Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda cara:
- Mengelola Properti Kontak di CRM HubSpot Anda
- Memformat Templat Dropbox Sign Menggunakan Tag “Nama Internal” HubSpot CRM
- Meminta Tanda Tangan di Akun CRM HubSpot Anda
- Membuat Label Dropbox Sign Khusus di CRM HubSpot Anda
Mengelola Properti Kontak di CRM HubSpot
Dengan integrasi HubSpot dan Dropbox Sign, Anda dapat mengirim informasi kontak HubSpot secara otomatis ke templat Dropbox Sign yang telah diformat sebelumnya. Fungsi ini sangat berguna untuk memuat informasi secara cepat dan akurat ke dokumen atau kontrak yang sering digunakan.
Namun, sebelum mulai memformat templat Dropbox Sign untuk integrasi HubSpot, Anda perlu mengatur properti kontak yang diinginkan. Properti ini menyimpan informasi yang akan Anda rutekan ke templat Dropbox Sign. Ikhtisar properti kontak Anda terletak di bagian “Tentang kontak” di HubSpot CRM Anda.
Terdapat sekitar 50 bidang info kontak atau “properties” default di CRM HubSpot Anda. Anda dapat menambahkan dan menghapus properti ini dengan memilih tautan "Lihat semua properti" di bagian bawah bagian "Tentang kontak".
Setelah memilih tautan, Anda akan diarahkan ke halaman lain. Gunakan bilah pencarian atau daftar yang disediakan di bawah "Semua Properti" untuk menambahkan properti baru ke bagian tentang kontak.
Properti yang umumnya digunakan antara lain:
- Nama
- Alamat
- Tanggal Penutupan
- Perusahaan
- DLL.
Setelah Anda memilih properti, klik tombol biru "Kembali" di atas nama kontak.
Sekarang Anda dapat mengisi bidang properti baru dengan informasi yang benar.
Setelah selesai mengisi informasi yang sesuai, Anda dapat mulai memformat Templat Dropbox Sign dengan tag “nama internal” yang benar.
Memformat Templat Dropbox Sign untuk Digunakan di HubSpot CRM Anda
Untuk menyiapkan dokumen Anda untuk mengisi otomatis menggunakan info properti kontak yang benar, Anda harus memformat templat menggunakan tag "nama internal" HubSpot yang sesuai. Tag "nama internal" ini bertindak sebagai penanda untuk menunjukkan informasi mana yang akan secara otomatis diambil dari profil kontak HubSpot.
Untuk mulai memformat templat Anda dengan tag "nama internal" yang benar:
- Masuk ke akun Dropbox Sign Anda.
- Klik Templat.
- Klik Buat templat.
- Klik Unggah file dan pilih kontrak atau dokumen yang ingin Anda format atau dengan memilih salah satu ikon integrasi kami (Dropbox, Drive, dll.).
- Klik Buka.
- Klik Berikutnya.
- Isi peran penanda tangan yang sesuai dan Anda juga dapat mengisi peran yang sesuai saat ini jika ada beberapa penanda tangan.
- Klik Berikutnya.
- Klik “Kotak teks” di bilah sisi kiri dan seret ke dokumen.
- Catatan: Anda akan menggunakan ini untuk memformat dokumen dengan tag "nama internal" HubSpot.
- Klik kotak teks pada dokumen Anda dan pada menu tarik-turun Tetapkan ke, pilih Pengirim.
- Selanjutnya, klik bagian Bidang gabungan dan tambahkan tag "nama internal" HubSpot yang sesuai dengan label properti di akun CRM HubSpot Anda. (Lihat akhir postingan untuk kunci lengkap.)
- Klik tombol Berikutnya berwarna biru untuk menyimpan format dan menutup jendela dokumen.
- Untuk menyelesaikan, Anda dapat menambahkan judul peran penerima CC, memberi judul templat, dan mengisi pesan default opsional yang akan dikirim ke penerima saat Anda meminta tanda tangan.
- Simpan templat Anda dengan memilih tombol Simpan Templat.
Templat yang baru Anda format akan otomatis ditampilkan di menu tarik-turun "Templat" di HubSpot CRM Anda. Kini Anda dapat menggunakan templat Dropbox Sign untuk meminta tanda tangan kontak melalui HubSpot CRM Anda.
Meminta Tanda Tangan di Akun CRM HubSpot Anda Menggunakan Templat Dropbox Sign
Pengguna Dropbox Sign dengan Paket Essentials ke atas dapat menyinkronkan templat Dropbox Sign ke HubSpot CRM mereka. Templat Dropbox Sign baru dan yang sudah ada akan otomatis disinkronkan dari akun Dropbox Sign ke HubSpot CRM Anda. Templat ini dapat diakses dari HubSpot CRM Anda menggunakan menu tarik-turun berjudul “Dropbox Sign” di bilah sisi kanan bawah halaman kontak.
Untuk meminta tanda tangan menggunakan akun HubSpot CRM Anda, buka menu templat, pilih "Tindakan" dan klik "Pilih Templat". Pop-up dari Dropbox Sign akan muncul dengan templat yang tersedia, Anda dapat memilih templat pilihan Anda, meninjau detail, dan mengonfirmasikan permintaan tanda tangan.
Di jendela baru, Anda memiliki kesempatan untuk memeriksa bahwa semua informasi yang diperoleh dari profil kontak HubSpot sudah akurat dan melakukan perbaikan jika ada yang salah. Selain itu, pada tahap ini, Anda dapat mengedit pesan permintaan tanda tangan khusus.
Setelah dokumen dikirim ke penanda tangan, linimasa HubSpot CRM Anda akan menambahkan peristiwa siklus ke dasbor kontak Anda.
Setelah dokumen ditandatangani, aktivitas ini akan dicatat ke dalam log dan salinan dokumen yang telah diselesaikan akan otomatis diunduh sebagai PDF ke bagian lampiran pada halaman kontak.
