Dropbox para Salesforce: Configuración de administración avanzada

Actualizada Dec 19, 2023

Después de configurar Dropbox para Salesforce con la configuración estándar, es posible que quieras personalizar tu integración de Dropbox para Salesforce como se detalla en este artículo.

Usar objetos personalizados u objetos estándar más allá de la configuración predeterminada

Para usar objetos personalizados u objetos no incluidos en la configuración predeterminada Account, Contact, Case, Opportunity y Lead (Cuenta, Contacto, Caso, Oportunidad o Cliente potencial), sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el icono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Custom Code (Código personalizado).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
Agrega una etiqueta (Label) y un nombre (Name) para tu página de Visualforce.
Reemplaza la anotación de Visualforce con uno de los dos códigos indicados a continuación. Debes reemplazar el valor de standardController con el nombre de la API del objeto. En el caso de un objeto estándar, el nombre de la API es el nombre del objeto estándar. Por ejemplo, el nombre de la API del objeto “Contracts” es “Contract”.

Dropbox para [objeto]:

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:Dropbox />
</apex:page>

Todo Dropbox para [objeto]:

<apex:page standardController="INSERT—API—NAME—HERE" docType="html-5.0" showHeader="false" sidebar="false" applyHtmlTag="false" applyBodyTag="false">
  <Dropbox_for_SF:Dropbox AllDropbox="true" />
</apex:page>

Haz clic en Save (Guardar).

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
En Build (Construir), haz clic en Develop (Desarrollar).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
Agrega una etiqueta (Label) y un nombre (Name) para tu página de Visualforce.
Reemplaza la anotación de Visualforce con el código detallado arriba. Debes reemplazar el valor de standardController con el nombre de la API del objeto. En el caso de un objeto estándar, el nombre de la API es el nombre del objeto estándar. Por ejemplo, el nombre de la API del objeto “Contracts” es “Contract”.
Haz clic en Guardar.

Para actualizar el diseño de objetos con la página de Visualforce creada con los pasos de arriba, debes seguir las siguientes instrucciones:

Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
Selecciona el objeto que quieres editar.
Haz clic en Page Layouts (Formatos de página).
Selecciona el diseño o formato que quieres editar.
En la casilla superior de configuración, arrastra y suelta una Section (Sección) en la página.
Completa el campo Section Name (Nombre de la sección) y elige el diseño de una sola columna.
Haz clic en Aceptar.
Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta la página correspondiente en la sección de Dropbox.
Haz clic en Guardar.
Cuando se agreguen las páginas de Visualforce, haz clic en el icono de llave inglesa.
En la página de opciones, configura las propiedades de la página de Visualforce de la siguiente manera: 100 % de ancho y 400 píxeles de alto, y marca la casilla Mostrar barras de desplazamiento.

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Haz clic en Setup.
En la barra de búsqueda de la parte superior izquierda, busca “ObjectManager”.
Selecciona el objeto que quieres editar y haz clic en Page Layouts (Formatos de página) en el lado izquierdo.
Junto al diseño o formato con el que quieres trabajar, haz clic en la flecha de menú y selecciona Edit (Editar).
En la casilla superior de configuración, arrastra y suelta una sección en la página.
Completa el campo Section Name (Nombre de la sección) y elige el diseño de una sola columna.
Haz clic en Aceptar.
Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta la página correspondiente en la sección de Dropbox.
Haz clic en Guardar.
Cuando se agreguen las páginas de Visualforce, haz clic en el icono de llave inglesa.
En la página de opciones, configura las propiedades de la página de Visualforce de la siguiente manera: 100 % de ancho y 400 píxeles de alto, y marca la casilla Mostrar barras de desplazamiento.

A continuación, deberás configurar un nuevo activador o desencadenador de objeto ya sea para tu objeto personalizado u objeto no estándar mediante estos pasos:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el icono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
Selecciona Object Manager (Gestos de objetos) en la sección Objects and Fields (Objetos y campos).
Selecciona el objeto personalizado.
Haz clic en Triggers (Desencadenadores).
Haz clic en New.
Copia el siguiente bloque de código en el campo de entrada, sustituyendo los nombres correspondientes.

Trigger <TRIGGER_NAME> on <OBJECT_API_NAME> (after update, after delete) {
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isUpdate){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.OnRecordChange(Trigger.old, Trigger.new);
        }
    
        if(Trigger.isAfter && Trigger.isDelete){
            Dropbox_for_SF.HandleRecordChange.HandleMerge(Trigger.old);
        }
    
    }

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones para configurar el activador para el objeto personalizado:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
En la sección Build (Construir), haz clic en Create (Crear).
Selecciona Objects (Objetos).
Selecciona un objeto personalizado.
En la sección Triggers (Desencadenadores), haz clic en New (Nuevo).
Copia el bloque de código anterior en el campo de entrada, sustituyendo los nombres correspondientes.

