Классификация данных в Dropbox

Классификация данных позволяет администраторам автоматически отслеживать и сообщать о личной информации, хранящейся в папках рабочих групп, папках участников рабочих групп и общих папках, что помогает рабочим группам соблюдать корпоративные и государственные нормативные требования. Такая информация может включать в себя номера кредитных карт, паспортов, банковских счетов и социального страхования.

Как включить автоматическую классификацию данных

Администраторы могут включить автоматическое сканирование для поиска личных данных. 

Чтобы включить автоматическое сканирование, выполните указанные ниже действия.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
4. Нажмите Классификация на боковой панели слева.
5. Откройте раскрывающееся меню рядом с элементом Расстановка меток для личных данных и выберите Сканировать только содержимое рабочей группы или Содержимое участников и рабочей группы.
6. Уберите галочку рядом с теми типами информации, которые вам не нужны.
7. Нажмите Сохранить.

Типы распознаваемой информации

В настоящее время функция классификации данных поддерживается в США, Канаде, Австралии, Германии, Франции, Японии, Сингапуре, Швеции, Дании, Норвегии, Финляндии и Великобритании.
 

Чтобы просмотреть текущий список типов личных данных, которые может распознавать Dropbox:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите Классификация на боковой панели слева.
4. Просмотрите Типы информации, доступные для перечисленных стран.

Как получать и просматривать оповещения о предоставлении доступа пользователям не из рабочей группы

Если к файлам или папкам, содержащим конфиденциальную информацию, предоставляется доступ пользователям, которые не входят в состав рабочей группы, то администраторы получают по электронной почте оповещение системы защиты от потери данных (DLP).

Оповещение в форме электронного письма содержит указанную ниже информацию.

• название и расположение файла;
• тип оповещения и степень угрозы;
• дата и время предоставления доступа к содержимому; 
• тип или типы информации, обнаруженной в содержимом, к которому был предоставлен доступ;
• участник рабочей группы, предоставивший доступ к содержимому;
• пользователи, которым был предоставлен доступ.

Подробнее о том, как включить или отключить оповещения системы безопасности.

Администраторы могут проверять оповещения с помощью консоли администрирования и при необходимости блокировать доступ к соответствующему содержимому. 
 

Чтобы получить доступ ко всем оповещениям системы DLP:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Перейдите на вкладку Безопасность.
5. Нажмите Оповещения системы безопасности.

Чтобы заблокировать доступ к содержимому пользователям не из рабочей группы:

1. Откройте оповещение системы DLP в электронном письме или с помощью консоли администрирования.
2. Нажмите Управление доступом в правом верхнем углу.
3. Нажмите стрелку вниз рядом с именем получателя и выберите Удалить.

Как создать отчет о классификации

Администраторы могут создавать отчеты о выполненной классификации, чтобы просмотреть список файлов, содержащих личные данные. В отчете будет указана следующая информация:

• название и тип файла;
• идентификатор файла;
• расположение файла;
• тип обнаруженной информации;
• статус предоставления доступа пользователям не из рабочей группы;
• способ предоставления доступа;
• пользователи, предоставившие доступ;
• получатели;
• даты предоставления доступа.

Чтобы создать отчет о классификации:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите на раскрывающееся меню Еще на боковой панели слева.
4. Нажмите Классификация на боковой панели слева.
5. Нажмите Создать отчет рядом с опцией Создать отчет о файлах с метками.

Будет создан файл с расширением .csv. Когда отчет будет готов и его можно будет просмотреть или скачать из папки Отчеты Dropbox Business в вашем аккаунте администратора, вы получите сообщение по электронной почте.

Точность обнаружения

Функция классификации данных прогнозирует присутствие личных данных на основе вероятностей. Такие прогнозы могут быть субъективными и не гарантируют стопроцентную точность.

Файлы участника рабочей группы

Если вы являетесь участником рабочей группы Dropbox и администратор включил функцию классификации данных, Dropbox будет сканировать файлы вашей рабочей группы на предмет наличия в них личных данных. Во время сканирования файлам будут присвоены определенные атрибуты, которые помогут вашему администратору лучше управлять конфиденциальными данными в аккаунте рабочей группы. Если ваша рабочая группа будет ликвидирована, а вы продолжите пользоваться Dropbox, то файлы, которые находились в аккаунте вашей рабочей группы, могут по-прежнему содержать атрибуты, присвоенные им в процессе классификации данных.