Die gemeinsame Dokumenterstellung als Admin aktivieren

Aktualisiert Oct 16, 2024
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In diesem Artikel wird ein Feature beschrieben, das für Admins mit bestimmten Rollen in Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus und Enterprise verfügbar ist.


Admins von Dropbox Standard-, Advanced-, Business-, Business Plus- oder Enterprise-Teams mit einer Microsoft 365 Business-Lizenz können die gemeinsame Dokumenterstellung für ihr Team aktivieren.

Gemeinsame Dokumenterstellung über die Verwaltungskonsole aktivieren


Die gemeinsame Dokumenterstellung ist für die meisten Teams standardmäßig aktiviert. Wenn jedoch verknüpfte Apps standardmäßig für Ihr Team blockiert sind, müssen Sie die gemeinsame Dokumenterstellung erst noch aktivieren, indem Sie Ihrem Team erlauben, Microsoft Office 365 mit Dropbox zu verknüpfen. 

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie unter Apps auf App-Berechtigungen.
  5. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…) neben „Microsoft Office 365“.
  6. Wählen Sie Zulassen aus.
Turn on co-authoring from the admin console

Geschützte Ansicht unter Windows


Stammen die zu bearbeitenden Dokumente aus nicht vertrauenswürdigen Quellen, so startet Windows entsprechende Sitzungen zur gemeinsamen Dokumenterstellung automatisch im schreibgeschützten Modus. Dropbox gilt auf Windows-Computern standardmäßig als nicht vertrauenswürdige Quelle. 

Oben auf Ihrem Bildschirm wird ein Banner angezeigt, das Sie warnt, dass Dateien aus dem Internet Viren enthalten können. Um mit der Bearbeitung des Dokuments zu beginnen, klicken Sie auf Bearbeitung aktivieren.

Um diesen Schritt nicht ausführen zu müssen, können Sie Dropbox als vertrauenswürdige Quelle einstufen. Das geht so:

  1. Öffnen Sie die Steuerkonsole.
  2. Klicken Sie auf Internetoptionen.
  3. Klicken Sie auf den Tab Sicherheit.
  4. Wählen Sie Vertrauenswürdige Sites aus.
  5. Klicken Sie auf Sites.
  6. Geben Sie unter Diese Website zur Zone hinzufügen die folgende Webadresse ein: https://wopi.dropbox.com
Set Dropbox as a trusted source, step 1
Set Dropbox as a trusted source, step 2
Dieser Vorgang muss von jedem Teammitglied abgeschlossen werden, das bei gemeinsamer Dokumenterstellung mitwirkt. Der IT-Administrator des Teams kann Gruppenrichtlinienobjekte verwenden, um Dropbox für die gesamte Organisation als vertrauenswürdigen Quelle einzustufen.

In der Dokumentation von Microsoft erfahren Sie mehr zur globalen Autorisierung.

Dropbox automatisch als Ort für Ihr Team bereitstellen lassen

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Hinweis: Die folgenden Anweisungen richten sich an den IT-Administrator Ihres Teams. Wir empfehlen Ihnen dringend, sowohl diesen Leitfaden als auch die Dokumentation von Microsoft über das Bereitstellen von Orten für den Desktop zu lesen, bevor Sie mit der automatischen Bereitstellung beginnen.

Mit der Funktion „Automatisch bereitstellen“ können Sie Dropbox für jedes Mitglied Ihres Teams als Ort in Office 365 hinzufügen, und müssen das nicht für jedes einzelne Konto manuell vornehmen. Bei jeder der folgenden Einrichtungsmethoden muss sich jeder Nutzer in Ihrem Team bei seinem Dropbox-Konto anmelden, um Dropbox als Speicherplatz zu authentifizieren.

