Pianificare l'implementazione di Dropbox

Abbiamo già illustrato come impostare gruppi, cartelle del team e autorizzazioni di sicurezza. Per assicurarti che il tuo team esegua una transizione facile a Dropbox Business, dovresti sviluppare un piano per invitare i tuoi colleghi ed effettuare la migrazione dei dati aziendali. A seconda della complessità dell'organizzazione, questo processo di pianificazione e provisioning degli utenti può richiedere diverse settimane. In questa fase, dovresti valutare qual è il metodo e l'approccio di implementazione preferito (breve periodo di prova, implementazione graduale o invito contemporaneo di tutti i membri), le conoscenze tecniche del tuo team e le potenziali integrazioni.

Ulteriori informazioni

Gli amministratori dei team Enterprise possono monitorare e gestire i membri del team che stanno utilizzando un indirizzo email di lavoro per il loro account Dropbox personale. 

Ulteriori informazioni sull'utilizzo delle statistiche del dominio e della cattura dell'account per impedire l'utilizzo non autorizzato di Dropbox in un dominio aziendale.

Procedura: visualizzare e aggiungere licenze per il team

Come amministratore di un account Dropbox Business, puoi visualizzare il numero di licenze e lo spazio disponibili per il tuo team:

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su 
Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su 
Informazioni approfondite nella barra laterale sinistra.

Su questa pagina puoi visualizzare lo spazio di archiviazione disponibile per il tuo team. Inoltre, puoi conoscere il numero di licenze disponibili ed eventualmente acquistarne altre.

Se il tuo team ha quasi raggiunto il limite di spazio di archiviazione, contatta l'assistenza Dropbox per verificare la possibilità di aumentarlo. Per contattare l'assistenza, fai clic sulla scheda Guida della Console amministratore.

Aggiungere licenze o spazio al tuo team Dropbox Business.

Configura una prova

Prima di inserire tutti i membri del team, effettua un test di Dropbox con pochi utenti per verificare le impostazioni. Ad esempio, potresti testare la configurazione dell'account, le comunicazioni e il piano di formazione con il team IT o un gruppo campione di utenti presso la tua azienda. Dopo avere invitato alcuni utenti nel team, concedi loro qualche giorno per convalidare i casi di test e confermare che i requisiti soddisfino le aspettative durante il processo di inserimento dei nuovi membri.

Procedura: aggiungere membri del team

Solo gli amministratori di team e gli amministratori della gestione utenti possono invitare membri al tuo account Dropbox Business, a meno che tu non abbia consentito ai membri del team di invitare altre persone. Ogni membro invitato utilizza una delle licenze del tuo piano.

Puoi invitare membri tramite la Console amministratore o un'integrazione (ne parleremo a breve). Ti consigliamo di utilizzare la Console amministratore per invitare utenti pilota.

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su 
Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su 
Membri nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su 
Invita membri.
5. Inserisci gli indirizzi email delle persone che desideri invitare e fai clic su 
Invia inviti.

Se un membro del team ha già un account Dropbox che utilizza per lavoro, può convertire un account personale esistente in un account Dropbox Business oppure scegliere di creare un nuovo account.

Nota. Se un utente Dropbox fa già parte di un altro team Dropbox Business, non puoi invitarlo al tuo utilizzando lo stesso indirizzo email. Prova invece con un indirizzo email diverso.

Addestra il team

Fornire istruzioni e supportare gli utenti durante la transizione a Dropbox è fondamentale affinché l'implementazione avvenga in modo corretto. Fornendo in modo proattivo la formazione su Dropbox, puoi ridurre i costi generali dell'IT e promuovere le interazioni nel tuo nuovo spazio lavoro del team. Dropbox offre esperienze di formazione gratuite e flessibili che si adattano alle diverse esigenze e stili di apprendimento.

