Dropbox para Salesforce: configuración de administración avanzada

Actualización Dec 20, 2023

Después de configurar Dropbox para Salesforce con los ajustes estándar, tal vez quieras personalizar tu integración de Dropbox para Salesforce como se describe en este artículo.

Usar objetos personalizados o estándar que no están en la configuración predeterminada

Para usar objetos personalizados u objetos que no están incluidos en la configuración predeterminada (Account, Contact, Case, Opportunity y Lead [cuenta, contacto, caso, oportunidad y cliente potencial]), sigue estas instrucciones:

iniciar sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Custom Code (Código personalizado).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
Añade una Label (Etiqueta) y un Name (Nombre) a tu página de Visualforce.
Reemplaza la indicación de Visualforce con uno de los dos códigos siguientes.Habrá que reemplazar el valor de standardController con el nombre de la API del objeto.En un objeto estándar, el nombre de la API corresponde al nombre del objeto estándar.Por ejemplo, el nombre de la API del objeto "Contratos" es "Contrato".

Dropbox para [Object]:

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:Dropbox />
</apex:page>

All of Dropbox for [Object]:

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
  <Dropbox_for_SF:Dropbox AllDropbox="true" />
</apex:page>

Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

iniciar sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
En Build (Crear), haz clic en Develop (Desarrollar).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
Añade una Label (Etiqueta) y un Name (Nombre) a tu página de Visualforce.
Reemplaza la indicación de Visualforce con el código arriba indicado. Habrá que reemplazar el valor de standardController con el nombre de la API del objeto.En un objeto estándar, el nombre de la API corresponde al nombre del objeto estándar.Por ejemplo, el nombre de la API del objeto "Contratos" es "Contrato".
Haz clic en Save (Guardar).

Para actualizar el diseño de objetos con la página Visualforce arriba creada, haz lo siguiente:

Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
Elige el objeto que deseas editar.
Haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
Elige el diseño que quieres editar.
En el cuadro de configuración superior, arrastra y suelta una sección en la página.
Rellena Section Name (Nombre de la sección) y define el diseño como una columna.
Haz clic en Aceptar.
Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta la página correspondiente en la sección de Dropbox.
Haz clic en Guardar.
Una vez añadidas las páginas de Visualforce , haz clic en el icono en forma de llave inglesa.
En la página de opciones, define las propiedades de Visualforce a 100 % de ancho y 400 píxeles de alto, y marca la casilla Show scrollbars (Mostrar barras de desplazamiento).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Haz clic en Setup (Configuración).
En la barra de búsqueda situada arriba a la izquierda, busca "ObjectManager".
Elige el objeto que deseas editar y haz clic en Page Layouts (Diseños de página) a la izquierda.
Junto al diseño con el que quieras trabajar, haz clic en la flecha de menú y selecciona Edit (Editar).
En el cuadro de configuración superior, arrastra y suelta una sección en la página.
Rellena Section Name (Nombre de la sección) y define el diseño como una columna.
Haz clic en OK.
Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta la página correspondiente en la sección de Dropbox.
Haz clic en Save (Guardar).
Una vez añadidas las páginas de Visualforce , haz clic en el icono en forma de llave inglesa.
En la página de opciones, define las propiedades de Visualforce a 100 % de ancho y 400 píxeles de alto, y marca la casilla Show scrollbars (Mostrar barras de desplazamiento).

A continuación tendrás que configurar un activador de objeto nuevo para el objeto estándar personalizado o no predeterminado siguiendo estos pasos:

iniciar sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
Selecciona Object Manager (Gestor de objetos) en Objects and Fields (Objetos y campos).
Selecciona el objeto personalizado.
Haz clic en Triggers (Activadores).
Haz clic en New (Nueva).
Copia el bloque de código siguiente en el campo de entrada con los nombres apropiados.

Trigger <TRIGGER_NAME> on <OBJECT_API_NAME> (after update, after delete) {
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isUpdate){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.OnRecordChange(Trigger.old, Trigger.new);
        }
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isDelete){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.HandleMerge(Trigger.old);
        }
    
    }

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones para configurar el activador de objetos personalizados:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
En Build (Crear), haz clic en Create (Crear).
Selecciona Objects (Objetos).
Selecciona un objeto personalizado.
En la sección Triggers (Activadores), haz clic en New (Nuevo).
Copia el bloque de código anterior en el campo de entrada con los nombres apropiados.

