Sådan bruger du funktionen Diligence Tracker

Få mere at vide om, hvordan du bruger Diligence-trackeren i Dropbox DocSend til at anmode om, indsamle og spore dokumenter fra besøgende i forbindelse med due diligence eller andre strukturerede arbejdsgange. Du kan tildele opgaver, angive forfaldsdatoer og overvåge status uden at skulle bruge regneark eller e-mailtråde.
 

Sådan opretter du opgaver i dit Space (datarum)

Brug Diligence-trackeren til at anmode om bestemte filer, formularer eller oplysninger fra besøgende og organisere uploads direkte i dit datarum. Hver opgave omfatter en person, der er tildelt opgaven, en valgfri forfaldsdato og en destinationsmappe, hvor de uploadede dokumenter vil blive vist. Du kan også se en overvågningslog over alle opgaveopdateringer eller -ændringer, der foretages på dit Space.

Sådan opretter du en opgave manuelt:

1. Log på docsend.com. 
2. Klik på Spaces (datarum) i venstre sidepanel.
3. Navigér til det Space (datarum), du ønsker at oprette en opgave til.
4. Klik på Diligence-tracker i venstre sidepanel.
5. Klik på Opret opgave.
6. Indtast et opgavenavn i titelfeltet. 
7. Indtast e-mailadressen/e-mailadresserne på den person, du vil tildele opgaver til.
8. Angiv en forfaldsdato.
9. Indtast en opgavebeskrivelse.
10. Vælg den mappeplacering i dit Space, hvor filerne skal uploades. 
11. Føj eventuelle nødvendige vedhæftede filer til den person, opgaven er tildelt, fra dit Space. 
12. Klik på Gem.

Sådan giver du de personer, der endnu ikke er blevet inviteret til dit rum, besked om de opgaver, de har fået tildelt:

1. Klik på Giv adgang på Diligence-trackerens startside.
2. Klik på Inviter nu.
3. Klik på Færdig.

Tildelte opgaver sendes til modtagerne via e-mail, og den person, der har tildelt opgaverne, modtager meddelelser, når de enkelte opgaver er fuldført.

Sådan opretter du flere opgaver ved hjælp af en CSV-fil:

1. Log på docsend.com. 
2. Klik på Spaces (datarum) i venstre sidepanel.
3. Navigér til det Space (datarum), du ønsker at oprette en opgave til.
4. Klik på Diligence-tracker i venstre sidepanel.
5. Klik på Importer opgaver. 
6. Klik på Download CSV-skabelonen.
   • Bemærk: CSV-skabelonen skal bruges for at sikre, at opgavefelterne uploades korrekt.
7. Udfyld CSV-skabelonen.
8. Klik på Importer opgaver.
9. Klik på Vælg fil. 
10. Upload den udfyldte CSV-skabelon. 
11. Klik på Gem.
     

Sådan administrerer du opgaver (administrator)

Værktøjet til overvågning af due diligence giver administratorer en centraliseret oversigt over alle opgaver, herunder tildelte personer, forfaldsdatoer og status for udførelse, med indbyggede værktøjer til at administrere dem.

På siden Diligence Tracker kan administratorer og kontoejere:

• Gennemgå afventende, udførte, afviste eller forsinkede opgaver.
• Åbne en opgave for at se uploadede filer eller kommentarer.
• Opdatere den person, der er tildelt opgaven, forfaldsdatoen eller status for opgaven.
• Opdatere placeringen af filen i det Space, hvor de tildelte personer uploader dokumenter.
• Genåbne en opgave, hvis indsendelsen er forkert, og tilføje en bemærkning, der forklarer, hvad der skal rettes.
• Anvend massehandlinger for at opdatere flere opgaver på én gang.
• Filtrer opgaver efter tildelt person, status eller forfaldsdato. 

Sådan administrerer du en opgave:

1. Vælg den ønskede opgave.
2. Klik på   (flere valgmuligheder).
3. Vælg Rediger, Slet, Markér som fuldført.

Sådan administrerer du individuelle opgaver:

1. Klik på  (flere valgmuligheder) ud for den opgave, du vil redigere.
2. Foretag manuel ændring af opgavenavn, tildelt person, forfaldsdato, beskrivelse, placering af filen i Space eller vedhæftede filer. 
3. Klik på Gem.

Sådan ændrer du status for en opgave manuelt:

1. Markér afkrydsningsfeltet ud for den opgave, du vil opdatere. 
2. Klik på (rediger). 
3. Opdater status.
4. Klik på Gem.

Sådan administrerer du flere opgaver på én gang:

1. Markér afkrydsningsfeltet ud for Opgavenavn for at administrere alle tilgængelige opgaver, eller markér de enkelte afkrydsningsfelter ud for de opgaver, du ønsker at administrere samlet.
2. Klik på (rediger). 
3. Opdater de ønskede felter. 
4. Klik på Gem.

Alle opgaver opdateres samlet og afspejler dine ændringer. 

Sådan genåbner du en opgave, der er blevet afvist:

1. Vælg den ønskede opgave.
2. Klik på   (flere valgmuligheder).
3. Klik på Anmod om ændringer.
4. Giv feedback om de ønskede ændringer. 
5. Klik på Send anmodning. 

Der sendes en e-mail, der underretter modtageren om de ønskede ændringer, og opgaven genåbnes.
 

Sådan fuldfører du opgaver som besøgende

Når administratorer tildeler dig opgaver, modtager du en meddelelse via e-mail med et link, som du kan bruge til at logge på Diligence-trackeren. Når du er logget på, får du vist en målrettet liste over de opgaver, der er tildelt dig, hvor du kan uploade dokumenter, angive oplysninger eller udføre andre handlinger, du er blevet bedt om.

Sådan får du adgang til de opgaver, du har fået tildelt:

1. Klik på invitations-e-mailen i din indbakke.
2. Klik på Se indhold.
3. Indtast din e-mailadresse.
4. Klik på Bekræft.
5. Gå tilbage til din indbakke. 
6. Klik på e-mailen, der bekræfter din identitet.
7. Klik på Bekræft e-mailadresse.

Du bliver ført til startsiden for Diligence Tracker. 

Sådan udfører du en opgave:

1. Vælg den enkelte opgave for at se de tildelte oplysninger.
2. Upload den eller de ønskede filer i opgaven.
3. Klik på Indsend til gennemgang.

Afvis en opgave

Hvis en besøgende mener, at en opgave ikke gælder for vedkommende:

1. Vælg den enkelte opgave for at se de tildelte oplysninger.
2. Vælg Afvis opgave.
3. Giv feedback om afvisningen.
4. Klik på Afvis for at bekræfte.

Hvis en indsendelse afvises

Hvis en administrator genåbner en opgave, får den besøgende vist en bemærkning, der forklarer hvorfor. Vedkommende kan uploade en ny fil og indsende den igen.

E-mailpåmindelser om opgaver

Du modtager påmindelser via e-mail, både når opgaverne forfalder, og i ugentlige oversigtsmails, når opgaverne er forfaldne.

Administrer e-mailpåmindelser

Du kan administrere e-mailpåmindelser for dine opgaver:

1. Log på docsend.com. 
2. Klik på (Indstillinger).
3. Markér eller fjern markeringen af de ønskede meddelelser.

Indstillinger for meddelelser

Administratorer kan ændre indstillingerne for e-mailmeddelelser for Diligence-trackeren. Få mere at vide om, hvordan du ændrer indstillingerne for e-mailmeddelelser.