Cara menggunakan ciri penjejak usaha wajar

Ketahui cara menggunakan penjejak usaha wajar dalam Dropbox DocSend untuk memohon, mengumpul dan menjejak dokumen daripada pelawat semasa usaha wajar atau aliran kerja berstruktur yang lain. Anda boleh menugaskan tugasan, menetapkan tarikh akhir dan memantau kemajuan tanpa bergantung pada hamparan atau jalur e-mel.

Cara mencipta tugasan dalam Ruang anda (bilik data)

Gunakan penjejak usaha wajar untuk memohon fail, borang atau maklumat tertentu daripada pelawat dan menyusun muat naik tersebut terus dalam bilik data anda. Setiap tugasan merangkumi penerima tugas, tarikh akhir pilihan dan folder destinasi tempat dokumen yang dimuat naik akan muncul. Anda juga boleh melihat log audit bagi semua kemas kini tugasan atau perubahan yang berlaku dalam ruang anda.

Untuk mencipta tugasan secara manual:

1. Log masuk ke docsend.com. 
2. Klik Ruang (bilik data) pada bar sebelah kiri.
3. Navigasi ke Ruang (bilik data) yang anda ingin cipta tugasan.
4. Klik Penjejak usaha wajar pada bar sebelah kiri.
5. Klik Cipta tugasan.
6. Taip nama tugasan di dalam kotak tajuk. 
7. Taipkan e-mel individu yang anda ingin tugaskan.
8. Tetapkan tarikh akhir.
9. Taip keterangan tugasan.
10. Pilih lokasi folder dalam Ruang anda di mana fail sepatutnya dimuat naik. 
11. Tambah sebarang lampiran yang diperlukan untuk penerima tugasan dari dalam Ruang anda. 
12. Klik Save.

Untuk memaklumkan penerima tugas yang belum dijemput ke Ruang anda tentang tugas yang diberikan kepada mereka:

1. Klik Beri akses daripada halaman utama Penjejak usaha wajar.
2. Klik Jemput sekarang.
3. Klik Selesai.

Tugasan yang diberikan dihantar melalui e-mel kepada penerima, dan pemberi tugasan menerima pemberitahuan apabila setiap tugasan selesai.

Untuk mencipta berbilang tugasan menggunakan fail CSV:

1. Log masuk ke docsend.com. 
2. Klik Ruang (bilik data) pada bar sebelah kiri.
3. Navigasi ke Ruang (bilik data) yang anda ingin cipta tugasan.
4. Klik Penjejak usaha wajar pada bar sebelah kiri.
5. Klik Import tugasan. 
6. Klik Muat turun templat CSV.
   • Perhatian: Templat CSV mesti digunakan untuk memastikan medan tugasan dimuat naik dengan betul.
7. Isi templat CSV.
8. Klik Import tugasan.
9. Klik Pilih fail. 
10. Muat naik templat CSV yang telah dilengkapkan. 
11. Klik Simpan.
     

Cara menguruskan tugasan (pentadbir)

Penjejak usaha wajar memberikan pentadbir paparan berpusat bagi semua tugasan, termasuk orang yang ditugaskan, tarikh akhir dan status penyelesaian, dengan alat terbina dalam untuk menguruskannya.

Dari halaman penjejak usaha wajar, pentadbir dan pemilik akaun boleh:

• Menyemak tugas yang belum selesai, telah selesai, ditolak atau tertunggak.
• Membuka tugasan untuk melihat fail atau komen yang dimuat naik.
• Mengemas kini penerima tugas, tarikh akhir atau status tugasan.
• Mengemas kini lokasi fail Ruang di mana penerima tugasan memuat naik dokumen.
• Buka semula tugasan jika penyerahan tidak betul, dan tambah catatan yang menerangkan perkara yang perlu dibetulkan.
• Gunakan tindakan pukal untuk mengemas kini berbilang tugasan secara serentak.
• Menapis tugasan mengikut Penerima tugas, Status atau Tarikh akhir. 

