데이터 거버넌스 부가 기능으로 소송 자료 보존을 관리하는 방법

소송 자료 보존은 데이터 거버넌스 부가 기능을 구매한 Dropbox Business 팀에서 사용할 수 있는 기능입니다. 데이터 거버넌스 부가 기능을 구매하려면 Dropbox 영업 담당자에게 문의하거나 Dropbox Business 문의 양식을 작성하세요.

팀원에게 소송 자료 보존을 적용하면 해당 팀원이 만들거나 수정한 모든 콘텐츠를 팀 관리자들이 보고 내보낼 수 있습니다. 소송 자료 보존의 영향을 받는 팀원들에게 자료 보존에 대해 알리지 않으며, 이들의 파일 만들기, 수정 및 삭제 권한도 그대로 유지됩니다.

팀 관리자들은 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.

참고: 사용자 관리자 및 지원 관리자는 소송 자료 보존을 만들거나 관리할 수 없습니다.

소송 자료 보존 만들기

소송 자료 보존을 만들려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 계정으로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 설정을 클릭합니다.
  4. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  5. 소송 자료 보존을 클릭합니다.
  6. 새 자료 보존을 클릭합니다.
  7. 자료 보존의 이름 및 세부내용을 입력한 다음 계속을 클릭합니다.
  8. 자료 보존을 적용하려는 팀원들의 이름이나 이메일을 입력한 다음 계속을 클릭합니다.
  9. 자료 보존의 시작일 및 종료일을 선택합니다.
    • 과거 날짜나 오늘을 시작일로 설정할 수 있지만 미래 날짜를 시작일로 설정할 수는 없습니다.
    • 과거, 오늘 또는 미래 날짜를 종료일로 설정하거나, 종료일 설정 안 함을 선택할 수 있습니다.
  10. 활성화를 클릭합니다.

과거 날짜를 시작일로 설정하여 자료 보존을 만들면 활성화하는 데 다소 시간이 걸릴 수도 있습니다. 자료 보존이 활성화되면 이메일을 통해 알림을 받습니다.

참고: 팀 관리자가 자료 보존을 해제할 때까지는 종료일이 지난 경우에도 소송 자료 보존이 활성 상태인 걸로 간주됩니다. 종료일 후에는 새 파일 버전이 더 이상 복사되지 않지만 자료 보존을 해제할 때까지 기존 사본을 계속 사용할 수 있습니다.

어떤 유형의 파일에 자료 보존을 적용할 수 있나요?

소송 자료 보존을 만들면 다음을 제외한 해당 팀원이 시작일과 종료일 사이에 만들거나 수정한 모든 파일의 사본이 보존됩니다.

  • Dropbox Paper 문서 및 Google 문서/스프레드시트/프레젠테이션을 포함한 클라우드 문서
  • 팀원이 미리 보기만 한 파일
  • 팀원이 액세스 권한을 가지고 있지만 수정하지 않은 파일
  • 사용자가 팀에 참여하기 전에 만들고 수정한 파일
  • 자료 보존이 적용된 시점에 팀원에게 더 이상 액세스 권한이 없는 파일
  • 팀원으로 로그인한 관리자가 만들었거나 수정한 파일

참고: 드문 경우이기는 하지만 팀원이 파일을 만들거나 수정하고 바로 이러한 파일에 대한 액세스 권한을 잃은 경우에는 파일에 자료 보존을 적용하지 못할 수 있습니다.

누구에게 소송 자료 보존을 적용할 수 있나요?

다른 팀 관리자들과 본인을 포함하여 활동 중 팀원, 초대된 팀원 및 일시 중단된 팀원에게 소송 자료 보존을 적용할 수 있습니다.

삭제된 팀원, 그룹 전체 또는 팀 전체에는 자료 보존을 적용할 수 없습니다. 하지만 자료 보존이 적용되어 있는 동안 팀원을 삭제할 수는 있습니다.

소송 자료 보존 보기

활성 또는 해제된 소송 자료 보존을 언제든지 볼 수 있습니다. 소송 자료 보존을 보려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 계정으로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 설정을 클릭합니다.
  4. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  5. 소송 자료 보존을 클릭합니다.
  6. 활성 탭과 해제됨 탭 사이를 전환하여 팀의 모든 소송 자료 보존를 봅니다.

소송 자료 보존 수정

자료 보존의 이름과 세부내용을 수정하거나 팀원을 추가 또는 제거할 수 있지만, 자료 보존의 날짜를 수정할 수는 없습니다. 소송 자료 보존을 수정하려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 계정으로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 설정을 클릭합니다.
  4. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  5. 소송 자료 보존을 클릭합니다.
  6. 수정하려는 소송 자료 보존의 이름에 마우스를 갖다 대면 표시되는 확인란을 클릭합니다.
  7. 자료 보존 수정을 클릭합니다.
  8. 자료 보존의 이름이나 세부내용을 수정합니다.
  9. 계속을 클릭합니다.
  10. 자료 보존에 팀원을 추가하거나 제거합니다.
  11. 계속을 클릭합니다.
  12. 변경 내용을 검토합니다.
  13. 저장을 클릭합니다.

소송 자료 보존 해제

더 이상 자료 보존이 필요 없으면 해제할 수 있습니다. 이렇게 하면 해당 자료 보존에 연결된 모든 파일이 제거되며 이 작업을 실행 취소할 수 없습니다. 소송 자료 보존을 해제하려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 계정으로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 설정을 클릭합니다.
  4. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  5. 소송 자료 보존을 클릭합니다.
  6. 해제하려는 소송 자료 보존의 이름에 마우스를 갖다 대면 표시되는 확인란을 클릭합니다.
  7. 자료 보존 해제를 클릭합니다.

소송 자료 보존 내보내기

보존 자료 전체를 내보내지 않고 어느 파일이 자료 보존 중인지 확인하려면 자료 보존 요약 .CSV 파일을 내보내면 됩니다.

Dropbox 계정에 있는 어느 폴더로든 소송 자료 보존을 내보낼 수 있습니다. 내보내기에는 자료 보존이 적용된 날짜 동안 팀원이 만들고 수정한 모든 파일 버전이 포함됩니다.

참고:

  • 내보내기 전 24시간 이내에 만든 파일은 포함되지 않을 수도 있습니다.
  • 내보내기에 있는 파일과 폴더의 이름은 소문자입니다.

소송 자료 보존을 내보내려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 계정으로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 설정을 클릭합니다.
  4. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  5. 소송 자료 보존을 클릭합니다.
  6. 내보내려는 소송 자료 보존의 이름에 마우스를 갖다 대면 표시되는 확인란을 클릭합니다.
  7. 자료 보존 내보내기를 클릭합니다.
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