スマート シンク

Dropbox のスマート シンクを使用すると、チーム メンバーはファイルとフォルダをクラウドに移動([オンラインのみ]に設定)して、各自のパソコンのハード ドライブの空き容量を簡単に増やすことができます。

スマート シンクを使用して保存されたファイルとフォルダは、各チーム メンバーのパソコン上の Dropbox フォルダ、Dropbox モバイル アプリ、dropbox.com に表示されるため、管理も簡単に行えます。スマート シンクを使用して保存されたファイルにチーム メンバーがアクセスするには、ファイルをダブルクリックしてパソコンにダウンロードします。

普段使用しないファイルとフォルダを特定してクラウドに移動できるスマート シンクなら、保存容量を自動的に節約することも可能です。

管理者は、新しいファイルをチームのパソコンに自動的にダウンロードするか、オンラインのみでアクセスするかを選択できます。スマート シンクを利用することで、チームのストレージ容量を管理する時間を節約し、必要な作業に専念することができます。

スマート シンクの使い方

 

1. タスクバー(Windows)またはメニューバー(Mac)から Dropbox アイコンをクリックします。
2. フォルダ アイコンをクリックします。
3.[オンラインのみ]または[ローカル]に指定するコンテンツを見つけます。
4. 目的のアイテムを Ctrl キーを押しながらクリックするか、右クリックします。
5.[
スマート シンク]を選択します。
6.[
オンラインのみ]または[ローカル]を選択します。

 

スマート シンクで新しいコンテンツのデフォルト設定を選択する方法

システム拡張機能やドライバの動作について

通常どおり、ファイル エクスプローラー(Windows)や Finder(Mac)などのネイティブ アプリケーションを使用してファイルを開くことができます。ファイルはすぐにパソコンにダウンロードされ、Dropbox アカウントと引き続き同期されます(ハード ドライブの容量も使用します)。

1. 管理者のログイン情報で dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。
3. 左側のサイドバーで
[設定]をクリックします。
4.
[スマート シンク]をクリックします。
5. スマート シンクのデフォルトを選択します:
- ローカルで同期
- オンラインのみ

:チーム メンバーのデフォルトを設定しなくてもスマート シンクは使用できます。管理者の設定が最初のデフォルトとなりますが、各チーム メンバーは、デバイスの設定で異なるデフォルトに変更できます。

選択型同期

選択型同期とは同期機能の一種で、チーム メンバーが一部のファイルをハード ドライブから削除できるようになります。削除しても dropbox.com でアクセスできますが、チーム メンバーのパソコンには表示されません。選択型同期は Dropbox アカウントからファイルやフォルダを削除せずにハード ドライブの容量を節約できる機能です。

チーム向け選択型同期を設定する方法をご覧ください。この機能により、管理者はチーム フォルダに対してデフォルトの同期設定を作成できます。

Dropbox で共有する

管理者はチーム フォルダによる自動共有を設定/管理できます。また、チームが作成した共有フォルダすべてに適用されるチーム全体のルールをカスタマイズすることも可能です。管理コンソールには、チーム外のユーザーと共有することや、チーム外のユーザーがフォルダに参加することを禁止する設定項目もあります。

ブランデッド共有

ブランデッド共有を使用すると、チーム外で共有されているファイルやフォルダに、組織の名前とロゴを追加できます。チーム メンバーが共有リンクや直接共有の招待を送信すると、アカウント設定に追加したブランドの要素が受信者に表示されます。 

Dropbox Business Advanced チームとEnterprise チームの管理者は、チーム全体のブランド要素の設定や、チームメンバーが自分のファイルやフォルダでブランデッド共有設定のカスタマイズを行えるようにすることができます。

ブランデッド共有の管理方法

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで [管理コンソール] をクリックします。
3.[設定]をクリックします。
4.[チームのプロフィール] をクリックし、[ブランデッド共有] までスクロールします。
5.[企業ロゴ]の横にある[ロゴを追加 ] をクリックして、組織のロゴをアップロードします。
6.[背景画像]の横にある[画像を選択] をクリックします。アップロードした画像は、受信者が共有ファイルへのリンクを開いたときに表示されるスプラッシュ画面に表示されます。 