Ti consigliamo di invitare il tuo team a completare la guida alla formazione iniziale di Dropbox progettata per i membri del team. Questa guida aiuta i nuovi utenti Business ad aggiungere e condividere file, trovare risorse per la risoluzione dei problemi e altro ancora.

Ulteriore formazione

Nella nostra libreria per la formazione autoguidata, il tuo team può scegliere un argomento e analizzare le funzioni di Dropbox con i propri tempi e nel contesto del proprio lavoro. Come amministratore, puoi creare il percorso formativo ottimale per il tuo team, assegnando argomenti specifici.

Il team ha anche la possibilità di partecipare a una sessione gratuita di formazione Dropbox in tempo reale. In questo modo, i nuovi utenti vengono guidati alla scoperta delle funzioni fondamentali di Dropbox in un'aula virtuale.

Invita il tuo team

Dopo che utenti pilota avranno testato la configurazione e completato la formazione, puoi iniziare a inserire l'intero team in Dropbox Business. Il metodo che utilizzi per invitare gli utenti dipende dal tuo ambiente attuale, dalle dimensioni del team e da come viene gestito di solito il provisioning IT nella tua azienda. Puoi decidere di invitare i membri attraverso la Console amministratore o un'integrazione.

Procedura: inserire il team in Dropbox Business

Consigliato per utenti pilota e piccoli team.

1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su
Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su
Membri nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su
Invita membri.
5. Inserisci gli indirizzi email delle persone che desideri invitare e fai clic su
Invia inviti.

Nota. Se vuoi invitare nel tuo team vari membri contemporaneamente, puoi anche importare un file CSV o creare un link di invito al team.

Modelli email

Puoi facilitare l'implementazione di Dropbox comunicando al team cosa aspettarsi durante ogni fase. Per invitare i membri nel team con facilità, abbiamo creato alcuni modelli di email contenenti le informazioni più importanti.

Scorri l'elenco di suggerimenti ed esamina i modelli di messaggio suggeriti per le comunicazioni da inviare al team IT, ai dirigenti, agli utenti pilota e agli utenti finali.

Modelli email

Consigliamo a tutti gli amministratori di inviare una comunicazione di pre-invito 1 o 2 settimane prima del lancio di Dropbox Business.

Modello di email precedente l'invito

Invia un'email il giorno in cui inviti il tuo team (o il giorno prima) tramite la Console amministratore di Dropbox Business.

Modello di invito della Console amministratore

Se dopo una settimana alcuni membri del team non hanno ancora accettato l'invito, invia loro un promemoria.

Modello di promemoria della Console amministratore

Se hai integrato Dropbox con un provider di SSO, utilizza questo modello per invitare i nuovi membri del team a unirsi.

Modello di invito SSO

Se dopo una settimana alcuni membri del team non hanno ancora accettato l'invito SSO, invia loro un promemoria.

Modello di promemoria SSO

 

Dropbox Business è un prodotto che presenta nuove funzioni e complessità sia ai nuovi membri del team che agli utenti più esperti. Offriamo diverse guide e corsi di formazione che semplificano l'ingresso nel team e l'uso di Dropbox per ottimizzare il lavoro. Invita i membri del tuo team alla formazione utilizzando questo modello.

Modello di invito alla formazione Dropbox

   

Ottieni assistenza

Dropbox offre molto di più di quanto illustrato in questa guida. La guida spiega i passaggi più importanti per iniziare, ma con le nostre risorse di assistenza potrai ottenere informazioni molto più approfondite.

Trova risposte a qualsiasi domanda nel Centro assistenza Dropbox. Domande frequenti, correzioni rapide e informazioni ufficiali su ogni funzione di Dropbox,

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Prossimo argomento: coordinare e creare

Ora che abbiamo illustrato le impostazioni e le operazioni di ingresso nel team, vediamo in che modo tu e il tuo team potete iniziare a lavorare e a organizzarvi con le funzionalità dell'applicazione desktop. Inoltre, vedremo in che modo i singoli utenti possono creare e gestire vari tipi di contenuti.