Smart Sync

Dropbox Smart Sync consente ai membri del team di liberare facilmente spazio sul proprio disco rigido spostando file e cartelle nel cloud (solo online).

I file e le cartelle archiviati con Smart Sync verranno visualizzati nella cartella Dropbox sul computer dei membri del team, nell'applicazione Dropbox per dispositivi mobili e su dropbox.com, per una gestione dei file agevole. Per accedere a un file archiviato con Smart Sync, i membri del team possono semplicemente fare doppio clic su di esso: Dropbox scaricherà rapidamente il file e lo aprirà sul loro computer. 

Smart Sync permette inoltre di risparmiare spazio in modo automatico, identificando file e cartelle usati di rado e spostandoli nel cloud.

Come amministratore puoi scegliere se i nuovi file si scaricheranno automaticamente sul computer del team o se rimarranno solo online. Grazie a Smart Sync puoi dedicare meno tempo alla gestione dello spazio di archiviazione del tuo team e più tempo al lavoro che conta.

Procedura: Smart Sync

 

1. Fai clic sull'icona di Dropbox nella barra delle applicazioni (Windows) o nella barra dei menu (Mac).
2. Fai clic sull'icona della cartella.
3. Individua i contenuti che desideri rendere solo online o locali.
4. Fai clic con il pulsante destro del mouse (oppure fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl) sull'elemento.
5. Scegli
Sincronizzazione intelligente.
6. Scegli
Solo online o Locale.

 

Scopri come scegliere un'impostazione predefinita di Smart Sync per i nuovi contenuti.

Come funzionano l'estensione di sistema e il driver?

Puoi aprire un file come di consueto tramite l'applicazione nativa, Esplora risorse (Windows)o Finder (Mac). Il file viene scaricato all'istante sul tuo computer e continuerà a essere sincronizzato con il tuo account Dropbox (occupando spazio sul disco rigido).

1.  Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su 
Impostazioni nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su 
Smart Sync.
5. Seleziona un'impostazione predefinita per Smart Sync:
- Sincronizzazione locale
- Solo online

Nota. Non devi selezionare un'impostazione predefinita di Smart Sync per i membri del team. L'impostazione predefinita iniziale è quella decisa dall'amministratore, ma i membri del team possono cambiarla sui loro dispositivi scegliendo un'impostazione predefinita diversa.

Sincronizzazione selettiva

La sincronizzazione selettiva è un'altra funzione di Dropbox che consente ai membri del team di scegliere quali file rimuovere dal disco rigido. I file sono comunque accessibili su dropbox.com, ma non visibili sul loro computer. La sincronizzazione selettiva consente agli utenti di liberare spazio sul disco rigido senza eliminare nulla dall'account Dropbox.

Ulteriori informazioni su come impostare la sincronizzazione selettiva del team, una funzione che consente agli amministratori di creare un'impostazione di sincronizzazione predefinita per le cartelle del team.

Condivisione con Dropbox

Gli amministratori configurano e gestiscono la condivisione automatica con le cartelle del team. Puoi anche personalizzare le regole per tutto il team per tutte le cartelle condivise create dal tuo team. Nella Console amministratore, hai la possibilità di vietare agli utenti di condividere con persone esterne al team o di unirsi a cartelle esterne al team.

Condivisione con branding

Puoi utilizzare la condivisione con branding per aggiungere il nome e il logo della tua organizzazione a file e cartelle condivisi all'esterno del tuo team. Quando i membri del team condividono file inviando link condivisi o inviti diretti, i destinatari visualizzeranno gli elementi di branding che hai aggiunto alle impostazioni dell'account. 

Gli amministratori dei team Dropbox Business Advanced ed Enterprise possono impostare elementi di branding per l'intero team o consentire ai membri del team di personalizzare le impostazioni di condivisione con branding nei loro file e nelle loro cartelle.

Come gestire la condivisione con branding

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Impostazioni.
4. Fai clic su Profilo del team e scorri fino a Condivisione con branding .
5. Fai clic su Aggiungi logo accanto a Logo aziendale per caricare il logo dell'organizzazione.
6. Fai clic su Scegli immagine accanto a Immagine di sfondo. L' immagine caricata verrà visualizzata nella schermata iniziale che viene mostrata quando un destinatario apre un collegamento ai file condivisi.

