Dropbox for Salesforce : paramètres d'administration avancés

Mis à jour Dec 20, 2023

Après avoir configuré Dropbox pour Salesforce avec la configuration standard, vous pouvez également personnaliser votre intégration Dropbox pour Salesforce, selon les indications contenues dans cet article.

Utilisation d’objets personnalisés ou d’objets standard autres que ceux configurés par défaut

Pour utiliser des objets personnalisés ou des objets autres que ceux configurés par défaut (Compte, Contact, Requête, Opportunité, Piste), procédez comme suit :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Dans la section Platform Tools (Outils de la plate-forme), cliquez sur Custom code (Code personnalisé).
Cliquez sur Visualforce Pages.
Dans la liste des pages, cliquez sur New (Nouveau).
Ajoutez une étiquette et un nom pour votre page Visualforce.
Remplacez le balisage Visualforce par l’une des deux options de code ci-dessous. La valeur de standardController doit être remplacée par le nom d’API de l’objet. Pour un objet standard, le nom d’API est celui de l’objet standard. Par exemple, le nom d’API de l’objet « Contrats » est « Contrat ».

Dropbox for [Object] :

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:Dropbox />
</apex:page>

All of Dropbox for [Object] :s

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
  <Dropbox_for_SF:Dropbox AllDropbox="true" />
</apex:page>

Cliquez sur Save (Enregistrer).

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, procédez comme suit :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Sous Build (Construire), cliquez sur Develop (Développer).
Cliquez sur Visualforce Pages.
Dans la liste des pages, cliquez sur New (Nouveau).
Ajoutez une étiquette et un nom pour votre page Visualforce.
Remplacez le balisage Visualforce par le code détaillé ci-dessus. La valeur de standardController doit être remplacée par le nom d’API de l’objet. Pour un objet standard, le nom d’API est celui de l’objet standard. Par exemple, le nom d’API de l’objet « Contrats » est « Contrat ».
Cliquez sur Enregistrer.

Pour mettre à jour la présentation Object en utilisant la page Visualforce créée plus haut, suivez ces instructions :

Cliquez sur Object Manager (Gestionnaire d'objets).
Sélectionnez l'objet à modifier.
Cliquez sur Page Layouts (Présentations de page).
Sélectionnez la présentation à modifier.
Dans la zone de paramètres figurant en haut, glissez-déposez une section sur la page.
Indiquez le nom de la section, puis choisissez la présentation à une colonne.
Cliquez sur OK.
Accédez à l'élément Pages Visualforce, puis glissez-déposez la page correspondante dans la section Dropbox.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois que vous avez ajouté l'élément Pages Visualforce, cliquez sur l'icône représentant une clé à molette.
Sur la page des options, configurez les propriétés de la page Visualforce comme suit : Width (Largeur) sur 100 % et Height (Hauteur) sur 400 pixels, puis cochez la case Show scrollbars (Afficher les barres de défilement).

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, suivez plutôt les instructions ci-après :

Cliquez sur Configuration.
Dans la barre de recherche en haut à gauche, recherchez “ObjectManager”.
Choisissez l'objet à modifier, puis cliquez sur Page Layouts (Présentations de page) sur la gauche.
À côté de la présentation avec laquelle vous voulez travailler, cliquez sur la flèche du menu, puis sélectionnez Edit (Modifier).
Dans le champ supérieur des paramètres, glissez-déposez une section sur la page.
Indiquez le nom de la section, puis choisissez la présentation à une colonne.
Cliquez sur OK.
Accédez à l'élément Pages Visualforce, puis glissez-déposez la page correspondante dans la section Dropbox.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois que vous avez ajouté l'élément Pages Visualforce, cliquez sur l'icône représentant une clé à molette.
Sur la page des options, configurez les propriétés de la page Visualforce comme suit : "Width" (Largeur) sur 100 % et "Height" (Hauteur) sur 400 pixels, puis cochez la case Show scrollbars (Afficher les barres de défilement).

