Dropbox Sign と HubSpot CRM の連携により、ユーザーは事前にフォーマットされた Dropbox Sign テンプレートに名前、住所、終了日などの HubSpot の連絡先情報を自動入力できます。HubSpot プロパティの完全なキーについては、
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このガイドでは、次の方法を説明します。
- HubSpot CRM の連絡先プロパティを整理する方法
- HubSpot CRM の「内部の名前」タグを使用して Dropbox Sign テンプレートをフォーマットする
- HubSpot CRM アカウントでの署名依頼
- HubSpot CRM での Dropbox Sign ラベルのカスタマイズ
HubSpot CRM の連絡先プロパティの整理
HubSpot と Dropbox Sign のインテグレーションにより、HubSpot のコンピュータ情報を事前にフォーマットされた Dropbox Sign テンプレートに自動でルーティングできます。この機能は頻繁に使用するドキュメントや契約に対し、素早く正確に情報をロードする上で特に便利です。
ただし、HubSpot インテグレーション用に Dropbox Sign テンプレートの書式設定を開始する前に、必要な連絡先プロパティを整理する必要があります。これらのプロパティには、Dropbox Sign テンプレートにルーティングする情報が保存されます。連絡先のプロパティの概要は、HubSpot CRM の「連絡先について」セクションにあります。
HubSpot CRM のコンタクト情報には約 50 のデフォルト フィールド（別名「プロパティー」）があります。「このコンタクトについて」のフッターにある［すべてのプロパティーを表示］リンクを選択することで、こうしたプロパティを追加または削除できます。
リンクを選択すると、別のページにリダイレクトされます。検索バーまたは「すべてのプロパティ」の下にあるリストを使用して、連絡先の「詳細」セクションに新しいプロパティを追加します。
以下は頻繁に使用されるプロパティの例です。
プロパティを選択したら、連絡先の名前の上にある青い「戻る」ボタンをクリックします。
これで、新しいプロパティ フィールドに正しい情報を入力できるようになりました。
適切な情報を入力し終わったら、正しい「内部名」タグを使用して Dropbox Sign テンプレートをフォーマットします。
HubSpot CRM で使用する Dropbox Sign テンプレートのフォーマット
正しい連絡先プロパティ情報を使用して自動入力するためのドキュメントを準備するには、適切な HubSpot「内部の名前」タグを使用してテンプレートをフォーマットする必要があります。これらの「内部の名前」タグは、HubSpot の連絡先のプロフィールから自動的に取得される情報を示すフラグとして機能します。
正しい「内部名」タグを使用してテンプレートの書式設定を開始するには：
- Dropbox Sign アカウントにログインします。
- ［テンプレート］をクリックします。
- ［テンプレートを作成］をクリックします。
- ［ファイルをアップロード］をクリックし、書式設定する契約書またはドキュメントを選択するか、統合アイコン（Dropbox、Drive など）のいずれかを選択します。
- ［開く］をクリックします。
- ［次へ］をクリックします。
- 適切な署名者の役割を入力します。複数の署名者がいる場合は、この段階で適切な役割を入力することもできます。
- ［次へ］をクリックします。
- 左側のサイドバーで［テキストボックス］をクリックし、ドキュメントにドラッグします。
- 注：これを使用して、HubSpot「内部の名前」タグでドキュメントをフォーマットします。
- ドキュメントのテキストボックスをクリックし、［割り当て先］プルダウンメニューで［送信者］を選択します。
- 次に、［フィールドの結合］セクションをクリックし、HubSpot CRM アカウントのプロパティ ラベルに対応する HubSpot「内部の名前」タグを追加します。（完全なキーについては、投稿の最後を参照してください。）
- 青い［次へ］ボタンをクリックして、書式設定を保存し、ドキュメント ウィンドウを閉じます。
- 最後に、CC 受信者の役割のタイトルを追加し、テンプレートにタイトルを付け、署名をリクエストしたときに受信者に送信されるオプションのデフォルト メッセージを入力します。
- ［テンプレートを保存］ボタンを選択してテンプレートを保存します。
新しく書式設定されたテンプレートは、HubSpot CRM の［テンプレート］プルダウンメニューに自動的に表示されます。Dropbox Sign テンプレートを使用して、HubSpot CRM を介して連絡先の署名をリクエストできるようになりました。
Dropbox Sign テンプレートを使用した HubSpot CRM アカウントでの署名依頼
Essentials プラン以上の Dropbox Sign ユーザーは、Dropbox Sign テンプレートを HubSpot CRM に同期できます。新規および既存の Dropbox Sign テンプレートは、Dropbox Sign アカウントから HubSpot CRM に自動的に同期されます。これらのテンプレートは、連絡先ページの右下のサイドバーにある［Dropbox Sign］というプルダウンメニューを使用して、HubSpot CRM からアクセスできます。
HubSpot CRM アカウントを使用して署名をリクエストするには、テンプレート メニューに移動し、［アクション］を選択して［テンプレートの選択］をクリックします。Dropbox Sign のポップアップが表示され、利用可能なテンプレートが表示されます。テンプレートを選択し、詳細を確認して、署名リクエストを確認できます。
新しいウィンドウでは、HubSpot の連絡先プロフィールから取得した情報がすべて正確であることを確認し、エラーがあれば修正することができます。また、カスタマイズした署名依頼メッセージをこのタイミングで編集することもできます。
ドキュメントが署名者に送信されると、HubSpot CRM のタイムラインにより、連絡先のダッシュボードにライフサイクル イベントが追加されます。
ドキュメントへの署名が完了すると、アクティビティが記録され、完了したドキュメントのコピー（PDF）が連絡先のページの添付ファイル セクションに自動的にダウンロードされます。
