실사 관리 도구 기능을 사용하는 방법

Dropbox DocSend에서 실사 관리 도구를 사용하여 실사 또는 기타 체계적인 업무 절차 진행 중 방문자에게 문서를 요청하고, 수집하고, 추적하는 방법을 알아보세요. 스프레드시트나 이메일 스레드에 의존하지 않고도 작업을 할당하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

스페이스(데이터룸)에서 작업을 만드는 방법

실사 관리 도구를 사용하여 방문자에게 특정 파일, 양식 또는 정보를 요청하고 데이터룸 내에서 직접 업로드된 파일을 정리하세요. 각 작업에는 담당자, 선택적 마감일, 업로드된 문서가 표시될 대상 폴더가 포함됩니다. 또한 스페이스 내에서 발생하는 모든 작업 업데이트 또는 변경 사항에 대한 감사 로그를 확인할 수도 있습니다.

작업을 수동으로 만드는 방법:

1. docsend.com에 로그인합니다. 
2. 왼쪽 사이드바에서 스페이스(데이터룸)를 클릭합니다.
3. 작업을 만들려는 스페이스(데이터룸)로 이동합니다.
4. 왼쪽 사이드바에서 실사 추적 도구를 클릭합니다.
5. 작업 만들기를 클릭합니다.
6. 제목 상자에 작업 이름을 입력합니다. 
7. 작업을 할당하려는 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.
8. 마감일을 설정합니다.
9. 작업 설명을 입력합니다.
10. 파일을 업로드할 스페이스 내의 폴더 위치를 선택합니다. 
11. 스페이스 내에서 담당자에게 필요한 첨부 파일을 추가합니다. 
12. 저장을 클릭합니다.

아직 스페이스로 초대되지 않은 작업 담당자에게 할당된 작업을 알리는 방법:

1. 실사 관리 도구 홈에서 액세스 권한 부여를 클릭합니다.
2. 지금 초대하기를 클릭합니다.
3. 완료를 클릭합니다.

할당된 작업은 수신인에게 이메일로 전송되며, 각 작업이 완료될 때마다 작업 할당자에게 알림이 전송됩니다.

CSV 파일을 사용하여 여러 작업을 만드는 방법:

1. docsend.com에 로그인합니다. 
2. 왼쪽 사이드바에서 스페이스(데이터룸)를 클릭합니다.
3. 작업을 만들려는 스페이스(데이터룸)로 이동합니다.
4. 왼쪽 사이드바에서 실사 추적 도구를 클릭합니다.
5. 작업 가져오기를 클릭합니다. 
6. CSV 템플릿 다운로드를 클릭합니다.
   • 참고: 작업 필드가 올바르게 업로드되도록 하려면 CSV 템플릿을 사용해야 합니다.
7. CSV 템플릿에 내용을 입력합니다.
8. 작업 가져오기를 클릭합니다.
9. 파일 선택을 클릭합니다. 
10. 작성을 완료한 CSV 템플릿을 업로드합니다. 
11. 저장을 클릭합니다.
     

작업을 관리하는 방법(관리자)

실사 추적 도구를 사용하면 관리자가 내장된 작업 관리 도구를 사용하여 할당된 사람, 마감일, 완료 상태를 포함한 모든 작업을 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

실사 관리 도구 페이지에서 관리자 및 계정 소유자는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 대기 중, 완료, 거부 또는 기한이 지난 작업을 검토합니다.
• 작업을 열어 업로드한 파일이나 댓글을 확인합니다.
• 작업의 담당자나 마감일, 상태를 업데이트합니다.
• 담당자가 문서를 업로드하는 스페이스 파일 위치를 업데이트합니다.
• 제출된 내용이 올바르지 않은 경우 작업을 다시 열고 수정해야 할 사항을 설명하는 메모를 추가합니다.
• 대량 작업을 적용하여 한 번에 여러 작업을 업데이트하세요.
• 담당자, 상태 또는 마감일 기준으로 작업을 필터링합니다. 