Untuk menguruskan tugasan:

1. Pilih tugasan yang dikehendaki.
2. Klik   (pilihan tambahan).
3. Pilih Sunting, Hapus, Tandakan sebagai Lengkap.

Untuk menguruskan tugasan individu:

1. Klik  (pilihan tambahan) di sebelah tugasan yang anda ingin sunting.
2. Tukar Nama tugasan, Penerima tugasan, Tarikh akhir, Keterangan, Lokasi fail Ruang atau Lampiran secara manual. 
3. Klik Save.

Untuk menukar status tugasan secara manual:

1. Tandakan kotak di sebelah tugasan yang anda ingin kemas kini. 
2. Klik (sunting). 
3. Kemas kini status.
4. Klik Save.

Untuk menguruskan berbilang tugasan secara serentak:

1. Tandakan kotak di sebelah Nama tugasan untuk menguruskan semua tugasan yang tersedia, atau tandakan kotak individu di sebelah tugasan yang anda ingin uruskan secara pukal.
2. Klik (sunting). 
3. Kemas kini medan yang dikehendaki. 
4. Klik Save.

Semua tugasan akan dikemas kini secara pukal dan menunjukkan perubahan anda. 

Untuk membuka semula tugasan yang telah ditolak:

1. Pilih tugasan yang dikehendaki.
2. Klik   (pilihan tambahan).
3. Klik Mohon perubahan.
4. Berikan maklum balas untuk perubahan yang diminta. 
5. Klik Hantar permintaan. 

E-mel akan dihantar untuk memaklumkan penerima tentang perubahan yang diminta dan tugasan akan dibuka semula.
 

Cara melengkapkan tugasan sebagai pelawat

Apabila pentadbir menugaskan tugasan kepada anda, anda akan menerima pemberitahuan e-mel dengan pautan untuk mendaftar masuk ke penjejak usaha wajar. Setelah log masuk, anda akan melihat senarai tugasan khusus yang ditugaskan kepada anda, di mana anda boleh memuat naik dokumen, memberikan maklumat atau melengkapkan tindakan lain yang diminta.

Untuk mengakses tugasan yang diberikan kepada anda:

1. Klik e-mel jemputan dalam peti masuk anda.
2. Klik Lihat kandungan.
3. Taip alamat e-mel anda.
4. Klik Sahkan.
5. Kembali ke peti masuk anda. 
6. Klik e-mel yang mengesahkan identiti anda.
7. Klik Sahkan alamat e-mel.

Anda akan dibawa ke halaman utama penjejak usaha wajar. 

Untuk menyelesaikan tugasan:

1. Pilih tugasan individu untuk melihat butiran yang diberikan.
2. Muat naik fail yang diminta dalam tugasan.
3. Klik Hantar untuk semakan.

Menolak tugasan

Jika pelawat percaya bahawa tugasan tidak terpakai kepada mereka:

1. Pilih tugasan individu untuk melihat butiran yang diberikan.
2. Pilih Tolak tugasan.
3. Berikan maklum balas untuk menolak.
4. Klik Tolak untuk mengesahkan.

Jika penyerahan ditolak

Jika pentadbir membuka semula tugasan, pelawat akan melihat catatan yang menerangkan sebabnya. Mereka boleh memuat naik fail baharu dan menghantar semula.

Peringatan e-mel tugasan

Anda akan menerima e-mel peringatan apabila tugasan perlu diselesaikan dan dalam e-mel ringkasan mingguan apabila tugasan sudah lewat.

Urus peringatan e-mel

Anda boleh menguruskan peringatan e-mel untuk tugasan anda:

1. Log masuk ke docsend.com. 
2. Klik (Tetapan).
3. Tandakan atau buang tanda pemberitahuan yang dikehendaki.

Tetapan pemberitahuan

Pentadbir boleh menukar tetapan pemberitahuan e-mel untuk penjejak usaha wajar. Ketahui lagi tentang cara menukar tetapan Pemberitahuan e-mel.