In deze handleiding lees je hoe je:
- contacteigenschappen in je HubSpot CRM opmaakt;
- Dropbox Sign-sjablonen opmaken met HubSpot CRM-labels voor ‘interne naam’
- Een handtekening aanvraagt in je HubSpot CRM-account
- Dropbox Sign-labels aanpassen in je HubSpot CRM
Contacteigenschappen in de HubSpot-CRM opmaken
Met de integratie van Dropbox Sign in HubSpot kun je de gegevens van HubSpot-contactpersonen automatisch doorsturen naar vooraf opgemaakte Dropbox Sign-sjablonen. Deze functie is met name handig als je snel en nauwkeurig informatie wilt overnemen in veelgebruikte documenten of overeenkomsten.
Maar voordat je begint met het opmaken van Dropbox Sign-sjablonen voor de HubSpot-integratie, moet je de gewenste contacteigenschappen organiseren. Deze eigenschappen slaan de gegevens op die je naar je Dropbox Sign-sjablonen gaat routeren. Het overzicht van de eigenschappen van je contactpersoon vind je in het gedeelte ‘Over de contactpersoon’ in je HubSpot CRM.
Er zijn zo'n 50 standaard informatievelden voor contactpersonen, oftewel “properties”(eigenschappen), inbegrepen in je HubSpot CRM. Je kunt deze eigenschappen toevoegen en verwijderen door te klikken op de link “View all properties” (alle eigenschappen weergeven) in de voettekst bij het gedeelte “About the contact” (over de contactpersoon).
Zodra je de link hebt geselecteerd, word je doorgestuurd naar een andere pagina. Gebruik de zoekbalk of de verstrekte lijsten onder ‘Alle eigenschappen’ om nieuwe eigenschappen toe te voegen aan het gedeelte ‘over’ van de contactpersoon.
Dit zijn een aantal veelgebruikte eigenschappen:
- Naam
- Adres
- Sluitingsdatum
- Bedrijfsnaam
- ETC
Nadat je je eigenschappen hebt geselecteerd, klik je op de blauwe knop ‘Terug’ boven de naam van de contactpersoon.
Je kunt nu de nieuwe eigenschapsvelden met de juiste gegevens invullen.
Zodra je het invullen van alle toepasselijke informatie hebt voltooid, kun je aan de slag gaan met de opmaak van je Dropbox Sign-sjablonen met de juiste “internal name” (interne naam)-tags.
Dropbox Sign-sjablonen opmaken voor gebruik in je HubSpot CRM
Als je je documenten wilt voorbereiden om automatisch in te vullen met de juiste contacteigenschappen, moet je je sjablonen opmaken met de juiste HubSpot-labels voor ‘interne naam’. Deze labels voor ‘interne naam’ fungeren als aanwijzers om aan te geven welke gegevens automatisch uit het profiel van een HubSpot-contactpersoon worden gehaald.
Om je sjablonen op te maken met de juiste labels voor ‘interne naam’:
- Meld je aan bij je Dropbox Sign-account.
- Klik op Sjablonen.
- Klik op Sjabloon aanmaken.
- Klik op Bestand uploaden en kies het contract of document dat je wilt opmaken of selecteer een van onze integratiepictogrammen (Dropbox, Drive, enz.).
- Klik op Openen.
- Klik op Volgende.
- Vul de toepasselijke ondertekenaarrol in. Je kunt dan ook meteen de toepasselijke ondertekenaarrollen invullen indien er sprake is van meerdere ondertekenaars.
- Klik op Volgende.
- Klik op ‘Tekstvak’ in de linkerzijbalk en sleep het naar het document.
- Opmerking: je gebruikt dit om het document op te maken met HubSpot-labels voor ‘interne naam’.
- Klik op het tekstvak in je document en selecteer in het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan de Afzender.
- Klik vervolgens op het gedeelte Veld samenvoegen en voeg het HubSpot-label voor ‘interne naam’ toe dat overeenkomt met het eigenschappenlabel in je HubSpot CRM-account. (De volledige lijst vind je aan het einde van het bericht.)
- Klik op de blauwe knop Volgende om je opmaak op te slaan en je documentvenster te sluiten.
- Om te voltooien, kun je een CC-roltitel voor de ontvanger toevoegen, je sjabloon een titel geven en het optionele standaardbericht invullen dat naar de ontvanger wordt verzonden wanneer je om een handtekening vraagt.
- Sla je sjabloon op door op de knop Sjabloon opslaan te klikken .
Je nieuw opgemaakte sjabloon wordt automatisch weergegeven in het vervolgkeuzemenu ‘Sjabloon’ in je HubSpot CRM. Je kunt nu Dropbox Sign-sjablonen gebruiken om de handtekening van een contactpersoon aan te vragen via je HubSpot CRM.
Een handtekening in je HubSpot CRM-account aanvragen met behulp van Dropbox Sign-sjablonen
Dropbox Sign-gebruikers met het abonnement Essentials of hoger kunnen Dropbox Sign-sjablonen synchroniseren met hun HubSpot CRM. Nieuwe en bestaande Dropbox Sign-sjablonen worden automatisch gesynchroniseerd van je Dropbox Sign-account naar je HubSpot CRM. Je kunt deze sjablonen openen vanuit je HubSpot CRM via het vervolgkeuzemenu ‘Dropbox Sign’ in de rechterbenedenhoek van de pagina van een contactpersoon.
Als je een handtekening wilt aanvragen met je HubSpot CRM-account, navigeer je naar het sjablonenmenu, selecteer je ‘Acties’ en klik je op ‘Sjabloon kiezen’. Er verschijnt een pop-upvenster van Dropbox Sign met de beschikbare sjablonen. Je kunt het sjabloon van je keuze kiezen, de gegevens bekijken en de handtekeningaanvraag bevestigen.
Je kunt in het nieuwe venster controleren of alle informatie uit het profiel van je HubSpot-contact kloppend is en eventuele fouten corrigeren. Daarnaast is dit het moment waarop je je aangepaste bericht bij de handtekeningaanvraag kunt bewerken.
Zodra het document naar de ondertekenaar is verzonden, voegt je HubSpot CRM-tijdlijn de levenscyclusgebeurtenis toe aan het dashboard van je contactpersoon.
Zodra het document wordt ondertekend, wordt deze activiteit geregistreerd en wordt er een kopie van het afgeronde document automatisch in pdf-formaat gedownload naar de bijlagen op de pagina van de contactpersoon.