Para resolver el problema de cobertura del código, sigue los pasos siguientes:

Añade el código siguiente como una clase de Apex personalizada con el nombre CustomTests en el conjunto de cambio personalizado:

@isTest
public class CustomTest
{
  static testMethod void update<OBJECT_API_NAME>() {
      <OBJECT_API_NAME>  a = new <OBJECT_API_NAME> (Name='test');
      insert a;
      Test.startTest();
      a.Name = 'new test';
      update a;
      Test.stopTest();
      system.assertEquals('new test', a.name);
  }
}

Vuelve a ejecutar todas las pruebas en la consola del desarrollador.

Habilitar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile

Para usar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile, primero tienes que añadir una tarjeta móvil al diseño de página.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
Elige el objeto que deseas editar.
Haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
Elige el diseño que quieres editar.
Desplázate hasta la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles, solo Salesforce1).
En el cuadro de configuración de la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
Arrastra y suelta Mobile Dropbox for [Object] en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only).
Haz clic en Guardar.

A continuación, puedes poner los objetos personalizados a disposición de Salesforce1 Mobile. Para que los objetos personalizados sean compatibles con Salesforce1 Mobile, primero tendrás que habilitar esta función cuando configures la página de Visualforce. Sigue estos pasos para que se puedan ver tus objetos personalizados:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Custom Code (Código personalizado).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
Haz clic en New (Nuevo).
Asigna a tu página una etiqueta y un nombre.
Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible para aplicaciones móviles de Salesforce y páginas de Lightning).
Copia y pega el código previo a estas instrucciones y reemplaza el texto insert API name con tu nombre para la API del objeto.
Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
En Build (Crear), haz clic en Customize (Personalizar).
Elige el objeto que quieras modificar en la sección Customize (Personalizar) y haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
Junto al diseño con el que quieras trabajar, haz clic en Edit (Editar).
Desplázate hasta la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles, solo Salesforce1).
En el cuadro de configuración de la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
Arrastra y suelta Mobile Dropbox for [Object] en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only).
Haz clic en Guardar.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
En Build (Crear), haz clic en Develop (Desarrollar).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
Añade una Label (Etiqueta) y un Name (Nombre) a tu página de Visualforce.
Asigna a tu página una etiqueta y un nombre.
Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible para aplicaciones móviles de Salesforce y páginas de Lightning).
Copia y pega el código mostrado a continuación y reemplaza el texto insert API name con tu nombre para la API del objeto.
Haz clic en Save (Guardar).

<apex:page standardController=“INSERT—API—NAME—HERE” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >
</apex:page>

Buscar el nombre de la API del objeto de Salesforce

Todos los objetos de Salesforce tienen un nombre de API. Si estás trabajando con objetos personalizados, sigue estas instrucciones para buscar el nombre de la API.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Build (Crear) que aparece en la columna izquierda, haz clic en Create (Crear).
Haz clic en Objects (Objetos) en el menú desplegable.
Haz clic en el nombre del objeto.
Al hacer clic en la etiqueta del objeto, verás el nombre de la API.

Crear plantillas de registro de objetos

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas mediante "carpetas de plantillas". Estas carpetas vinculan tus registros de Salesforce a las carpetas de tu Dropbox.

Las carpetas que crea Dropbox para Salesforce estarán vacías de manera predeterminada, pero si quieres que contengan estructuras de subcarpetas propias, la función de carpeta de plantillas lo hará por ti.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Comprueba la dirección de correo electrónico asociada a Dropbox para Salesforce.
- Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox) en tu cuenta de Salesforce y verás la dirección de correo electrónico.
En dropbox.com, abre la carpeta de documentos de Salesforce .
Haz clic en el nombre de la carpeta del objeto con el que quieras trabajar.
Crea una carpeta nueva y llámala "plantilla".
Crea la estructura que quieras añadiendo archivos y carpetas en la carpeta plantilla.
En Salesforce, haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
Marca la casilla Enable Templates (Habilitar plantillas) junto al objeto con el que quieras trabajar.
Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

Las carpetas de plantillas no son retroactivas. Las estructuras de carpetas creadas antes de la nueva estructura de carpetas de plantillas configurada no se verán afectadas.
Para activar la generación de la plantilla en un registro, añade un archivo a la carpeta de Dropbox del registro en la carpeta Salesforce Documents de tu Dropbox.
Las carpetas de plantilla solo funcionan con los objetos que residen en la carpeta "Salesforce Documents" pública. No son compatibles con los objetos de la carpeta "Private Saleforce Documents".
Las carpetas de plantilla no funcionan para objetos personalizados ni para objetos configurados con una convención de nomenclatura.

