Residenza dei dati di Dropbox Sign

Dropbox Sign offre opzioni per archiviare i dati in un’area geografica specifica e integrare uno spazio di archiviazione, così che tu possa controllare dove vengono salvati.

• L’archiviazione dei dati in un’area geografica specifica consente di gestire i documenti direttamente da Dropbox Sign.
• L’integrazione di uno spazio di archiviazione consente di sincronizzare i documenti in un servizio di archiviazione cloud, come Dropbox.
  

Archiviazione dei documenti in Dropbox Sign

Dropbox Sign dispone di un’infrastruttura dati per l’archiviazione di documenti in Stati Uniti, Australia, Unione europea, Giappone, Canada e Regno Unito. L’area predefinita per tutti i piani sono gli Stati Uniti. I clienti con piani Premium possono scegliere di archiviare i propri documenti in un’altra area geografica.

Se scegli di archiviare i documenti in un’altra area geografica, tutti i documenti dell’organizzazione inattivi verranno archiviati nelle nostre infrastrutture dati AWS nella regione specificata, ad esempio a Francoforte, Germania, con un backup a Parigi, Francia.

Gli amministratori di team possono impostare un’area geografica diversa per l’archiviazione dei documenti del team se autorizzati dall’amministratore dell’organizzazione. Ad esempio, i documenti a livello di organizzazione possono essere archiviati negli Stati Uniti, mentre quelli a livello di team nell'UE. Questo vale anche per gli amministratori dei team secondari. Anche loro possono modificare l’area geografica di archiviazione dei documenti per i loro team se autorizzati dall’amministratore di team.

Che cosa viene archiviato nell’area selezionata?

La nostra offerta include l’archiviazione dei dati in un’area geografica specifica per tutti i documenti inattivi, oltre che per le firme. I file vengono memorizzati nel data center AWS locale tramite Amazon S3. Non sono inclusi i metadati della richiesta di firma, come per esempio gli indirizzi email.

I documenti saranno conservati definitivamente nell'area prescelta e verranno rimossi dai server degli Stati Uniti?

Se scegli di impostare la residenza dei dati in un’area geografica specifica, gli eventuali documenti inattivi verranno archiviati solo in tale area. Se un documento è in fase di elaborazione (ad esempio se qualcuno lo sta modificando, inviando o firmando), una copia temporanea viene spostata sui nostri server negli Stati Uniti, dove viene eseguita l’elaborazione. I documenti completati (firmati o rifiutati), che quindi non richiedono ulteriore elaborazione, vengono archiviati solo sui server dell’area selezionata, senza che ne venga conservata neanche una copia negli Stati Uniti.

Dove viene archiviata la versione di un documento del firmatario?

L’amministratore dell’organizzazione del mittente del documento ha piena autorità sulla relativa posizione di archiviazione. Se un’organizzazione ha impostato come posizione di archiviazione un’area geografica specifica, tutti i documenti verranno archiviati in tale area, anche se il firmatario risiede in un’area diversa.

Come impostare la posizione in cui vengono archiviati i documenti

Gli amministratori dell'organizzazione possono aggiornare l'impostazione della posizione di archiviazione nella Console amministratore. A tale scopo:

1. Accedi a Dropbox Sign con le tue credenziali di amministratore
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Scorri fino a Controlli dei documenti.
7. Seleziona un’area geografica dal menu a discesa accanto a Residenza dei dati.

Per i clienti API

Gli amministratori dell'organizzazione con piani API possono aggiornare la posizione di archiviazione nelle impostazioni account. A tale scopo:

1. Accedi a Dropbox Sign con le tue credenziali di amministratore
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Scorri fino a Controlli dei documenti.
7. Seleziona Amministratori di team/manager dal menu a discesa accanto a Posizione dei documenti inattivi del tuo team.

Come concedere agli amministratori di team l'autorizzazione per impostare la posizione di archiviazione dei documenti

Gli amministratori dell'organizzazione possono concedere agli amministratori di team l'autorizzazione per modificare la residenza dei dati per i propri team. A tale scopo:

1. Accedi a Dropbox Sign con le tue credenziali di amministratore.
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Scorri fino a Controlli dei documenti.
7. Seleziona Amministratori di team/manager dal menu a discesa accanto a Posizione dei documenti inattivi del tuo team.

Come gli amministratori di team possono impostare la posizione di archiviazione dei documenti

Gli amministratori di team e sottoteam con piani API e non API possono aggiornare la posizione di archiviazione nelle impostazioni account. A tale scopo:

1. Accedi a Dropbox Sign con le tue credenziali di amministratore.
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Scorri fino a Controlli dei documenti.
7. Seleziona un’area geografica dal menu a discesa accanto a Residenza dei dati.