Slik bruker du aktsomhetssporerfunksjonen

Finn ut hvordan du bruker aktsomhetssporeren i Dropbox DocSend til å be om, innhente og spore dokumenter fra besøkende i forbindelse med selskapsgjennomgang og andre strukturerte arbeidsflyter. Du kan tildele oppgaver, angi forfallsdatoer og overvåke fremgangen uten å være avhengig av regneark og e-posttråder.
 

Slik oppretter du oppgaver i Space-området (datarommet)

Bruk aktsomhetssporeren til å be om bestemte filer, skjemaer og opplysninger fra besøkende og organisere opplastningene direkte i datarommet. Hvert gjøremål omfatter en person som er tildelt gjøremålet, en valgfri forfallsdato og en målmappe der opplastede dokumenter vises. Du kan også se en tilsynslogg over alle oppgaveoppdateringer og endringer som skjer i Space-området.

Slik oppretter du en oppgave manuelt:

1. Logg på docsend.com. 
2. Klikk på Spaces (datarom) i venstremenyen.
3. Gå til det Space-området (datarommet) du vil opprette en oppgave for.
4. Klikk på Aktsomhetssporeren i venstremenyen.
5. Klikk på Opprett oppgave.
6. Skriv inn et oppgavenavn i tittelboksen. 
7. Skriv inn e-postadressen(e) til personen du vil tildele oppgaver.
8. Angi en forfallsdato.
9. Skriv inn en oppgavebeskrivelse.
10. Velg plasseringen av mappen i Space-området der filene skal lastes opp. 
11. Legg til eventuelle nødvendige vedlegg for den tildelte personen fra Space-området. 
12. Klikk Lagre.

Slik varsler du dem som har fått tildelt oppgaver, men som ennå ikke er invitert til området ditt, om oppgavene de har fått tildelt:

1. Klikk på Gi tilgang fra startsiden for aktsomhetssporeren.
2. Klikk på Inviter nå.
3. Klikk på Ferdig.

Tildelte oppgaver sendes til mottakerne på e-post, og tildeleren mottar varsler etter hvert som de enkelte oppgavene fullføres.

Slik oppretter du flere oppgaver ved hjelp av en CSV-fil:

1. Logg på docsend.com. 
2. Klikk på Spaces (datarom) i venstremenyen.
3. Gå til det Space-området (datarommet) du vil opprette en oppgave for.
4. Klikk på Aktsomhetssporeren i venstremenyen.
5. Klikk på Importer oppgaver. 
6. Klikk på Last ned CSV-mal.
   • Merk: CSV-malen må brukes for å sikre at oppgavefeltene lastes opp på riktig måte.
7. Fyll ut CSV-malen.
8. Klikk på Importer oppgaver.
9. Klikk på Velg fil. 
10. Last opp den utfylte CSV-malen. 
11. Klikk på Lagre.
     

Slik administrerer du oppgaver (administrator)

Aktsomhetssporeren gir administratorer en sentralisert oversikt over alle oppgaver, inkludert tildelte personer, forfallsdatoer og fullføringsstatus, med innebygde verktøy for å administrere dem.

Fra aktsomhetssporersiden kan administratorer og kontoeiere gjøre følgende:

• Gå gjennom ventende, fullførte, avslåtte og forfalte oppgaver.
• Åpne en oppgave for å se opplastede filer og kommentarer.
• Oppdatere personen som er tildelt gjøremålet, forfallsdatoen og statusen.
• Oppdatere plasseringen av Space-filen der de tildelte personene laster opp dokumenter.
• Åpne en oppgave på nytt hvis innsendingen er feil, og legge til et notat som forklarer hva som må rettes opp.
• Utfør massehandlinger for å oppdatere flere oppgaver samtidig.
• Filtrer oppgaver etter tilordnet person, status og forfallsdato. 

Slik administrerer du en oppgave:

1. Velg ønsket oppgave.
2. Klikk på   (flere alternativer).
3. Velg Rediger, Slett eller Marker som fullført.

Slik administrerer du individuelle oppgaver:

1. Klikk på  (flere alternativer) ved siden av oppgaven du vil redigere.
2. Endre oppgavenavn, tilordnet person, forfallsdato, beskrivelse, plassering av Space-fil og vedlegg manuelt. 
3. Klikk Lagre.

Slik endrer du statusen for en oppgave manuelt:

1. Merk av i boksen ved siden av oppgaven du ønsker å oppdatere. 
2. Klikk på (rediger). 
3. Oppdater statusen.
4. Klikk Lagre.

Slik administrerer du flere oppgaver samtidig:

1. Merk av i boksen ved siden av Oppgavenavn for å administrere alle tilgjengelige oppgaver, eller merk av i de enkelte boksene ved siden av oppgavene du vil administrere samlet.
2. Klikk på (rediger). 
3. Oppdater de ønskede feltene. 
4. Klikk Lagre.

Alle oppgavene oppdateres i bulk og gjenspeiler endringene du har gjort. 

Slik åpner du en oppgave som er avslått, på nytt:

1. Velg ønsket oppgave.
2. Klikk på   (flere alternativer).
3. Klikk på Be om endringer.
4. Gi tilbakemelding om de forespurte endringene. 
5. Klikk på Send forespørsel. 

Det sendes en e-post som varsler mottakeren om de forespurte endringene, og oppgaven åpnes på nytt.
 

Slik fullfører du oppgaver som besøkende

Når administratorer tildeler deg oppgaver, mottar du et e-postvarsel med en lenke for å logge på aktsomhetssporeren. Når du har logget på, ser du en fokusert liste over oppgaver som er tilordnet deg, der du kan laste opp dokumenter, oppgi informasjon eller utføre andre forespurte handlinger.

Slik får du tilgang til oppgavene du har fått tildelt:

1. Klikk på invitasjons-e-posten i innboksen.
2. Klikk på Vis innhold.
3. Skriv inn e-postadressen din.
4. Klikk på Bekreft.
5. Gå tilbake til innboksen. 
6. Klikk på e-posten som bekrefter identiteten din.
7. Klikk på Bekreft e-postadresse.

Du blir tatt til startsiden for aktsomhetssporeren. 

Slik fullfører du en oppgave:

1. Velg den enkelte oppgaven for å se tildelte opplysninger.
2. Last opp den eller de forespurte filene i oppgaven.
3. Klikk på Send inn for gjennomgang.

Avslå en oppgave

Hvis en besøkende mener at en oppgave ikke gjelder for hen:

1. Velg den enkelte oppgaven for å se tildelte opplysninger.
2. Velg Avslå oppgave.
3. Gi tilbakemelding om avslaget.
4. Klikk på Avslå for å bekrefte.

Hvis en innsending avvises

Hvis en administrator åpner en oppgave på nytt, ser den besøkende et notat som forklarer hvorfor. Vedkommende kan laste opp en ny fil og sende den inn på nytt.

E-postpåminnelser om oppgaver

Du mottar påminnelser på e-post både når oppgaver forfaller, og i ukentlige oppsummerings-e-poster når oppgaver er forsinket.

Administrasjon av e-postpåminnelser

Du kan administrere e-postpåminnelser for oppgavene:

1. Logg på docsend.com. 
2. Klikk på (innstillinger).
3. Merk av eller fjern avmerkingen for ønskede varslinger.

Varslingsinnstillinger

Administratorer kan endre innstillingene for e-postvarsler for aktsomhetssporeren. Finn ut mer om hvordan du endrer innstillinger for e-postvarsler.