Configurez ensuite un nouveau déclencheur d'objet pour l'objet personnalisé ou l'objet standard autre que celui par défaut. Pour cela, procédez comme suit :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Sélectionnez Object Manager (Gestionnaire d'objets) sous Objects and Fields (Objets et champs).
Sélectionnez l'objet personnalisé.
Cliquez sur Triggers (Déclencheurs).
Cliquez sur Nouveau.
Copiez le bloc de code suivant dans le champ de saisie en remplaçant les noms par les noms appropriés.

Trigger <TRIGGER_NAME> on <OBJECT_API_NAME> (after update, after delete) {
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isUpdate){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.OnRecordChange(Trigger.old, Trigger.new);
        }
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isDelete){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.HandleMerge(Trigger.old);
        }
    
    }

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, suivez les instructions ci-après qui vous permettront de configurer un déclencheur d’objet personnalisé :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Dans la section Build (Construire), cliquez sur Create (Créer).
Sélectionnez Objects (Objets).
Sélectionnez l'objet personnalisé.
Dans la section Triggers (Déclencheurs), cliquez sur New (Nouveau).
Copiez le bloc de code ci-dessus dans le champ de saisie en remplaçant les noms par les noms appropriés.

Pour résoudre le problème de couverture de code, procédez comme suit :

Ajoutez le code suivant sous forme de classe Apex personnalisée, puis insérez le nom CustomTests dans le jeu de changements personnalisés :

@isTest
public class CustomTest
{
  static testMethod void update<OBJECT_API_NAME>() {
      <OBJECT_API_NAME>  a = new <OBJECT_API_NAME> (Name='test');
      insert a;
      Test.startTest();
      a.Name = 'new test';
      update a;
      Test.stopTest();
      system.assertEquals('new test', a.name);
  }
}

Exécutez à nouveau tous les tests dans la Developer Console.

Activation de Dropbox for Salesforce dans l'application mobile Salesforce1

Pour pouvoir utiliser Dropbox for Salesforce dans l'application mobile Salesforce1, vous devez commencer par ajouter une carte mobile à la présentation de page.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Dans la section Platform Tools (Outils de la plate-forme), cliquez sur Objects and Fields (Objets et champs).
Cliquez sur Object Manager (Gestionnaire d'objets).
Sélectionnez l'objet à modifier.
Cliquez sur Page Layouts (Présentations de page).
Sélectionnez la présentation à modifier.
Faites défiler jusqu'à la section Mobile Cards (Salesforce1 only) (Cartes mobiles, Salesforce1 uniquement).
Dans le champ des paramètres qui se trouve en haut de l'écran, cliquez sur Visualforce Pages (Pages Visualforce).
Glissez-déposez Mobile Dropbox for [Object] dans la section Mobile Cards (Salesforce1 only) (Cartes mobiles, Salesforce1 uniquement).
Cliquez sur Enregistrer.

Ensuite, vous pouvez rendre ces objets personnalisés disponibles pour Salesforce1 Mobile. Pour les rendre compatibles avec Salesforce1 Mobile, vous devez activer cette fonctionnalité au moment de configurer la page Visualforce. Suivez ces étapes pour pouvoir afficher vos objets personnalisés :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Dans la section Platform Tools (Outils de la plate-forme), cliquez sur Custom Code (Code personnalisé).
Cliquez sur Visualforce Pages (Pages Visualforce).
Cliquez sur New (Nouveau).
Donnez à votre page une étiquette et un nom.
Cochez la case Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible pour les applications mobiles Salesforce et les pages Lightning).
Copiez et collez le code affiché avant ces instructions, en remplaçant le texte “insérer le nom d'API” par le nom d'API de l'objet.
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, suivez plutôt les instructions ci-après :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Dans la section Élaborer, cliquez sur Personnaliser.
Dans la section Personnaliser, cliquez sur Présentations de page.
Près de la présentation sur laquelle vous souhaitez travailler, cliquez sur Modifier.
Faites défiler jusqu'à la section Mobile Cards (Salesforce1 only) (Cartes mobiles, Salesforce1 uniquement).
Dans le champ des paramètres qui se trouve en haut de l'écran, cliquez sur Pages Visualforce.
Glissez-déposez Mobile Dropbox for [Object] dans la section Mobile Cards (Salesforce1 only) (Cartes mobiles, Salesforce1 uniquement).
Cliquez sur Enregistrer.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Sous Build (Construire), cliquez sur Develop (Développer).
Cliquez sur Visualforce Pages.
Dans la liste des pages, cliquez sur New (Nouveau).
Ajoutez une étiquette et un nom pour votre page Visualforce.
Donnez à votre page une étiquette et un nom.
Cochez la case Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible pour les applications mobiles Salesforce et les pages Lightning).
Copiez et collez le code ci-dessous, en remplaçant le texte "insérer le nom d'API" par le nom d'API de l'objet.
Cliquez sur Enregistrer.

