Cara menggunakan fitur pelacak diligence

Pelajari cara menggunakan pelacak diligence di Dropbox DocSend untuk meminta, mengumpulkan, dan melacak dokumen dari pengunjung selama proses uji tuntas atau alur kerja terstruktur lainnya. Anda dapat menetapkan tugas, mengatur tanggal jatuh tempo, dan memantau progres tanpa bergantung pada spreadsheet atau utas email.
 

Cara membuat tugas di Space (ruang data) Anda

Gunakan pelacak diligence untuk meminta file, formulir, atau informasi tertentu dari pengunjung dan mengatur unggahan secara langsung di ruang data Anda. Setiap tugas mencakup penerima tugas, tanggal jatuh tempo opsional, dan folder tujuan tempat dokumen yang diunggah akan muncul. Anda juga dapat melihat catatan audit dari semua pembaruan tugas atau perubahan yang terjadi di ruang data Anda.

Untuk membuat tugas secara manual:

1. Masuk ke docsend.com. 
2. Klik Space (ruang data) di bilah sisi kiri.
3. Arahkan ke Space (ruang data) yang ingin Anda buat tugasnya.
4. Klik Pelacak diligence di bilah sisi kiri.
5. Klik Buat tugas.
6. Ketik nama tugas di kotak judul. 
7. Ketik alamat email individu yang ingin Anda beri tugas.
8. Tetapkan tanggal jatuh tempo.
9. Ketik deskripsi tugas.
10. Pilih lokasi folder di Space Anda tempat file harus diunggah. 
11. Tambahkan lampiran yang diperlukan untuk penerima tugas dari dalam Space Anda. 
12. Klik Save.

Untuk memberi tahu penerima tugas yang belum diundang ke Space Anda tentang tugas yang diberikan kepada mereka:

1. Klik Beri akses dari beranda pelacak Diligence.
2. Klik Undang sekarang.
3. Klik Selesai

Tugas yang diberikan dikirim melalui email kepada penerima, dan pemberi tugas menerima notifikasi setiap tugas selesai.

Untuk membuat beberapa tugas menggunakan file CSV:

1. Masuk ke docsend.com. 
2. Klik Space (ruang data) di bilah sisi kiri.
3. Arahkan ke Space (ruang data) yang ingin Anda buat tugasnya.
4. Klik Pelacak diligence di bilah sisi kiri.
5. Klik Impor tugas. 
6. Klik Unduh templat CSV.
   • Catatan: Templat CSV harus digunakan untuk memastikan bidang tugas diunggah dengan benar.
7. Isi templat CSV.
8. Klik Impor tugas.
9. Klik Pilih file. 
10. Unggah templat CSV yang telah diisi. 
11. Klik Simpan.
     

Cara mengelola tugas (admin)

Pelacak diligence memberikan tampilan terpusat dari semua tugas kepada admin, termasuk penerima tugas, tanggal jatuh tempo, dan status penyelesaian, beserta alat bawaan untuk mengelolanya.

Dari halaman pelacak diligence, admin dan pemilik akun bisa:

• Meninjau tugas yang berstatus menunggu konfirmasi, selesai, ditolak, atau terlambat.
• Membuka tugas untuk melihat file atau komentar yang diunggah.
• Memperbarui penerima tugas, tanggal jatuh tempo, atau status tugas.
• Memperbarui lokasi file Space tempat penerima tugas mengunggah dokumen.
• Membuka kembali tugas jika pengiriman salah, dan menambahkan catatan yang menjelaskan hal yang perlu diperbaiki.
• Menerapkan tindakan massal untuk memperbarui beberapa tugas sekaligus.
• Memfilter tugas berdasarkan Penerima Tugas, Status, atau Tanggal Jatuh Tempo. 

Untuk mengelola tugas:

1. Pilih tugas yang diinginkan.
2. Klik   (opsi lainnya).
3. Pilih Edit, Hapus, Tandai Selesai.

Untuk mengelola tugas individual:

1. Klik  (opsi lainnya) di samping tugas yang ingin Anda edit.
2. Mengubah Nama tugas, Penerima Tugas, Tanggal Jatuh Tempo, Deskripsi, Lokasi file Space, atau Lampiran secara manual. 
3. Klik Save.

Untuk mengubah status tugas secara manual:

1. Centang kotak di samping tugas yang ingin Anda perbarui. 
2. Klik (edit). 
3. Perbarui status.
4. Klik Save.

Untuk mengelola beberapa tugas sekaligus:

1. Centang kotak di samping Nama tugas untuk mengelola semua tugas yang tersedia, atau centang masing-masing kotak di samping tugas yang ingin Anda kelola secara massal.
2. Klik (edit). 
3. Perbarui bidang yang diinginkan. 
4. Klik Save.

Semua tugas akan diperbarui secara massal dan menampilkan perubahan Anda. 

Untuk membuka kembali tugas yang telah ditolak:

1. Pilih tugas yang diinginkan.
2. Klik   (opsi lainnya).
3. Klik Minta perubahan.
4. Berikan umpan balik untuk perubahan yang diminta. 
5. Klik Kirim permintaan. 

Email akan dikirim untuk memberi tahu penerima tentang perubahan yang diminta dan tugas akan dibuka kembali.
 

Cara menyelesaikan tugas sebagai pengunjung

Ketika admin memberikan tugas kepada Anda, Anda akan menerima notifikasi email yang berisi tautan untuk masuk ke pelacak diligence. Setelah masuk, Anda akan melihat daftar tugas yang diberikan khusus kepada Anda, tempat Anda dapat mengunggah dokumen, memberikan informasi, atau menyelesaikan tindakan lain yang diminta.

Untuk mengakses tugas yang diberikan kepada Anda:

1. Klik email undangan di kotak masuk Anda.
2. Klik Lihat konten.
3. Ketik alamat email Anda.
4. Klik Konfirmasi.
5. Kembali ke kotak masuk Anda. 
6. Klik email yang memverifikasi identitas Anda.
7. Klik Verifikasi alamat email.

Anda akan dibawa ke halaman beranda pelacak diligence. 

Untuk menyelesaikan tugas:

1. Pilih tugas individual untuk melihat detail tugas yang diberikan.
2. Unggah file yang diminta dalam tugas tersebut.
3. Klik Kirim untuk ditinjau.

Menolak tugas

Jika pengunjung meyakini bahwa tugas tidak berlaku untuknya:

1. Pilih tugas individual untuk melihat detail tugas yang diberikan.
2. Pilih Tolak tugas.
3. Berikan umpan balik untuk penolakan.
4. Klik Tolak untuk mengonfirmasi.

Jika pengiriman ditolak

Jika admin membuka kembali tugas, pengunjung akan melihat catatan yang menjelaskan alasannya. Ia dapat mengunggah file baru dan mengirimkannya kembali.

Email pengingat tugas

Anda akan menerima email pengingat saat tugas jatuh tempo, dan dalam email ringkasan mingguan saat tugas sudah melewati tanggal jatuh tempo.

Kelola email pengingat

Anda dapat mengelola email pengingat untuk tugas Anda:

1. Masuk ke docsend.com. 
2. Klik (Pengaturan).
3. Centang atau hapus centang pada notifikasi yang diinginkan.

Pengaturan notifikasi

Admin dapat mengubah pengaturan notifikasi email untuk pelacak diligence. Ketahui selanjutnya tentang cara mengubah pengaturan notifikasi Email.