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Impostazioni.
4. Fai clic su Profilo del team e scorri fino a Condivisione con branding.
5. Imposta I membri possono impostare il proprio branding su Non attivo o Attivo. I membri del team possono gestire la condivisione con branding nelle impostazioni del proprio account.

Note:
- Solo gli amministratori di team Dropbox Business Advanced ed Enterprise possono consentire ai membri del team di personalizzare le impostazioni della condivisione con branding.

- Se gli amministratori consentono ai membri del team di personalizzare il branding e questi non aggiungono un logo o un immagine di sfondo nelle proprie impostazioni, nei loro link condivisi non comparirà alcun branding.

Backup del computer

Backup del computer consente ai membri del team di eseguire automaticamente il backup di alcune cartelle chiave nei loro computer. Cartelle come "Desktop", "Documenti" e "Download" restano accessibili dalla stessa posizione su ogni computer, ma viene anche eseguito il backup su Dropbox. Gli amministratori possono controllare se i membri del team possono attivare o meno il backup del computer.

Come gestire le impostazioni del backup del computer

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic su Impostazioni.
4. Fai clic su Backup.
5. In Consenti al team di attivare i backup del computer, imposta l'opzione su Attiva o Non attiva.

Nota. Potrebbe trascorrere anche un'ora prima che la modifica abbia effetto.

Dropbox Paper

Mantieni il tuo team sincronizzato con i controlli amministratore di Dropbox Paper. 

Gestisci a livello di team impostazioni per Paper come:
- La possibilità del tuo team di creare e condividere documenti di Paper o solo di visualizzarli
- Il modo in cui i membri del team possono condividere documenti di Paper

In qualità di amministratore, puoi anche:
- Ottenere visibilità sull'attività degli utenti mostrando gli eventi di Paper nel registro delle attività
Accedere come utente per visualizzare i documenti di Paper come membro del team

Scopri di più sull'utilizzo di Dropbox Paper.

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer consente al tuo team di inviare facilmente file di grandi dimensioni per la consegna finale. 

Oltre a inviare singoli file, i membri del team possono includere più file e cartelle in un unico trasferimento, personalizzare i trasferimenti con logo, date di scadenza e password, nonché monitorare l'attività di download relativa ai trasferimenti creati. Poiché i destinatari non hanno bisogno di avere un account Dropbox per ricevere i file trasferiti, Dropbox Transfer è un modo semplice per inviare in modo sicuro proposte, contratti e lavori finiti. 

Gli amministratori del team possono gestire le impostazioni di trasferimento per il team e monitorare l'attività di trasferimento nella Console amministratore.

Procedura: Dropbox Transfer

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Impostazioni.
4. Fai clic su Condivisione.
5. Imposta il selettore accanto a Condivisione di file utilizzando Dropbox Transfer su o No.

Nota. I link ai trasferimenti esistenti non saranno più accessibili dopo aver disattivato i trasferimenti.

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Attività.
4. Aggiungi data, membro del team e criteri per i contenuti, se lo desideri.
5. Fai clic su Aggiungi attività per selezionare l'attività di trasferimento file che desideri visualizzare.

Integrazioni di app

La potente API di Dropbox è utilizzata da centinaia di terze parti per sviluppare applicazioni che funzionano perfettamente con Dropbox. Tra le varie applicazioni (Google, Microsoft, Adobe, Zoom, Slack e Salesforce), probabilmente esiste un'integrazione Dropbox che aiuta il tuo team a lavorare in modo produttivo ed evitare di passare da uno strumento all'altro.

Gli amministratori possono gestire le integrazioni delle applicazioni dalla Console amministratore e i membri del team possono collegarsi e gestire applicazioni di terze parti nelle impostazioni del proprio account. I membri del team con piani Dropbox Standard e Advanced possono anche utilizzare il Dropbox App Center per scoprire e collegare le applicazioni.

Dropbox supporta una rete di endpoint API per velocizzare il flusso di lavoro amministrativo e aiutare le tue app a integrarsi con Dropbox. Controlla le API e crea le tue applicazioni.

Prossimo argomento: sicurezza Dropbox

Dopo avere illustrato come condividere e collaborare con Dropbox, parleremo delle impostazioni di sicurezza e di funzioni quali l'autenticazione degli utenti, le posizioni e i limiti di archiviazione, le impostazioni di condivisione predefinite e l'aggiunta o la rimozione di membri del team.