Gruppenrichtlinienobjekte

So erstellen und implementieren Sie ein neues Gruppenrichtlinienobjekt:

  1. Erstellen Sie eine Datei, die das folgende PowerShell-Skript enthält:
$DropboxForTeamsServiceId = 'TP_DROPBOX_PLUS';
function Get-DropboxForTeamsExists {
    param ($OfficeVersion)
    $serviceExists = 0;
    $localServices = Get-ChildItem -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\$OfficeVersion\Common\ServicesManagerCache\Local"
    foreach ($value in $localServices) {
        $service = Get-ItemProperty "HKCU:\$value"
        if ($service.ServiceId -eq $DropboxForTeamsServiceId) {
            $serviceExists = 1;
            break
        }
    }
    $serviceExists;
}
# Get current office version
function Get-OfficeVersion {
    $officeVersionX32 = (Get-ItemProperty -Path 'HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration' -ErrorAction SilentlyContinue -WarningAction SilentlyContinue) | Select-Object -ExpandProperty VersionToReport
    $officeVersionX64 = (Get-ItemProperty -Path 'HKLM:\SOFTWARE\WOW6432Node\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration' -ErrorAction SilentlyContinue -WarningAction SilentlyContinue)
    if ($officeVersionX32 -ne $null -and $officeVersionX64 -ne $null) {
        $officeVersion = $officeVersionX64 #Use x64 as default.
    } elseif($officeVersionX32 -eq $null -or $officeVersionX64 -eq $null) {
        $officeVersion = $officeVersionX32 + $officeVersionX64
    }
    $officeVersionMain = $officeVersion.Split(".")[0] + '.0'
    $officeVersionMain
}
Write-Host "Dropbox for Teams provisioning script initialized."
Write-Host "Detecting Office version."
$officeVersion = Get-OfficeVersion
Write-Host "Office version detected: $officeVersion"
$dropboxForTeamsExists = Get-DropboxForTeamsExists -OfficeVersion $officeVersion
if($dropboxForTeamsExists -eq 0) {
    Write-Host "Dropbox for Teams not found, running provisioning script."
    <#
        Paremeters used within script
        - `asp`    = Add storage provider command
        - `d`      = Read service identifier field
        - `o`      = This is lower-case letter ‘o’ not zero. Read operation identifier to indicate is silent or not
        - `1`      = Invoke in silent mode (intended to be invoked on user login)
        - `a`      = Lower-case letter ‘a’. Read the invoking application identifier
        - `script` = The application invoking the protocol handler for debugging and logging use. In this case it is script.
    #>
    start "ms-office-storage-host:asp|d|$DropboxForTeamsServiceId|o|1|a|script"
    Write-Host "Provision script finished."
} else {
    Write-Host "Dropbox for Teams found exiting..."
}
  1. Erstellen Sie ein neues Gruppenrichtlinienobjekt (GPO):
    1. Lesen Sie die Microsoft-Dokumentation.
    2. Öffnen Sie die Gruppenrichtlinien-Verwaltungskonsole als Nutzer, der Teil der Gruppenrichtlinien-Ersteller-Besitzer ist.
    3. Suchen Sie nach Gruppenrichtlinienobjekten für die angegebene Domäne und klicken Sie auf Neu.
    4. Geben Sie Ihrem neuen Gruppenrichtlinienobjekt einen Namen.
       
  2. Konfigurieren Sie das Anmeldeskript:
    1. Lesen Sie die Microsoft-Dokumentation.
    2. Öffnen Sie die Gruppenrichtlinien-Verwaltungskonsole.
    3. Erweitern Sie unter Benutzerkonfiguration die Windows-Einstellungen und wählen Sie Skripts aus.
    4. Doppelklicken Sie im Fenster „Skripte Anmeldung/Abmeldung“ auf Anmeldung.
    5. Klicken Sie im Fenster „Anmeldeeigenschaften“ auf den Tab PowerShell-Skripte.
    6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    7. Klicken Sie neben Skriptnamen auf Durchsuchen.
    8. Kopieren Sie das PowerShell-Skript aus dem ersten Schritt in dieses Fenster und wählen Sie es aus, sobald der Kopiervorgang abgeschlossen ist.
    9. Klicken Sie auf Öffnen.
      • Als Standard ist hier der Ordner „Benutzer-Skripte-Anmeldung“ innerhalb des Gruppenrichtlinienobjekts im Ordner „Sysvol – Richtlinien“ hinterlegt.
         
  3. Bestätigen Sie alle Änderungen und schließen Sie den Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor.

  4. Verknüpfen Sie diese Richtlinie mit einer beliebigen Organisationseinheit (OU):
    1. Lesen Sie die Microsoft-Dokumentation.
    2. Navigieren Sie in der Gruppenrichtlinien-Verwaltungskonsole zur gewünschten Organisationseinheit.
    3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Organisationseinheit und wählen Sie Vorhandenes Gruppenrichtlinienobjekt verknüpfen aus.
    4. Wählen Sie das Gruppenrichtlinienobjekt aus, die Sie verknüpfen möchten, und klicken Sie auf OK.
       