<apex:page standardController=“INSERT—API—NAME—HERE” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >
</apex:page>

Identification du nom d'API des objets Salesforce

Dans Salesforce, tous les objets ont un nom d'API. Si vous travaillez avec des objets personnalisés, suivez les instructions ci-dessous pour identifier ce nom d'API.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Dans la section Élaborer de la colonne de gauche, cliquez sur Créer.
Cliquez sur Objets dans le menu contextuel.
Cliquez sur le nom de l'objet.
Cliquez sur l'étiquette de l'objet. Le nom de l'API s'affiche alors.

Création de modèles d'enregistrement d'objets

Dropbox for Salesforce peut créer une arborescence pour vous permettre d'utiliser les dossiers modèles. Ces dossiers associent vos enregistrements Salesforce aux dossiers de votre Dropbox.

Par défaut, Dropbox for Salesforce crée des dossiers vides. Si vous souhaitez qu'ils contiennent des arborescences de sous-dossiers, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de dossier modèle pour y parvenir.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Voyez quelle adresse e-mail est connectée à Dropbox for Salesforce.
- Cliquez sur l'onglet Dropbox Options de votre compte Salesforce pour visualiser l'adresse e-mail.
Depuis dropbox.com, ouvrez le dossier Documents Salesforce.
Cliquez sur le nom du dossier d'objets avec lequel travailler.
Créez un dossier et donnez-lui pour nom “Modèle”.
Créez l'arborescence souhaitée en ajoutant des fichiers et des dossiers au dossier Modèle.
Dans Salesforce, cliquez sur l'onglet Dropbox Options.
Faites défiler jusqu'à Paramètres des objets standard, puis cliquez sur Modifier.
Cochez la case Activer les modèles qui se trouve près de l'objet avec lequel vous souhaitez travailler.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

Les dossiers modèles n'ont pas d'effet rétroactif. Par conséquent, les arborescences créées avant celle du nouveau dossier modèle que vous configurez ne sont en rien modifiées.
Pour déclencher la création du modèle dans un enregistrement, ajoutez un fichier du dossier Dropbox de cet enregistrement dans le dossier « Documents Salesforce » de votre Dropbox.
Les dossiers modèles ne fonctionnent que pour les objets se trouvant dans le dossier “Documents Salesforce” public. Ils ne sont actuellement pas compatibles avec les objets du dossier “Documents Salesforce” privé.
Les dossiers Modèles ne fonctionnent pas pour les objets personnalisés ni pour les objets associés à une convention d'appellation.

Suivi des noms des enregistrements Salesforce

Par défaut, lorsque vous renommez un enregistrement Salesforce, le dossier correspondant dans votre Dropbox n'est pas renommé. Vous pouvez toutefois activer la modification automatique des noms. Cette fonctionnalité garantit que les changements de nom de dossier dans Dropbox for Salesforce sont répercutés dans Dropbox.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'onglet Dropbox Options.
Faites défiler jusqu'à Paramètres des objets standard, puis cliquez sur Modifier.
Cliquez sur Suivre les noms des enregistrements Salesforce à côté des objets pour lesquels vous souhaitez activer la modification automatique des noms.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

Si le dossier est partagé et que la modification automatique des noms est activée, Dropbox for Salesforce met à jour le nom des enregistrements pour tous les membres du dossier.
L’attribution automatique d’un nouveau nom peut être configurée par défaut pour les objets standard. Pour les objets personnalisés, vous devez configurer un déclencheur comme indiqué dans la section Utilisation d’objets personnalisés ci-dessus.