Seguir nombres de registro de Salesforce

De forma predeterminada, cambiar el nombre de un registro de Salesforce no cambia la carpeta en tu Dropbox. Sin embargo, puedes habilitar el cambio de nombre automático, lo que garantiza que, al cambiar el nombre de una carpeta de Dropbox para Salesforce, se cambie también el nombre de la carpeta de Dropbox.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
Haz clic en Follow Salesforce Record Names (Seguir nombres de registro de Salesforce) junto a los objetos para los que quieras habilitar el cambio de nombre automático.
Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

Si perteneces a una carpeta compartida que tenga el cambio de nombre automático habilitado, Dropbox para Salesforce actualizará los nombres de los registros para todos los miembros de la carpeta compartida.
En el caso de los objetos estándar, se puede configurar el cambio de nombre automático de forma predeterminada.Si se trata de un objeto personalizado, tendrás que configurar un activador para ese objeto tal y como se muestra en la sección Usar objetos personalizados más arriba.

Modificar las opciones para compartir

Los administradores de Salesforce pueden configurar Dropbox para Salesforce para seguir su modelo de seguridad de Salesforce existente. Dropbox para Salesforce sigue el modelo de seguridad de Salesforce de forma predeterminada.

Si quieres modificar las opciones para compartir de la integración, haz lo siguiente:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
Desplázate hasta Standard Object Settings (Configuración de objetos estándar) y haz clic en Edit (Editar).
Marca la casilla Follow Salesforce Sharing (Seguir uso compartido de Salesforce) junto a los objetos que quieres habilitar.
Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

Si has habilitado Follow Salesforce Sharing (Seguir uso compartido de Salesforce) para los objetos para compartir en toda una organización privada, se creará la carpeta Private Salesforce Documents (Documentos privados de Salesforce) cuando se añadan archivos o carpetas a través del componente de Dropbox en registros nuevos.Esta carpeta solo se añadirá a la cuenta de Dropbox de la persona propietaria del registro.
Los nuevos ajustes de seguridad no son retroactivos: las carpetas creadas antes de los cambios realizados en tus ajustes de seguridad no siguen los nuevos ajustes de seguridad.
Los ajustes de las opciones para compartir de Salesforce también se pueden encontrar aquí: Setup > Security > Sharing Settings (Configurar > Seguridad > Opciones para compartir).
La carpeta "Salesforce Documents" tendrá que compartirse con todos los usuarios de Dropbox para Salesforce del equipo.
Solo los usuarios de Salesforce que tengan acceso al objeto de Private Salesforce (objeto privado de Salesforce) verán el contenido de Dropbox a través de la integración de Dropbox para Salesforce.

Restringir el acceso solo a tu equipo

Los administradores de Salesforce pueden gestionar cómo los usuarios de Salesforce podrán conectarse a Dropbox para Salesforce.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox).
Desplázate hasta la sección Dropbox Business y haz clic en Restrict login to Business accounts (Restringir conexión a cuentas de empresa).
Haz clic en Edit (Editar).
En Dropbox Business Access (Acceso para Dropbox Business), marca la casilla Team Members Only (Solo los miembros del equipo).
Haz clic en Save (Guardar).

Otorgar acceso a los usuarios de Salesforce

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
En la sección Administration (administración), haz clic en Users (usuarios).
Haz clic en Profiles (Perfiles).
Haz clic en el nombre del perfil que quieres editar.
Desplázate hasta Enabled Visualforce Page Access (Acceso a páginas de Visualforce habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
Selecciona todas las páginas que empiecen por “Dropbox_for_SF”.
Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
Haz clic en Save (Guardar).
En la página de perfil en la que has estado trabajando, desplázate hasta la sección Enabled Apex Class Access (Acceso a la clase de Apex habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
Selecciona todas las clases que empiecen por Dropbox_for_SF.
Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
Ve a la sección Administer (Administrar) en la columna izquierda y haz clic en Manage Users (Administrar usuarios).
Haz clic en Profiles (Perfiles).
Haz clic en el nombre del perfil que quieres editar.
Desplázate hasta Enabled Visualforce Page Access (Acceso a páginas de Visualforce habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
Selecciona todas las páginas que empiecen por “Dropbox_for_SF”.
Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
Haz clic en Save (Guardar).
En la página de perfil en la que has estado trabajando, desplázate hasta la sección Enabled Apex Class Access (Acceso a la clase de Apex habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
Selecciona todas las páginas que empiecen por wbdbox.
Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
Haz clic en Save (Guardar).