작업을 관리하는 방법:

1. 원하는 작업을 선택합니다.
2. (추가 옵션)을 클릭합니다.
3. 수정, 삭제, 완료로 표시를 선택합니다.

개별 작업을 관리하는 방법:

1. 수정하려는 작업 옆에 있는 (추가 옵션)을 클릭합니다.
2. 작업 이름, 담당자, 마감일, 설명, 스페이스 파일 위치 또는 첨부 파일을 수동으로 변경합니다. 
3. 저장을 클릭합니다.

작업 상태를 수동으로 변경하는 방법:

1. 업데이트하려는 작업 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 
2. (편집)을 클릭합니다. 
3. 상태를 업데이트합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

한 번에 여러 작업을 관리하는 방법:

1. 사용 가능한 모든 작업을 관리하려면 작업 이름 옆에 있는 확인란을 선택하거나, 일괄적으로 관리하려는 작업 옆에 있는 개별 확인란을 선택합니다.
2. (편집)을 클릭합니다. 
3. 원하는 필드를 업데이트합니다. 
4. 저장을 클릭합니다.

모든 작업이 일괄적으로 업데이트되어 변경 사항이 반영됩니다. 

거절된 작업을 다시 여는 방법:

1. 원하는 작업을 선택합니다.
2. (추가 옵션)을 클릭합니다.
3. 변경 요청을 클릭합니다.
4. 요청한 변경 사항에 대한 피드백을 제공합니다. 
5. 요청 보내기를 클릭합니다. 

수신자에게 요청된 변경 사항을 알리는 이메일이 전송되고 작업이 다시 열립니다.

방문자로서 작업을 완료하는 방법

관리자가 사용자에게 작업을 할당하면, 실사 추적 도구에 로그인할 수 있는 링크가 포함된 이메일 알림이 사용자에게 전송됩니다. 로그인하면 나에게 할당된 작업 목록이 집중적으로 표시되며, 여기에서 문서를 업로드하거나, 정보를 제공하거나, 요청받은 기타 작업을 완료할 수 있습니다.

할당된 작업에 액세스하는 방법:

1. 받은 편지함에서 초대 이메일을 클릭합니다.
2. 콘텐츠 보기를 클릭합니다.
3. 이메일 주소를 입력합니다.
4. 확인을 클릭합니다.
5. 받은 편지함으로 돌아갑니다. 
6. 본인 확인 이메일을 클릭합니다.
7. 이메일 주소 인증을 클릭합니다.

그러면 실사 추적 도구 홈페이지로 이동합니다. 

작업을 완료하는 방법:

1. 개별 작업을 선택하여 할당된 세부 정보를 확인합니다.
2. 작업 내에서 요청된 파일을 업로드합니다.
3. 검토용으로 보내기를 클릭합니다.

작업 거절

방문자가 자신에게 해당 작업이 적용되지 않는다고 생각하는 경우:

1. 개별 작업을 선택하여 할당된 세부 정보를 확인합니다.
2. 작업 거절을 선택합니다.
3. 거절에 대한 피드백을 제공합니다.
4. 거절을 클릭하여 확인합니다.

제출된 작업이 거절된 경우

관리자가 작업을 다시 열면, 방문자에게 그 이유를 설명하는 메모가 표시됩니다. 방문자는 새 파일을 업로드하고 다시 제출할 수 있습니다.

작업 이메일 알림

작업 마감일이 다가오면 알림 이메일을 받게 되며, 작업 기한이 경과하면 주간 요약 이메일을 받게 됩니다.

이메일 알림 관리

작업에 대한 이메일 알림을 관리할 수 있습니다.

1. docsend.com에 로그인합니다. 
2. (설정)을 클릭합니다.
3. 원하는 알림을 선택하거나 선택 해제합니다.

알림 설정

관리자는 실사 추적 도구에 대한 이메일 알림 설정을 변경할 수 있습니다. 이메일 알림 설정을 변경하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.