Este guia mostra como:
- Organizar as propriedades dos contatos do HubSpot CRM
- Formatar modelos do Dropbox Sign usando tags de "nome interno" do CRM do HubSpot
- Solicitar uma assinatura usando sua conta do HubSpot CRM
- Como personalizar as etiquetas do Dropbox Sign no HubSpot CRM
Organização das propriedades dos contatos do HubSpot CRM
A integração do HubSpot com o Dropbox Sign permite que você envie automaticamente as informações de um contato do HubSpot aos modelos pré‑formatados do Dropbox Sign. Essa função é particularmente útil para carregar informações de forma rápida e precisa em documentos ou contratos utilizados com frequência.
Mas antes de começar a formatar os modelos do Dropbox Sign para a integração com o HubSpot, é uma boa ideia organizar as propriedades de contato desejadas. São elas que armazenam as informações que você encaminhará para os modelos do Dropbox Sign. A visão geral das propriedades do contato se encontra na seção "Sobre o contato" no CRM do HubSpot.
Há cerca de 50 campos-padrão de informação dos contatos, ou “propriedades”, incluídos no HubSpot CRM. Você pode adicionar ou excluir essas propriedades selecionando o link “Visualizar todas as propriedades” no rodapé da seção “Sobre o contato”.
Após selecionar o link, você será redirecionado para outra página. Use a barra de busca ou as listas fornecidas em "Todas as propriedades" para adicionar novas propriedades à seção "Sobre o contato".
As propriedades mais utilizadas são:
- Nome
- Endereço
- Data de fechamento
- Empresa
- Etc.
Depois de selecionar as propriedades, clique no botão azul "Voltar" acima do nome do contato.
Agora você pode preencher os novos campos de propriedade com as informações corretas.
Após o preenchimento das informações pertinentes, é hora de começar a formatar os modelos do Dropbox Sign com as tags de “nome interno” corretas.
Como formatar modelos do Dropbox Sign para uso no CRM do HubSpot
Para preparar seus documentos para o preenchimento automático usando as informações corretas das propriedades de um contato, você precisará formatar seus modelos usando as tags de “nome interno” apropriadas do HubSpot. Essas tags de “nome interno” funcionam como sinalizadores para indicar quais informações serão extraídas automaticamente do perfil de um contato do HubSpot.
Para começar a formatar seus modelos com as tags de "nome interno" corretas:
- Entre na sua conta do Dropbox Sign.
- Clique em Modelos.
- Clique em Criar modelo.
- Clique em Enviar arquivo e escolha o contrato ou documento que deseja formatar ou selecione um dos nossos ícones de integração (Dropbox, Drive, etc.).
- Clique em Abrir.
- Clique em Próximo.
- Preencha a função de signatário apropriada e, se houver vários signatários, você também poderá preencher as funções de cada um deles nesse momento.
- Clique em Próximo.
- Clique em "Caixa de texto" na barra lateral esquerda e arraste-a para o documento.
- Observação: você usará isso para formatar o documento com tags de “nome interno” do HubSpot.
- Clique na caixa de texto no seu documento e, no menu suspenso Atribuir a, selecione Remetente.
- Em seguida, clique na seção Mesclar campo e adicione a tag de “nome interno” da HubSpot que corresponde ao rótulo da propriedade na sua conta de CRM do HubSpot. (Consulte o final do post para ver a lista completa.)
- Clique no botão azul Avançar para salvar a formatação e fechar a janela do documento.
- Para concluir, você pode adicionar um título de função do destinatário em CC, dar um título ao seu modelo e preencher a mensagem padrão opcional que será enviada ao destinatário quando você solicitar a assinatura.
- Salve seu modelo selecionando o botão Salvar modelo.
Seu modelo recém-formatado será exibido automaticamente no menu suspenso “Modelo” no seu CRM do HubSpot. Agora você pode usar os modelos do Dropbox Sign para solicitar a assinatura de um contato por meio do seu CRM do HubSpot.
Como solicitar uma assinatura na sua conta do HubSpot CRM usando os modelos do Dropbox Sign
Os usuários do Dropbox Sign com um plano Essentials ou superior podem sincronizar os modelos do Dropbox Sign com o CRM do HubSpot. Os modelos novos e existentes do Dropbox Sign serão sincronizados automaticamente a partir da sua conta do Dropbox Sign com o seu CRM do HubSpot. Esses modelos podem ser acessados no seu CRM do HubSpot usando o menu suspenso “Dropbox Sign” na barra lateral inferior direita da página de um contato.
Para solicitar uma assinatura usando sua conta do CRM do HubSpot, navegue até o menu de modelos, selecione “Ações” e clique em “Escolher modelo”. Um pop-up do Dropbox Sign aparecerá com os modelos disponíveis. Você pode escolher o modelo da sua preferência, revisar os detalhes e confirmar a solicitação de assinatura.
Na nova janela, você terá a oportunidade de verificar se todas as informações extraídas do perfil de seus contatos do HubSpot estão precisas e corrigir qualquer erro. Além disso, você poderá editar a mensagem personalizada da solicitação de assinatura nesse momento.
Depois que o documento for enviado ao signatário, a linha do tempo do CRM do HubSpot adicionará o evento de ciclo de vida ao painel do seu contato.
Assim que o documento for assinado, a atividade será registrada e uma cópia do documento concluído será automaticamente baixada em PDF na seção de anexos da página do contato.