Para resolver el problema de cobertura del código, sigue estos pasos:

Agrega el siguiente código como una clase de Apex personalizada con el nombre CustomTests en el conjunto de cambios personalizados:

@isTest
public class CustomTest
{
  static testMethod void update<OBJECT_API_NAME>() {
      <OBJECT_API_NAME>  a = new <OBJECT_API_NAME> (Name='test');
      insert a;
      Test.startTest();
      a.Name = 'new test';
      update a;
      Test.stopTest();
      system.assertEquals('new test', a.name);
  }
}

Vuelve a ejecutar todas las pruebas en la consola de desarrollador.

Habilitar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile

Para usar Dropbox para Salesforce en Salesforce1 Mobile, primero debes agregar una tarjeta móvil al diseño de página.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el ícono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma) , haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
Selecciona el objeto que quieres editar.
Haz clic en Page Layouts (Formatos de página).
Selecciona el diseño o formato que quieres editar.
Desplázate hacia abajo a la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles [solo Salesforce1]).
En el cuadro de configuración que se muestra en la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
Arrastra Mobile Dropbox for [Object] (Dropbox para dispositivos móviles para [objeto]) y suéltalo en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles [solo Salesforce1]).
Haz clic en Guardar.

A continuación, puedes habilitar objetos personalizados en Salesforce1 Mobile. Para que los objetos personalizados sean compatibles con Salesforce1 Mobile, primero habilita esta característica al configurar la página de Visualforce. Para que se muestren los objetos personalizados, sigue estos pasos:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el ícono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Custom Code (Código personalizado).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
Haz clic en New (Nuevo).
Elige una etiqueta (Label) y un nombre (Name) para tu página.
Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible para aplicaciones móviles de Salesforce y páginas Lightning) .
Copia y pega el código que está arriba de estas instrucciones, y sustituye el contenido de insert API name (insertar nombre de API) por el nombre de API de tu objeto.
Haz clic en Save (Guardar).

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
En Build, haz clic en Customize.
En la sección Customize, selecciona el objeto que quieres editar y haz clic en Page Layouts.
Haz clic en Edit junto al diseño con el que deseas trabajar.
Desplázate hacia abajo a la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles [solo Salesforce1]).
En el cuadro de configuración que se muestra en la parte superior de la pantalla, haz clic en Visualforce Pages.
Arrastra Mobile Dropbox for [Object] (Dropbox para dispositivos móviles para [objeto]) y suéltalo en la sección Mobile Cards (Salesforce1 only) (Tarjetas móviles [solo Salesforce1]).
Haz clic en Guardar.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
En Build (Construir), haz clic en Develop (Desarrollar).
Haz clic en Visualforce Pages (Páginas de Visualforce).
En la lista de páginas, haz clic en New (Nueva).
Agrega una etiqueta (Label) y un nombre (Name) para tu página de Visualforce.
Elige una Etiqueta y un Nombre para tu página.
Marca la casilla Available for Salesforce mobile apps and Lightning Pages (Disponible para aplicaciones móviles de Salesforce y páginas Lightning).
Copia y pega el siguiente código, y sustituye el contenido de insert API name (insertar nombre de API) por el nombre de API de tu objeto.
Haz clic en Guardar.

<apex:page standardController=“INSERT—API—NAME—HERE” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
<Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >
</apex:page>

Buscar el nombre de la API de un objeto de Salesforce

Todos los objetos de Salesforce tienen un nombre de API. Si trabajas con objetos personalizados, sigue estas instrucciones para buscar el nombre de la API:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
En la sección "Build" en la columna izquierda, haz clic en Create.
En las opciones desplegables, haz clic en Objects.
Haz clic en el nombre del objeto.
Para ver el nombre de API, haz clic en la etiqueta del objeto.

Crear plantillas de registro de objetos

Dropbox para Salesforce puede crear una estructura de carpetas para que uses “carpetas de plantilla”. Estas carpetas vinculan tus registros de Salesforce con las carpetas de tu Dropbox.

De forma predeterminada, las carpetas que crea Dropbox para Salesforce están vacías. Si quieres que contengan estructuras de subcarpetas propias, la característica de carpeta de plantilla te permitirá hacerlo.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Verifica qué dirección de correo electrónico está asociada con Dropbox para Salesforce.
- Haz clic en la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox) en tu cuenta de Salesforce. Allí se muestra la dirección de correo electrónico.
En dropbox.com, abre la carpeta Documentos de Salesforce.
Haz clic en el nombre de la carpeta de objetos con la que quieres trabajar.
Crea una carpeta nueva con el nombre “plantilla”.
Crea la estructura que prefieras; para ello, agrega archivos y carpetas a la carpeta plantilla.
En Salesforce, haz clic en la pestaña Dropbox Options.
Desplázate hacia abajo, hasta Standard Object Settings, y haz clic en Edit.
Marca la casilla Enable Templates junto al objeto con el que quieres trabajar.
Haz clic en Guardar.

