politique de partage

Comment consulter l’activité de votre équipe

Limites de la sécurité de Paper pour les équipes Dropbox

Certaines options de sécurité auxquelles les équipes Dropbox ont accès ne s’appliquent pas encore à Dropbox Paper. Cet article décrit les options qui ne sont pas disponibles pour les équipes utilisant Dropbox Paper.

Normes et réglementations non respectées par Dropbox Paper

Dropbox Paper n’entre pas dans le champ des normes et réglementations suivantes :

Normes C5 du BSI pour l’Allemagne

En savoir plus sur la conformité de Dropbox avec ces normes

L’approbation des appareils n’est pas incluse dans l’application mobile Paper

L’approbation des appareils est une fonctionnalité de sécurité et d’accès proposée aux équipes Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise. Grâce à elle, les administrateurs peuvent gérer les appareils que les membres de l’équipe utilisent pour accéder à leurs comptes d’équipe Dropbox. L’application mobile Dropbox Paper n’est pas concernée par cette fonctionnalité.

La fonctionnalité Gestion de la mobilité en entreprise (EMM) n’est pas incluse dans l’application mobile Paper

La gestion de la mobilité en entreprise (EMM) permet aux équipes Dropbox disposant d’un forfait Enterprise de gérer l’utilisation des appareils mobiles sur leurs applications, réseaux et appareils. L’application mobile Dropbox Paper ne peut pas être gérée à l’aide de cette fonctionnalité.

Le contrôle réseau n’est pas inclus dans Paper

Le contrôle réseau est une fonctionnalité de sécurité et d’accès proposée aux équipes Dropbox disposant d’un forfait Enterprise. Elle permet aux administrateurs informatiques de gérer les comptes Dropbox autorisés à accéder au réseau de leur entreprise. Dropbox Paper n’est pas géré via le contrôle réseau pour le moment.

Déconnexion à distance des membres de l’équipe de l’application mobile Paper

Les administrateurs peuvent déconnecter à distance des membres de l’équipe de l’application mobile Paper sur tous les appareils afin qu’ils ne puissent plus accéder aux documents Paper de l’équipe.

Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration.
Cliquez sur Membres.
Cliquez sur le nom du membre de l’équipe que vous voulez déconnecter de l’application mobile Paper sur tous les appareils.
Sous Appareils mobiles Paper, cliquez sur Cliquez ici pour déconnecter le membre de l’équipe de Paper sur tous les appareils.