  5. Das Skript wird ausgeführt, wenn sich die Teammitglieder anmelden.
    • Empfehlen oder erzwingen Sie bei Bedarf einen Neustart der Geräte der Teammitglieder.

 

Das Skript mit Intune anwenden

Das PowerShell-Skript kann auf ähnliche Weise über Intune angewendet werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in der offiziellen Microsoft-Dokumentation

Achten Sie dabei auf Folgendes:

  • Realisieren Sie die Schritte nur auf Windows 10- und Windows 11-Geräten.
  • Wenden Sie das Skript im Benutzerkontext an.
  • Verwenden Sie bei der Ausführung des Skripts die Anmeldeinformationen.
  • Deaktivieren Sie die Skriptsignaturprüfung.
  • Führen Sie das Skript im 64-Bit-Modus aus.

Jede dieser Optionen konfiguriert den Eintrag OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders unter der Domäne com.microsoft.office.

Shell-Skript

Das folgende Skript muss im Benutzerkontext ausgeführt werden. Wenn beim Ausführen des Skripts eine oder mehrere Microsoft-Apps geöffnet sind, müssen diese neu gestartet werden.

#!/bin/zsh
office_settings=$(defaults read com.microsoft.office)
if [[ ${office_settings} != *"domain com.microsoft.office does not exists"* ]] ;
then
  echo "Office detected"
  if [[ ${office_settings} == *"TP_DROPBOX_PLUS"* ]] ;
  then
    echo "Dropbox entry is present. No action taken."
  else
    echo "Adding Dropbox storage account entry..."
    defaults write com.microsoft.office OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders -array '{CSPServiceID=TP_DROPBOX_PLUS; }'
    echo "Entry added."
  fi
  exit 0
else
  echo "Office not installed."
  exit 1
fi
Um die vorgenommenen Änderungen rückgängig zu machen, führen Sie dieses Shell-Skript aus:
#!/bin/zsh
defaults write com.microsoft.office OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders -array '{}'

Gerätemanagement unter Apple installieren

  1. Erstellen Sie mit einem beliebigen Texteditor eine Datei mit der Dateiendung .mobileconfig.
  2. Kopieren Sie das folgende Skript und ersetzen Sie die Werte #UUID1# und #UUID2# durch zufällig generierte Werte:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE plist PUBLIC "-//Apple//DTD PLIST 1.0//EN" "http://www.apple.com/DTDs/PropertyList-
1.0.dtd">
<plist version="1.0">
        <dict>
                <key>PayloadContent</key>
                <array>
                        <dict>
                                <key>OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders</key>
                                <array>
                                        <dict>
                                                <key>CSPServiceID</key>
                                                <string>TP_DROPBOX_PLUS</string>
                                        </dict>
                                </array>
                                <key>PayloadDisplayName</key>
                                <string>Microsoft Office</string>
                                <key>PayloadIdentifier</key>
                                <string>com.microsoft.office.#UUID1#</string>
                                <key>PayloadType</key>
                                <string>com.microsoft.office</string>
                                <key>PayloadUUID</key>
                                <string>#UUID1#</string>
                                <key>PayloadVersion</key>
                                <integer>1</integer>
                        </dict>
                </array>
                <key>PayloadDisplayName</key>
                <string>Add Dropbox Storage Account to O365</string>
                <key>PayloadIdentifier</key>
                <string>com.dropbox.o365connectedservices</string>
                <key>PayloadOrganization</key>
                <string>Dropbox, Inc.</string>
                <key>PayloadRemovalDisallowed</key>
                <false/>
                <key>PayloadScope</key>
                <string>System</string>
                <key>PayloadType</key>
                <string>Configuration</string>
                <key>PayloadUUID</key>
                <string>#UUID2#</string>
                <key>PayloadVersion</key>
                <integer>1</integer>
        </dict>
</plist>
  1. Laden Sie die Datei in eine Gerätemanagement-Software von Apple (wie JAMF oder MobiControl) hoch.
  2. Die Einstellungen werden nach dem Neustart der Office-App sichtbar.