Modification des paramètres de partage

Les administrateurs Salesforce peuvent configurer Dropbox for Salesforce et lui appliquer le modèle de sécurité Salesforce actuellement utilisé. Par défaut, Dropbox for Salesforce suit le modèle de sécurité Salesforce.

Pour modifier les paramètres de partage de l'intégration, suivez les instructions ci-dessous :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'onglet Dropbox Options.
Faites défiler jusqu'à Paramètres des objets standard, puis cliquez sur Modifier.
Cochez la case Respecter les règles de partage Salesforce à côté des objets à activer.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

Si l’option Follow Salesforce Sharing (Respecter les règles de partage Salesforce) est activée pour les objets bénéficiant d’un partage privé par défaut à l’échelle de l’entreprise, un dossier Private Salesforce Documents (Documents Salesforce privés) sera créé au moment de l’ajout des fichiers/dossiers aux nouveaux enregistrements via le composant Dropbox. Ce dossier sera uniquement ajouté dans le compte Dropbox du propriétaire de l’enregistrement.
Les nouveaux paramètres de sécurité ne sont pas rétroactifs. Par conséquent, les dossiers créés avant la modification des paramètres de sécurité ne respecteront pas les nouveaux paramètres.
Les paramètres de partage Salesforce sont accessibles dans Configuration > Sécurité > Paramètres de partage.
Le dossier des documents Salesforce devra être partagé avec tous les utilisateurs Dropbox for Salesforce de l'équipe.
Seuls les utilisateurs de Salesforce qui ont accès à l'objet privé Salesforce verront les contenus Dropbox par le biais de l'intégration Dropbox for Salesforce.

Limitation des droits d'accès à votre équipe seulement

Les administrateurs Salesforce peuvent gérer la façon dont un utilisateur de Salesforce connecte Dropbox à Salesforce.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'onglet Dropbox Options.
Faites défiler jusqu'à la section Dropbox Business, puis cliquez sur N'autoriser que les comptes Dropbox Business à se connecter.
Cliquez sur Modifier.
Sous Accès à Dropbox Business, cochez Membres de l'équipe uniquement.
Cliquez sur Enregistrer.

Attribution de droits d'accès aux utilisateurs Salesforce

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Dans la sectionAdministration, cliquez sur Users (Utilisateurs).
Cliquez sur Profils.
Cliquez sur le nom du profil à modifier.
Faites défiler la page jusqu'à la section Accès à la page Visualforce activé, puis cliquez sur Modifier.
Sélectionnez toutes les pages dont le nom commence par "Dropbox_for_SF".
Cliquez sur la flèche Ajouter.
Cliquez sur Enregistrer.
Faites défiler la page du profil sur lequel vous travaillez jusqu'à atteindre la section "Accès à la classe Apex activé", puis cliquez sur Modifier.
Sélectionnez toutes les classes dont le nom commence par Dropbox_for_SF.
Cliquez sur la flèche Ajouter.
Cliquez sur Enregistrer.

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, suivez plutôt les instructions ci-après :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Accédez à la section Administrer, puis cliquez sur Gérer les utilisateurs.
Cliquez sur Profils.
Cliquez sur le nom du profil à modifier.
Faites défiler la page jusqu'à la section Accès à la page Visualforce activé, puis cliquez sur Modifier.
Sélectionnez toutes les pages dont le nom commence par "Dropbox_for_SF".
Cliquez sur la flèche Ajouter.
Cliquez sur Enregistrer.
Faites défiler la page du profil sur lequel vous travaillez jusqu'à atteindre la section "Accès à la classe Apex activé", puis cliquez sur Modifier.
Sélectionnez toutes les classes dont le nom commence par wbdbox.
Cliquez sur la flèche Ajouter.
Cliquez sur Enregistrer.

Création de votre propre arborescence de dossiers

Dropbox for Salesforce peut créer une arborescence qui répercute dans Dropbox votre configuration Salesforce. Toutefois, les administrateurs peuvent modifier l'arborescence par défaut ou les conventions régissant l'attribution des noms aux dossiers créés au cas par cas.

