Dropbox Sign propose des options de stockage localisé et d’intégration, afin que vous puissiez contrôler où vos données sont conservées.
- Le stockage régional sert à gérer les documents directement dans Dropbox Sign.
- L’intégration de stockage permet de synchroniser vos documents avec un service cloud, comme Dropbox.
Stockage de documents localisé dans Dropbox Sign
Dropbox Sign dispose d’infrastructures de données pour stocker les documents aux États-Unis, en Australie, dans l’Union européenne, au Japon, au Canada et au Royaume-Uni. La région par défaut pour tous les forfaits est les États-Unis. Les utilisateurs de forfaits Premium peuvent choisir de stocker leurs documents dans une autre région.
Si vous choisissez de stocker vos documents dans une autre région, tous les documents inactifs de votre organisation seront stockés dans nos infrastructures de données AWS de la région indiquée (par exemple, à Francfort en Allemagne avec une sauvegarde à Paris en France).
Les administrateurs d’équipe peuvent définir une zone de stockage de documents différente pour leurs équipes si l’administrateur de l’organisation leur en donne l’autorisation. Par exemple, les documents stockés au niveau de l’organisation peuvent se trouver aux États-Unis, tandis que ceux des sous-équipes peuvent être stockés dans l’UE. Cette règle s’applique aussi aux administrateurs de sous-équipes, qui peuvent modifier la zone de stockage de leurs équipes si l’administrateur d’équipe le leur permet.
Quels contenus sont stockés dans la région choisie ?
Nous proposons un stockage régional des données pour tous les documents au repos ainsi que pour les signatures elles-mêmes. Ces fichiers sont conservés dans le centre de données AWS local via Amazon S3. Les métadonnées de la demande de signature, telles que les e-mails, ne sont pas incluses.
Les documents seront-ils stockés de façon permanente dans la région choisie et supprimés des serveurs basés aux États-Unis ?
Si vous optez pour une option de résidence des données régionale et qu’un document est au repos, il ne sera stocké que dans cette région. Si un document est en cours de traitement (modification, envoi ou signature), une copie temporaire est transférée sur nos serveurs américains pour y être traitée. Une fois qu’un document est finalisé (signé ou refusé), il n’est plus traité et est stocké uniquement dans les régions choisies, sans copies restantes aux États-Unis.
Qu’en est-il de la version du signataire d’un document ?
L’administrateur de l’organisation de l’expéditeur dispose d’un contrôle total sur l’emplacement de stockage des documents. Si une organisation a défini une région de stockage préférentielle, tous les documents y seront conservés, même si le signataire se trouve dans une autre région.
Configuration de l’emplacement de stockage d’un document
Les administrateurs de l’organisation peuvent mettre à jour le paramètre de l’emplacement de stockage dans l’interface d’administration. Pour ce faire :
- Connectez-vous à Dropbox Sign à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
- Passez le curseur sur vos initiales dans l’angle supérieur droit de l’écran.
- Cliquez sur Interface d'administration.
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale gauche.
- Faites défiler la page jusqu’à Contrôles des documents.
- Sélectionnez une région dans le menu déroulant situé à côté de Résidence des données.
Pour les clients API
Les administrateurs de l’organisation disposant de forfaits API peuvent mettre à jour l’emplacement de stockage depuis les paramètres de leur compte. Pour ce faire :
- Connectez-vous à Dropbox Sign à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
- Passez le curseur sur vos initiales dans l’angle supérieur droit de l’écran.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale gauche.
- Faites défiler la page jusqu’à Contrôles des documents.
- Sélectionnez Administrateurs/gestionnaires d’équipe dans le menu déroulant à côté de Emplacement des documents au repos de votre équipe.
Comment autoriser les administrateurs d’équipe à définir l’emplacement de stockage des documents
Les administrateurs de l’organisation peuvent autoriser les administrateurs d’équipe à modifier la résidence des données de leurs équipes. Pour ce faire :
- Connectez-vous à Dropbox Sign à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
- Passez le curseur sur vos initiales dans l’angle supérieur droit de l’écran.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale gauche.
- Faites défiler la page jusqu’à Contrôles des documents.
- Sélectionnez Administrateurs/gestionnaires d’équipe dans le menu déroulant à côté de Emplacement des documents au repos de votre équipe.
