デリジェンス トラッカー機能の使用方法

Dropbox DocSend のデリジェンス トラッカーを使用してデュー デリジェンスやその他の体系化されたワークフローを実施しながら、訪問者に対してドキュメントの提出および収集をリクエストし、ドキュメントを追跡する方法をご覧ください。スプレッドシートやメール スレッドに頼ることなく、タスクの割り当て、締め切り日の設定、進捗状況の監視を行えます。

スペース（データ ルーム）内でタスクを作成する方法

デリジェンス トラッカーを使用すると、訪問者に特定のファイル、フォーム、または情報の提出をリクエストし、アップロードされたものをデータ ルーム内で直接整理できます。各タスクには、担当者、任意の締め切り、アップロードされた文書が表示される保存先フォルダーが含まれます。また、スペース内で行われるすべてのタスクの更新または変更に関する監査ログを表示することもできます。

タスクを手動で作成するには、

1. docsend.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで［スペース（データ ルーム）］をクリックします。
3. タスクを作成するスペース（データ ルーム）に移動します。
4. 左側のサイドバーで［デリジェンス トラッカー］をクリックします。
5. ［タスクを作成］をクリックします。
6. タイトル ボックスにタスク名を入力します。
7. タスクを割り当てる相手のメール アドレスを入力します。
8. 締め切りを設定します。
9. タスクの説明を入力します。
10. スペース内で、ファイルをアップロードするフォルダの場所を選択します。
11. 担当者が必要とする添付ファイルがあれば、スペース内から追加します。
12. ［保存］をクリックします。

まだスペースに招待されていない担当者に、割り当てられたタスクについて通知するには、次の手順に従います。

1. デリジェンス トラッカーのホームページで［アクセス権を付与］をクリックします。
2. ［今すぐ招待］をクリックします。
3. ［完了］をクリックします。

割り当てられたタスクは受信者にメールで送信され、割り当てた担当者は各タスクが完了するたびに通知を受け取ります。

CSV ファイルを使用して複数のタスクを作成するには、

1. docsend.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで［スペース（データ ルーム）］をクリックします。
3. タスクを作成するスペース（データ ルーム）に移動します。
4. 左側のサイドバーで［デリジェンス トラッカー］をクリックします。
5. ［タスクをインポート］をクリックします。
6. ［CSV テンプレートをダウンロード］をクリックします。
   • 注：タスク フィールドが正しくアップロードされるようにするには、CSV テンプレートを使用する必要があります。
7. CSV テンプレートに入力します。
8. ［タスクをインポート］をクリックします。
9. ［ファイルを選択］をクリックします。
10. 入力が完了した CSV テンプレートをアップロードします。
11. ［保存］をクリックします。
     

タスクを管理する方法（管理者）

管理者は、デリジェンス トラッカーを使用して、担当者、締め切り日、完了ステータスなど、すべてのタスクを一元的に確認できます。また、トラッカーにはタスクを管理するためのツールが組み込まれています。

管理者とアカウント所有者は、デリジェンス トラッカー ページで次の操作を行えます。

• 保留中、完了、却下、または期限切れのタスクを確認する。
• タスクを開いて、アップロードされたファイルやコメントを表示する。
• タスクの担当者、締め切り、またはステータスを更新する。
• 担当者がドキュメントをアップロードするスペース ファイルの場所を更新する。
• 提出内容に誤りがある場合は、タスクを再度開き、修正が必要な点を説明するメモを追加する。
• 一括操作を適用して、複数のタスクを一度に更新する。
• 担当者、ステータス、または締め切りでタスクを絞り込む。

タスクを管理するには、

1. 対象のタスクを選択します。
2. （その他のオプション）をクリックします。
3. ［編集］、［削除］、［完了としてマーク］を選択します。

個々のタスクを管理するには、

1. 編集するタスクの横にある （その他のオプション）をクリックします。
2. タスク名、担当者、締め切り、説明、スペース ファイルの場所、または添付ファイルを手動で変更します。
3. ［保存］をクリックします。

タスクのステータスを手動で変更するには、

1. 更新するタスクの横にあるチェック ボックスをオンにします。
2. （編集）をクリックします。
3. ステータスを更新します。
4. ［保存］をクリックします。

複数のタスクを一度に管理するには、

1. 利用可能なすべてのタスクを管理する場合は、［タスク名］の横にあるチェック ボックスをオンにします。一括管理するタスクの横にある個々のチェック ボックスをオンにすることもできます。
2. （編集）をクリックします。
3. 必要なフィールドを更新します。
4. ［保存］をクリックします。

すべてのタスクが一括で更新され、変更内容が反映されます。

却下されたタスクを再度開くには、

1. 対象のタスクを選択します。
2. （その他のオプション）をクリックします。
3. ［変更をリクエスト］をクリックします。
4. 要求された変更に関するフィードバックを提供します。
5. ［リクエストを送信］をクリックします。

要求された変更について受信者に通知するメールが送信され、タスクが再開されます。

閲覧者としてタスクを完了する方法

管理者があなたにタスクを割り当てると、デリジェンス トラッカーにサインインするためのリンクが記載されたメール通知が届きます。ログインすると、割り当てられたタスクの中でも注意すべきタスクのリストが表示されます。ここからドキュメントのアップロード、情報の提供、またはその他の要求されたアクションを完了することができます。

割り当てられたタスクにアクセスするには、

1. 受信トレイにある招待メールをクリックします。
2. ［コンテンツを表示］をクリックします。
3. メール アドレスを入力します。
4. ［確認］をクリックします。
5. 受信トレイに戻ります。
6. 本人確認用のメールをクリックします。
7. ［メールアドレスを確認］をクリックします。

デリジェンス トラッカーのホームページが表示されます。

タスクを完了するには、

1. ［個々のタスク］を選択し、割り当てられた詳細を表示します。
2. タスク内で要求されたファイルをアップロードします。
3. ［レビューに送信］をクリックします。

タスクを辞退する

訪問者が、タスクが自分には適用されないと考える場合、

1. ［個々のタスク］を選択し、割り当てられた詳細を表示します。
2. ［タスクを辞退］を選択します。
3. 辞退に関するフィードバックを提供します。
4. ［辞退］をクリックして確定します。

提出物が却下された場合

管理者がタスクを再度開いた場合、訪問者には再度開いた理由を説明するメモが表示されます。訪問者は新しいファイルをアップロードして、再提出できます。

タスクに関するリマインダー メール

タスクの期限が近づくとリマインダー メールが届き、タスクの期限が過ぎている場合は週次概要メールが届きます。

リマインダー メールを管理

タスクのリマインダー メールは、次の手順で管理できます。

1. docsend.com にログインします。
2. （設定）をクリックします。
3. 必要な通知をオンまたはオフにします。

通知の設定

管理者は、デリジェンス トラッカーのメール通知設定を変更できます。メール通知設定を変更する方法の詳細をご覧ください。