     

Mit mcxToProfile eine .mobileconfig-Datei erstellen

mcxToProfile ist ein einfaches Befehlszeilen-Dienstprogramm zur Erstellung von Konfigurationsprofilen mit „benutzerdefinierten Einstellungen“. Hierbei wird der Profile Manager Device Management-Service in OS X Server 10.7 und 10.8 nicht benötigt. 

Es kann Eingaben von Eigenschaftslistendateien auf der Festplatte oder direkt von einem Verzeichnisdienstknoten (Lokales MCX oder Offenes Verzeichnis) entgegennehmen.

So verwenden Sie diese Methode:

  1. Erstellen Sie im Texteditor eine neue Datei mit der Dateiendung .plist.
  2. Kopieren Sie die folgende XML-Datei.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE plist PUBLIC "-//Apple//DTD PLIST 1.0//EN" http://www.apple.com/DTDs/PropertyList-1.0.dtd>
<plist version="1.0">
  <dict>
    <key>OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders</key>
    <array>
      <dict>
        <key>CSPServiceID</key>
        <string>TP_DROPBOX_PLUS</string>
      </dict>
    </array>
  </dict>
</plist>
  1. Wandeln Sie .plist mit dem Tool mcxToProfile in .mobileconfig um.
  2. Laden Sie die Datei in eine MDM-Software (wie JAMF oder MobiControl) hoch.
  3. Die Einstellungen werden nach dem Neustart der Office-App sichtbar.

Speicherkontoauthentifizierung

Nachdem die oben genannten Schritte umgesetzt wurden, muss jedes Mitglied Ihres Teams Dropbox manuell als Ort in der Office 365-Desktop-App authentifizieren. Das geht so:

  1. Öffnen Sie eine beliebige Microsoft Office 365-Desktop-App.
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Öffnen.
  3. Klicken Sie unter Andere Orte auf Dropbox für Teams.
  4. Klicken Sie auf Anmelden.
  5. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an.
  6. Wählen Sie das Dropbox-Konto aus, das Sie mit Office 365 verknüpfen möchten.


Nutzer müssen möglicherweise die Microsoft 365-App neu starten, bevor Dropbox als Ort angezeigt wird.

Dropbox-Apps für Microsoft Teams aktivieren

Die Dropbox-App in Microsoft Teams nutzen

Wenn Sie verknüpfte Apps standardmäßig deaktiviert haben, müssen Sie die Dropbox-App für Mitglieder Ihres Teams mithilfe der App-Setup-Richtlinie für Teams erst noch aktivieren. Das geht so:

  1.  Melden Sie sich im Teams Admin Center an und greifen Sie auf Teams-Apps > Setup-Richtlinien zu.
  2.  Klicken Sie auf Hinzufügen.
  3.  Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein.
  4.  Wählen Sie unter Installierte Apps die Option Apps hinzufügen aus.
  5.  Gehen Sie im Bereich Installierte Apps hinzufügen zu „Dropbox“.
  6. Klicken Sie neben Dropbox auf Auswählen.
  7.  Klicken Sie auf Hinzufügen.
Add the Dropbox app in Microsoft Teams

Die Dropbox-App in Microsoft Teams anheften

So pinnen Sie die Dropbox-App in Microsoft Teams an:

  1. Melden Sie sich im Teams Admin Center an und greifen Sie auf Teams-Apps > Setup-Richtlinien zu.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein.
    •  Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Anheften durch Benutzer, um Nutzern zu gestatten, Apps anzuheften und die Reihenfolge der angehefteten Apps zu ändern.
  4. Wählen Sie unter Angeheftete Apps die Option Apps hinzufügen aus.
  5. Gehen Sie im Bereich Angeheftete Apps hinzufügen zu „Dropbox“ und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Dropbox zu allen Microsoft Teams-Kanälen hinzufügen

So fügen Sie die Dropbox-App zu allen Microsoft Teams-Kanälen hinzu:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Admin-Anmeldedaten bei Dropbox an.
  2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
  4. Gehen Sie zu App-Berechtigungen.
  5. Klicken Sie auf den Tab Andere Apps.
  6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zulassen aus.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der App Dropbox für Microsoft Teams.
  8. Klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten.
  9. Klicken Sie auf Zu allen Kanälen hinzufügen.
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