Encontrarás toda la información necesaria en esta guía:
- Organizar las propiedades de los contactos en tu CRM de HubSpot
- Cómo dar formato a las plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de “nombre interno” del CRM de HubSpot
- Solicitar una firma desde tu cuenta de la plataforma CRM de HubSpot
- Personalizar las etiquetas de Dropbox Sign en el CRM de HubSpot
Organizar propiedades de contactos en el CRM de HubSpot
La integración de Dropbox Sign y HubSpot te permite enviar automáticamente la información de un contacto de HubSpot a las plantillas preformateadas de Dropbox Sign. Esta función es particularmente útil para cargar información de forma rápida y precisa en contratos o documentos de uso frecuente.
Antes de diseñar las plantillas de Dropbox Sign para la integración de HubSpot, tendrás que organizar las propiedades de los contactos que te interesen. Estas propiedades almacenan la información que enviarás a tus plantillas de Dropbox Sign. El resumen de las propiedades de tu contacto se encuentra en la sección “Acerca del contacto” del CRM de HubSpot.
Existen alrededor de 50 campos predeterminados de información de contactos (o “propiedades”) que se incluyen con tu CRM de HubSpot. Puedes agregar y eliminar estas propiedades al seleccionar el vínculo “Ver todas las propiedades” en la parte inferior de la sección “Acerca del contacto”.
Una vez que hayas seleccionado el vínculo, se te redirigirá a otra página. Usa la barra de búsqueda o las listas proporcionadas en “Todas las propiedades” para agregar nuevas propiedades a la sección “Acerca de” del contacto.
Algunas propiedades habituales incluyen las siguientes:
- Nombre
- Dirección
- Fecha de cierre
- Empresa
- Etc.
Después de seleccionarlas, haz clic en el botón azul “Atrás” que aparece encima del nombre del contacto.
A continuación, podrás rellenar los nuevos campos de las propiedades con la información correcta.
Una vez que termines de rellenar la información correspondiente, es momento de formatear tus plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de “nombre interno” adecuadas.
Cómo dar formato a las plantillas de Dropbox Sign para usarlas en el CRM de HubSpot
Si quieres preparar tus documentos para que se rellenen automáticamente con la información de las propiedades de los contactos, tendrás que dar a las plantillas el formato necesario usando las etiquetas “nombre interno” adecuadas de HubSpot. Estas etiquetas sirven como indicadores para seleccionar la información que se extraerá automáticamente del perfil de un contacto de HubSpot.
Para empezar a diseñar tus plantillas con las etiquetas “nombre interno” correctas:
- Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox Sign.
- Haz clic en Plantillas.
- Haz clic en Crear plantilla.
- Haz clic en Cargar archivo y elige el contrato o documento que quieras formatear o selecciona uno de nuestros iconos de integración (Dropbox, Drive, etc.).
- Haz clic en Abrir.
- Haz clic en Siguiente.
- Rellena el rol de firmante adecuado y, si hay varios firmantes, también puedes rellenar los roles en este momento.
- Haz clic en Siguiente.
- Haz clic en “Cuadro de texto” en la barra lateral izquierda y arrástralo al documento.
- Nota: Usarás esta función para dar formato al documento con las etiquetas “nombre interno” de HubSpot.
- Haz clic en el cuadro de texto del documento y, en el menú desplegable Asignar a, selecciona Remitente.
- A continuación, haz clic en la sección Combinar campo y agrega la etiqueta “nombre interno” de HubSpot que se corresponda con la etiqueta de la propiedad en tu cuenta de CRM de HubSpot. (Encontrarás la clave completa al final de este artículo).
- Haz clic en el botón azul Siguiente para guardar el formato y cierra la ventana del documento.
- Para finalizar, puedes agregar un rol para el destinatario en CC, ponerle un nombre a tu plantilla y completar el mensaje predeterminado opcional que se le enviará al destinatario cuando solicites la firma.
- Selecciona el botón Guardar plantilla.
La nueva plantilla se mostrará en automático en el menú desplegable “Plantilla” del CRM de HubSpot. Ahora podrás usar las plantillas de Dropbox Sign para solicitar la firma de un contacto a través del CRM de HubSpot.
Solicitar una firma en tu cuenta del CRM de HubSpot mediante una plantilla de Dropbox Sign
Los usuarios de Dropbox Sign con un plan Essentials o superior pueden sincronizar las plantillas de Dropbox Sign con su CRM de HubSpot. Las plantillas de Dropbox Sign nuevas y existentes se sincronizarán automáticamente desde tu cuenta de Dropbox Sign con el CRM de HubSpot. Puedes acceder a estas plantillas desde el CRM de HubSpot utilizando el menú desplegable “Dropbox Sign” que encontrarás en la barra lateral inferior derecha de la página de un contacto.
Para solicitar una firma con tu cuenta del CRM de HubSpot, ve al menú de plantillas, selecciona “Acciones” y haz clic en “Elegir plantilla”. Aparecerá una ventana emergente de Dropbox Sign con las plantillas disponibles. Podrás elegir la que prefieras, revisar los detalles y confirmar la solicitud de firma.
En la ventana nueva tendrás la oportunidad de revisar que toda la información obtenida del perfil de tu contacto de HubSpot sea la correcta, y podrás corregir cualquier error. Además, en ese momento podrás editar el mensaje personalizado que se muestra en tus solicitudes de firma.
Una vez que el documento se le envíe al firmante, la cronología del CRM de HubSpot agregará la actividad al panel de control de tu contacto.
Una vez que el documento se firma, se registra la actividad y se descarga una copia del documento completado en formato PDF a la sección de archivos adjuntos de la página del contacto.