Notas:

Las carpetas de plantilla no son retroactivas. Es decir, no se modificarán las estructuras de carpetas que hayas creado antes de configurar la nueva estructura de carpetas de plantilla.
Para activar la generación de la plantilla en un registro, agrega un archivo a la carpeta de Dropbox de ese registro en la carpeta Salesforce Documents (Documentos de Salesforce) de tu Dropbox.
Las carpetas de plantillas funcionarán únicamente para los objetos incluidos en la carpeta pública “Documentos de Salesforce” y de momento no son compatibles con los objetos de la carpeta “Documentos privados de Salesforce”.
Las carpetas de plantillas no funcionan con los objetos personalizados o aquellos con una convención de asignación de nombre.

Seguir los nombres de registro de Salesforce

Por defecto, al cambiar el nombre de un registro de Salesforce, no se modifica la carpeta de tu Dropbox. Sin embargo, puedes habilitar el cambio de nombre automático, el cual garantiza que, al cambiar el nombre de una carpeta en Dropbox para Salesforce, también se modifique el nombre de la carpeta en Dropbox.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en la pestaña Dropbox Options.
Desplázate hacia abajo, hasta Standard Object Settings, y haz clic en Edit.
Haz clic en Follow Salesforce Record Names (Seguir registro de nombres de Salesforce) junto a los objetos para los que quieres activar el cambio de nombre automático.
Haz clic en Guardar.

Notas:

Si estás trabajando en una carpeta compartida que tiene habilitado el cambio de nombre automático, Dropbox para Salesforce actualizará los nombres de los registros para todos los miembros de la carpeta compartida.
El cambio de nombre automático puede configurarse de forma predeterminada para los objetos estándar. Sin embargo, para los objetos personalizados, debes configurar un activador tal como se indica en la sección anterior Usar objetos personalizados.

Modificar la configuración de uso compartido

Los administradores de Salesforce pueden configurar Dropbox para Salesforce de un modo que siga el modelo de seguridad de Salesforce existente. Por defecto, Dropbox para Salesforce sigue el modelo de seguridad de Salesforce.

Si quieres modificar la configuración del uso compartido de la integración, puedes seguir estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en la pestaña Dropbox Options.
Desplázate hacia abajo, hasta Standard Object Settings, y haz clic en Edit.
Marca la casilla Follow Salesforce Sharing ubicada junto a los objetos que quieres habilitar.
Haz clic en Guardar.

Notas:

Si habilitaste Follow Salesforce Sharing (Seguir uso compartido de Salesforce) para los objetos que tienen un valor predeterminado de uso compartido en toda la organización, se creará una carpeta Private Salesforce Documents (Documentos privados de Salesforce) al momento de agregar archivos o carpetas a los registros nuevos mediante el componente de Dropbox. La carpeta se agrega solamente a la cuenta de Dropbox del propietario del registro.
La nueva configuración de seguridad no es retroactiva, es decir, las carpetas creadas antes de implementar los cambios en la configuración de seguridad no seguirán la nueva configuración de seguridad.
Puedes encontrar la configuración de uso compartido de Salesforce en Setup > Security > Sharing Settings (Configuración > Seguridad > Configuración de uso compartido).
La carpeta “Salesforce Documents” (Documentos de Salesforce) deberá compartirse con todos los usuarios de Dropbox para Salesforce del equipo.
Solo los usuarios de Salesforce con acceso al objeto privado de Salesforce verán el contenido de Dropbox a través de la integración de Dropbox para Salesforce.

Limitar el acceso únicamente a tu equipo

Los administradores de Salesforce pueden controlar cómo un usuario de Salesforce vincula Dropbox con Salesforce.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en la pestaña Dropbox Options.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Dropbox Business y haz clic en Restrict login to Business accounts.
Haz clic en Editar.
En Dropbox Business Access, haz clic en Team Members Only.
Haz clic en Guardar.

Conceder acceso a los usuarios de Salesforce

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el icono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Administration (Administración), haz clic en Users (Usuarios).
Haz clic en Profiles.
Haz clic en el nombre del perfil que deseas editar.
Desplázate hacia abajo hasta Enabled Visualforce Page Access y haz clic en Edit.
Selecciona todas las páginas que comienzan con "Dropbox_for_SF".
Haz clic en la flecha Add.
Haz clic en Guardar.
En la página del perfil en la que estás trabajando, desplázate hacia abajo hasta la sección Enabled Apex Class Access y haz clic en Edit.
Selecciona todas las clases que comienzan con Dropbox_for_SF.
Haz clic en la flecha Add.
Haz clic en Guardar.

