為您的工作團隊管理資料保留規定
已更新 Mar 27, 2024
只要是有購買資料監管附加功能的 Dropbox 團隊帳戶，就可以使用資料保留功能。
透過資料保留功能，Dropbox 團隊帳戶管理員可以建立規定，以協助確保檔案符合規範與法規要求。資料保留規定有兩種，分別是保留規定和處置規定。
- 保留規定是以檔案的最後活動為依據。使用保留規定時，不論團隊成員是刪除還是永久刪除相關內容，系統都會將該內容保留到規定結束為止。
- 處置規定則是以檔案的建立或上傳時間為依據。使用處置規定時，系統會在規定結束時自動刪除相關內容，並在規定結束後 31 天將該內容永久刪除。雖然團隊成員可以隨時刪除內容，但管理員仍可在內容遭永久刪除之前隨時下載內容。
請注意：
- 您最多可以有 100 個有效的資料保留規定。
- 如果在永久刪除某個檔案後，使用完全相同的名稱建立新的檔案，則只會保留新的檔案。
- 處置規定結束時，資料夾的內容將遭到永久刪除，不過空白資料夾和相關的子資料夾仍會顯示在您的 Dropbox 帳戶中。
如何建立資料保留規定
如何建立資料保留規定：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄的 [更多] 下拉式選單。
- 按一下 [資料保留]。
- 按一下 [新規定]。
- 填寫規定的名稱和詳細資訊。
- 選擇原則類型。
- 新增保留期間或處置時間。
- 按一下 [新增團隊資料夾]，新增您想要包含在規定中的資料夾。
- 按一下 [建立]。
- 再按一下 [建立] 以確認。
您會在 24 小時內收到一封電子郵件，確認已新增規定。
如何下載資料保留規定中包含的內容
如何下載資料保留規定的內容：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄的 [更多] 下拉式選單。
- 按一下 [資料保留]。
- 在想要匯出的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
- 按一下 [下載內容]。
- 為您的下載新增名稱和備註。
- 按一下 [準備]。
您會收到一封電子郵件，其中包含下載的連結。
備註 ：
- 保留的檔案只有最新版本可供下載。
- 只能下載有效資料保留規定的內容。刪除規定後，您就無法再下載該規定的內容。
如何建立資料保留報告
如果您設立了處置規定，則系統會在刪除任何內容之前傳送電子郵件報告給您。您也可以隨時手動建立報告。
如何建立資料保留報告：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄的 [更多] 下拉式選單。
- 按一下 [資料保留]。
- 在想要為其建立報告的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
- 按一下 [建立報告]。報告將自動存在名為「Dropbox Business 報告」的資料夾中。
如何編輯資料保留規定
如何編輯資料保留規定：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄的 [更多] 下拉式選單。
- 按一下 [資料保留]。
- 在想要編輯的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
- 按一下 [編輯規定]。
- 編輯您要變更的規定詳細資訊。
- 按一下 [儲存]，然後在出現的視窗中再按一下 [儲存]。
如何刪除資料保留規定
如何刪除資料保留規定：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄的 [更多] 下拉式選單。
- 按一下 [資料保留]。
- 在想要刪除的規定旁邊，按一下 […] (刪節號)。
- 按一下 [刪除規定]。
- 在出現的視窗中按一下 [刪除]。