Crear tu propia estructura de nombres de carpeta

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas que refleje tu configuración de Salesforce en Dropbox. No obstante, los administradores pueden modificar la estructura predeterminada o las convenciones de nomenclatura de las carpetas creadas por objeto.

La convención de nomenclatura estándar del objeto "Contact" es Nombre, Apellidos, aunque se puede cambiar el orden a Apellidos, Nombre. Si aplicas este cambio, la nomenclatura se configurará como hayas elegido durante su creación.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
Elige el objeto que deseas editar.
Haz clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
Haz clic en New (Nueva).
En Data Type (Tipo de datos), selecciona Formula (Fórmula).
Haz clic en Next (Siguiente).
Escribe “ruta de Dropbox personalizada” en el cuadro Field Label (Etiqueta de campo).
Introduce “Custom_Dropbox_Path" (Ruta_de_Dropbox_personalizada) en el cuadro Field Name (Nombre de campo).
Selecciona Text (Texto) en Formula Return Type (Tipo de respuesta a fórmula) y haz clic en Next (Siguiente).
Introduce la fórmula (por ejemplo: "Contact/" & Apellidos & ", " & Nombre) y haz clic en Siguiente.
Selecciona el cuadro Visible junto a los perfiles a los que quieres conceder acceso de edición.
Haz clic en Next (Siguiente).
Haz clic en Save (Guardar).

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Build (Crear) que aparece en la columna izquierda, haz clic en Customize (Personalizar).
Selecciona Contacts(Contactos).
Haz clic en Fields (Campos).
Desplázate hasta la lista Contact Custom Fields & Relationships (Relaciones y campos personalizados de contactos) y haz clic en New (Nuevo).
En Data Type (Tipo de datos), selecciona Formula (Fórmula).
Haz clic en Next (Siguiente).
Escribe "custom Dropbox Path" (ruta de Dropbox personalizada) en el cuadro Field Label (Etiqueta de campo).
Introduce “Custom_Dropbox_Path" (Ruta_de_Dropbox_personalizada) en el cuadro Field Name (Nombre de campo).
Selecciona Text (Texto) en Formula Return Type (Tipo de respuesta a fórmula) y haz clic en Next (Siguiente).
Introduce tu fórmula y haz clic en Next (Siguiente).
Selecciona el cuadro Visible junto a los perfiles a los que quieres conceder acceso de edición.
Haz clic en Next (Siguiente).
Haz clic en Save (Guardar).

Notas:

Las carpetas de registro de los objetos con una convención de nomenclatura personalizada aparecerán directamente bajo la carpeta Salesforce Documents. Si quieres que una carpeta de registro aparezca debajo de la carpeta de objeto (como Contacts), como lo haría sin una nomenclatura personalizada, tendrás que especificarlo en la fórmula añadida. Por ejemplo, "Contact/" & Apellidos & ", " & Nombre
Estos cambios no son retroactivos, solo se aplican a nuevas carpetas.
Puedes usar este proceso con todos los objetos estándar y personalizados. También puedes añadir campos, texto, números o fechas para personalizar aún más tus rutas de carpeta.

Añadir Dropbox a Formatos de publicador

Puedes permitir el acceso a la interfaz de Dropbox en Chatter. Para ello, solo tienes que añadir Dropbox como acción rápida en Formato de publicador.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Selecciona el icono con forma de engranaje y haz clic en Setup (Configurar).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en User Interface (Interfaz de usuario).
Haz clic en Acciones globales.
Haz clic en Formatos de publicador.
Elige el objeto que deseas editar.
Haz clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
En la columna Acciones, haz clic en Editar junto a la entrada de Formato de publicador.
Arrastra y suelta Dropbox desde la sección Acciones rápidas en la sección Formato de publicador .

Si no utilizas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup (Configuración).
Haz clic en Crear.
Haz clic en Acciones globales.
Haz clic en Formatos de publicador.
En la columna Acciones, haz clic en Editar junto a la entrada de Formato de publicador.
Arrastra y suelta Dropbox desde la sección Acciones rápidas en la sección Formato de publicador .