Ce guide vous expliquera comment :
- Organiser les propriétés des contacts dans votre CRM HubSpot
- Mettre en forme des modèles Dropbox Sign à l’aide des tags « Nom interne » du CRM HubSpot
- Demander une signature dans votre compte CRM HubSpot
- Personnalisation des étiquettes Dropbox Sign dans votre CRM HubSpot
Organisation des propriétés des contacts dans le CRM HubSpot
L’intégration Dropbox Sign pour HubSpot vous permet de transférer automatiquement les informations d’un contact HubSpot vers des modèles Dropbox Sign préformatés. Cette fonction est particulièrement utile pour charger rapidement et avec précision des informations dans des documents ou des contrats fréquemment utilisés.
Mais avant de commencer à mettre en forme des modèles Dropbox Sign pour l’intégration HubSpot, vous devez organiser les propriétés de contact souhaitées. Ces propriétés stockent les informations que vous allez transférer vers vos modèles Dropbox Sign. La vue d’ensemble des propriétés de votre contact se trouve dans la section « À propos du contact » de votre CRM HubSpot.
Votre CRM HubSpot comprend environ 50 champs d’information de contact (ou “propriétés”) par défaut. Vous pouvez ajouter ou supprimer des propriétés en sélectionnant le lien Afficher toutes les propriétés au bas de la section À propos du contact.
Une fois que vous avez sélectionné le lien, vous serez redirigé vers une autre page. Utilisez la barre de recherche ou les listes fournies sous « Toutes les propriétés » pour ajouter de nouvelles propriétés à la section À propos du contact.
Propriétés les plus utilisées :
- Nom
- Adresse
- Date de fermeture
- Entreprise :
- etc.
Une fois que vous avez sélectionné vos propriétés, cliquez sur le bouton bleu « Retour » au-dessus du nom du contact.
Vous pouvez désormais remplir les nouveaux champs de propriété avec les bonnes informations.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez commencer à mettre en forme vos modèles Dropbox Sign avec les tags “nom interne” correspondants.
Mise en forme des modèles Dropbox Sign à utiliser dans votre CRM HubSpot
Pour préparer vos documents de façon à ce que les informations issues des propriétés de contact y soient renseignées automatiquement, vous devez mettre en forme vos modèles en utilisant les tags « nom interne » HubSpot appropriés. Ces tags « nom interne » servent d’indicateurs pour désigner les informations à extraire automatiquement du profil d’un contact HubSpot.
Pour commencer à mettre en forme vos modèles avec les tags « nom interne » appropriés :
- Connectez-vous à votre compte Dropbox Sign.
- Cliquez sur Modèles.
- Cliquez sur Créer un modèle.
- Cliquez sur Importer un fichier et choisissez le contrat ou le document à mettre en forme ou sélectionnez l’une de nos icônes d’intégration (Dropbox, Drive, etc.).
- Cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Suivant.
- Indiquez le rôle de signataire approprié. S’il y a plusieurs signataires, vous pouvez également renseigner leurs rôles à cette étape.
- Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Zone de texte dans la barre latérale de gauche et faites-la glisser sur le document.
- Remarque : cette zone vous permet de mettre en forme le document avec des tags « nom interne » HubSpot.
- Cliquez sur la zone de texte de votre document et, dans le menu déroulant Attribuer à, sélectionnez Expéditeur.
- Cliquez ensuite sur la section Champ de fusion et ajoutez le tag « nom interne » HubSpot qui correspond à l’étiquette de la propriété dans votre compte CRM HubSpot. (Vous trouverez la clé complète à la fin de cet article.)
- Cliquez sur le bouton bleu Suivant pour enregistrer votre mise en forme et fermer la fenêtre de votre document.
- Pour terminer, vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires en copie, attribuer un nom à votre modèle et ajouter un message facultatif par défaut à envoyer au destinataire avec la demande de signature.
- Enregistrez votre modèle en sélectionnant le bouton Enregistrer le modèle.
Le modèle que vous venez de mettre en forme s’affiche automatiquement dans le menu déroulant « Modèle » de votre CRM HubSpot. Vous pouvez désormais utiliser les modèles Dropbox Sign pour demander la signature d’un contact via votre CRM HubSpot.
Envoi d’une demande de signature depuis votre compte CRM HubSpot en utilisant un modèle Dropbox Sign
Les utilisateurs de Dropbox Sign disposant d’un forfait Essentials ou supérieur peuvent synchroniser les modèles Dropbox Sign avec leur CRM HubSpot. Les modèles Dropbox Sign nouveaux et existants seront automatiquement synchronisés depuis votre compte Dropbox Sign vers votre CRM HubSpot. Ces modèles sont accessibles depuis votre CRM HubSpot à l’aide du menu déroulant intitulé « Dropbox Sign » dans la barre latérale située en bas à droite de la page d’un contact.
Pour demander une signature à l’aide de votre compte CRM HubSpot, accédez au menu des modèles, sélectionnez « Actions » et cliquez sur « Choisir un modèle ». Une fenêtre contextuelle de Dropbox Sign s’affiche avec les modèles disponibles. Vous pouvez sélectionner le modèle de votre choix, consulter les détails et confirmer la demande de signature.
Dans la nouvelle fenêtre, vous avez la possibilité de vérifier que toutes les informations extraites de votre profil de contact HubSpot sont exactes et de corriger toute erreur éventuelle. Vous pouvez également modifier à ce moment-là le message personnalisé de votre demande de signature.
Une fois le document envoyé au signataire, la chronologie de votre CRM HubSpot ajoute l’événement de cycle de vie au tableau de bord du contact.
Une fois que le document a été signé, l’activité est consignée et une copie du document achevé est téléchargée automatiquement au format PDF dans la section des pièces jointes de la page d’un contact.