Pour les objets de contact, la convention standard d'attribution de nom est Prénom, Nom. Toutefois, vous pouvez également utiliser Nom, Prénom. Si vous effectuez ce changement, les paramètres d'attribution de nom suivront ensuite les préférences choisies à chaque création.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Dans la section Platform Tools (Outils de la plate-forme), cliquez sur Objects and Fields (Objets et champs).
Cliquez sur Object Manager (Gestionnaire d'objets).
Sélectionnez l'objet à modifier.
Cliquez sur Fields & Relationships (Champs et relations).
Cliquez sur Nouveau.
Sous Type de données, sélectionnez Formule.
Cliquez sur Suivant.
Dans le champ Field Label (Étiquette de champ), saisissez “chemin Dropbox personnalisé”.
Saisissez "Custom_Dropbox_Path" dans le champ Nom du champ.
Sélectionnez Texte sous Type de renvoi de la formule, puis cliquez sur Suivant.
Saisissez votre formule (par exemple : "Contact/" & LastName & ", " & FirstName), puis cliquez sur Next (Suivant).
Cochez la case Visible près des profils auxquels vous souhaitez accorder des droits de modification.
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Enregistrer.

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, suivez plutôt les instructions ci-après :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Dans la section Élaborer de la colonne de gauche, cliquez sur Personnaliser.
Sélectionnez Contacts.
Cliquez sur Champs.
Faites défiler la liste jusqu'à Champs personnalisés et relations, puis cliquez sur Nouveau.
Sous Type de données, sélectionnez Formule.
Cliquez sur Suivant.
Saisissez "Chemin Dropbox personnalisé" dans le champ Étiquette de champ.
Saisissez "Custom_Dropbox_Path" dans le champ Nom du champ.
Sélectionnez Texte sous Type de renvoi de la formule, puis cliquez sur Suivant.
Saisissez votre formule, puis cliquez sur Suivant.
Cochez la case Visible près des profils auxquels vous souhaitez accorder des droits de modification.
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

Pour les objets dont la convention d'attribution de nom est personnalisée, les dossiers de leurs enregistrements apparaîtront directement dans le dossier “Documents Salesforce”. Si vous souhaitez que les dossiers des enregistrements s'affichent dans le dossier d'objet (par exemple, Contacts), comme cela serait le cas s'il n'y avait pas d'attribution de nom personnalisée, vous devez l'indiquer dans la formule. Exemple : "Contact/" & LastName & ", " & FirstName
Ces modifications ne sont pas rétroactives. Elles ne s'appliquent qu'aux dossiers nouvellement créés.
Vous pouvez appliquer cette procédure à tous les objets standard et personnalisés, et vous pouvez ajouter d'autres attributs (champs, texte, nombres ou dates) pour personnaliser davantage les chemins des dossiers.

Ajout de Dropbox à des présentations d'éditeur

Vous pouvez rendre l'interface Dropbox accessible via Chatter. Pour cela, il vous suffit d'ajouter Dropbox sous forme d'action rapide dans l'éditeur global.

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sur Setup (Configuration).
Dans la section Platform Tools (Outils de la plate-forme), cliquez sur User Interface (Interface utilisateur).
Cliquez sur Actions globales.
Cliquez sur Présentations d'éditeur.
Sélectionnez l'objet à modifier.
Cliquez sur Fields & Relationships (Champs et relations).
Dans la colonne Action, cliquez sur Modifier à côté de l'entrée Présentation globale.
Glissez-déposez Dropbox depuis la section Actions rapides vers la section Présentation d'éditeur globale.

Si vous n’utilisez pas Salesforce Lightning, suivez plutôt les instructions ci-après :

Connectez-vous au site Web de Salesforce.
Cliquez sur Configuration.
Cliquez sur Créer.
Cliquez sur Actions globales.
Cliquez sur Présentations d'éditeur.
Dans la colonne Action, cliquez sur Modifier à côté de l'entrée Présentation globale.
Glissez-déposez Dropbox depuis la section Actions rapides vers la section Présentation d'éditeur globale.