In diesem Leitfaden erfahren Sie Folgendes:
- Kontakteigenschaften in Ihrem HubSpot CRM organisieren
- Dropbox Sign-Vorlagen anhand von Tags mit „internen Namen“ von HubSpot-CRM formatieren
- Eine Signatur in Ihrem HubSpot CRM-Konto anfragen
- Dropbox Sign-Bezeichnungen in Ihrem HubSpot CRM anpassen
Kontakteigenschaften im HubSpot CRM organisieren
Mit der Dropbox Sign-Integration für HubSpot können Sie die Informationen eines HubSpot-Kontakts automatisch an vorformatierte Dropbox Sign-Vorlagen weiterleiten. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Informationen schnell und korrekt in häufig verwendete Dokumente oder Verträge zu laden.
Bevor Sie aber mit der Formatierung von Dropbox Sign-Vorlagen für die HubSpot-Integration beginnen, sollten Sie Ihre gewünschten Kontakteigenschaften organisieren. Diese Eigenschaftsdaten speichern die Informationen, die Sie an Ihre Dropbox Sign-Vorlagen weiterleiten. Sie finden eine Übersicht über die Kontakteigenschaften im Abschnitt „Über den Kontakt“ in Ihrem HubSpot-CRM.
In Ihrem HubSpot CRM sind ungefähr 50 Standardfelder für Kontaktinformationen, oder „Eigenschaften“, enthalten. Sie können Eigenschaftsfelder hinzufügen und löschen, indem Sie in der Fußzeile des Abschnitts „Über“ des Kontakts auf den Link „Alle Eigenschaften anzeigen“ klicken.
Sobald Sie den Link ausgewählt haben, werden Sie auf eine andere Seite weitergeleitet. Verwenden Sie die Suchleiste oder die bereitgestellten Listen unter „Alle Eigenschaften“, um dem Abschnitt „Über den Kontakt“ neue Eigenschaften hinzuzufügen.
Folgende Eigenschaften werden beispielsweise häufig verwendet:
- Name
- Adresse
- Abschlussdatum
- Firma:
- usw.
Nachdem Sie die gewünschten Eigenschaften ausgewählt haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Zurück“ über dem Namen des Kontakts.
Jetzt können Sie die neuen Eigenschaftsfelder mit den richtigen Daten ausfüllen.
Nachdem Sie die entsprechenden Informationen eingegeben haben, können Sie Ihre Dropbox Sign-Vorlagen mit den passenden Tags für „Interner Name“ formatieren.
Dropbox Sign-Vorlagen für die Verwendung in Ihrem HubSpot-CRM formatieren
Um Ihre Dokumente für das automatische Ausfüllen mit den richtigen Kontakteigenschaften vorzubereiten, müssen Sie Ihre Vorlagen anhand der entsprechenden Tags mit „internen Namen“ von HubSpot formatieren. Diese Tags mit „internen Namen“ dienen als Markierungen, mithilfe deren die Informationen automatisch aus dem Profil eines HubSpot-Kontakts abgerufen werden.
So formatieren Sie Ihre Vorlagen anhand der richtigen Tags mit „internen Namen“:
- Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox Sign-Konto an.
- Klicken Sie auf Vorlagen.
- Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
- Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie den Vertrag oder das Dokument aus, den/die Sie formatieren möchten, oder wählen Sie eines unserer Integrationssymbole (Dropbox, Drive usw.).
- Klicken Sie auf Öffnen.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Füllen Sie die entsprechende Unterzeichnungsrolle aus. Falls mehrere Personen unterzeichnen sollen, können Sie nun auch entsprechend mehrere Rollen ausfüllen.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Textfeld“ und ziehen Sie dieses auf das Dokument.
- Hinweis: Sie verwenden diese Option, um das Dokument anhand der Tags mit „internen Namen“ von HubSpot zu formatieren.
- Klicken Sie auf das Textfeld in Ihrem Dokument und wählen Sie im Drop-down-Menü Zuweisen an die Option Absender aus.
- Klicken Sie anschließend auf den Abschnitt Seriendruckfelder und fügen Sie den Tag mit „internem Namen“ von HubSpot hinzu, welches dem Eigenschaftslabel in Ihrem HubSpot-CRM-Konto entspricht. (Finden Sie am Ende des Beitrags den vollständigen Schlüssel.)
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Weiter, um Ihre Formatierung zu speichern und Ihr Dokumentfenster zu schließen.
- Zum Abschluss können Sie einen Rollentitel für den CC-Empfänger hinzufügen, Ihre Vorlage benennen und die optionale Standardnachricht ausfüllen, die an den Empfänger gesendet wird, wenn Sie eine Unterschrift von ihm anfordern.
- Speichern Sie Ihre Vorlage, indem Sie die Schaltfläche Vorlage speichern auswählen.
Ihre neu formatierte Vorlage wird automatisch im Drop-down-Menü „Vorlage“ in Ihrem HubSpot-CRM angezeigt. Sie können jetzt Dropbox Sign-Vorlagen verwenden, um die Signatur eines Kontakts über Ihr HubSpot-CRM anzufordern.
Eine Signatur unter Verwendung von Dropbox Sign-Vorlagen in Ihrem HubSpot CRM-Konto anfragen
Nutzer von Dropbox Sign mit einem Essentials-Abo oder höher können Dropbox Sign-Vorlagen mit ihrem HubSpot-CRM synchronisieren. Neue und vorhandene Dropbox Sign-Vorlagen werden automatisch von Ihrem Dropbox Sign-Konto mit Ihrem HubSpot-CRM synchronisiert. Diese Vorlagen können über Ihr HubSpot-CRM aufgerufen werden. Öffnen Sie das Drop-down-Menü mit dem Namen „Dropbox Sign“ in der unteren rechten Seitenleiste auf der Seite eines Kontakts.
Um eine Signatur über Ihr HubSpot-CRM-Konto anzufordern, navigieren Sie zum Vorlagenmenü, wählen Sie „Aktionen“ und klicken Sie dann auf „Vorlage auswählen“. Ein Pop-up-Fenster von Dropbox Sign zeigt die verfügbaren Vorlagen an. Sie können die von Ihnen gewünschte Vorlage auswählen, die Details überprüfen und die Signaturanfrage bestätigen.
Das neue Fenster bietet Ihnen die Möglichkeit, zu überprüfen, ob alle aus Ihrem HubSpot-Kontaktprofil abgerufenen Informationen korrekt sind, sodass Sie etwaige Fehler korrigieren können. Zudem können Sie die mit Ihrer Signaturanfrage versendete individuelle Nachricht bearbeiten.
Sobald das Dokument an den Unterzeichner gesendet wurde, fügt Ihre HubSpot-CRM-Zeitachse das Lebenszyklusereignis zum Dashboard Ihres Kontakts hinzu.
Nachdem das Dokument unterzeichnet wurde, wird diese Aktivität protokolliert und eine Kopie des abgeschlossenen Dokuments wird automatisch als PDF-Datei in den Abschnitt „Anhänge“ auf der Seite des Kontakts heruntergeladen.
