Datenresidenz von Dropbox Sign

Dropbox Sign bietet lokalisierte Speicher- und Speicherintegrationsoptionen, sodass Sie steuern können, wo Ihre Daten gespeichert werden.

• Die regionale Speicherung dient der Verwaltung von Dokumenten direkt in Dropbox Sign.
• Die Speicherintegration dient zum Synchronisieren von Dokumenten in einen Cloud-Speicherdienst wie Dropbox.
  

Lokalisierter Dokumentenspeicher in Dropbox Sign

Dropbox Sign verfügt über eine Dateninfrastruktur zur Dokumentenspeicherung in den USA, Australien, der EU, Japan, Kanada und Großbritannien. Die Standardregion für alle Abos sind die USA. Im Rahmen von Premium-Abos können Sie Ihre Dokumente wahlweise in einer alternativen Region speichern.

Wenn Sie sich entscheiden, all Ihre Dokumente in einer alternativen Region zu speichern, werden alle ruhenden Dokumente Ihres Unternehmens in unseren AWS-Dateninfrastrukturen in der angegebenen Region gespeichert, z. B. in Frankfurt am Main mit einer Sicherungskopie in Paris.

Team-Admins können eine andere Region für die Dokumentenspeicherung für ihre Teams festlegen, sofern Unternehmens-Admins die Berechtigung erteilt haben. Zum Beispiel können auf Unternehmensebene gespeicherte Dokumente, in den USA gespeichert werden, während auf Unterteam-Ebene gespeicherte Dokumente in der EU gespeichert werden können. Dies gilt auch für Admins von Unterteams. Auch sie können die Region für die Dokumentenspeicherung für ihre Teams ändern, sofern sie die Berechtigung des Team-Admins erhalten.

Was genau wird in der ausgewählten Region gespeichert?

Wir bieten regionale Datenspeicherung für alle ruhenden Dokumente sowie die Signaturen selbst. Diese Dateien werden über Amazon S3 im lokalen AWS-Rechenzentrum gespeichert. Sie enthalten keine Metadaten der Signaturanfrage, wie z. B. E-Mails.

Werden Dokumente dauerhaft in der ausgewählten Region gespeichert und von US-amerikanischen Servern entfernt?

Wenn Sie eine regionale Datenresidenzoption wählen und ein Dokument im Ruhezustand ist, wird es nur in dieser Region gespeichert. Wenn ein Dokument verarbeitet wird (z. B. wenn es bearbeitet, versendet oder unterzeichnet wird), wird eine temporäre Kopie des Dokuments auf unsere US-Server verschoben, wo die Verarbeitung durchgeführt wird. Sobald ein Dokument fertiggestellt ist (entweder unterschrieben oder abgelehnt wurde), ist keine weitere Verarbeitung erforderlich und es wird nur noch in den bevorzugten Regionen gespeichert, ohne dass Kopien in den USA verbleiben.

Was passiert mit der unterzeichneten Version eines Dokuments?

Der Unternehmensadmin des Absenders hat die volle Kontrolle über den Speicherort des Dokuments. Wenn ein Unternehmen die Speicherlokalisierung auf eine bevorzugte Region festgelegt hat, werden alle Dokumente in dieser Region gespeichert, auch wenn der Unterzeichner in einer anderen Region ansässig ist.

So legen Sie den Dokumentspeicherort fest

Unternehmens-Admins können die Einstellung für den Speicherort in der Verwaltungskonsole aktualisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Dropbox Sign mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Scrollen Sie zu Dokumentenverwaltung.
7. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Datenaufbewahrung eine Region aus.

Für API-Kunden:

Unternehmens-Admins mit API-Abos können den Speicherort in ihren Kontoeinstellungen aktualisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Dropbox Sign mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Scrollen Sie zu Dokumentenverwaltung.
7. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben dem Speicherort der ruhenden Dokumente Ihres Teams die Option Team-Admins/Manager aus.

So erteilen Sie Team-Admins die Berechtigung, den Speicherort für Dokumente festzulegen

Unternehmens-Admins können Team-Admins die Berechtigung erteilen, die Datenresidenz für ihre Teams zu ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Dropbox Sign mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Scrollen Sie zu Dokumentenverwaltung.
7. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben dem Speicherort der ruhenden Dokumente Ihres Teams die Option Team-Admins/Manager aus.

So können Team-Admins den Speicherort für Dokumente festlegen

Team-Admins und Unterteam-Admins mit API- und Nicht-API-Abos können den Speicherort in ihren Kontoeinstellungen aktualisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Dropbox Sign mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Scrollen Sie zu Dokumentenverwaltung.
7. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Datenaufbewahrung eine Region aus.