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで [管理コンソール] をクリックします。
3.[設定]をクリックします。
4.[チームのプロフィール ] をクリックし、[ブランド共有] までスクロールします。
5. メンバーは、自分のブランディングオフまたはオンに設定できます。チーム メンバーは、アカウント設定でブランド共有を管理できます

注:
- チーム メンバーにブランデッド共有設定のカスタマイズを許可できるのは、Dropbox Business Advanced チームと Enterprise チームの管理者のみです。

- 管理者がチーム メンバーにブランド設定のカスタマイズを許可しても、チーム メンバーが自身の設定でロゴや背景画像を追加しなければ、共有リンクにロゴなどは表示されません。

パソコンのバックアップ

パソコンのバックアップを使用すると、チーム メンバーはパソコン上にある特定の重要なフォルダを自動的にバックアップできます。「デスクトップ」、「ドキュメント」、「ダウンロード」などのフォルダは、Dropbox にバックアップされる一方で、各パソコンの同じ場所からアクセスできます。管理者はチーム メンバーがパソコンのバックアップを有効にできるかどうかを管理することができます。

パソコンのバックアップ設定の管理方法

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。
2.[管理コンソール]をクリックします。
3.[設定]をクリックします。 4.[バックアップ]をクリックします。
5.[チーム メンバーにパソコンのバックアップを許可する]で、[オン]または[オフ]に切り替えます

注:この変更は 1 時間以内に適用されます。

Dropbox Paper

Dropbox Paper の管理コンソールにより、チーム全体で最新情報を共有できます。

Paper のチーム全体の設定を管理します
- チームに Paper ドキュメントの作成・共有権限を与えるか閲覧のみに限定するか
- チーム メンバーが Paper ドキュメントを共有する方法

管理者として、次のことも可能です。
- アクティビティ ログに Paper イベントを表示することで、ユーザーアクティビティを可視化
- ユーザーとしてログインし、チーム メンバーとして Paper ドキュメントを表示する

Dropbox Paper の使用についての詳細をご覧ください。

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer をご利用いただくと、チームはサイズの大きな最終バージョンのファイルを簡単に送信できます。 

チーム メンバーは各ファイルを送信するだけでなく、1 回の転送に複数のファイルやフォルダを含めることができます。また、転送にロゴ、有効期限、パスワードなどの設定をカスタマイズし、作成した転送のダウンロード アクティビティを監視することもできます。転送ファイルを受信するために Dropbox アカウントを所有する必要はありません。Dropbox Transfer ならシンプルかつ安全に企画案や契約書、完了した作業を送ることができます。 

チーム管理者は管理コンソールでチームの転送設定を管理し、転送のアクティビティを監視することができます。

Dropbox Transfer の使用方法

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで [管理コンソール] をクリックします。
3.[設定]をクリックします。
4.[共有]をクリックします。
5.[Dropbox Transfer によるファイルの共有オンまたはオフ]に切り替えます

:転送を無効にすると、既存の転送リンクにアクセスできなくなります。

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで [管理コンソール] をクリックします。
3.[アクティビティ]をクリックします。
4. ご希望であれば日付、チーム メンバー、コンテンツの条件を追加できます。
5.[アクティビティを追加]をクリックして表示したいファイル転送のアクティビティを選択します。

アプリ インテグレーション

数百社ものサードパーティが先進的な Dropbox API を利用して Dropbox とスムーズに連動するアプリケーションを開発しています。Google、Microsoft、Adobe から Zoom、Slack、Salesforce まで(その他のアプリはこちらを参照、Dropbox とのインテグレーションにより、チーム メンバーは使い慣れたツールで作業に集中し、ツールを切り替える手間を省くことができます。

管理者は管理コンソールからアプリ インテグレーションを管理することができます。また、チーム メンバーはサードパーティ アプリのリンクや管理をアカウント設定で行うことができます。Dropbox Standard や Advanced プランのチーム メンバーは Dropbox App Center でアプリの検索やリンクを行うことができます。

Dropbox は API エンドポイントのネットワークをサポートしているため、アプリと Dropbox とのインテグレーションが容易になり、管理のワークフローが迅速化します。API を確認してアプリを構築してみてください。

次項:Dropbox のセキュリティ

Dropbox で共有と共同作業を行う方法についての説明は以上です。次に、ユーザー認証、ストレージの場所と上限、デフォルトの共有設定、チーム メンバーの追加と削除などのセキュリティに関する設定と機能について説明します。