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
Accede a la sección Administer y haz clic en Manage Users.
Haz clic en Profiles.
Haz clic en el nombre del perfil que deseas editar.
Desplázate hacia abajo hasta Enabled Visualforce Page Access y haz clic en Edit.
Selecciona todas las páginas que comienzan con "Dropbox_for_SF".
Haz clic en la flecha Add.
Haz clic en Guardar.
En la página del perfil en la que estás trabajando, desplázate hacia abajo hasta la sección Enabled Apex Class Access y haz clic en Edit.
Selecciona todas las clases que comienzan con wbdbox.
Haz clic en la flecha Add.
Haz clic en Guardar.

Crear tu propia estructura de nombres de carpetas

Dropbox para Salesforce te permite crear una estructura de carpetas que copia tu configuración de Salesforce en Dropbox. Sin embargo, los administradores pueden cambiar la estructura predeterminada o las convenciones de asignación de nombres de las carpetas creadas en función de cada objeto.

La convención estándar de asignación de nombres de los objetos “Contact” (Contacto) es First Name, Last Name (Nombre, Apellido). Sin embargo, puedes cambiar este parámetro a Last Name, First Name (Apellido, Nombre). Si implementas este cambio, la configuración de asignación de nombres respetará tus preferencias al crear nuevas carpetas.

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el ícono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en Objects and Fields (Objetos y campos).
Haz clic en Object Manager (Gestor de objetos).
Selecciona el objeto que quieres editar.
Haz clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
Haz clic en New.
En Data Type, selecciona Formula.
Haz clic en Siguiente.
Escribe “Ruta personalizada de Dropbox” en la casilla Field Label (Etiqueta del campo).
Escribe "ruta_personalizada_Dropbox" en el cuadro Field Name.
En Formula Return Type, selecciona Text y haz clic en Next.
Ingresa tu fórmula (por ejemplo: "Contact/" & LastName & ", " & FirstName) y haz clic en Next (Siguiente).
Selecciona la casilla Visible junto a los perfiles a los cuales quieres concederles acceso de edición.
Haz clic en Siguiente.
Haz clic en Guardar.

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
En la sección Build en la columna izquierda, haz clic en Customize.
Selecciona Contacts.
Haz clic en Fields.
Desplázate hacia abajo hasta la lista Contact Custom Fields & Relationships y haz clic en New.
En Data Type, selecciona Formula.
Haz clic en Siguiente.
Escribe "Ruta personalizada de Dropbox" en el cuadro Field Label.
Escribe "ruta_personalizada_Dropbox" en el cuadro Field Name.
En Formula Return Type, selecciona Text y haz clic en Next.
Escribe tu fórmula y haz clic en Next.
Selecciona la casilla Visible junto a los perfiles a los cuales quieres concederles acceso de edición.
Haz clic en Siguiente.
Haz clic en Guardar.

Notas:

Las carpetas de registro de los objetos con una convención de asignación de nombres personalizada aparecerán bajo la carpeta “Salesforce Documents” (Documentos de Salesforce). Si quieres que se muestren en otra carpeta de objeto (como “Contacts”), como lo harían sin una convención personalizada, entonces deberás especificarlo en la fórmula. Por ejemplo, "Contact/" & LastName & ", " & FirstName.
Estos cambios no son retroactivos. Es decir, solamente se aplican a las carpetas nuevas.
Puedes usar este proceso en todos los objetos estándares y personalizados, y puedes agregar campos, texto, números o fechas adicionales para personalizar aun más las rutas de tus carpetas.

Agregar Dropbox a Publisher Layouts

Puedes permitir el acceso a la interfaz de Dropbox en Chatter. Para ello, solo agrega Dropbox como una acción rápida en Global Publisher (Publicador global).

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Abre el ícono de engranaje y haz clic en Setup (Configuración).
En la sección Platform Tools (Herramientas de plataforma), haz clic en User Interface (Interfaz de usuario).
Haz clic en Global Actions.
Haz clic en Publisher Layouts.
Selecciona el objeto que quieres editar.
Haz clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
En la columna Acción, haz clic en Editar, ubicado junto a la entrada Diseño global.
Arrastra Dropbox desde la sección Quick Actions y suéltalo en la sección Global Publisher.

Si no usas Salesforce Lightning, sigue estas instrucciones:

Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
Haz clic en Setup.
Haz clic en Crear.
Haz clic en Global Actions.
Haz clic en Publisher Layouts.
En la columna Acción, haz clic en Editar, ubicado junto a la entrada Diseño global.
Arrastra Dropbox desde la sección Quick Actions y suéltalo en la sección Global Publisher.