Questa guida ti mostrerà come:
- Organizzare le proprietà dei contatti nella piattaforma CRM di HubSpot
- Formattare i modelli di Dropbox Sign utilizzando i tag "Nome interno" del CRM HubSpot
- Richiedere una firma nell’account CRM di HubSpot
- Personalizzare le etichette Dropbox Sign nella piattaforma CRM di HubSpot
Organizzare le proprietà dei contatti nella piattaforma CRM di HubSpot
L’integrazione di Dropbox Sign e HubSpot consente di inserire automaticamente i dati di un contatto HubSpot nei modelli preformattati di Dropbox Sign. In questo modo puoi caricare in modo rapido e preciso le informazioni necessarie in documenti e contratti che usi di frequente.
Prima di iniziare a formattare i modelli di Dropbox Sign per l'integrazione di HubSpot, ti consigliamo di organizzare le proprietà dei contatti desiderate. Queste proprietà memorizzano le informazioni che verranno indirizzate ai modelli di Dropbox Sign. La panoramica delle proprietà del contatto si trova nella sezione "Informazioni sul contatto" nel tuo CRM HubSpot.
La piattaforma CRM di HubSpot contiene circa 50 campi predefiniti per le informazioni sul contatto (note anche come “proprietà”). Puoi aggiungere o eliminare proprietà selezionando il link “Visualizza tutte le proprietà” nella parte inferiore della sezione delle informazioni sul contatto.
Una volta selezionato il link, verrai reindirizzato a un'altra pagina. Utilizza la barra di ricerca o gli elenchi forniti in "Tutte le proprietà" per aggiungere nuove proprietà alla sezione Informazioni sul contatto.
Le proprietà più usate includono:
- Nome
- Indirizzo
- Data di chiusura
- Azienda
- E altre
Una volta selezionate le proprietà, fai clic sul pulsante blu "Indietro" sopra il nome del contatto.
Ora puoi compilare i nuovi campi delle proprietà con le informazioni corrette.
Una volta inserite tutte le informazioni necessarie, dovrai iniziare a formattare i tuoi modelli Dropbox Sign con i tag “Nome interno” corretti.
Formattare i modelli di Dropbox Sign per l’utilizzo nel CRM HubSpot
Per preparare i documenti alla compilazione automatica utilizzando le informazioni corrette sulle proprietà del contatto, dovrai formattare i modelli utilizzando i tag "nome interno" di HubSpot appropriati. Questi tag "nome interno" fungono da flag per indicare quali informazioni verranno automaticamente estratte dal profilo di un contatto HubSpot.
Per iniziare a formattare i modelli con i tag "nome interno" corretti:
- Accedi al tuo account Dropbox Sign.
- Fai clic su Modelli.
- Fai clic su Crea modello.
- Fai clic su Carica file e scegli il contratto o il documento che desideri formattare o seleziona una delle nostre icone di integrazione (Dropbox, Drive ecc.).
- Fai clic su Apri.
- Fai clic su Avanti.
- Indica i ruoli dei firmatari appropriati. In caso di firmatari multipli, puoi indicare i relativi ruoli in questa fase.
- Fai clic su Avanti.
- Fai clic su "Casella di testo" nella barra laterale sinistra e trascinala sul documento.
- Nota: lo utilizzerai per formattare il documento con i tag "nome interno" di HubSpot.
- Fai clic sulla casella di testo nel documento e, nel menu a discesa Assegna a, seleziona Mittente.
- Quindi, fai clic sulla sezione Unisci campo e aggiungi il tag "nome interno" di HubSpot che corrisponde all'etichetta della proprietà nel tuo account CRM HubSpot. (Consulta la fine del post per la chiave completa.)
- Fai clic sul pulsante blu Avanti per salvare la formattazione e chiudere la finestra del documento.
- Per finire, puoi aggiungere un titolo di ruolo per il destinatario in CC, assegnare un titolo al modello e compilare il messaggio predefinito facoltativo che verrà inviato al destinatario quando richiedi la firma.
- Salva il modello selezionando il pulsante Salva modello.
Il modello appena formattato verrà visualizzato automaticamente nel menu a discesa "Modello" nel tuo CRM HubSpot. Ora puoi utilizzare i modelli di Dropbox Sign per richiedere la firma di un contatto tramite il tuo CRM HubSpot.
Richiedere una firma nell’account CRM di HubSpot tramite i modelli Dropbox Sign
Gli utenti di Dropbox Sign con un piano Essentials e versioni successive possono sincronizzare i modelli di Dropbox Sign con il proprio CRM HubSpot. I modelli di Dropbox Sign nuovi ed esistenti verranno sincronizzati automaticamente dal tuo account Dropbox Sign al tuo CRM HubSpot. È possibile accedere a questi modelli dal tuo CRM HubSpot utilizzando il menu a discesa intitolato "Dropbox Sign" nella barra laterale in basso a destra della pagina di un contatto.
Per richiedere una firma utilizzando il tuo account CRM HubSpot, vai al menu dei modelli, seleziona "Azioni" e fai clic su "Scegli modello". Verrà visualizzato un popup di Dropbox Sign con i modelli disponibili. Puoi scegliere il modello che preferisci, rivedere i dettagli e confermare la richiesta di firma.
Nella nuova finestra, potrai controllare che tutte le informazioni recuperate dal profilo del contatto HubSpot siano corrette e correggere eventuali errori. Inoltre, in questa fase puoi anche modificare il messaggio di richiesta di firma personalizzato.
Una volta inviato il documento al firmatario, la cronologia del CRM HubSpot aggiungerà l'evento del ciclo di vita alla dashboard del contatto.
Una volta che il documento viene firmato, l’attività verrà registrata e una copia del documento completato verrà scaricata automaticamente in formato PDF nella sezione Allegati della pagina del contatto.
